新形勢下如何做好辦公室工作

于婷婷/新疆投資發展（集團）有限責任公司

新形勢下如何做好辦公室工作

于婷婷/新疆投資發展（集團）有限責任公司

在倡導科學發展的新形勢下，國有企業辦公室工作承擔著承上啟下、協調左右、聯系內外、銜接各方、督促檢查和服務保障等日益增多的綜合職能。辦公室人員必須具備強烈的責任感和使命感,良好的思想文化和職業道德素養,這樣才能真正提高辦事工作的質量和水平。我們應該怎樣與時俱進地正確認識和看待如今的辦公室工作？國有企業辦公室工作人員應該具有怎樣的職業素養？已經成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。

國企；素質；責任；辦公室工作

辦公室必不可少，它既是綜合部門，又是服務機關，縱向要做好上情下達、承前啟后，橫向要做好協調督辦、后勤服務，同時還負責文件流轉、檔案管理、會議安排、業務接待、綜合管理等到其他各項職能，是聯系同一單位間各個部門的樞紐，也是與外單位溝通的重要操手，所以要求辦公室工作人員要有高度的工作熱情、敏感的政治嗅覺、較準確的預見、從容的作風。結合工作實際，本文就如何做好新時期的辦公室工作進行一些思考。

一、辦公室工作的特點

1．從屬性。辦公室工作要始終遵循為領導服務、為員工服務的指導思想，不能背離為企業服務的根本原則自作主張另搞一套。

2．政策性。辦公室上傳下達許多涉及黨、國家和企業發展的方針、政策以及單位不同密級的文件，具有很強的政策性，處理稍有不慎就有可能給工作帶來重大的損失。

3．事務性。辦公室工作事務性強，草擬文件、理論調研、信息保密以及檔案管理等都是其工作的范疇。具體工作內容包括電話、傳真、文件、會議、接待等，事務瑣碎而重要。

4．綜合性。辦公室工作內容紛繁復雜，且承擔著溝通上下聯系內 外的樞紐任務。既有跑斷腿、磨破嘴的體力付出，也有深更半夜絞盡腦 汁“爬格子”的腦力勞動。

5．被動性。辦公室工作是體現、執行、貫徹領導意圖的工作，歸根到底就是要做好“服務”文章，而服務多屬在領導授意下去完成某事，這就難于避免處于被動狀態。

6．臨時性。辦公室工作沒有規律，經常會接到領導臨時交辦的緊急任務。

二、辦公室工作人員的角色定位

1.辦公室工作人員是領導的智囊團，對事業要有深刻的思考和獨到的見解。善于為領導決策出謀劃策，在企業宏觀政策的制定過程中發揮重要作用，把準工作脈絡，掌握工作規律，密切結合行業特點，找到落腳點，找出矛盾點，找準切入點，拓寬決策思路，充盈決策框架，預估決策風險。

2.辦公室工作人員是政策的執行者，對工作要有清晰的計劃和明確的目的。對宏觀任務進行分解，落實到人，從會議紀要、督查通報、文件印發到情況反饋、督察整改，總結陳詞，讓書面落實為人人有責，協調合作，責任明確。

3.辦公室工作人員是成功的幕后人，對成功要有理性的定位和良好的心態。樂于把企業的發展和壯大作為自己的奮斗動力，甘于做英明領導背后的幕后團隊。既要謙遜大度也要自尊自強，既不驕狂出位也不妄自菲薄。

三、辦公室人員應具備的業務素質

我認為，要做好辦公室工作，工作人員應具備的素質“一實”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“四心”。

“一實”、即求實。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發，實事求是，對癥下藥。就是工作人員作風要踏實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實事求是。

“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念，增強只爭朝夕的緊迫感和責任感。切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領導交辦的工作。

“一博”，即博學。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識和社會常識。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須勤學苦練，博采眾長，使自己成為“雜家”，成為復合型人才。只有知識積累多了，知識面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質量。

“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應經常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數，這樣做起工作來才能得心應手。

“四心”，即耐心、專心、細心和熱心。辦公室的工作不能急于求成，要細心琢磨、反復推敲，主動統籌兼顧，耐心，認真做好每一個工作環節；做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入進去；平時工作中還要細心，多觀察，多思考，堅持一絲不茍、縝密思考的工作態度，準確高效地完成工作任務；服務是辦公室的一項重要工作，做服務工作一定熱情周到，不擺架子，真誠、熱心地對待每一個人。

四、如何更好的做好辦公室工作

1.明確定位、主動作為，打造一流辦公室

為了充分發揮辦公室的主動能動性，迫切需要持續提升辦公室人員專業能力和職業素質，大力引進高學歷、高素質人才，加大內培外送力度，強化到政府辦公廳等辦公系統先進單位去調研學習，打造專業化、精英化的辦公室業務團隊。

2.橫向協同、縱向貫通，推進集團化運作

對于擁有眾多子公司、分公司的大型企業，各自為政、相對獨立的辦公室運行模式將導致企業內部各單位目標方向偏差、信息溝通不暢運轉效率低下。通過行政辦公中樞上下聯動、并駕齊驅來形成合力，帶動兄弟單位間互通有無，形成良性互動，推進集團化運作好和資源共享，才能實現整個集團質量、效益的最大化。

3.統一標準、完善制度、實現標準化管理

標準化是現代企業走向規范化、精益化、高效化的必由之路。從辦公室辦文、辦會、辦事各項業務中提煉總結出內在規律和方法，梳理、優化業務流程，統一標準規范。完善管理制度做到辦公室每項業務“有章可循”，每個崗位都職責清晰，最大限度的提高工作效率。

4.固化流程、全程管控、推廣信息化應用

以網絡和信息系統應用為標志的信息化時代顛覆了傳統的管理和運行模式，為各行業的提質增效注入了新鮮的動力。通過打造信息平臺，集成業務功能，固化工作流程，實現無紙化辦會、信息共享、全程管控和高效運轉，為辦公室業務創新指明了新的方向。

五、結束語

總之，辦公室人員需要有服務意識、參謀意識，需要有創新精神、奉獻精神，需要處理好大局和局部的關系、內部和外部的關系，要增強素質，加強學習，通過集團化、標準化、信息化等創新管理手段，充分發揮辦公室的重要作用，助推企業各項業務高效有序運轉。

[1]張延浩.關于進一步加強國企辦公室工作的思考[J]辦公室業務2014.（01）.

[2]丁小玲.加強國企辦公室工作的措施探討[J]辦公室業務2015（04）.

[3]姚明.淺談辦公室工作人員的職業素養[J]CNKI.