試論高校辦公室秘書工作中的溝通技巧

范艷麗

【摘 ? ?要】人際互動中，溝通無所不在。溝通是高校辦公室秘書的工作之一，想要提高溝通效果，就必須熟練掌握溝通技巧。筆者結合自身工作經驗，針對高校辦公室秘書人員溝通的內容、技巧以及如何培養溝通能力等方面進行了詳細地論述，以求對高校辦公室秘書工作改進有所幫助。

【關鍵詞】溝通;高校秘書;技巧

作者：宿遷學院 ?江蘇

溝通作為人與人之間語言和感情傳遞的橋梁，是必不可缺的。良好的溝通有利于增進相互之間的了解，提高辦事效率。為了提高溝通效果和辦事效率，必須掌握相應溝通技巧，然而針對不同對象，需要采取不同的溝通技巧。

一、高校辦公室秘書溝通的主要內容

高校辦公室秘書屬于秘書的范疇，但又不等同于一般意義的秘書，有其特殊性。一般來說，高校辦公室秘書擁有更高的文化水平，接觸群體相對單一，服務對象為領導、教師和學生。概括起來，高校辦公室秘書溝通內容有三個方面：

1.情感溝通

人是有情感的動物，情感溝通，是秘書以真摯的情感，增強與各種關系之間的情感聯系，滿足雙方的心理需要，形成和諧、融洽的人際氛圍。高校辦公室秘書要把了解、疏導、調節人的情感，作為加強溝通的首要環節。要運用恰當的語言，耐心細致，熱情周到，始終面帶微笑。這樣，不僅縮短了與溝通者的心理距離，還顯示了一個人的道德感和思想情操，增強了溝通的實效。

2.業務溝通

業務溝通是工作層面上一種基本的溝通，是圍繞如何展開工作的一種溝通。高校辦公室秘書可分為黨建秘書、教學秘書、辦文秘書、科研秘書等，每個秘書都有自己的溝通群體，業務溝通每時每刻都在發生，學校的教學、科研及日常工作要靠他們得以維持。

3.信息溝通

工作中，高校辦公室秘書要傳達領導的指示，通知各種會議，草擬領導的各種講話，宣傳學校政策和制度。秘書掌握著大量的信息，不僅是信息的發出者，也是信息的接受者，同時還是信息傳遞的重要通道。所以，高校辦公室秘書在信息溝通中既是上下級、縱向溝通的橋梁，又是橫向溝通各個職能部門的協調者。

二、高校辦公室秘書溝通中所需要的技巧

高校辦公室秘書日常工作中溝通的主要對象，包括領導、同事、來訪者，面臨著紛繁復雜的各種關系，處理不好，勢必影響秘書溝通的效果和溝通職能的發揮。

1.與領導的溝通

高校辦公室秘書在與領導進行溝通的過程中，應該時刻明確自己的身份。不論何時何地，秘書都是領導的助手，協助領導處理工作，扮演的是輔助者和服務者的角色。對于分內工作和領導安排的任務，需要盡職盡責，盡最大的努力爭取出色的完成。對于職權之外的事情，不能擅自主張，應該及時向領導請示，在領導的指示下，按照要求完成。在于領導的溝通中，要善于觀察，了解領導的工作方式，探索最合適的溝通的方式。高校秘書還要善于傾聽領導的意見和建議，正確領悟領導的意圖，在完成領導交給的任務時，還可以適當的提出自己的意見和建議，供領導參考。

2.與同事的溝通

在與同事的溝通中，應該做到真誠待人，答應別人的事情一定要做到，如果遇到特殊原因不能辦成，應該坦承責任并作出解釋。在與同事相處的過程中，不隨便亂開他人玩笑，不聽信傳言，不對他人說三道四。發生矛盾和糾紛時，應該學會寬容，妥善處理與同事之間的矛盾，為自己的工作環境創造良好的條件。

3.與來訪者的溝通

辦公室秘書接待來訪者時，代表的是一所學校的面貌。因此，要特別注意個人形象，注意穿著打扮，注意禮儀規范。無論來訪者是什么身份，秘書都要熱情相迎，給來訪者留下良好的印象。要主動詢問來訪者，掌握他們來訪的目的，盡可能提供幫助，為來訪者解決實際問題。在接聽電話的時候，注意語氣要溫和，并及時做好記錄。如果高校辦公室秘書遇到的來訪者情緒不穩定，秘書首先應該做一個忠實的聽眾，耐心傾聽來訪者的訴求，允許他們將心理話說出來，找出來訪者的問題所在。如果是力所能及的事情，應該立即聯系幫忙解決。如果是難以解決的，應該運用溝通技巧，穩定來訪者情緒，盡可能得到他們的理解。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，應該采取緩兵之計，委婉的勸說他們先回去，等將事情調查清楚之后再做處理。

三、高校辦公室秘書如何提高溝通能力

在高校教育改革的形勢下，對高校辦公室秘書提出了更高的要求，僅掌握溝通的技巧，處理好各種關系是不夠的，還要經過長期的學習和實踐，切實提高溝通能力。

1.勤學習，多思考。

學習，可分為聽、看、讀，寫。思考包括多寫，多練。聽，就是多聽別人經驗，虛心向他人學習，多與自己閱歷相似、工作接近、性格相投的秘書交朋友，借鑒成功的經驗，吸收失誤的教訓，不斷豐富自己的工作閱歷，增長實踐才干?？?，就是看經驗豐富的高校秘書是如何跟其他人進行溝通的，可以確定幾個在秘書職場中取得成就的秘書作為學習和借鑒的對象，學習他們的語言表達技巧、待人接物方式和人際關系處理方法等，為自己所用。讀，是要讀馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，把握其精髓;還有一些名著、調研文章講話等，也要花費一些時間盡量去讀，抓住要點，掌握實質，提高理論修養，增強認識問題、分析問題和解決問題的能力。在看、聽、讀的基礎上，秘書還要做到多寫、多練，把學習到的各種相關知識運用在實際工作中。

2.積極克服溝通障礙。

在管理學上，把溝通障礙分為溝通中的“噪聲”、溝通中的情感缺失、溝通中的情景轉變、反饋這四個方面。影響高校辦公室秘書正常溝通的因素多方多面，總的來說主要分為客觀和主觀兩個方面。主觀方面包括高校辦公室秘書人員的態度、性格、情緒的差別，使溝通受到個人主觀因素的制約。造成溝通障礙的條件有許多，比如說溝通雙方的知識結構、經驗水平差距過大以及溝通雙方不信任、存在價值沖突等，使溝通無法正常進行?？陀^方面主要表現在溝通的渠道不通暢、載體有問題等。想要克服溝通障礙，秘書人員首先要提高理論修養和道德素質，樹立自身良好形象，在溝通中盡力克服個人情緒，保持理智;其次，要建議領導建立健全良好的溝通機制，減少溝通中的外部交換行為，理順職能關系;再次，秘書人員要熟悉掌握信息渠道的選擇和信息載體的應用，善于把組織力量與促進感情交流相結合，協調疏通，增進相互理解。

3.提高表達。

高校辦公室秘書想要把自己的思想、觀點和情感傳遞給對方，表達能力對溝通來說必不可少。一是通過多說、多講，從而達到能言善辯、條理清楚，分析問題見解獨到。要發揮適當的講話藝術，包括使用清晰明確、統一規范、通俗易懂的語言，掌握語速、語氣、語調，運用生動幽默的語言等，對增強溝通的效果很有積極的意義。

參考文獻

[1]陳春梅.秘書協調工作的溝通技巧[J].辦公室業務，2011（7）.

[2]劉曉鑫.淺析高校辦公室秘書工作中的溝通技巧[J].東方企業文化，2010（12）.

[3]李姝.淺談秘書工作中的溝通技巧[J].辦公室業務，2005，（6）