淺談房產產權檔案在依法行政中發揮的作用

文/于鑫 神東煤炭集團公司

房地產產權檔案是房產管理基礎專業檔案，是為社會公眾提供產權歸屬服務，為政府部門提供房產政策、民事糾紛、規劃發展的重要戰略依據和法律依據，有著重要的社會功能和人民權益保障功能，能夠有效促進我國房地產市場健康發展，提高我國房產行政管理質量和效率，完善我國房產檔案社會服務和行政法律服務體系。對房產產權檔案進行妥善管理、保存、開發和利用能夠使得其檔案信息從靜態轉為動態，從而有效實現其社會服務功能和法律價值，本文結合其多年工作經驗簡要探討房產產權檔案及其在依法行政中發揮的功用價值。

房產產權檔案/依法行政/作用/管理措施/分析

所謂的房產產權檔案就是對房屋產權歸屬信息進行真實反應和記載，具備歷史延續性和法律意義的一種信息資源和寶貴材料，是我國政府相關部門按照《中華人民共和國檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等相關法律法規形成的專業性強的法律資料文件，這種材料資源對房屋權屬糾紛、舊城房屋改造、住房制度變革等管理都有著十分重要的數據參考和法律判斷服務作用。當前我國城市經濟活動日益頻繁，房地產作為我國國民經濟支柱產業發展日益蓬勃，最近幾年來我國房地產制度改革不斷深入、土地使用權有償出讓、轉化以及各種房屋市場化的進程更是加劇了我國房屋產權的交易和管理，這就使得房地產權屬登記、房屋拆遷、房產民事糾紛、城市規劃、房產產權合法權益維護等等服務事件和管理內容日益增多，房產產權檔案在依法行政中所起到的參考、服務和監督功能日益凸顯，尤其是我國依法行政工作就是形成、積累、參考、利用檔案的過程，這對我國行政機關依法行政，管理國家民事經濟和社會事務提供了極大的幫助，也間接促進了我國社會主義法制事業的建設步伐。

一、房產產權檔案在依法行政中所具備的特性

按照我國行政相關法律規定，人民法院行政案件都必須要依從事實依據和法律準繩，只有在確鑿的事實基礎上，才能夠正確審理判斷案件，尤其是房產行政案件中，其焦點基本都是房產管理部門頒發的房產證的充分、合理上，在其房產登記中的檔案資料也經常會成為法院判理相關案件的證據資料。因此房產產權檔案在依法行政中有著事關重要的作用，從法律和證據角度而言，依法行政過程中，作為案件關鍵性房產產權檔案必須要具備四方面特點：

第一，房產行政案件中，房產產權檔案是客觀、真實反應房屋產權來源狀況的有效證據，因此必須具備客觀性和真實性，這是房產產權檔案發揮其法律效用和證據作用的基礎前提。

第二，房產產權檔案也應該和具體行政案件所依據事實有一定的聯系，房產產權檔案能夠記錄行政案件裁決是否有事實依據，也就是能夠證明行政決定的事實是否存在。

第三，房產產權檔案必須具備合法性。按照我國行政訴訟法律法規，對于具體行政行為的舉證必須要提供相應舉證依據或者所依據的規范性資料文件，還有規定指出被告不能向原告或者證人搜集證據，而房產產權檔案作為已發生事實的真實記錄文件完全符合相關規定要求，因此行政機關在依法行政過程中就要注意其收集證據的合法性。

第四，房產產權檔案具備動態性。一般房產登記形成檔案后也會隨著該房屋的買賣、贈送、繼承等房產權屬不斷變更，房屋拆遷、翻改建也會導致房屋產權不斷轉移變化，沒一步變更都會引起房產產權檔案資料的更新變化，因此房產產權檔案才必須要與時俱進，隨時反映房屋產權狀況。

二、房產產權檔案在依法行政中發揮的作用

（一）房產產權檔案提供參考依據

隨著我國法制社會制度和法律體系的不斷健全和完善，房地產行業法律法規也逐步形成穩定結構體系，主要有《土地管理法》、《城市房地產管理法》、《城市規劃法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》以及行政法、地方性法規、政府規章制度、技術規范文件等等內容，目前我國房地產管理都有法可依，有章可循，這為我國房地產行業和住宅建設行業的綠色可持續發展營造了良好的法制環境和上層建筑環境，為我國房地產管理依法行政提供了可靠的重要參考和依據作用。

據我國檔案管理規定和檔案歸檔存檔制度，與房地產行業相關的、具備法律法規、規范規章性資料文件必須要依法存檔，行政機關和相關授權單位機構也要做好歸檔工作，以備后期作為依法參考依據和查詢依據。此外房地產日常管理中，某房產如果出現行政決定、處罰、許可、檢查或者強制執行決定等等行政行為都要由行政機關或者相應法律機構依據房地產法律法規和檔案管理規定來作出和執行，同時在該房產依法行政過程中執行的具體行政行為所形成的或者有關的資料文件也要形成檔案資料保存，從而為后期類似行政行為或事件提供參考借鑒和依據作用。

（二）房產產權檔案提供事實依據

我國是法制社會，一直以來就追求依法治國，依法行政，黨的十七大也鄭重指出所有政府機關在依法行政過程中都必須要依據事實和法律切實保障我國公民的合法權益，而這其中的事實依據就是指原始的、完整的檔案文件，可以說在依法行政過程中，檔案是提供有效事實依據的重要手段。

按照我國有關行政訴訟法律，不論是何種行政行為舉證都必須要提供相應的規范文件和事實依據，而案件審理過程中，法院也會對該行政行為和被告舉證進行審查，一般都是通過審閱檔案文件和該行政行為的代表性法律事實和依據。房地產產權檔案則有效保存記錄了所有與房產有關的原始資料文件，如房屋拆遷、城市建設和規劃、房產交易租賃、物業管理等等，這些資料文件不僅在其相應房產糾紛仲裁案件中是可靠的、完整的原始記錄，也是反映該房產事實的有力證據。如果按照我國行政處罰條例規定，一般除非當場作出的行政行為處罰以外，法院或者行政機關對其他具體行政行為進行處罰時必須要有相應的、全面的、客觀的、公正的法律依據和相關事實證據。法院、行政機關或者其他組織在調查取證時，相關人員也有權依照法律調用提取與該案件相關的、具備證明意義的文件資料（物證、書面證據、視屏錄音材料等等）。例如對于當前社會上某個單位或者個人任意對房屋進行改建、拆遷，如開門開窗、擅自改動小區規劃，或者沒有經過許可新建、擴建、改建相關建筑物等等違規違紀行為，行政單位在進行處理懲處時也要切實掌握其違規違章行為的事實依據，這樣相關機構單位才能夠依據《行政處罰法》或者其他法律法規來予以懲處。事實上，這種事例隨著我國房地產行業隊伍的不斷壯大也不斷增多，城市中不難發現各種房地產糾紛和房產行政處罰案件，而在這些案件中房產產權檔案都起到了決定性作用。

例如，某地一房地產開發公司在開發銷售商品房過程中，未經許可同意就自作主張將該小區部分綠化地區劃分給部分業主，使得大部分一樓住戶占用綠化地區，直接侵犯了其他業主和住戶的合法權益，損害了公共利益，因此遭受到相關人士舉報。該市房產管理組織結構接到舉報后立刻進行調查，獲取了現場照片、調查筆錄和錄音等證據資料，同時也調閱了該市城建檔案資料、該小區房產交易資料、平面規劃資料、商品房買賣合同等文件，經過該房產管理組織依法審查確定，該房地產開發公司違法違章行為明確，證據確鑿，因此嚴令該公司必須在一個月內改正其違法違章行為，同時也處以一定數額的行政罰款處罰。雖然該公司接到了建設行政處罰的相關通知書后還是申請了復議，復議部門還是維持原處理決定，此后該公司不服申請行政訴訟，經過法院庭審，由于事實依據清晰，證據明確，該公司最后還是申請撤訴并繳納了違規罰款。例如，2006年李某向當地人民法院提出對石家莊市房產管理局的行政訴訟，李某稱其父母有一處橋西區私房，但是父母去世后，李某弟弟擅自將該房產落戶到其私人名下，而且在市房產管理局辦理了過戶手續，李某請求法院依法撤銷房產局為其弟弟頒發的房產證，并認為市房產局侵犯了自己的合法利益，該法院經過詳細調查取證后發現，李某弟弟是憑借其父母公正遺囑辦理房產過戶手續，并有相關檔案記錄和公證書，也就是依據該檔案可以表明該市房產局是依法辦理該過戶手續，符合行政法律規定，因此該法院駁回了李某訴訟，像這樣的例子不勝枚舉，由此可見房產產權檔案在依法行政過程中，不論對行政訴訟者、還是對法院案件審判人員，都起到了關鍵性事實依據作用。

（三）房產產權檔案提供監督作用

我國依法行政就必須要嚴格按照行政法律法規處理日常事務和行政案件，如果出現執法不嚴、濫用職權、不執行法律法規的狀況就無法切實執行其保護我國公民合法權益的行政職責和任務，行政機關也會被投訴、訴訟到法院。當前我國房地產日?；顒庸芾砼c國家土地政策、房地產制度、地方法令法規有著莫大的聯系，其涉及到的行業面多，房產業務也直接與房產企業、住房民眾的切實利益息息相關，因此很容易印發社會矛盾，政府乃至人民群眾也都熱切關注房產交易管理熱點和問題。針對我國行政機關處理檔案文件的規范性、合法性也有相應法律法規，也就是我國規范性文件備案制度上面有詳細規定，這就是對行政機關工作的事前監督。此外行政機關處理某具體行政行為或行政案件時，審查機關也有同等權利去按照原始檔案資料作出行政行為決定，這就是對行政機關工作的事后監督，例如房地產市場交易管理互動中，比如房地產證件頒發、收費、檢查、房地產整改、強制執行、處罰等等行為的合法性和適當性就是典型的事后監督。不論是在事前監督還是事后監督，房產產權檔案都起到了一定的監督性作用。

此外我國行政復議法也有規定，關于復議行政案件時就要對該案件事實調查清楚，確保該案件判定結果證據確鑿，行政復議機關組織也有責任和權利向案件有關人員調查取用、查閱相關檔案文件和資料。行政復議機關在受理該案件時，首先就會審查申請方的復議申請是否有一定事實依據，對申請者提供的相關證據材料進行審查，熟悉并了解該案件具體情況后，也會進行詳細全面調查，收集相關資料和事實證據，這樣也能夠為該案件的公正、公平、公開性奠定良好事實基礎。在復議機關調查取證和查閱檔案文件資料過程中，房產產權檔案的形成、積累、管理就能夠起到有效的監督，能夠有效保護人民權益，也能夠對行政機關執法的公正性、公平性和客觀性進行科學規范監督，有利于我國行政機關和行政復議機關依法辦理房產事宜，有助于我國房產行業市場的規范化和法制化建設。

三、房產產權依法行政強化其檔案管理的方法措施

根據上文所述，我們不難看出房產產權檔案在依法行政中起到了至關重要的作用，因此相關人員必須要切實做好房產檔案記錄、收集、整理和管理工作，尤其是隨著當前法制社會建設步伐的不斷推進，房產檔案資源的潛在社會價值和經濟價值也日益凸顯，國家政府也逐步加強了對檔案管理服務的法制管理，作為管理政策性強的房地產，更離不開房產檔案的管理和服務。對此，必須要從兩個方面著手：

一方面，必須要加強房產檔案管理人員、房產交易管理部門工作人員的依法治檔、存檔、管理檔案的理念和意識，要嚴格按照我國《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《物權法》、《房屋登記辦法》等等法律法規和地方檔案管理政策法令來貫徹實施所有房地產相關文件資料和規范性證件，明確所有部門檔案管理工作職責和權利，并嚴格結合相關法律法規構件相應檔案管理工作流程和規章制度，使得我國房產產權檔案管理工作都處于相關法律法規和管理組織機構的制度流程監控制約下，這也有利于房產產權檔案管理工作人員加強對檔案法制規范管理的自覺性，有利于間接提高發揮房產產權檔案潛在行政服務價值。

另一方面，也要加強對房產產權檔案的管理。在房產產權檔案材料收集、記錄保存工作要做好手續文件齊全、材料真實可靠、檔案完整客觀、清晰準確，這樣才能夠確保該檔案具備社會服務價值和法律價值。此外，對于房產產權檔案也要整理好相關目錄，并裝訂成冊、保存有法，有利于該檔案的快速查閱和找尋，也有利于提高檔案工作人員的工作效率和質量。當然，現代化信息時代檔案管理人員也要與時俱進，借助現代化信息設備和軟件系統來構件相應房產產權檔案數據庫和信息管理系統平臺，從而更好的提供社會服務，充分發揮檔案的潛在價值，也有利于紙質檔案的完好保存。

四、結束語

作為房屋產權界定和房屋產權人與該房屋之間權利關系的有利原始憑證，作為房地產交易活動和房產產權戶籍管理的重要載體，不論其適宜產權證、契約、文件圖紙、表冊照片還是電子形式不同格式軟盤資料等歷史記錄，都在房屋租賃、買賣、抵押借款中有著重要的法律作用和價值，在日益增多的民事訴訟和房產糾紛中能夠起到關鍵性、決定性作用，因此作為房產產權人和房產產權檔案管理人員就必須要做好其保存管理工作，要確保其檔案的完整、真實和合法。此外檔案管理人員也必須要強化其法律責任意識和職業道德，必須嚴格依照相應法律法規，引進現代化管理手段和方法做好房產產權歸檔、保存、查詢和服務等相關管理工作，這樣才能能夠使得房產產權檔案發揮其應有的法律功能、行政功能和社會服務功能。

[1]姚樹密,李英.淺談房地產權屬檔案的社會功能[J].科技情報開發與經濟,2011(17).

[2]王同敏.試論房產檔案在房產行政訴訟中的作用[J].河北公安警察職業學院學報,2009(3).

[3]盧鈞.房地產檔案的法律作用研究[J].房地產導刊,2013(4).

[4]姚帥.淺談房產產權檔案在依法行政中發揮的作用[J].開發利用,2011(8).

[5]朱遠征.房地產檔案服務社會案例展現[J].開發利用,2013(3).

[6]曾旺輝,黎永索.房地產檔案管理問題及對策[J].全國商情（經濟理論研究）,2009(4).

[7]徐海艷.加強房產檔案工作的幾點認識[J].黑龍江檔案,2011(4).