寓檔案管理于業務內控

■文/孫定鴻

寓檔案管理于業務內控

■文/孫定鴻

社會保險業務檔案管理是支撐社會保險經辦服務規范運轉的基礎性工作。但是，因為紙質業務檔案數量多，不僅存儲、查閱不方便，而且容易受自然或人為等因素影響遭遇損壞或損毀。近年來，海南省三亞市社保局以信息化建設為中心，寓檔案管理于業務內控之中，使社保業務操作風險得到有效控制。

現代檔案管理的當務之急是要規避傳統紙質檔案的保存和調閱弊端。為此，三亞市社保局通過借鑒廣州、上海等地的經驗，從2011年開始開發社保業務檔案管理系統。經過幾年的探索，這套社保業務檔案管理系統目前可以依托計算機軟件數據庫、高速掃描等技術，將傳統的紙質檔案高速轉化成數字化、影像化信息永久存儲，保證用戶隨時有效地利用。

通過建立紙質檔案數字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務多元化的統一綜合管理系統平臺，業務檔案的安全完整有了可靠的保障。與此同時，系統平臺也為規范社保業務經辦提供了有力支持，比如前臺經辦人員或稽核審查人員在具體經辦業務中，可以根據權限在業務系統即時調閱電子檔案。

在創新信息技術之后，不得不提的是與之配套的“及時整理歸檔，確保檔案安全”的管理思想。眾所周知，業務檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證。為此，三亞市社保局對社保業務的紙質檔案分類整理、編排歸檔、錄入打印、掃描上傳、查閱利用等各個工作環節都制定了明確的工作流程。

為避免檔案長期滯留在業務經辦人員手中，可能會因管理不善導致檔案遺失或發生人為故意篡改、銷毀的情況，各業務部門新增資料必須當月歸檔移交。各項業務辦結后，按照“誰經辦、誰立卷、誰歸檔”的原則，由該項業務經辦人員收集整理檔案原始資料并進行編號立卷、于當月底前移交檔案室。檔案室管理員對業務檔案進行二次檢查，核對材料份數準確、應歸檔項目齊備后方可接收。對應歸檔項目缺失的，管理員應要求經辦人員做書面說明存檔備查。檔案管理員在接收紙質檔案的次月要完成電子檔案的掃描與上傳，并將紙質檔案塑封、入庫。業務經辦人員通過業務系統跟蹤查詢檔案整理進度與電子檔案成品，如發現檔案整理缺漏應及時向管理員反饋。檔案管理員每月必須向業務分管領導報送上月檔案整理清單，方便分管領導掌握業務檔案整理情況。如業務部門未按時整理移交業務檔案資料，由分管局領導要求業務部門負責人督辦落實。

檔案查閱方面，對于有查閱紙質檔案需求的個人、單位或內部經辦人員，三亞市社保局執行嚴格的查閱程序，確保原始檔案的安全完整。即凡查閱紙質檔案的個人或單位均登記在冊，僅在檔案借閱室的監控攝像下接收及查閱紙質檔案，檔案管理員必須全程監督檔案借閱，除檔案管理員外，任何人不得進入檔案整理工作室及檔案庫房。

同時，社保局還要求業務分管領導對經手的業務審批事項必須調取相關電子檔案核查確認后方可審簽。分管領導要不定期隨機從業務系統中調閱抽查業務電子檔案，防控業務人員經辦疏漏。抽查內容包括：比對原始檔案影像日期和電子檔案生成日期，確認業務檔案是否按月及時掃描上傳；核對檔案目錄，確認單項業務應歸檔資料是否齊備；核對影像資料是否有涂改痕跡。

利用基金收入、支出等基礎數據檔案資料，三亞社保局通過分析基金運行特點和不足，為領導決策提供了有力的支撐；利用會計檔案資料，為各類財務檢查、基金審計提供了最真實的基礎數據。同時，三亞市社保局業務檔案室還為人社系統、參保單位、審計、法院、紀委等機構或個人提供檔案查閱服務?！?/p>

蕭軍/攝

作者單位：海南省三亞市社保局