明清檔案管理模式相關問題的探討

文 / 王海歐

明清檔案管理模式相關問題的探討

文 / 王海歐

中國第一歷史檔案館作為管理明清檔案最權威的國家級檔案機構，從上世紀七十年代開始，先后利用縮微技術、數字技術以及現在的網絡技術，對傳統珍貴的紙質檔案進行整理加工，在有效保護紙質檔案的同時，不斷提升檔案的開發利用水平，順應時勢探求出紙質檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案三大管理模式。文章結合該館在明清檔案保護和利用過程中的經驗做法，就如何有效保護傳統歷史檔案文獻并有效開發紙質檔案的史料價值進行了探討。

明清檔案；管理模式

一、適時探求三大管理模式，多方位實現明清檔案的保護與利用功能

中國第一歷史檔案館館藏明清檔案，上下跨越幾百年，所保存明清兩代中央國家機關及皇室檔案的文獻史料高達74個全宗，1000余萬件。其中清代內閣、軍機處、宮中、內務府、宗人府五個全宗的檔案資料最多，館藏數量占全館總量的78%。這批檔案具有重要歷史價值，是研究明清歷史的重要依據。

（一）“歷史真跡、東方瑰寶”：保存紙質檔案是檔案管理的永恒主題

檔案管理兼具保護與利用兩大功能，其核心目標是讓珍貴的紙質檔案得到長期有效的保存。2002年，在“中國檔案文獻遺產工程”國家咨詢委員會評審會上，中國第一歷史檔案館藏《清代秘密立儲檔案》第一批入選“中國檔案文獻遺產”的史料。2003年10月，該館藏《大明混一圖》、《清初世襲罔替誥命》、《大清荷蘭國書》、《英國國王喬治三世致乾隆皇帝的信》第二批選入“中國檔案文獻遺產”。2010年2月，該館藏《清初滿文木牌》、《清代莊妃冊文》等文獻入選第三批“中國檔案文獻遺產”。2015年4月，該館藏《赤道南北兩總星圖》第四批選入“中國檔案文獻遺產”。

與此同時，中國第一歷史檔案館館藏《滿文密本檔》有關17世紀西洋傳教士在華活動的檔案、《清代金榜》分別于1999年和2005年入選聯合國教科文組織發起的“世界記憶工程”的《世界記憶遺產錄》。2008年館藏檔案《評定三逆方略》、《無圈點字檔》、《有圈點字檔》和《清代十朝大紅綾本滿文實錄》被確定為第一批國家珍貴古籍名錄。

（二）縮微技術：為明清檔案的長期存儲作出了突出貢獻

縮微膠片作為縮微技術存儲介質，其最大優勢就是實現檔案信息的真實性及長期保存的功能。從1973年開始經過近四十年的不斷努力，中國第一歷史檔案館在擁有先進縮微技術設備的基礎上，通過使用縮微技術拍攝館藏檔案，培養了一批資深專業技術人員，并形成了一整套嚴謹規范的科學工作程序。

2002年12月，國家清史編纂委員會成立，清史編修工程正式啟動。這是建國以來一項巨大的文化建設，也是新世紀一項標志性的文化工程。中國第一歷史檔案館服務于國家清史編修工程，先后與國家清史辦簽署了10余項協議。到2005年，該館完成了館藏檔案中滿、漢、蒙等多種文字的100多萬件檔案的縮微拍攝復制任務，共計拍攝縮微品（母片）10000余盤，其中制作各種專題檔案史料縮微膠片150余種，總量達1000余盤。該館已對外正式發行檔案縮微品46個品種，總量達3000余盤。截止2009年，該館為清史工程立項整理了宮中朱批奏折、軍機處錄副奏折及內閣戶科與刑科題本、宮中雨雪糧價單、災賑檔案、電報檔等專題檔案180余萬件，同時完成了對檔案原件的縮微拍照、部分數碼掃描等工作。

正是借助國家清史工程的介入，中國第一歷史檔案館館藏縮微膠片檔案的數量得以大幅增長。而這一存儲介質所依賴的縮微技術在該館的早期應用也為清史工程的順利實施提供了基本保障。截止2010年，該館共計完成館藏檔案拍攝任務240多萬件，縮微品（母片）總量多達15000余盤，拷貝片30000余盤。

（三）數字技術：開辟了明清檔案管理的多介質時代

隨著現代信息技術的飛速發展，光盤、硬盤、磁盤陣列等多種載體的數字混合技術為檔案的開發利用提供了越來越多的途徑，同時也使中國第一歷史檔案館進入了明清檔案管理的多介質時代。1996年， 該館《中國清代史檔案文獻光盤庫》出版。這套光盤共計10張，濃縮了該館1995年以前出版的有關檔案資料，每張光盤存有1萬余頁的文獻資料，總計約有2億字。2004年開始，該館先后購置多臺佳能數碼相機，并與計算機有效結合起來，完成了“宮中朱批奏折”46萬件館藏清代檔案的拍攝任務。這樣該館既有以縮微膠片為介質的膠片檔案，又有以光盤為介質的電子文件檔案。與此同時，該館還對這些新介質的檔案進行了數據磁盤和光盤備份，實現了200G移動硬盤、網絡中心NAS設備網絡存儲，真正達到了雙保險甚至是多種保險的目的。

2011年，中國第一歷史檔案館正式啟動檔案整理數字化工作。隨著館內電子文件檔案數量的急劇增長，該館于2011年至2015年先后采用計算機技術、網絡技術、數據庫技術、存儲技術進行了三期硬件系統建設，建成了包括各類機房8個，總容量6.2PB的存儲設備5套，服務器31臺，終端設備計算機580臺、打印機90余臺、掃描儀120余臺。截止2015年2月，該館已完成文件級秩序目錄約有900余萬條，同時完成檔案數字化519萬件，生成檔案數字圖像5480余萬畫幅。目前館藏檔案數字化資源已經突破5PB，而檔案數字資源存儲及備份總量也已超過3PB，從而為更好地保護及利用明清歷史檔案奠定了更加堅實的基礎。

二、合理運用三大管理模式，進一步提高明清檔案的保護與利用水平

中國第一歷史檔案館現保存的明清館藏紙質檔案，由于歷史時間長、數量龐大，在相當長一段時間內不可能通過縮微技術或數字技術全部完成檔案存儲介質轉換，從而構成紙質檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案三種檔案載體同時并存的檔案保護格局。當然，即便未來傳統紙質檔案全部被數字化，紙質檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案并存并得到有效保護和利用也是一個最佳選擇。

（一）加強對紙質檔案的保護及利用工作

由于存世年代久遠、反復翻閱等各種原因，中國第一歷史檔案館館藏明清紙質檔案破損率達到30%以上，加強對館藏紙質檔案的保護顯得十分重要。為此，該館加強了對珍貴紙質檔案的管理與保護工作。一是改善庫房保管，增加安全系數。為了完善庫房安全，該館陸續增加和改造了安全基礎設施，完成了所有庫房煙霧報警系統的更新，改造了消防遠程控制系統。到2009年，已建成館內大樓和皇室宬消防報警系統2套、智能光電煙感探測器346個，在辦公樓內安裝了30個消防供水控制器，在重要崗位安裝了自動滅火系統；初步建成安防監視系統，共有2個監控中心、5個分控平臺、153個監控點、26臺攝像機。監控資料存儲時間達到6至8個月。二是重視保護工作，加快檔案修復。鑒于不少檔案或霉爛變質，或蟲蛀、褪色，尤其是“閣樓殘檔”塵封數十年是一直沒有解決的老大難問題，2010年，該館組織力量，集中對遺留在閣樓的100多箱殘破零散檔案進行徹底的清理，共搶救出折件檔案37954件、木質紅綠頭牌檔案1箱、清末民初報紙15箱。到2015年底，已經完成請安折檔案整理5069卷、166399件，同時還完成了檔案全部信息圖像拍照、命名。另外，該館打破傳統思維模式，引入社會力量加快檔案搶修工程，啟動了檔案修復外包加工的管理模式，利用檔案整理數字化加工過程，僅在2012年至2015年間所修復的珍貴檔案就達38410件、248406平尺。

與此同時，中國第一歷史檔案館努力做好這些傳統紙質檔案的開放利用工作。2003年，該館正式建立了特藏庫，總面積300平方米，陳列符合世界記憶工程或中國檔案文獻遺產申報標準的珍貴檔案。這主要包括明永樂帝敕諭、乾隆帝即位詔書、道光帝親書秘密立儲檔案、大金榜、金沙江上下兩游圖、黃河源圖、圓明園西洋樓銅版畫、乾隆御筆《平定西域得勝圖》、太平天國洪秀全親筆詔書、英使馬戛爾尼進呈英國國王喬治三世致乾隆皇帝的信函等，共計清代檔案精品44件（卷）、清代各朝皇帝朱批980件、清代蒙文實錄15447冊、紅綠頭牌40000件及其它珍貴檔案。2016年3 月，該館微信公眾號“皇史宬”開張，通過找尋檔案里的故事，開始了“以檔說檔”的開放性實踐。于是，《望子成龍的康熙皇帝》、《大學士張廷玉的退休風波》、《孝莊皇太后安葬之謎》次第登場，“六一”兒童節的《紫禁城里聞皇子誦讀聲》、高考后的《金榜題名話狀元》、七夕節當天的《清宮里過七夕節》等也隨之出現。

（二）全面采用數字化技術，努力提高明清檔案的利用效率

隨著檔案信息化建設的不斷推進，在充分利用數字技術生產光盤、硬盤、磁盤陣列等多存儲介質的基礎上，中國第一歷史檔案館檔案信息化管理平臺正式對外開放使用，檔案利用者可以通過計算機方便地進行檔案檢索和查詢。為確保網絡安全，該館對所有接入局域網的計算機均安裝了主機監控與審計系統，并通過專業殺毒軟件進行病毒查殺與防御。該館還使用檔案信息化管理平臺開發了5個支撐平臺、4項Web服務、9個業務子系統、6個工具軟件，采用“物理集中、邏輯分離”的設計思路，設計不同的用戶和表空間，搭建了6個數據庫，形成了完整的數據安全解決方案，保證數據安全可靠，實現檔案利用方式從手工翻閱檔案開始向計算機檢索檔案目錄、查閱檔案數字化圖像轉變，直接實現了電子目錄檢索、圖像掛接查詢。

中國第一歷史檔案館自2004年提供數字化檔案利用以來，館內檔案利用查詢系統已有朱批奏折、錄副奏折、內閣題本等檔案210余萬件，以及全文數字化的《軍機處上諭檔》、《清實錄》、《清會典》等。為此，自2011年至2015年，該館先后開放數字化檔案553273件、6180881畫幅，加上2011年前已經開放的數字化檔案1548085件，該館檔案利用查詢系統共計開放數字化檔案2101358件、25693475畫幅。

（三）加快“數轉?！彼俣?，實現檔案保護與利用共同發展

數字技術長于用，縮微技術長于存。數字檔案主要作用是提供利用，其長期保存則依賴“數轉?！奔夹g轉換形成檔案縮微品。相對而言，數字檔案保存壽命一般僅在20年以內，而縮微膠片理論壽命可以達到500年以上。據有關資料報告，美國國家檔案館的館藏紙質文件有30億頁處于危險中。為了長期保存珍貴的檔案資料，美國國家檔案局請國家科學院研究保護措施，數十位專家對五種常用的介質（磁性介質、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進行論證，最后結論是紙和縮微膠片最適宜文獻的長期保存，建議用縮微膠片或紙復制文獻，以達到永久保存的目的。由此可見縮微膠片作為檔案文獻安全存儲介質的作用至今無法替代。

2010年11月，中國第一歷史檔案館制定了《檔案整理和數字化工作方案》，2011年開始對館藏700萬件檔案進行文件級整理，同時逐步推進檔案數字化和縮微工作，五年共計完成5期12個數字化加工項目檔案約6萬卷、掃描檔案原件420萬件、掃描圖像4200萬畫幅。另外，該館還計劃（2016—2020年）完成數字化加工項目3.6萬卷、287萬件、2900萬畫幅，并做好相關的“數轉?！惫ぷ?。

值得注意的是，在數字技術未獲得大規模應用之前，中國第一歷史檔案館采取的方法是運用縮微技術手段對明清紙質檔案進行保護與利用；但在數字技術形成規模之后，該館及時調整策略，將紙質檔案首先通過數字技術加工生產出電子文件檔案，然后再對這些電子文件檔案通過“數轉?！奔夹g轉化為縮微品。事實上，在當前數字化條件下，要實現檔案保護與利用共同進步，“數轉?！奔夹g是不二之選。

G275.1；K248 文獻標識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0012-03

（責任編輯：虞志堅）

王海歐，中國第一歷史檔案館副研究館員。