中國與新加坡檔案網站信息服務比較研究
——基于SMA和NAS網站的分析

文 / 趙麗 李江瑞

中國與新加坡檔案網站信息服務比較研究
——基于SMA和NAS網站的分析

文 / 趙麗 李江瑞

文章從網絡的視角分析了中新兩國檔案館信息服務建設狀況、存在的問題和可作借鑒的服務理念和方式，認為國情的差異決定了兩國檔案網站信息服務功能的不同，中新檔案網站信息檢索服務各有千秋，值得互相學習和借鑒。兩國需要認清自己在網站信息服務中的優勢和不足，取長補短，共同進步。

檔案網站；信息服務；中國；新加坡

檔案網站信息服務，即檔案部門通過網絡站點這一媒介采用多種手段，向信息利用者傳輸政府公開信息或檔案信息，開發信息資源，最大限度地滿足公眾的政府信息知情權和檔案信息利用需求，實現檔案信息資源的價值。SMA門戶網站和NAS門戶網站各具特色，SMA網站大氣蓬勃，充滿大都市的現代氣息，布局嚴整規范，給人以舒適感；NAS網站色彩清新，活潑自在，生意盎然。單從表面來看，兩個網站均表現為內容豐富，信息服務功能龐大多樣，令人眼花繚亂。但是，經過綜合考察，兩大檔案網站信息服務功能的深層差異便浮出水面。

下文試對這些差異做深入的比較分析。

一、不同國情基礎上中新兩國信息服務手段的差異

中國檔案事業采用的是“局館合一”的管理體制，同時擔負檔案行政管理和檔案業務管理的職能。檔案網站一方面發揮檔案館作為文化事業機構的檔案信息服務功能，提供檔案信息網上檢索、舉辦網上展覽等；另一方面作為政府機構之一的檔案局還擔負了政府信息公開和已公開現行文件查詢的行政職能。這在新加坡檔案網站上是不可能出現的。這是中國檔案網站的一大特色。中國的法規也賦予了檔案部門這種權力?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》第十六條規定，各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。因此，中國的檔案網站一個很鮮明的信息服務功能就是，政府公開信息的查詢和已公開現行文件的查詢。上海市檔案館網站的政府公開信息查詢系統強大易用，可以按照行政機構分類進行瀏覽檢索，檢索目錄層次高達8級，分為市級機關和區縣級機關兩大類，可以直接下載閱讀全文。為了使市民更加快捷地搜索到所需信息，上海市檔案館網站還推出了“政府公開信息實用類目分類體系查詢”。這個分類體系區別于現有的單一按照政府部門職能對信息進行分類的方法，而是以政府部門的職能分工為基礎，以市民日常生活中經常會遇到的有關信息查詢問題為切入點，構建了一個以使用方便為主要特點的政府公開信息類目查詢系統。例如，類目累擊率排名前十的分別是戶籍、檔案事業、房屋拆遷、勞動關系、養老保險、工程建設管理、政策法規、知識產權、基礎教育和國有資產管理，用戶可以直接點擊相關項目進行查詢。通過網絡民調的結果來看，大部分人認為利用“政府公開信息實用分類體系”來查詢政府公開信息十分必要，實際操作便利，分類設置科學。

此外，上海市檔案館網站還提供已公開現行文件查詢服務，包括全國人民代表大會常務委員會、國務院和上海市各職能機構的已公開現行文件查詢，并提供全文查詢下載服務，方便易用。這些都是新加坡國家檔案館網站上看不到的。這是中國檔案網站特有的一種信息服務功能。中國的公共檔案館承擔了比新加坡檔案館更多的職責。它不僅僅是一個文化事業機構，同時還擔負著面向社會公眾的政府信息知情權的保障和服務工作。這是中國檔案部門的一種榮耀，應該矢志不移地做好這項工作。

二、在網站信息服務理念上中新兩國的差距

中國檔案網站信息服務理念不及新加坡，這是我們不得不承認的事實。

首先，這表現在親民理念上。中國和新加坡的兩個檔案網站都公布了參觀訪問檔案館的地址和聯系方式，NAS公布了最近的地鐵站、公交車服務線路甚至最近的停車地點，詳盡而周到。NAS的聯系方式更是具體，粗略統計了一下，NAS網站中公布了不下4個電子郵箱、7個電話號碼和2個傳真。從這些聯系方式中我們可以發現，NAS網站信息服務分工明確，有網站方案、活動或改進提高等反饋意見的聯系方式，有一般館藏詢問的聯系方式（免費）、流動展覽的聯系方式、預訂檔案館出版物的聯系方式，甚至還有公眾如果在訪問NAS離開后發現個人財務遺失的聯系方式，考慮周到貼心。而中國SMA只給出了一個生硬的表格，簡略地介紹SMA的地址和唯一的公開聯系方式，其中差距，不言自明。

其次，這表現在信息服務宣傳理念上。毫無疑問，中新檔案信息服務的最終目標都是為了服務公眾，促進社會進步和發展。但是新加坡善于宣傳自己的檔案信息服務理念，打造一種綠色和親民的服務形象，并讓這種理念深入人心，走進公眾。這種理念宣傳在NAS網站上隨處可見。例如，NAS在網站顯眼位置高調亮出自己的檔案館新標志，并做詳盡介紹：整個標志象征著檔案在這個信息時代的能動性作用；波浪式的特征說明NAS在國家檔案事業中既是數字時代政府記錄的保管者，又是民族共同記憶的知識庫；而零落疏散的像素和正方形則象征著NAS對檔案的積極利用，推動公眾更好地理解和感受新加坡的歷史和遺產，培養一個剛健自強、永恒持續的民族。NAS推出了命名為a2O的檔案信息一站式門戶，更是蘊含了一種嶄新的服務理念，即a2O是對H2O的一個比喻，而H2O是生活中不可缺少的元素，所以跟人類需要水來生存一樣，檔案網站信息服務不是可有可無的，也是我們生活中不可缺少的組成部分。這種理念也是NAS網站信息服務的奮斗目標，即把a2O打造成公眾生活的必需元素。更令人佩服的是NAS還精巧地對a2O進行形象宣傳，包括圖片和視頻：一個剛剛開啟的易拉罐，噴涌而出的是檔案照片、錄像帶、錄音帶、縮微膠片、文物、紙質文件，下方是一個標語——百分百純遺產，您生活的新元素（100% Pure Heritage. The New Element in You）。這很好地闡釋了NAS將a2O打造成生活必需元素的網絡信息服務理念。我們在SMA的網站上看不到類似這樣的靈感和創意，呈現在公眾眼前的只是一個布局規整、按部就班的檔案網站，欠缺文化理念的宣傳，文化吸引力顯得不足。NAS的網站宣傳實踐值得中國檔案網站學習。

再次，這表現在檔案信息服務集成理念上。NAS注重檔案網站信息服務的集成。NAS開發的a2O網上檔案館入口可以在線查閱NAS的檔案資源寶庫，獲取新加坡文化遺產原始資源。a2O的最大特點就是對網站檔案信息服務進行集成，該入口集成的服務項目包括8大數據庫檔案信息的在線檢索服務、流動展覽宣傳及網上預訂服務、NAS參觀網上預定服務、重要網站銜接服務、館藏精品檔案網絡展示和網上展覽服務、電子商務照片服務、檔案利用和法律知識普及服務、趣味服務等8項服務。用戶只要登陸a2O便可以在導航地圖的指引下足不出戶地享受NAS提供的各種信息服務，方便而又快捷，堪稱NAS信息服務的最大亮點。值得指出的是，a2O憑借著出色的信息服務理念不斷獲得國際大獎。2004年，NAS因為a2O的實施而贏得了斯德哥爾摩科技挑戰賽的“電子文化”類大獎；2005年7月，a2O作為新加坡的最佳“電子文化”，被提名世界信息峰會大獎。

相比NAS的強大網站集成功能，SMA網站的各種信息服務功能分散在網站的各個角落里，如“網上查檔”在網站的左上角，“網上展覽”又分布在網站的右下角，全宗目錄只有點擊網站的英文版才能找到，各種功能不能呼應，各自為政，給利用者利用檔案信息帶來諸多不便。

三、中新檔案網站目錄檢索各有千秋

SMA網站檔案目錄檢索工具包括：介紹性目錄，如全宗指南（386個）、專題指南（15個）；查檢性目錄，包括分類目錄、專題目錄（15個）、工商登記索引；館藏性目錄，如全宗目錄（英文）、案卷目錄、卷內文件目錄、全引目錄。各種目錄構成一個有機的目錄檢索體系，包括瀏覽檢索和專題檢索兩種。其一是瀏覽檢索，可供瀏覽檢索的館藏檔案及資料包括四大班子檔案、黨派團體檔案、企業事業檔案、革命歷史檔案、民國檔案、日偽時期檔案、同業公會檔案、租界檔案、特藏檔案、專門檔案、聲像檔案、中文資料和外文資料，可謂無所不包。通過該系統，用戶可以自定義檢索項目，包括檔案存址、正題名、第一責任者、起始時間、終止時間、保管期限、提要、密級、記錄來源代碼；可以選擇顯示級別，包括文件級和案卷級；可以自定義以上9種顯示項；還可以網上預約申請調卷。其二是專題檢索。SMA提供的專題檢索范圍包括檔案資料、照片、音視頻資料和專題索引四項，內容龐大，資料豐富，大部分提供網上預約調卷服務。

NAS網站檔案目錄檢索工具沒有SMA網站這么多的種類，沒有全宗指南、專題指南，沒有全宗目錄和專題目錄，也沒有瀏覽檢索和專題檢索的入口。NAS提供的只是單一的經過整合的八大數據庫組成的檢索總庫。這八大數據庫具體指政府檔案信息數據庫GRID、演講文本自動檢索系統STARS、私人檔案信息系統PRISM、新加坡制圖和建筑檔案數據庫CARDS、口述歷史檔案數據庫CORD、新加坡圖片檔案庫PICAS、新加坡影音檔案庫MISAS和新加坡海報數據庫POSTERS。各個數據庫都是基于網絡的系統。各個系統都擁有強大的檢索引擎，如CARDS檢索引擎。在引擎中輸入檢索詞進行檢索可以得到檢索地圖的題名、描述、出版商、日期、比例、索取號等搜索結果，復制需要經過NAS的書面允許。同時，NAS適應電子政務數據及系統整合的趨勢，對這8大數據庫在網上進行了整合，使檢索引擎更加強大，用戶可以自由選擇檔案信息的載體進行組合檢索，比如可以同時檢索同一主題下的紙質檔案、照片和影音檔案。

中新檔案目錄檢索工具各有千秋。顯然，NAS網上查檔的優勢在于8大數據庫的整合。其實質是一種主題法的目錄組織和檢索形式，即通過輸入檢索主題對全庫進行檢索；而SMA則是一種分類法為主的目錄組織和檢索形式。我國檔案編目受目錄學的影響，多年來一直采用分類法。事實證明，分類法和主題法各有長短，沒有孰優孰劣，不能把兩者對立起來。分類法的基本原則是知識的系統性。它從事物之間的關系出發，可以滿足各種程度的族性檢索，但在滿足專指性檢索要求方面的能力卻不理想?！爸黝}法的基本原則是知識的特指性，它從事物本身出發，集中了用不同觀點、不同方法研究該事物的一切文獻資料，因而有利于按特性進行檢索，但用同樣方法和觀點研究不同對象的資料卻被分開了?！盵1]可見，兩種方法的優缺點是互補的。目前的文獻工作者越來越感到，要建立一個高功能的檢索體系，應該尋求兩者的結合而不是兩者的對立，合則雙美，離則兩傷。但是“合”也不能同時編制兩套目錄。這是不現實的。目前學界的普遍觀點是確定一種目錄為主導目錄，同時采用輔助目錄加以補充，以彌補主導目錄本身的不足。[2]顯然，SMA由于存在專題目錄等較合理的目錄體系，一定程度上彌補了分類法目錄的不足，雖然這離真正的分類法還有一定的距離。

就像當年WTO官員在調查完上海發展態勢后定下“中國是發達國家”的錯誤結論一樣，一個上海當然不能代表全中國。SMA網站的信息服務工作要改進的地方還不少，中國其他地區的檔案網站要做的工作則更多。通過和新加坡的比較，我們可以更清楚地看到自己的優勢和劣勢，便于改進不足，發揚優點。同時，新加坡也要學習和借鑒中國檔案網站的長處，取長補短，更好地服務于民眾。

[1]吳寶康.當代中國檔案學論[M].北京:檔案出版社,1988:188.

[2]桂玉蘭.澳大利亞、新加坡檔案館印象[J].北京檔案,2008,(1).

G270.7；G273.5 文獻標識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0045-03

（責任編輯：虞志堅）

李江瑞（1981- ），女，陜西科技大學檔案館，館員，研究方向：檔案信息資源管理。

趙麗（1989- ），女，上海市政總院，館員，研究方向：電子文件、檔案公共服務。