文秘專業本科生如何提高公文寫作能力
——以新版公文寫作條例為例

王 珊 馬志穎 邵夢月

（常熟理工學院 人文學院，江蘇 常熟 215500）

文秘專業本科生如何提高公文寫作能力
——以新版公文寫作條例為例

王 珊 馬志穎 邵夢月

（常熟理工學院 人文學院，江蘇 常熟 215500）

大學生公文寫作能力的現狀分析有以下三個方面：畢業生關于此項能力的反饋意見；在校生關于應用文學習的采訪記錄；相關企業對其滿意度的調查情況。大學生公文寫作能力薄弱的根源與三個因素有關：學校課程設置、學生學習狀況和公文文體本身。提高公文寫作能力的對策涉及以下環節：學校學院的工作；專業教師的教學；文秘專業學生的學習及社會企業的配合。

文秘專業 本科生 公文寫作能力

文秘專業本科生的公文寫作能力，不僅是其寫作水平的體現，而且是為了適應社會需求所必備的一項技能，公文寫作能力可能直接影響他們進入社會時的工作質量。雖然文秘專業學生在校開設過公文寫作相關課程，但其整體公文寫作能力仍舊令人擔憂。因此，本文將通過調查問卷、訪談等形式了解常熟理工學院文秘專業本科生公文寫作能力的現狀，通過分析、研究現狀，探究其能力欠缺的根源，最終從學校、教師、學生及企業四個方面找出提高其公文寫作能力的對策或建議。

一、大學生公文寫作能力現狀分析

應用文寫作課程是文秘專業學生一門重要的必修課程，該課程旨在培養并提高學生的應用文寫作能力，尤其是公文寫作能力。筆者將從文秘專業畢業生、在校生及相關企業的角度采用調查問卷、采訪等方式了解該專業大學生公文寫作能力現狀。

（一）畢業生關于公文寫作能力的反饋意見

筆者所在的高校每兩年都會對畢業生進行跟蹤調查，了解他們在社會上工作、生活的情況，并就其反饋的一些問題調整、完善教學工作。據相關負責的老師反映，文秘專業畢業生的總體就業質量不及師范生，就業崗位多而雜，但無論是政府機關、企事業單位或中小型私人企業，對于文秘專業畢業生的要求不僅要有較強的口頭表達能力，較高的公文寫作能力也不可缺失。就整體畢業生而言，其公文寫作能力的薄弱是其工作能力得不到提高的主要因素之一。

為此，筆者做了一次調查問卷，共發放100份，有效問卷85份。調查對象主要是常熟理工學院2012屆、2011屆和2010屆的文秘專業畢業生，且他們都有在辦公室工作的相關經驗。經數據統計、分析，筆者所在高校文秘專業畢業生就業的一些情況如下：畢業生大多從事過不止一份工作，且工作單位一般都是中小型企業；大多數人表示在工作中不能做到游刃有余，能力仍有待提高；在公文寫作方面，所在單位對新版公文條例都予以一定的實施，且文種如公告、通知、報告、會議紀要等幾種公文使用頻率較高，但因他們剛進入企業，一般都不能直接接觸到辦文，一是領導不放心，二是畢業生的寫作能力確實捉襟見肘，只有在熟悉了相關業務和得到領導的信賴后，才有可能授權其去寫公文。據此，筆者分析得出兩點：一是文秘專業畢業生在校時期沒有高度重視公文寫作能力的培養，以致到社會上工作時，提筆忘字，離題千里。二是社會對文秘專業學生公文寫作能力有較高的要求，而畢業生卻無法達到。

（二）在校生關于應用文學習的采訪記錄

對于文秘專業在校學生，筆者主要是采訪已經開展過或正在開展這門課程的學生，了解其對新版公文條例的熟悉度、對該課程的重視度及對課程教學的一些建議等。其大多表示這門課程枯燥、無聊，有時跟不上老師的進度，對于文種的練習和公文的模擬撰寫，只是流于形式，并沒有達到實際的效果。

采訪中，學生提到公文寫作的幾大難點：一是在公文改錯中，對于文種的判斷易混淆，如公告與通告，二者都是公開發布的公文，但在發布事項的重大性、發文機關及收文對象上有區別，但對于只學習過一篇該文種公文的學生而言是很難辨認出來的；還有報告與請示，都是上行文，有諸多相似之處，而主要的不同是報告上級不一定要回復，但請示則必須回復，而且報告可一文多事，請示則不然。二是公文格式的要求嚴格，常見錯誤有稱謂語未頂格、標題中濫用書名號、附件格式錯誤，以及四、六角括號混用及抄送單位錯誤等。三是在公文寫作中詞語表達嚴謹，公文中的每一句話，每一個字都有實際意義，因此對語言要求較高，在擬寫公文中，學生語言易口語化，不夠嚴謹。四是公文與事務性文書的區別不太明朗，因事務性文書種類繁多且與公文有交叉之處，在公文寫作中二者也易混淆。

據此，筆者總結得知：在高校公文寫作課程教學中，有些偏理論、輕實踐的不良傾向，這會在公文撰寫中產生很多問題。

（三）相關企業對文秘專業學生滿意度的調查

對于相關企業方面，我們主要是調查常熟的一些地方企業，筆者發了30份調查問卷，有效問卷為27份。經過數據統計和分析得知，大多數企業對于筆者所在高校的文秘專業畢業生還是基本滿意的，認為其基礎知識扎實，在崗認真負責，但某些企業表示其在有些方面的能力有待進一步提高，如溝通能力、公文寫作能力及英語水平等。通過與相關企業辦公室人員的交流得知，文秘專業學生在公文寫作方面，不能滿足他們的要求，常常會犯一些低級錯誤，如文種選擇混淆、公文格式亂用或是語言表達口語化等，在新員工前期的培訓中該專業學生沒有表現出對公文寫作應有的興趣或重視程度。

通過這三個不同的視角，筆者對于文秘專業本科生的公文寫作能力的現狀及社會對其的實際要求有基本的了解，至少可以得知，文秘專業畢業生的公文寫作能力并不能滿足企事業單位的要求。在企業競爭日趨激烈、信息時代高速發展的今天，公文寫作在政府機關、企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，因此，培養文秘專業本科生提高各類文書寫作能力，對于其進入社會工作具有重要意義。

二、大學生公文寫作能力薄弱的根源

根據上述文秘專業本科生公文寫作能力現狀的調查，我們可以發現其公文寫作能力與社會的要求存在一定的落差，造成這種落差的原因是多方面的，筆者認為可從以下三個方面剖析。

（一）學校課程建設與課堂教學

為了適應社會的需求，各大高校在七八十年代紛紛開設文秘相關專業，經過三十幾年發展，各大高校形成了各自的辦學規模和特色，但公文寫作課程整體上還沒有形成系統的理論指導教學。高校在制訂培養方案時沒有給予公文寫作足夠的重視，因文秘專業劃分在中文系，高校在課程設置中多為文學、語言類課程，而秘書相關的課程如公文寫作、秘書實務等，則設置相對偏少。在課程教學中，相關老師仍沿襲傳統課程的教學方法，重理論而輕實踐。但公文寫作不僅是一門學問，更是一種技能，尤其在新版公文條例頒布后，更體現出該技能的實用性和時代性。教師在教學中，如果沒有大量的實例操練，就很難提高學生的公文寫作能力。學校方面未加大該專業學生見習實習的力度，未能在學生課余時間積極引導其關注和提高對公文寫作的興趣等，導致該專業學生公文寫作能力較薄弱。

（二）學生學習狀況與自身惰性

每一位大學生都是經歷了十年的寒窗苦讀，終于來到所描繪的“象牙塔”般的大學，身邊沒有了老師的督促、家長的嘮叨，加之大學學習任務沒有初高中繁重，這樣他們很容易自我放松，不思進取，在學習公文中也懶得動手。少部分自制力不強的學生對學業不夠重視，未能達到學校的要求，有種“混文憑”的思想，導致其學習成績不夠理想。公文寫作是一門操作性很強的課程，需要學生在了解、熟悉各類文種及使用要求的基礎上，不斷地提筆擬寫公文，在一次次練習中，掌握規則，熟練應用，錘煉語言，形成風格。學生的學習積極性明顯不足，也是其公文寫作能力薄弱的原因之一。

（三）與公文復雜而嚴格的文體有關

按照2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》第二條規定表示，行政公文是“行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”。2012年7月1日國務院發布黨政公文條例，表明黨政公文條例一致，其中文書文種也有所變化，現共有十五種：決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要，每一種文種都有適合其使用的情況、固定的格式、特定的收文對象及產生、運行等嚴格的法定程序，這些都加大了文秘專業學生學習公文寫作的難度。此外，不同的單位或企業會有一套在遵照國家公文規定的基礎上，制定出的適合本機構使用的文書使用規范等，這些無疑又一次增加了公文寫作的復雜度，使學生在學習公文方面提高緩慢。

三、大學生公文寫作能力提高的對策

針對上面三個原因，筆者將從學校、教師、學生和企業四個角度尋找提高文秘專業本科生公文寫作能力的途徑。

（一）學校學院工作方面

高校是學生學習和能力提高的一個重要平臺，學校學院的相關工作安排會直接影響學生能力的培養，在提高文秘專業學生的公文寫作能力方面，學校學院可以從以下四個方面改善其公文寫作能力薄弱的現狀：

1.合理設置課程，修改培養計劃。常熟理工學院文秘專業因隸屬人文學院，所以學校在課程設置上多為文學、語言類課程，如現當代文學、古代文學、古代漢語、現代漢語等，相對忽略文秘專業類的課程，如公文寫作、秘書實務、辦公自動化等，因此學校應合理設置課程，根據目前社會對該專業學生的要求修改、優化培養方案，提高對公文寫作課程的重視度，尤其注重實踐環節，反復訓練學生，提高其對新版公文條例的熟悉度，切實提高該專業學生的公文寫作能力。

2.重視師資建設，優化考核環節。據筆者了解，目前高校從事公文寫作課程教學的教師大多是中文專業，雖然這些教師的基礎寫作理論和基本功比較扎實，但他們往往缺乏公文寫作所需要的實踐經驗，不能在教學中做到與實際情況相結合。因此，學校應提高教師公文寫作的專業化水平，加強公文寫作課教師隊伍建設，豐富該教師隊伍的人員結構，安排具有實踐經驗的教師擔任此課程。在課程考核方面，要改革考試方式，不應該再是單一的筆試考核，可以以成果為導向，積極鼓勵學生根據新版公文條例要求模擬撰寫公文，最終提高公文寫作能力。

3.加大見習實習力度，拓展寫作實踐平臺。校方應積極爭取與政府機關、企事業單位合作，形成學校與社會、校內與校外相結合的教學模式，可以安排學生以秘書、職員的身份到黨政機關、企事業單位參與文秘工作，也可以安排他們到校內黨政機關、二級學院辦公室等進行觀摩見習，積累一些社會經驗。其次，通過各種組織如學生會、學生社團等學生機構開展根據新版公文條例要求的公文寫作比賽等活動，激發學生對公文寫作的興趣，在學生組織的各類校園文化活動中，有意識地培養其公文寫作能力，要求學生多看多寫多練，促使學生公文寫作水平的提高。

4.積極聽取學生心聲，突出其主體地位。學校應隨時關注學生的學習動態及其提出的相關建議，并盡可能滿足其需求，從而突出其主人翁意識。如在日常學習中，學?？梢远ㄆ陂_展學生座談會，深入地了解他們的需求與不滿，并及時做出反饋，提高其學習效率和積極性。校方可以邀請業界名人或公文寫作方面的專家到校開展相關的演講或座談，讓學生真正了解到當下公文寫作的重要性，通過這些新鮮血液的注入吸引其對公文寫作的關注和學習。

（二）專業教師的教學方面

專業教師的教學水平與方法是提高學生公文寫作能力的關鍵，因次要提高文秘專業學生的公文寫作能力，教師的教學同樣值得關注。

1.提高授課效率，增加知識含量。公文寫作是一門與現實生活息息相關的課程，教師在授課時，應關注并結合時下熱點時政信息，激發學生對課堂的興趣，從而提高授課效率。教師在教學時不應照本宣科，視野僅僅局限在課本上，而應該把課本單調的理論知識結合生動的案例，使之鮮活化，易被學生吸收、接受，從而增加課堂的含金量。

2.改革教學方法，增加實踐環節。在公文寫作理論教學中，可采用“案例分析、病文改錯、集體討論”的教學模式，通過錯誤的糾正使其對理論的知識加深印象。在文種寫作練習教學中，以實訓為主，但為了防止其理論知識的遺忘，則要以理論知識為輔，采用案例研究、模擬寫作等教學方法，選擇優秀范文，供學生學習、模仿，直至其能夠獨立撰寫公文。其次，以職業需求為導向，最大限度地激發學生對公文寫作的興趣，使其明白公文寫作能力在職場上的分量。

（三）文秘專業學生學習方面

公文寫作能力與學生的寫作能力是密不可分的，在學習公文寫作過程中，學生學習有關寫作的相關要素如語言能力、文章布局等也是很重要的。

1.重視文章寫作，提高語言能力。公文寫作是一種特殊的寫作，要寫好公文，首先要重視文章的寫作，學生在校期間，應多讀書，多動筆，養成愛寫作、勤寫作的好習慣。好文章都是在一次次的修改中產生的，對于公文也是。初稿寫出后，應該反復修改、搓摩及推敲，關注文章的每一個細節，一句話、一個詞、一個標點都不要放過，這樣多次反復錘煉修改，不僅使公文的材料精細，結構縝密，語言精要，而且對提高其寫作能力具有顯著功效，同時也提高其語言表達水平，久而久之形成具有個人特色的語言風格。由此作為基礎，提高公文寫作能力將比較容易。

2.學習公文條例，模擬撰寫公文。公文寫作能力是文秘專業本科生重點培養和提高的能力之一，具有較強的公文寫作能力對于今后的工作、生活具有重要的意義，學生不僅要在課堂上學習公文寫作的理論知識，如新版公文條例中的15種公文文種、文種的使用范圍、發文收文的流程及嚴格的文種格式等，而且要在課后主動研讀經典范文，模擬公文寫作，此外，還應積極參加校內各種與本專業相關的活動或組織，多多接觸公文寫作及秘書相關事宜，不斷鍛煉，提高綜合能力。

3.關注寫作流程，全面掌握公文。寫作雖然是一項抽象化思維的活動，但它有一些基本的流程。要想寫出好文章，首先應積累資料并整理歸納，學生在生活中應多留意身邊的事，關注社會新聞，不斷地積累有用素材，對之進行合理的整理和歸納，以供未來的寫作。其次要樂于思考，巧于借鑒，公文寫作是針對某一問題的解決方法，體現的是學生分析、研究和解決問題的過程，因此學生要樂于思考，巧妙借鑒素材，不可生搬硬套。再者重視提綱的撰寫，在公文創作階段，提綱是寫作綜合能力的體現，它是搭建公文結構的框架，是作者思路的體現，好的提綱有利于公文的成功撰寫。關注寫作的基本流程后，還應注意每種公文的特定格式與要求，了解公文的獨特性，這樣才可能寫出優秀的公文。

（四）社會企業方面

企業對于高校人才的培養具有重要作用，其不僅是高校培養人才的標準，而且為畢業生提供發揮和提高其才能的場所。

1.加強與高校的聯系，為本科生提供實習機會。企業要獲得優秀的專業秘書人才，必須參與培養人才的隊伍中。企業可與本地高校合作，為高校文秘專業的學生提供實習的機會和場所，使其較早接觸到秘書崗位的相關工作，如公文寫作擬寫、發文、辦理等，從而提高在秘書方面的綜合能力。據筆者了解，常熟理工學院文秘專業的畢業生都曾到過如常熟檔案局、常熟市政府等單位見習，其中有些也去常熟有名的地方民營企業，如波司登、隆力奇及南極人等實習。

2.重視本單位公文質量，合理保存公文相關材料。據筆者觀察，許多機構或企事業單位，在其對外發布的公文中，都會犯一些低級問題如格式錯誤、文種錯用、抄送單位寫錯等，這就要求相關單位嚴格把關公文的質量，要做到嚴于律己，為社會，為學生樹立好的榜樣。同時，企事業單位應該注意文檔的管理和保存，有利于為學生實習提供材料。

3.關注高校的教學改革，注重學生技能培養。大學生是推動未來發展的主要人才，企業有責任關注高校的相關教學改革，提出相關有建設性的意見，從而使高校培養出德才兼備的優秀人才。在與高校的合作中，企業應提高培養文秘專業學生技能的意識，為其未來的發展奠定良好的基礎。

四、結語

從專業角度看，公文寫作能力是文秘專業學生不可忽視的一項技能，公文作為應用文中的一種，其使用之廣，用途之多，作用之大，這些都決定了公文寫作在高校課程中的地位與分量。寫作能力的提高是一個艱苦漫長的過程，公文寫作亦然。因此，鑒于目前文秘專業本科生公文寫作能力整體較差，這就需要高校、企業與學生一起努力，根據新版公文條例的要求，高度重視其公文寫作能力的培養，切實提高其整體公文寫作能力，培養出適應社會需求的應用型人才。

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［4］任全福，張小飛，祖磊.淺析如何提高大學生的公文寫作能力.青年文學家，2013（9）.

本論文是常熟理工學院大學生實踐創新訓練計劃項目的階段性成果，項目名稱：文秘專業本科生提高公文寫作能力研究；項目編號：2015065。指導教師：陳清森