企業綜合檔案室建設初探

史波君

摘 要：綜合檔案室是統一管理企業全部檔案的管理機構，它的建立不僅能夠實行統一集中管理檔案，防止政出多門，還能夠通過成立檔案工作管理網絡，使檔案工作延伸到各部門，通過各檔案員對各類別檔案進行收集、整理并移交綜合檔案室管理，能夠為企業提供利用服務工作，真正發揮檔案應有的價值和作用。本文從組建企業綜合檔案室的管理現狀及必要性入手，提出切實可行的建設目標及管理體制，從而探討企業綜合檔案室的建設方案。

關鍵詞：綜合檔案室 管理現狀 建議目標 現代化管理

一、企業檔案管理現狀及組建綜合檔案室的必要性

黨和政府高度重視檔案管理工作，隨著人們的檔案意識不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。對于企業而言，建設綜合檔案室勢在必行。目前，我司檔案室主要工作是收集項目開工前及施工、監理工程文件。檔案室場地和硬件配置情況良好，用房能夠滿足20年的檔案存儲需要。隨著進入新的發展階段，企業經營管理、建設、運營、開發、人事、財務等各部門的快速發展都急需建立與之相適應的、較為科學完備的檔案管理體系。對照有關標準，公司檔案管理已成為不容忽視的“短板”。主要存在問題：一是管理體制，未建立企業綜合檔案室，相關的制度不完善，缺乏考核目標和手段。檔案管理辦法制訂還不夠完善，缺乏包括歸檔范圍、全宗、分類、編號體系等基礎的工作依據。對檔案室和各部門檔案工作未進行考核，與檔案行政主管部門之間的業務接口還需進一步加強。二是在日常工作中，檔案員與各部門檔案員互動交流不足，無法全面掌握資料的全局和動態。過程檢查指導、日常收集、加工整理、庫房硬件都有不同程度的欠缺，尚未形成完整的檔案管理工作鏈條。三是未建設數字檔案室，是現階段急需開展的工作。四是歷史欠賬問題，企業檔案包括黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類統一歸綜合檔案室，目前還是由各部門保管。2014年，中央、省、市于分別就檔案工作出臺了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》系列重要的文件。這些文件明確了檔案室在檔案事業體系中的基礎作用，企事業單位要建立綜合檔案室或相應機構，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用。規范化檔案室建設要求：一是要建立檔案工作機構，配備檔案管理人員，明確檔案工作分管領導，將檔案工作納入本單位發展規劃和年度工作計劃并落實；二是要建立健全檔案工作各項規章制度并履行報批手續；三是應配備符合國家標準、至少能存放20年檔案數量的專門庫房，并與辦公用房、閱覽室分設，庫房內應配備充足必要的硬件設施，滿足庫房“八防標準”；四是檔案收集應歸盡歸，確保完整、準確和系統，檔案保管、利用、鑒定及統計應規范開展；五是開展數字檔案室建設，建立目錄、重要文件數據庫。數字檔案室分為數字檔案室、規范化數字檔案室和示范數字檔案室三個等級，推進數字檔案館（室）建設，是一項必須完成的硬任務。

二、企業綜合檔案室建設的具體途徑

1.明確綜合檔案室的建設目標。結合企業實際，制訂建設規范化綜合檔案室建設目標，一是以“組織機構到位、制度建設到位、硬件配置到位、檔案業務正常開展”為標志，2017年完成公司綜合檔案室建設，2018年建成規范化綜合檔案室。二是建設示范化數字檔案室，2017年完成檔案管理軟件的開發，2018年企業數字檔案室通過驗收；2018年企業示范數字檔案室通過驗收。

2.完善檔案管理體制和管理制度。明確綜合檔案室的機構定位、隸屬關系、部門職責。綜合檔案室負責統籌全公司檔案管理工作，包括制度建設、加工整理、檔案日常管理、數字檔案室建設，負責對內協調，對外聯系。各部門負責根據歸檔范圍將文件移交給綜合檔案室。建議綜合檔案室設負責人及檔案管理員網絡，明確崗位職責。完善檔案管理制度，合理設計檔案管理工作流程，出臺檔案管理的主要制度，根據實際分批出臺檔案管理的標準規范類制度。包括《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，檔案全宗、分類大綱及編目原則、歸檔范圍及保管期限、檔案質量標準、各專業工程檔案的編制辦法、檔案與資料范圍及內容劃分標準、聲像檔案的管理辦法、檔案室日常管理制度等。

3.加強檔案室的基礎設施建設和現代化管理。綜合檔案室建設工作應有一定物質條件作保證，企業需要考慮檔案室的庫房建設，合理劃分功能區域，完善配置，達到標準。檔案庫房在防盜、防潮方面需要完善，防盜方面要更換庫房防盜門及鎖，安裝紅外線攝像監控系統。防潮方面，根據庫房面積，需要增加庫房除濕設備，建議采購自動除濕機，安裝恒溫恒濕管理系統。電子計算機具高效的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據。因此，檔案工作的檔案統計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。結合企業信息化建設，對數字檔案室進行整體規劃，從網絡環境、技術條件、軟硬件設施設備，到信息系統使用、應用系統開發及業務流程設計等方面，制訂數字檔案室建設總體方案及檔案軟件開發。檔案工作者應當認真貫徹執行國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定與標準，探索一項符合本單位實際情況的電子文件和電子檔案管理辦法，加快檔案信息化進程。

三、結語

檔案工作是企業的一項基礎性、服務性工作，這項工作做的如何，直接影響到企業其它工作的開展，綜合檔案室的建設是完成檔案本身發揮的一個重要前提，是能否有效地利用檔案的前提和必要條件，也是企業在經濟建設和科學技術管理工作的重要組織部分，是關系到一個企業能否科學管理的重要條件，是推動企業檔案工作持續不斷地向前發展，為企業發揮其應有的作用。

參考文獻：

[1]王巍，《略論企業綜合檔案室的功能與業務建設》，《辦公自動雜志》2015（1）.

[2]第三組.何酉寧，《淺談綜合檔案室的設置》，《檔案管理學論文》2015（7）.