試析檔案管理工作的重要性

陳榮

摘 要：在本文中主要就如何將檔案的管理工作做的更好更加的完善進行了相關的探討，基本的內容是如何有效的對檔案事業與社會經濟上能夠協調的發展做出了合理的建議，可以在實際的工作中對檔案的管理提供更加規范的操作，知道檔案工作在正常的運轉中能夠更加的標準化與制度化。

關鍵詞：檔案管理；重要性

隨著社會科技的不斷進步與發展，需要對生活資料進行檔案保存處理的事物也越來越多，其中檔案的數量也在隨著時代的進步漸漸增加著。數量上的增加就會給檔案的保存與整理帶來很多方面的困難，這時，就需要我們利用現代化技術手段與方法來對傳統的檔案管理進行替代。這樣才是正確解決檔案管理上問題的方法。

1 做好檔案管理工作的重要意義

科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同單位經營管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業版圖和未來發展，對于實現該單位經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

2 加強領導重視，提高檔案管理人員服務意識與管理水平

任何工作想要做好都必須得到領導的重視，這樣才能視工作能夠順利的進行下去。所以說檔案管理工作離不開領導的支持。我們前提是要提高領導對檔案工作的認識度，領導的態度直接決定了檔案工作能否順利開展。領導能否將檔案工作列入議事日程，引起領導的重視，做為檔案管理人員需要做到以下幾個方面。

2.1 宣傳檔案管理的重要性，強化領導對檔案管理意識

部分單位領導對檔案管理工作缺乏重視，這部分領導認為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領導關于檔案管理方面的認識，作為檔案的管理人員要經常把相關文件以及材料經常讓領導看，尤其是與本單位密切相關的檔案材料必須在領導的腦海里留下。

2.2 作為檔案管理人員要做到愛崗敬業，使檔案工作更加得到重視

檔案管理工作人員的工作態度的好壞，直接影響了單位領導是否重視檔案工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員我們要做到愛崗敬業、忠于職守。

3 加強檔案管理的現代建設，保證現有資源的綜合利用

3.1 加強檔案管理人員的管理意識

檔案管理在技術的要求很高其中還包括專業上的要求，檔案在管理上要求管理人員需要具備高度的責任感與良好的職業素質，并在工作的進行中擁有細心的工作態度，檔案的管理人員要具備樂于助人的精神，運用好自身在理論上與技術上的管理手段，對每一份檔案都要做到認真負責，并且不能甘于平凡，要在實際的工作中對自己的專業知識進行及時的更新，不斷對自身的知識結構進行提升，努力的將自身的綜合素質進行全面的提高，只有這樣的嚴格要求自己，檔案的管理事業才會穩定的向前發展。

3.2 利用現代的科學技術，對檔案進行整理

檔案的整理工作可以說是非常的繁瑣，并且在勞動的強度上也是異常的大，其中重復性的動作還很多。隨著技術的發展，我們可以利用計算機在上面的優勢對檔案進行歸納與管理，對工作的效率進行質量上的提高，降低工作人員的工作強度。人工做立卷工作時，立卷人的需要根據的自己的對檔案上的理解對文件進行分類，這樣的工作模式具有一定的弊端，因為每個管理人員的理解與工作上的能力不盡相同，盡管檔案的管理工作有相關的規定與標準，但是在實際的工作中，依然會存在同一個文件出現在不同的領域中。這樣的結果就會對檔案的質量產生相應的影響，檔案的分類上也會出現不準的情況。面對這樣的情況我們可以利用現代化的手段進行處理，也就是使用計算機軟件對人工的立卷操作進行模擬，再使用計算機的將條目的內容給打印出來，也可以采取排列打印的的方式對排列好的文件進行先后順序上的整理。這時不僅可以有效降低人為因素對檔案的影響，還在一定的程度上將工作的效率給提高了。

3.3 加強計算機輔助技術的學習

技術的進步也在一定的范圍內推動著計算機在檔案管理中的運用，這就要求檔案的管理人員需要對計算機技術能做到熟練的運用，并對現代化科技手段與先進的管理技術進行熟練的掌握。檔案的管理人員可以通過公司組織的培訓進行相關知識的學習，也可以運用自己在工作中的空余時間邊學習邊操作，對自身業務上的綜合素質進行相應的提高，并將自己的信息網絡知識與文化水平做到一個大幅度的提升，成為一名具備綜合素質的檔案型管理人才。

3.4 提高大難管理人員的綜合素質，定期培訓

首先，應對檔案管理人員的思想認方面的問題進行處理，讓檔案的管理人員對自身的工作中的重要性與實際的意義進行充分的認識，檔案管理人員綜合素質都能得到全面的提高，才會使自己的工作上的服務質量也得到相應的提升。其次，是對檔案的管理人才的培養，就是將檔案培訓的工作進行等級上的測評，定期的對工作人員進行相關專業技能上的培訓，也在培訓過后進行定期的素質測評，對于測評不合格的人員要進行二次培訓，表現優秀的人員也進行相應的獎勵，以這樣的方式對人才進行選拔。

3.5 加強檔案管理人員綜合培訓，提高他們的業務水平。從實際工作出發，多形式的開展檔案管理人員繼續教育培訓。第一，要給檔案管理人員提供全面系統繼續教育培訓機會，豐富檔案管理的專業知識，提高檔案管理人員的專業水平。給檔案專業人員提供補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補工作中存在的問題。第二，普及與檔案相關的學科知識。檔案管理工作涉及了哲學、歷史學、心理學、行為學等學科的相關知識，檔案管理工作人員在繼續教育過程中需要注重相關學科知識方面的補充。

結束語

檔案在管理上的質量就是檔案的主要的生命線，質量上的好與壞，也在直接影響著檔案資料的完整性。對于每個在檔案管理工作崗位中堅守的人員來說，應在工作中始終樹立對檔案全面管理的思想，不斷地學習新進的知識與技術，做到與社會的進步不脫節，才能在日新月異的工作進程中始終擁有一個積極的心態，將全部的身心投入到日常的工作中去，使檔案的工作的質量得到不斷地提升。

參考文獻

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