檔案數字化管理優勢與弊端

楊艷

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，電子信息化設備逐漸在我國發展起來?，F如今，數字化的檔案在各個領域、各個企業中已經是必備之物，深深影響著我們的工作、生活。而檔案數字化管理也適應了時代需求。利用高科技電子信息技術結合計算機軟件技術共同實現檔案數字化管理。目前我國對檔案數字化管理還處于技術開發和應用階段，有一定的優勢同時也存在一些弊端。為此，分析了檔案數字化的要求，闡述了檔案數字化管理的優勢和不足。

關鍵詞：檔案數字化；管理；優勢；弊端

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.09.023

在全球信息化的時代，傳統的檔案管理體系迎來了新的挑戰。面對日漸增長的電子信息技術，人們的工作、生活都實現了自動化、標準化、網絡化，一些日常的工作可以通過互聯網和計算機來完成，這導致了文件也從紙和筆轉變成了電子檔案。大量的紙質文件變成了信息數據，促進了檔案數字化，而對檔案數字化的管理就顯得尤為重要。

1 檔案信息化是時代趨勢

隨著計算機網絡技術、數據庫和多媒體技術的發展，檔案信息數字化逐漸取代了傳統的紙質文件，成為了眾多企業、領域的“寵兒”。它是一種伴隨互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的分散性和多元性，它可以將信息記錄在不同的載體、不同的地理位置，以網絡數據的形式存在于互聯網中，不受時間、空間的限制，同時資源共享，提高了檔案的使用效率。

近些年來，企業信息化建設一直以數據為基礎，以網絡建設為中心，堅持以應用為導向，積極開發信息技術，引進新科技，從而達到完善企業系統的目標，推動各個系統向網絡化方向發展。一些企業、事業單位在信息管理上已經完全實現了辦公自動化。伴隨著辦公自動化的出現，檔案的生成方式迎來一次巨大的改變。這種改變關系著檔案資料管理逐漸走向數字化，而檔案數字化管理也順應了時代發展的需求。

2 檔案數字化管理的優勢

傳統的檔案管理模式下，檔案立卷是必要的，直到現在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷。但是一些單位將零散的材料分批送到檔案室代替立卷，這種現象的存在導致了檔案管理員對部門工作無法判斷，也無法確定材料是否完整，促使檔案卷質量下降。將檔案數字化、網絡化后，由檔案管理員統為檔案卷整理編碼，統一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題。有效提高檔案管理員的工作質量，確保部門全面落實立卷制度。

另一方面，檔案數字化管理不受時間和空間的限制，改變了傳統管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經過管理人員審批后才可以使用，在實現檔案數字化管理后，只需要在互聯網、局域網、計算機網絡等網絡平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。不但節省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業各部門內部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節省了大量的人力、物力、財力，也提高了辦事效率，促進企業快速發展。

在信息時代，傳統管理模式下需要將檔案明確分類、按照內容、時間順序整理，以保證檔案完整保存，方便及時查找。實現檔案數字化管理后，企業各部門、各類檔案的電子文件都整理在計算機硬盤中，通過電子檔案立卷后，使用計算機檢索功能可以查找與之相關的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時了解來龍去脈，同時也深化了檔案內容信息。

3 檔案數字化管理的弊端

就目前來看我國檔案數字化管理還處于開發階段，各項技術還不是很完善，由于我國生產力水平的限制，科學技術相對受到影響，導致數字化檔案管理中還存在一些不足。

檔案數字化管理還處于不斷摸索前進的時期，而電子信息技術的特點使電子文件的操作方式簡單，傳遞比較迅速，方便攜帶等特點，同時也帶來一定的安全隱患問題。在安全方面，受到電子文件形成方式的影響，導致電子文件的保密工作難以控制。電子文件是利用電子編碼技術，將檔案、資料、文件的內容通過有序編碼輸入到計算機中，并按照固定的模式存儲。在一定條件下，可以對電子文件進行編輯修改，而且不會留下任何痕跡，很難保證電子文件的完整性和準確性。且電子文件的載體多種多樣。信息技術的不斷發展，使得一些鑒別文件原始憑證的關鍵信息也允許更改，這也使得電子文件很難保持其可用性。

一些企業在檔案管理上實行“雙套制”保存。就是將相同的文件、檔案、資料在存儲為電子文件的同時也體現在紙質文件上，各個部門之間在網絡上傳遞文件、資料，辦完后再輔發紙質文件。這樣就形成了同樣內容兩種類型的保存方式，不僅浪費了大量的人力、物力、財力，也拉低了辦公室的工作效率。

以現在的科技水平來說，幾乎所有的電子文件對載體都有很強的依賴性。雖然計算機的存儲容量很大，但是在電子文件面前也總有困難的時候，且，電腦運行速度與存儲量是成反比的。在電子文件剛剛形成的時期，還存在一些軟件與文件之間不兼容的問題，這種問題直至今天仍然存在，軟件更新速度過快，一些歷史性的電子文件會因為不兼容的問題，出現無法閱讀或缺失數據的情況。再者網絡安全問題始終是一大難題。電子文件的數據受到人為因素影響容易丟失或被病毒感染，這對電子文件的安全性造成巨大的威脅。由于電子檔案受到載體的制約，一定程度上可以說沒有載體，電子檔案就無法發揮實際作用。而對于載體來說除了網絡安全問題，還有許多外部因素也威脅著載體的安全。比如：計算機損壞，磁盤硬件無法正常工作，造成電子文件丟失，甚至無法找回。一些重要資料的丟失會給企業帶來不容忽視的損傷。

就目前我國企業來看，部門與部門之間的管理軟件不相同，導致各部門之間的文件、資料等無法實現共享。各個部門都有自己的特點，所使用的軟件、對統一內容文件記錄形式都產生差異，致使各個部門各自為政，企業的發展受到限制。而同一管理系統的設計單位不同，軟件運行的環境也大不相同，在這當中一些電子文件很難互相轉換，甚至造成部門資料無法立卷等問題。

縱觀我國科技水平，主要受到生產力的影響，而檔案數字化管理系統雖然已經廣泛應用，但是在一些企業、單位并沒有重視這個強大的信息庫。甚至一些單位仍然在沿用傳統的管理模式，在檔案管理工作大多還是需要人工檢索。他們沒有將眼光放在長遠的科技上，只是注意到了伸手可及的檔案室，忽略了互聯網帶來的浩瀚寶庫。出現這樣的情況很大一部分原因是決策層沒有正確認識信息技術的重要性，直接導致檔案數字化的利用率不高，對檔案數字化管理只進行了“數字化”沒有進行管理或只進行了管理而沒有“數字化”，使得計算機在整個管理系統中成為了“高檔打字機”，對于檔案數字化管理只作用于形式上，沒有落實檔案數字化管理的實際意義。

4 結束語

目前，我國在檔案數字化管理的道路上仍然處于技術開發階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實現信息共享，建設完整的檔案數字化管理系統仍然是行業發展的重要目標。

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