信息時代中小型高校檔案的利用研究

□林建國

信息和信息技術在大學的工作中起著越來越重要的作用。數字系統的建設已經成為高?，F代信息管理的重要組成部分，也是知識經濟時代的必然選擇。在學校的信息庫中獲取信息是實現高?！皵底中@”的重要組成部分。由于高校檔案的構成缺乏公平的程序和科學的管理,其信譽越來越受到社會的質疑。嚴格的檔案管理制度和落后的方法越來越不符合信息時代的發展要求。高校檔案管理應該利用信息技術的潛力，在規范時代，不斷提高高校檔案管理和使用水平。

一、信息技術管理在高校檔案管理中的重要性

(一)信息技術可以提供更大的存儲容量和更安全的文件管理。長期以來，高等教育機構的檔案管理員在檔案管理中使用手工分類，工作量高、效率低。在文件管理信息量增加的情況下，處理文件的工作人員的業績通常會提高。這是一個自動化和聯網的系統。文件管理系統的主要特點是：一旦數據輸入到計算機，它可以被執行的次數相同。無論是在信息中還是在文件目錄中輸入文件數據,只需輸入一次,即可在局域網內共享數據,通過輸入數據，不僅可以創建一個報告進行打印和總結，也可以進行統計分析檔案信息，在很大程度上有助于學校的管理、教學、入學，甚至社會服務。這些任務可以通過計算機在短時間內完成。這大大提高了文件管理的效率，方便和加快了用戶的訪問，促進高等教育機構檔案的信息化建設，發展相關的規范法規，提高檔案的整體質量，從而真正提高了高等院校檔案館的信息化管理水平。

(二)可以共享文件資源并便于查閱文件信息。在高等教育機構的信息管理實施后，第一，可以讓管理人員擺脫繁重的體力勞動，重點轉移到收集和編輯藝術作品上。它可以提高文件管理的專業水平，更有效地履行其他的檔案管理功能，更好地為大學學習和研究服務。第二，對檔案的收集、分類、開發和使用也是一個挑戰。在管理平臺不完善的情況下，這些任務的完成是非常緩慢的。一旦廣泛使用信息和管理技術，文件可以確保共享資源。一方面，它是一個教學工具。研究人員可根據其職權范圍在網上獲得相關信息；另一方面，利益相關者也可在線獲取相關信息。通過網絡傳送檔案材料。此外，培訓在線檔案業務以及檔案數字化，這有助于第二次開發和使用培養科研人員，大大提高了高等院校的整體效率。

二、大學檔案管理現狀

(一)相對控制落后。隨著中國招生規模的擴大，大學的資料數量以驚人的速度在增加。對于檔案館的增長，很多大學使用電腦進行輔助管理，其功能僅限于簡單的檔案檢索。幾乎沒有文件、語音、圖像的無紙張管理。此外，隨著計算機網絡技術的迅速發展以及辦公室自動化和系統的普及，高等學校正在通過培訓、傳輸和儲存文件來處理政府事務，因此，文件管理效率低下的問題仍然無法徹底改變。另外，電子設備：記錄的信息格式越來越多，電子文件數量也越來越多，使得文件管理員的工作更加困難和繁重。

(二)學生調查表太簡單，信息價值不高。大學生的大部分信息記錄主要包含以下內容：姓名、性別、個人經歷、職位、班級、愛好和家族關系。其他信息包括：截止日期測試結果、獎勵、教師和其他科目的反饋。在高等院校目前的學習階段，全日制教師的任務非常大，咨詢人員也需執行繁重的管理任務，很少有時間。在復雜多變的現實中，不可能穩定學生的情緒和保證他們的情緒，全面參與學習，提高學生的學習質量。

(三)初期的重要文件沒有電子化，容易導致文件損壞或丟失。許多大學忽視了重要文件的修復工作，許多文件在損壞或丟失后無法修復，給學校和社會造成了巨大損失。學校必須修復這些保存的文件,例如掃描文件,以及由于大面積而無法掃描的建筑圖紙,可以通過縮微膠片制成微縮膠卷。

(四)已形成的電子文件管理不足現象非常嚴重。沒有專門的管理,沒有規則或科學方法來保證電子記錄的真實性、可靠性、完整性和可用性。盡管已經進行了一些實驗研究,但由于資金問題,尚未創建數字文件管理系統。接受電子文件的問題尚未列入議程。大多數電子文檔都是通過它們的形成來存儲和處理的。電子文件仍處于自我毀滅的狀態。

三、增強高校檔案的管理信息化建設

(一)實現檔案信息的數字化。由于數字化控制的趨勢,數字技術應與光盤、網絡技術和寬帶數據存儲相結合。所有形式的書面文件的數字處理。高校檔案信息管理已成為中國最先進的多媒體信息管理系統之一。并要求使用客戶端結構/服務器和TCP/IP技術，通信協議，Un5X操作系統，大型Oracle數據庫管理系統，300GBHP光學庫,MPEGZ壓縮系統和專業編輯技術來配置兩個服務器以形成雙系統備份系統視頻播放。因此，文件檢索工具可在閱覽室張貼后立即安裝和檢索?？梢蕴岣咚阉餍?，增加搜索功能，增加文件信息的使用，加快文件管理的信息化速度。同時,可以有效保護一些珍貴的原始文件。

(二)管理文檔質量并拒絕不符合要求的文檔。案件檔案的具體質量要求如下:第一，有必要建立一個雙軌系統，用于存檔紙質和電子文檔。然而，應當注意到從電子文件中收集的數據以及完全符合電子文件內容的電子和書面文件的提交。第二，文件必須完整。第三,文件必須保持干凈整潔。在書寫過程中,筆或簽字筆必須統一使用。第四,要真正反映學校教學內容、研究和管理。第五，遵守規則，所有的材料都應該是有用的，這樣可以長期保持管理。高等學校的信息文件不僅要建立高校檔案管理系統，還要注意提高保障信息系統安全的認識。嚴格要求負責安全、文件和信息安全、高等教育機構檔案管理和保密關系的工作人員。

(三)文件信息化的主要目的是提供無障礙環境。利用有價值的信息來滿足對使用這種信息的需求，應成為檔案信息化最有力的推動力，也是衡量信息效果的主要指標。檔案規范化。對檔案信息化工作需求的分析，以及對檔案信息使用的理解和預測表明，檔案應該開始因此，在高等院校檔案中使用信息技術將有效地提高工作效率，并對檔案館的發展具有重要意義。創建檔案的主要方向可以迅速轉移到信息化和現代化。管理模式的轉型最大限度地面向檔案對象,成為檔案信息的中心。