大數據條件下高校檔案工作發展的對策

劉轉轉

摘 要：文章在分析大數據發展趨勢的基礎上，提出在大數據時代，高校檔案工作者應擴大檔案收集范圍、構建檔案資源數據庫、提供檔案信息基礎上的知識服務、建設檔案系統安全體系、加強與相關部門的合作等應對策略。

關鍵詞：全面收集;大數據庫;知識服務;信息安全;合作

一、擴大檔案收集范圍

在小數據時代，由于受到技術和物質等的限制，而我們又沒有辦法把產生的所有檔案都歸檔，那么我們要制定出可以參考的歸檔范圍，同時對歸檔保存的信息和數據根據其價值大小確定保管期限，定期對到期檔案進行銷毀。大數據不用隨機分析方法這樣的方法，而采用所有數據的方式。在大數據條件下，樣本=總體，“全歸檔”的已經具備了較為成熟的技術條件和物質基礎。人們把各種形式具有保存價值的原始記錄，稱為檔案。筆者認為，“全歸檔”和“具有保存價值”并不沖突，在大數據的背景環境下，“有價值”的標準擴大化了。大數據環境下，現在沒有保存價值的檔案，都可能變成具有長期保存價值的檔案。做好檔案信息的全面收集工作，是更好地提供檔案服務的保障。

高校檔案收集的最主要途徑是接收學校各部門遞交的檔案材料。為確保檔案信息的準確全面，檔案收集要做到全程管理，把檔案管理融入到學校辦公自動化系統、學生管理系統、教學管理等系統中，將文件歸檔流程融入到發文、教學、學生管理等環節，從文件階段入手，做好檔案內容的前端控制，確保檔案內容的真實、時間的確鑿。接收檔案要做到應收盡收，只要能反映學校發展歷程和學生學歷過程的檔案材料應統統接收。接收檔案在內容上要注意文件材料并重，不可有所側重;要把紙質檔案與電子檔案同時并存，同時兼顧實物等多種類型，確保收集檔案的內容、形式的多樣化。

第一種途徑是面向社會征集檔案。征集一切與學校相關的檔案信息。許多高校歷史悠久，校友和老教師是高校成長發展的見證者，重點面向他們征集與學校相關的檔案資料，或者通過口述的方式聽他們講述其他途徑無法獲取的學校發展史。通過這種方式可以使學校歷史更加厚重。

第二種途徑主動采集檔案信息。主要采集學校各部門發布的網站信息及用戶利用信息。高校各部門會在自己的門戶網站上發布大量的信息，這些網絡信息雖不是檔案，但卻是學校信息發布的重要方式，可以反映學校的政策實施、決策決議等，采集這些有保存價值的信息可以使高校檔案更加充實，作為輔助檔案使相關檔案更好地發揮價值。另外檔案工作者在日常檔案利用中要采集利用者的基本信息及利用需求信息，通過對不同利用者的利用需求分析，可以針對不同的利用群體有針對性的開發不同的服務。

二、構建檔案資源數據庫

檔案數字化是大數據時代對檔案館的基本要求，同時也是為了更好發揮高校檔案館價值的重要方式。推進檔案數字化建設，構建檔案信息資源大數據庫，對高校檔案管具有重要意義。

構建檔案信息資源大數據庫，需要做好從數字化掃描，到數字檔案館建設，日常電子檔案接收，再到數據運行與利用等一系列的工作。具體包括以下幾個方面：（1）結合本校自身的特點和實際，研究制定高校紙質檔案數字化的規范和標準?？蓞⒖肌吨腥A人民共和國檔案行業標準紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005），結合學校實際，制定適合本校的標準規范。（2）制定具體可行的高校檔案館館藏檔案數字化實施方案。實施方案應包括數字化的內容、時間安排等。（3）研究制定高校數字化檔案館建設實施方案，開始數字檔案館建設。創建高校檔案數字化數據庫，從目錄數據庫到內容數據庫逐層推進，促進數字化檔案館的全面實現。（4）研究制定高校電子文檔移交與接收辦法。制定過程可參考《電子文件歸檔于管理辦法》（GB/T18894-2002）。實現辦公自動化的高校，檔案部門可以通過與學校OA系統的銜接來接收電子文件，同時，檔案部門要對有保存價值的電子文件及時捕獲，集中存儲在存儲器中;沒有實現辦公自動化的高校，檔案部門應該提醒相應部門及時將流轉完畢的電子文件及時歸檔。歸檔電子文件備份后應脫機保存，防止因各種故障造成數據丟失。（5）運用云技術，結合計算機相關知識，構建檔案大數據基礎架構，在此基礎上構建高校檔案信息資源的大數據庫，給檔案大數據提供運行平臺。

三、提供檔案信息基礎上的知識服務

目前用戶檔案的需求不單單只是檔案信息與案件，它們是隨著數據量的劇增、用戶對檔案信息需求層面的加深，成為檔案信息中的有價值的信息，重新組合、排列，解決生活、工作中的問題，這就要求檔案工作者不能只提供簡單的檔案利用服務工作，而是要在挖掘檔案信息的基礎上提供知識服務。

數據和信息、知識也是完全不同的概念：數據是信息的載體，信息是有背景的數據，而知識是經過人類的歸納和整理，最終呈現規律的信息。數據、信息、知識的關系。由此可見，數據比知識的范疇要大得多，知識是高度序化的數據。

知識服務是以信息的搜索、組織、分析、重組能力為基礎，根據用戶的問題，提供能夠有效滿足用戶需求的知識應用和知識創新服務。 廣義的知識服務包含從各種顯性和隱性信息資源中，針對人們不同的需將知識提煉并傳輸出去的整個過程。檔案信息資源的知識服務是在檔案的利用服務上，從提供初級的檔案復制服務轉變為提供高級的檔案知識服務，幫助用戶解決各種問題的工作。高校檔案工作者通過認真研究檔案，可以深入了解高校發展的重點及政策走向，從而為學校政策的制定及戰略的落實服務。

高校檔案館需做好以下工作，來為利用者提供高質量的知識服務：第一，樹立檔案知識服務意識。只有意識跟上了，才能變被動為主動，不斷提高服務水平。正確認識大數據的發展趨勢，才能實現實現檔案數據、信息、知識的升華，提供高質量的知識服務。第二，與技術公司合作加強檔案信息資源的知識挖掘，促進隱性知識的深度開發。大數據時代產生了新的數據發掘技術，這涉及到數據挖掘和知識開發的技術問題，高校檔案部門較難獨立完成，和信息挖掘公司的合作可以更好地完成這項工作。第三，創建社交媒體號，針對不同用戶推送不同的個性化知識服務。由于文化背景的不同，檔案用戶對知識的需求廣度、深度以及方式等有所不同，運用大數據技術的便利性對用戶的知識需求行為進行智能分析，挖掘不同用戶的個性化信息需求，針對不同的需求提供不同的深度和廣度的服務，并通過社交媒體賬號進行智能信息推送。第四，創建高校檔案信息資源共享及意見反饋平臺。構建高校檔案知識服務的集成平臺，供用戶獲取檔案部門提供的知識信息，同時鼓勵用戶之間交流，并對知識信息服務的結果進行反饋。

四、保障檔案信息的安全

在大數據條件下，網絡更加開放，這就意味著信息安全面臨更大的挑戰。數據價值越大，數據的量越大，那么他們面臨的風險就會比較大，大數據是信息化發展到一定階段的必然結果，大數據時代檔案信息資源的一個基本特征就是檔案信息的大規模數字化。數字化檔案信息具有以下特點：（1）對外界的依賴性。數字化檔案對軟、硬件的依賴性很高，技術的升級、硬件的破損都有可能導致數字化檔案的不可用。（2）存儲的高密度性。不僅節省了觀察的空間，擴大了館藏的容量，對載體的保護也提出了更高的要求，一個很小的失誤都有可能大量信息的丟失。（3）與載體的可分離性。數字化檔案信息容易復制和備份，這種與載體的可分離性導致其容易被篡改，這就導致信息造假不可避免。

要確保數字化檔案信息內容的真實性完整，不被篡改，高校檔案館必須建立健全檔案信息安全防范體系。具體的安全保障措施包括以下幾個方面：（1）加強自身學習，深入學習和研究數字化檔案新安全的政策和文件，提升自身的信息安全意識及能力;（2）聯合技術部門，研究制定針對檔案系統的信息安全保護方案;（3）保障硬件設施的質量并定期進行維護更新;（4）采用先進的網絡安全技術和數據安全技術等多種現代信息新技術。如訪問控制技術、防治病毒技術和安全檢測技術、密碼技術、備份技術等; （5）使用正版殺毒軟件并定期進行更新;（6）定期進行異地異質備份，防止孤份數字化檔案的破損與丟失。

五、加強與相關部門的合作

在大數據時代，高校檔案信息資源來自不同的部門和單位，只有加強與相關部門的合作才能促進檔案信息的整合。

首先，要加強與圖書館、博物館、校史館、互聯網運商等的合作，已實現辦公自動化（OA）的高校，檔案部門爭取實現與OA系統的無縫銜接，使在OA系統中生成的電子文件按照檔案管理要求自動轉換到檔案管理數據庫中，真正實現文檔案一體化管理;其次要做好高校之間檔案系統內部的合作，尤其是關系密切的高校，定期交流學習，吸取經驗教訓，不斷提高管理水平;再次要充分利用學校其他數字化服務平臺，加強與數字校園、智慧校園等數字化平臺的合作，一方面充分利用其網絡基礎設施、數字信息資源和便利的服務渠道，另一方面要充分考慮與這些平臺的對接和信息共享，真正使檔案為學生、老師發揮參考利用價值。只有打破各個數據庫之間的信息壁壘，充分實現資源共享，才能充分發揮大數據的價值。

隨著大數據和云計算技術的不斷深入發展，高校檔案館應加強學習，結合高校檔案工作的特點，提高服務水平，提升服務能力，為學校發展貢獻自己的力量。

參考文獻：

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[2]電子文件歸檔于管理辦法.GB/T18894-2002.

[3]王運玲，溫波.大數據時代下檔案信息資源的知識服務.建設與文化強國相匹配的“檔案強國”論文集.