大數據背景下高校檔案信息化管理探析

張晶

摘 要：大數據是高校檔案管理的機遇和挑戰。在大數據背景下，高校檔案信息的管理面臨著新的任務與變化務。對于大數據時期下學校教學檔案信息的管理新模式的研究，有利于下一步提升高校檔案信息管理的數據分析信息收集、整理和信息收集的效以及高校檔案信息資源的開發利用價值。隨著國家推進大數據發展力度的加大，檔案信息化管理技術的輔助作用日益凸顯。高校檔案作為教育數據的來源，其信息化建設勢在必行。本文闡述了高校檔案信息化管理的內涵，分析了高校檔案信息化管理發展的必要性，并在建設過程中提出了相應的對策。

關鍵詞：大數據;高校檔案信息化;策略

進入21世紀，信息技術的發展越來越成熟。在大數據時代，信息技術不斷創新發展。由于大數據能夠有效地整合和共享有價值的信息資源，大大降低了人們獲取信息的不便捷性，因此被廣泛應用于許多行業。在大數據背景下，高校檔案對信息管理具有重要意義，同時也是一種重要的信息資源。大數據時代所帶來的信息聯動為高校信息化檔案人力資源管理和建設提供了新的發展思路。在大數據的背景下，高校檔案信息化建設在推進人力資源管理的過程中不斷完善。此外，信息化帶來的理性邏輯管理對現代高校檔案信息化建設意義非凡。為了實現從傳統的經驗管理到科學管理，基于定量分析的數字轉換。在高校檔案信息化管理過程中遇到的問題為高校檔案信息化管理提供了可能性。大數據時代的到來為高校人事檔案信息化建設提供了新的發展思路。隨著推動人力資源管理過程中理性程度的不斷提高，基于大數據思想下的高校檔案信息化建設以實現從傳統的經驗管理到基于量化分析的科學管理的數字化轉型，選擇滿意的決策將成為高校檔案信息化管理的必然趨勢，這會從根本上解決一些問題，對于提升高校檔案管理十分重要。

一、高校檔案信息化管理的現實困境分析

在大學檔案信息化管理過程中，高校人事制度改革的建立要求他們職位匹配，在職教師就業精確的匹配位置的人少之又少。由于不同崗位的工作條件對員工的性格特點，工作能力和專業素質有著不同的要求，基本上每個人都被要求做一份具體的工作?，F實工作中，已經在職的員工可能不是最適合現有的工作職位的。工作崗位與工作人員的不匹配將阻礙工作的有效開展。也不利于個人潛能的充分發揮。此外，高校招聘的人才大多符合招聘簡章的基本要求，比如所需要的專業資格、資格證書等，但他們可能并不完全符合職位要求。依據現有高校的檔案信息，很難完全的建立一個關于崗位要求的人才模型。只有通過面試官的經驗我們才能判斷它是否適合應聘的崗位。

經過短時間的面試，面試官是不可能完全了解應聘者的能力、性格特征和工作條件的。崗位考核標準的量化程度不高是高校檔案信息化管理中的一個重要缺陷，此外考核多流于形式造成對考核這一形式形同虛設。目前，高校檔案信息化管理評價仍以年度考核為主，主要考察德才勤績等日常工作的狀況。每個職位都沒有考核指標的詳細說明，且崗位職責的完成狀況很難進行實質性的考核評定。評價主要以定性為主，且存在量化程度較低的情況。相關的設施陳舊，管理人員的質量和數量不能滿足要求。一方面，計算機信息相關的管理軟件還存在一些不足。例如，系統安全性較差，維護難度大，更新升級速度慢。另一方面，高校檔案信息化管的理專業人才數量較少，專業素質比較低，導致高校檔案信息化管理軟實力與硬環境不匹配。因此，高校檔案數據的多樣性難以得到有效處理，整理、共享和檔案的收集也難以實現。

高校檔案信息化管理缺乏統一的信息平臺，信息供需不對稱，信息安全無法得到保障。目前，各司法管轄區的高校檔案信息均由各管轄區自己保管和使用。此外，由于高校檔案管理沒有統一的計算機數據庫，跨區域、跨系統的資源校核和使用十分困難，數據共享也難以實現，阻礙了信息的有效利用。同時，信息不受專業的信息管理和技術維護人員的監控，使得檔案信息容易被竊取或是惡意篡改，給惡意篡改或建設和發展帶來負面影響。

在高校檔案信息化管理過程中，獎勵和培訓實際操作無法做到高度定制化，個性化的檔案管理需求無法得到有效地滿足。主要原因在于，高校的檔案信息主體之間沒有太多的顯著差異，每個人都是一樣的。其次，不收集愛好、個人特長、個人特點等信息。檔案信息化管理部門大多數沒有收集這些個性化的數據，加上傳統的培訓耗費了許多的社會資源和社會財富，在大多數情況下都很難有效地滿足高校檔案信息化的不同需求。再次，傳統的人事管理理念對當前高校檔案信息化管理的影響根深蒂固，沒有突破傳統的關隘;沒有采用科學先進的管理方法，只是通過薪酬形式的競爭。這回使得高校檔案信息管理部門無法們組在職人員的個性化需求，無法滿足檔案信息化管理的現代需求，使得高校的檔案信息化管理很難從舊的模式中轉變過來。

二、高校檔案信息化管理建設基于大數據思維背景下的有效發展方略

在當前信息化時代的特殊背景下，決定信息化技術在高校檔案信息化建設核心功能的是社會、高校和政府的參與程度。增加資本投資，加強員工培訓，加強信息安全方面質量的提升，推動著高校檔案信息化建設的進程。

為了充分發揮檔案的作用，高校檔案信息化建設對于高校的發展意義重大，提高高校信息管理的效率是當前高校檔案信息化建設的關鍵。身處于當前的信息化時代，高校信息化資源應充分發揮其作用，為教育決策提供可靠的依據，從而為高校發展提供參考。為了更好地為校園建設服務，高校信息管理的工作人員應該積極參加培訓教育，進而學習先進的管理方法和技術，結合學校自身情況制定合理的管理模式并且借鑒他人的成功管理經驗。同時，加大檔案宣傳力度，加強資源共享對于高校的信息化管理也是至關重要的。此外，高校尤其要根據高校的特點，建立有特色的管理模式，并定期向校內外人員征詢改進意見，提高學校檔案信息化管理的效率。

在過去，高校檔案信息化管理多基于經驗和條例的管理準則，這是依靠于人力資源的管理模式，實際是因為傳統的管理模式不能實現更客觀以及更合理管理，是一種不得已而為之的管理形式。在當前，這一切都將產生變革。高校檔案信息化管理的激勵，位置，培訓，工作態度，性能，人員和其他相關元素的都將以數字化的形式呈現。這樣一來可以客觀公正，量化的描述崗位的需求和教師的工作狀態，這也可為在崗人員的評價提供參考數據。這是大數據時代的進步，這使得高校人力資源管理在數字化時代量化分析的基礎上走向科學管理。

高校檔案信息資源大數據的背景的發展和利用的過程中，必須確保資源的開放有效。只有通過建立相應的數據管理平臺，在有效教學的前提下實現檔案信息資源整合，檔案信息管理更有針對性和有效。例如，在一些高校仍然存在各部門獨立歸檔的情況。高校教學檔案很難做到及時的統一管理，這會使得該校檔案的使用效率受到影響。高校應該盡快建立統一的管理平臺，為高校檔案信息的分析、共享、收集、整理、發展和應用提供保障，加快各院系之間檔案的有效溝通，教學資源的有效整合，這是高校檔案信息換管理的前提與必然。

三、高校檔案信息化管理基于大數據思維下的對策

高校信息化的管理對于大數據管理理念的發展至關重要，各大高校應該充分意識到大數據下教學檔案管理和建設的重要性，結合檔案管理部門加快現代化高校檔案信息管理的進步，這樣才能合理的布置學校未來發展的方向，進而避免其帶來的滯后資源浪費以及不合理的建設。此外，只有努力加強學習，提高信息技術，在這樣的背景下才能做到有效的配合，根據大數據開展信息服務工作，從而深入到高校檔案的管理活動中來，這樣一來，高校才可以有效地在大數據帶來的變革和技術的革新下成長并且提高。

檔案管理信息管理發展周期長，此外也是一項全面的信息工程，需要大量的社會資源的支持以及多種技術的運用。因此，有必要進行充分的調查論證，調查分析網絡、檔案管理的現狀以及員工的技術水平。通過以上調查，掌握軟硬件設施的信息，讀者需求、人員技能等，分析大學競爭對手的特點，設計一套基于大學的實際情況，滿足現實需要需求的高校檔案信息管理系統。我們要與時俱進，加強對現代檔案管理知識和技術的學習，并且勇于創新。采取動態高校檔案的科學管理模式，積極研究和開發檔案管理軟件，建立一個完善的信息收集和反饋系統。

在保證高校檔案信息原始可靠性，數據來源渠道的合法以及社會資源的支持基礎上，加快高校檔案數據庫建設是對于改下檔案現代化建設意義非凡。高?？梢越梃b其它高校檔案信息化和信息資源數據庫建設的可靠經驗，與我們現有的資源基礎條件相結合，加強數據庫的建設，從而構建一個通用的標準，例如標準檢索數據庫，人文社科類的數據庫。最重要的是要保證數據的豐富可靠，來源可信且完整可靠。建設安全可靠、完整和功能齊全的高校檔案數據庫。為實現教學資源文件及時歸檔，更新和信息的共享提供便捷的服務，并且為高校檔案信息化管理的后臺數據庫提供可靠的數據收集渠道。

四、結語

簡而言之，在大數據的背景下，高校檔案信息化建設的一個重要目標是利用現代的信息技術去改進和改變傳統的高校檔案業務，使其不斷適應社會的發展，在時刻變化的數字化環境下提高檔案管理水平和服務效率。同時，這一目標的實現高校檔案信息現代化建設提供依據，為高校的發展添磚加瓦，既是大數據時代的必然趨勢，也是提高檔案信息化管理效率的有效舉措。高校檔案信息化的建設避免了傳統檔案管理的缺點。

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