面向智慧校園建設的高校檔案信息資源管理研究

王樹嫻

摘要：智慧校園建設是推動教育信息化的重要舉措，參與智慧校園建設是高校檔案信息資源管理工作的職責，也是檔案信息資源實現自身價值提升的重要途徑。文章基于新時代高校智慧校園建設這一重要背景，分析其對檔案信息資源管理提出的新要求，在結合當前我國高校檔案信息資源管理工作現狀的基礎上，從檔案信息資源管理工作內涵重塑、檔案資源體系構建、“互聯網+”新思維的融合創新、高水平檔案人才隊伍培養、制度保障五個方面對加強高校檔案信息資源管理工作提出建議。

關鍵詞：智慧校園；檔案信息資源；檔案資源體系；融合創新；檔案人才隊伍

分類號：G271.6

教育信息化是推動教育現代化的重要內容?！吨袊逃F代化2035》指出要大力推進教育信息化，廣泛運用信息技術，構建新型教育教學模式、教育服務供給方式，創新信息時代教育治理新模式，推動以互聯網等信息化手段服務教育教學全過程[1]。智慧校園是教育信息化發展到一定階段的必然產物，是高校順應“互聯網+教育”趨勢的必然選擇。從2010年提出這一概念至今，得到迅速發展和廣泛推廣。但面對新時代要求，智慧校園建設也面臨新挑戰。2018年4月，教育部印發《教育信息化2.0行動計劃》，指出教育信息化要緊緊圍繞立德樹人根本任務，運用智能技術積極推進“互聯網+教育”，構建網絡化、數字化、智能化、個性化、終身化的教育格局，重點強調數字資源的建設及服務行動和開展智慧教育創新發展行動[2]。因此，智慧校園建設必須進一步明確自身價值取向，認真貫徹全國教育大會精神，緊密服務于高等教育立德樹人根本任務，精準服務于學校人才培養目標[3]。

智慧校園的建設離不開信息資源服務支撐，離不開學校各部門的通力合作。檔案部門作為學校檔案信息資源集中管理部門，責無旁貸。目前，檔案數字化工作取得一定成效，為智慧校園的建設打下了基礎，但是更多地停留在檔案的直接收集和提供階段，不能充分發揮檔案信息資源價值。本研究試圖厘清新時代智慧校園建設對檔案信息資源管理的新要求，分析當前高校檔案信息資源管理工作現狀，探討檔案信息資源管理工作的發展對策。

一、智慧校園建設對檔案信息資源管理工作提出新要求

信息資源建設是智慧校園建設的重要內容之一，具體表現為建設優質的教學、科研等數字化資源，通過智慧校園平臺實現師生共享。檔案部門保管學校所有的檔案信息資源，智慧校園的建設離不開檔案部門的數據與服務支撐，特別是在育人平臺的建設上。從《江蘇省高校智慧校園建設指導意見（試行）》文件中可以看出，新時代智慧校園建設要注重學生綜合素養的培養，通過平臺建設及應用實現文化的傳承與創新[4]。這需要借助檔案中寶貴的育人資源。同時，檔案專業人員還應提供專業的檔案知識服務，合理設計內容，讓學生樂于接受，從而實現教育教學培養目標。此外，檔案部門應跟蹤智慧校園建設收集過程檔案，并對搜集的過程數據進行分析，從而為智慧校園建設的不斷完善和優化提供決策咨詢。

二、高校檔案信息資源管理工作現狀

以江蘇高校為例，通過數據調查和相關人員訪談發現，高校檔案信息資源管理工作目前總體呈現較低水平。在數據調查上，對江蘇109所高校的檔案工作現狀進行調研發現，截至2018年，在人員配備上，配備5名以上檔案專職人員的高校有25所，配備2—4名的有39所，只配備1名檔案人員的有45所，人員總體數量配備較少。檔案類專業人員緊缺，439名工作人員中檔案類專業人員僅85名，其余為非檔案類專業。有50所高校檔案館（室）的檔案實現部分數字化，數字化總體程度不高，50所高校建立了檔案工作網站，2所高校開通檔案微信公眾號，但建設力度不夠大。2017—2018年，這些高校檔案館（室）的各類編研成果數量為176件，公開出版物為36件，內部參考資料224件，舉辦專題展覽27次，其工作人員公開發表專業學術論文457篇，完成科研成果235項。在教師訪談中，大多從事檔案工作的教師表示，在實際工作中，受到人員、機制等方面的影響，學校的檔案信息資源管理工作只處于收集、存檔、查檔階段，很難符合智慧校園建設對高校檔案信息資源管理提出的新要求。

綜合數據調查和訪談結果，認為高校檔案信息資源管理工作的現狀主要表現為：

第一，檔案專職人員配備不足，隊伍建設有待進一步加強。高?，F有檔案工作人員中一大部分為非檔案專業“出身”，他們大多只能滿足基礎檔案工作的需求，在檔案資源價值鑒定、檔案資源知識管理等方面缺乏專業知識和業務能力。缺乏充足的檔案專職人員，導致很難形成穩定的、專業知識扎實的檔案服務人才隊伍，檔案信息資源管理工作難以得到有效開展。

第二，檔案部門和工作人員缺乏創新意識，專業能力有待提升?！盎ヂ摼W+”時代下，檔案管理工作模式脫節、傳播途徑傳統，使得檔案資源檔案知識受眾面窄。同時檔案信息資源管理服務人員缺少扎實的專業知識，檔案管理工作思維方式不能及時轉變，檔案管理工作理念沒有創新，直接制約了檔案部門積極參與智慧校園建設，難以發揮檔案工作在其中的作用。

第三，檔案資源缺乏開發利用，編研工作有待推進。學校層面缺乏考核機制，檔案工作人員只滿足于存檔查檔工作現狀，工作思路停滯不前。此外，檔案人員編研工作意識淡薄，忽視了編研成果產生的效益，缺乏對自身工作價值的認識。

第四，檔案部門對檔案信息資源管理的推動力度不大，工作人員職責模糊。檔案工作服務于全校各項工作，特別是育人、學科建設及校園文化建設方面，而目前學校對檔案部門缺乏總體的任務安排，檔案部門在這方面的職能比較模糊，工作開展中僅是提供信息，還是融入知識管理更加深入開展、具體負責，都沒有界定清晰。同時，從檔案部門自身來講，在檔案信息資源的開發利用環節，缺乏積極主動性，未深入挖掘檔案價值服務學校中心工作開展。面向智慧校園建設的檔案信息資源建設，應積極調研師生需求，針對性收集相關教學科研資源，推送健康向上的校園文化資源，深入思考如何充分發揮檔案價值。而當下的高校檔案工作人員缺乏以上認知。

三、高校檔案信息資源管理工作對策研究

1.重塑檔案信息資源管理工作內涵

檔案信息資源管理是指對檔案信息資源的收集、整理、歸檔、開發利用各個環節進行科學合理的管理。面向智慧校園建設，檔案部門應更新服務理念，拓寬服務內容，主動提供以下三大服務。

一是提供數據服務。數字化檔案資源是智慧校園的基礎數據來源，學校檔案部門應積極回應智慧校園建設對數字化檔案資源的需求，不斷加強檔案資源數字化建設。具體表現為，在數據資源形式上，應注重在智慧校園建設初期就參與其中，選擇相適應的檔案管理軟件，提供符合智慧校園數據統一標準的檔案數據資源。在數據資源內容上，應緊緊圍繞智慧校園建設需要，主動提供合適的、豐富的相關資源，例如檔案部門掌握著學校辦學歷史圖文、大型活動集錦、教學及科研活動匯編、學校文化建設素材等，這些信息資源若能融入全校師生教育教學的智慧校園建設項目中，如信息化課堂教學、主題教育等，將能夠積極發揮其作用。

二是提供知識服務。檔案知識管理是在檔案信息化管理趨于成熟的情況下形成的檔案管理模式。隨著大眾對精神生活產生的更高追求，“歷史”的知識、“塵封”的檔案成為人們新的興趣點，目前已有眾多學者提出檔案部門應該重視檔案知識管理的研究與實踐，這就要求檔案工作者拓展服務方式，除日常查詢、存檔等服務之外，深入挖掘檔案價值，最大化利用編研成果，努力提供知識服務，發揮檔案育人功能，服務智慧校園建設和學校立德樹人工作。例如，在學生管理平臺建設中，檔案部門可以向信息中心提供學生學習相關管理規定、比賽活動通知、學校榮譽宣傳、校史校友專題宣傳、校園文化溯源等文件資料，豐富學生的精神生活。

三是提供決策服務。檔案部門在智慧校園建設中，除了提出數據服務和知識服務之外，還應做好智慧校園建設過程檔案的收集及歸檔[5]，這有利于智慧校園建設項目參與者總結實踐經驗和教訓，不斷優化平臺建設。

2.構建檔案信息資源體系

教育信息化2.0時代下，智慧校園的建設促使檔案部門將檔案館職能從原始的檔案保管者、查詢者轉變為學校管理參與者、學科建設與人才培養支持者、檔案資源庫構建者和校園文化傳承者，這就要求形成更加完備的檔案信息資源體系。

檔案信息資源建設主要包括以下四個方面：第一，規范管理檔案信息資源，使得檔案資源數據庫標準化，也就是對數字檔案的格式、鏈接等統一標準處理，保證與智慧校園系統兼容，這是檔案數字化建設的基礎。第二，廣泛開展檔案信息資源收集工作。充分利用“互聯網+”大數據環境，借助互聯網、微媒體等主動收集有助于學校工作開展的信息資源。此外，本單位的電子檔案歸檔要遵循資料的完整性，目前大多數單位忽視了定稿前反復修改的過程檔案的歸檔，這部分檔案恰好是寶貴的經驗總結。第三，加強特色檔案資源建設。例如學校的建設發展檔案、校史、校友檔案、大型活動檔案等具有學校特色的檔案資源，對提升學校文化內涵和社會影響力、推動學科建設能起到積極的作用。再如，在中國特色高水平高職院校建設申報中，特色學科建設情況是申報成功與否的重要指標，在支撐材料準備上，某高職院檔案部門通過所建立的特色學科資源庫（圖1）搜集整合學科相關信息，發揮了重要的作用。第四，探索信息資源共享機制。大數據時代，檔案部門不僅要立足本校館藏優勢，更要突破界限，聯合構建互聯互通、共治共享的高校檔案信息資源庫。利用大數據技術，為各校師生提供豐富的教育教學、科研文化等資源，實現從“專用資源服務”向“大資源服務”的升華，構建人人皆學、處處能學、時時可學的智能化學習環境。這也是促進教育公平的有效手段[6]。

3.不斷推動“互聯網+”新思維與檔案信息資源管理工作的融合創新

“互聯網+檔案”工作模式，體現了檔案的收集、宣傳、利用方式的變革。微信、微博等微媒體技術不僅為智慧校園建設提供支持，同時也拓寬了檔案收集面及檔案文化傳播途徑[7]。智慧校園建設的目的是為了師生工作、學習、生活高效便捷，檔案部門可以借助智慧校園創建檔案查詢平臺，使檔案信息查詢、傳遞、接收等全過程“一站式辦理”。此外，在檔案信息資源宣傳上，創辦微信公眾號，利用微信傳播面廣吸收快的特點，將檔案信息資源以碎片化、新穎化的形式定期傳播給學生。檔案部門也可以通過網絡舉辦檔案活動，比如，在“6·9”國際檔案日或校慶日等特殊節日，聯合學生管理部門，通過平臺舉辦檔案知識小競賽、珍貴歷史資料展等活動，擴大檔案知識宣傳。

4.培養高水平檔案專業人才隊伍

作為提供基礎信息資源的檔案部門，應該努力打造高素質的人才隊伍以適應新時期智慧校園建設的發展需要。高校檔案工作者除熟練做好基本的檔案歸檔之外，還應提升以下三方面能力：一是專業能力。檔案的深入管理要求檔案人員具備專業敏銳力，捕捉檔案資源的價值，并能有效地為學校工作開展帶來幫助。此外，檔案的信息化管理及網絡宣傳時代下，檔案人員還應具有一定的信息技術處理能力。二是研究能力。高校檔案承載著學校發展的光輝歷程和學校的辦學特色，對學校開展各項工作有一定的啟示。例如，學校建校史能激勵學生艱苦奮斗、杰出校友的榜樣力量引導學生積極向上、特色專業檔案資源指導教學更加優化。檔案人員應該提高研究能力，充分挖掘史料價值，發揮檔案育人功能，編研教學、科研等特色資料，為學科等主題建設做支撐。三是服務能力。檔案人員要有服務意識，發揚奉獻精神，主動圍繞學校中心工作，立足崗位服務。特別是在智慧校園建設過程中，檔案部門需要配合做好大量基礎工作，同時也要做好建設過程的資料收集。此外，還應該主動走進學生管理，真正了解學生需求，制定出個

性化的網站設計和檔案信息資源推送方式，更好地服務師生。

5.加強制度保障

近兩年，各大高校都在加強內部控制建設，制定及完善各項規章制度是其中的一項重要內容。檔案部門為了規范工作流程，需制定一系列的規章制度，比如本校的檔案管理辦法、電子文件歸檔與管理規定、檔案利用規定、涉密檔案管理規定、檔案安全保障制度等。同時，從業務管理出發，還應制定文書、會計、科研、基建、學生、資產等檔案的歸檔規定，以及數字化加工和數據備份規范。此外，智慧校園建設背景下檔案信息資源共享機制的構建，更加需要各高校統籌規劃，出臺統一的管理制度。一是統一思想，協調管理，制定統一的檔案信息資源庫標準。二是確立使用權限及審批手續。每所學校設定資源庫管理人員，負責查詢、更新和維護。三是確保信息資源安全，資源庫使用實時監控，管理人員素質過硬，保證數據資源安全。四是做好信息資源使用保障，網絡系統服務要跟上，確保資源使用高效，真正推進智慧校園建設。制度的確立，保證了各項工作有章可循。盡管智慧校園建設基本功能已趨于成熟，但是在發展過程中已定制度還可能出現一些缺陷，需不斷修訂完善，更加科學化[8]。

智慧校園建設為推進檔案信息資源管理工作提供了新的契機。然而，檔案信息資源工作是一項較為復雜、涉及因素較多的專項性業務工作。如何把握好智慧校園建設帶來的機會，推進檔案信息資源管理工作，仍是檔案部門需要深度探討的問題。當前，檔案信息資源管理工作除了要重塑工作內涵、構建基礎性的檔案資源體系等外，還需要在知識管理方面有所作為，充分利用檔案價值，服務好智慧校園，同時實現自身可持續性發展。

*本文系江蘇高校哲學社會科學研究項目“立德樹人視域下高校檔案管理工作創新研究”（項目批準號：2019SJA0660）階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻

[1]新華網.中共中央、國務院印發《中國教育現代化2035》.http：//www.moe. gov.cn/jyb_xwfb/s6052/moe_838/201902/ t20190223_370857.html.

[2]教育部關于印發《教育信息化2.0行動計劃》的通知.[2018- 04- 18]. http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/ 201804/t20180425_334188.html.

[3]謝幼如，等.教育信息化2.0時代智慧校園建設與研究新發展[J].中國電化教育，2019（5）.

[4]江蘇省教育廳、經信委、財政廳《關于印發智慧校園建設指導意見的通知》.[2018-05-23].http：//jyt.jiangsu.gov. cn/art/2018/5/23/art_61418_7647103.html.

[5]呂元智.面向新型智庫建設的檔案知識服務工作發展對策研究[J].檔案學研究，2018（5）：35-38.

[6]人民網.以教育信息化全面推動教育現代化——訪十九大代表、教育部副部長杜占元.http：//edu.people.com.cn/ n1/2017/1023/c1053-29604314.html.

[7]趙彥昌.“互聯網+”環境下檔案信息資源建設若干問題研究[J].檔案學研究，2017（4）：31-35.

[8]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）：254-258.