事業單位檔案信息化建設工作探討

許燕梅

摘要：作為事業單位一項基礎性建設工作，檔案信息化有助于常規工作的效能提升、資源存儲的利用共享以及對檔案中信息數據的多元應用。針對目前這項工作在法規制度、建設層次、資源整合、人才隊伍等方面存在的短板，應該著眼于建章立制，在國家法、社會管理領域和信息安全各層面，加強制度建設；同時進一步完善和細化事業單位電子檔案管理和分類標準，做好技術對接，實現資源整合。事業單位在這方面應加大投入，強化硬件保障，建立人才梯隊，激發創新動力，不斷提升新時代事業單位檔案信息化建設工作水平。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

檔案信息化管理，是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫”[1]。伴隨著現代化改革發展的進程，事業單位檔案管理工作的內容和要求都發生了巨大變化，在管理內容急劇擴容的情況下，傳統的檔案管理方式已不能適應事業單位檔案管理的客觀需求。新形勢檔案工作作為對事業單位歷史的最完整記錄，涵蓋了本單位黨建、事業發展、民主決策、制度建設、職能履行、保障服務等領域諸多有重要價值的信息的存儲和利用，是事業單位管理的重要基礎性工作，因此須納入本單位整體發展規劃，促進檔案信息化建設與其他中心工作同步發展，發揮出檔案管理應有的效能和價值。

一、事業單位檔案信息化建設的價值剖析

目前而言，事業單位檔案管理工作主要包括單位檔案工作自身的建章立制和規劃發展，接收征集、整理鑒定、統計保管有關事業單位的各類檔案資料，編制檢索工具，編研出版專題檔案史料，開發檔案信息資源，開放檔案和提供利用工作，此外還涉及檔案工作的人員培訓、宣教和業務交流等。將檔案信息化建設滲透于上述工作任務和環節內容之中，能夠有效提升事業單位檔案工作的科學化水平和管理效能。

1.常規工作的效能提升。計算機數據處理開始之初，業內專家就斷言：“借用數字化、信息化存儲，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復雜性、重復性勞動，借助于大數據的分析研判，可以使檔案檢索更加快速和準確”[2]。事業單位日常工作中涉及的檔案信息量較為龐大，對數據信息的收集整理、檢索利用要求較高，檔案信息化建設極大提升了事業單位檔案管理效率。借閱人員只需要獲得授權的電子密鑰，就可以借助信息化“高速通道”儲存在電腦中的電子檔案信息，實現相關檔案的下載和傳輸，如果借助互聯網，甚至不受地域的限制，實現快速檢索檔案。在程序上，通過關鍵詞和字符串，自動化歸類儲存檔案，可以成倍減少人工檢索時間，極大降低日常工作所投入的人工成本，使檔案管理從業者有更多時間精力從事高質量的研究型工作。

2.資源存儲的利用共享。在事業單位中，以腦力勞動為主體的知識密集型組織占很大比例，信息化建設將傳統的不同載體的各種檔案利用信息技術進行數字化轉換，轉換后的檔案信息成為信息容量大、傳遞快、空間占用小的電子資源，更能滿足相關單位大量的知識信息需求，也更有利于檔案管理者查找和翻閱，同時避免人工搜檢、多次查閱同一檔案觸摸造成的物理損耗缺失。此外，隨著事業單位數字化建設的進程加快，電子檔案融入事業單位的大數據，能夠和其他領域信息資源如公文系統、人事管理系統等對接，便于實現各種信息資源的歸檔與整合，實現檔案資源的優化共享。

3.檔案信息的多元應用。檔案信息化的實現，有助于更好地為事業單位發展提供決策參考和資源平臺。比如人事檔案信息化程度較高時，針對本單位高層次人才檔案可以形成精英人才庫，為提升本單位人力資源管理效能，精確遴選業務崗位人選提供極大便利，實現人才使用的最優分配；再如事業單位作為公共服務性社會機構，按照職能、領域對人員檔案、資源檔案進行信息化歸檔和研判，就能助力多部門、各環節之間的高效協作、協同攻關。充分挖掘和研究事業單位在本行業內的檔案資料，利用數字模擬、聲光技術加以再現，就能使這些蘊含行業工作的獨特資源，不再為時間的灰塵所蒙蔽，成為本單位開展職工培訓、愛崗教育和思想政治等工作的寶貴資源。

二、事業單位檔案信息化建設的現存問題

回顧新中國檔案工作歷程，我國檔案管理工作經歷了文書檔案室、綜合檔案室到檔案館，直至今天的大檔案管理體制初步建立的“三次飛躍”，集中統一的檔案管理體制逐步形成，在網絡化、信息化時代，檔案管理與之相接軌并開展建設，是事業單位檔案管理工作的又一次“飛躍”。但是，就目前的情況來看，事業單位檔案管理從實體化管理向信息化高速發展的道路困難重重，主要集中在以下幾個方面。

1.法規制度短板。實行事業單位檔案信息化建設的關鍵，是建立和執行嚴格規范的管理體系，這其中包括檔案信息化的“軟環境”，也就是運轉流暢、功能適當的管理程序平臺，以及檔案管理工作的“硬環境”，即事業單位檔案信息化管理的規范和制度。前者能夠發揮檔案管理高效整合信息資源的效能，后者主要是為檔案工作確立適應信息化建設環境的標準規范，保障各項工作的運轉執行。就目前來看，事業單位檔案信息化建設的標準要求相對于企業比較復雜，而且隨著改革日益深化，事業單位的類別、性質也發生了較大的變化，檔案信息化建設的標準有待進一步細化和完善，尤其需要與部分新技術、新應用對接，體現對當下技術環境的聚焦和契合。比如，部分新興的公共管理部門歸檔管理程序界定不清，對歸檔范圍框定標準不夠明確、具有一定的隨意性；電子文件的憑證作用以及簽名的認定、開放信息的適用范疇等問題，這些都需要進一步健全相關的法律法規與制度文件來加以引導和規范。

2.建設層次不一。由于事業單位之間行業、職能、資源占有和發展速度參差不齊，管理水平也高低不一，對檔案管理預期也存在不同程度的差異。盡管有些發達地區的事業單位普遍已經進入大力推進、持續建設，實現檔案管理高度信息化、與事業單位行政管理、社會服務職能的數字化資源高度融合的階段，但也有事業單位依然延續傳統的檔案管理模式，停留在紙質檔案管理階段，較多事業單位雖然在根據自身實際需要推進檔案信息化建設工作，但對新形勢下檔案信息化建設的重要性、必要性、緊迫性的重視度不高，存在沒有針對檔案信息化建設開展系統化研究，沒有列支檔案信息化建設的專項經費，沒有設立專門組織實施和牽頭部門，人員編制在工作開展中嚴重不足等情況。

3.資源整合困難。信息化資源相對分散是事業單位檔案管理工作的特點和難點，由此導致技術對接存在一定難度，二次建設成本高昂。據有關部門調研顯示，“事業單位各工作領域大都采用了相對獨立的辦公信息系統，如教務管理部門的學籍管理系統、成績管理系統，科研管理部門負責運行的科研管理系統、項目申報評估系統，人事管理部門的職工信息系統、績效考核系統等，這些系統擁有龐大的數據資源，理論上都可以轉化成數字檔案，成為檔案管理系統中的電子檔案”[3]。當前迫切需要科學的遠景規劃，提升各平臺之間的數據信息兼容性，在檔案信息系統中實現集成，實現資源信息的共享共通。

4.專業人才匱乏。事業單位檔案管理工作的核心是采集、存儲，但這絕不是新形勢下現代檔案工作的全部內容。信息化背景下檔案管理更多應側重于對檔案信息的分析研判和挖掘使用，檔案管理工作人員除需要具備檔案管理基礎知識以外，還需要熟練掌握和應用網絡信息處理能力。這顯然對從業者提出了更高的專業素養要求，但目前較多事業單位檔案管理人員由傳統紙質檔案管理崗位轉換而來，對網絡信息處理缺乏專業技術的操作培訓，甚至還有事業單位使用工勤人員、臨時聘用人員兼職開展這一工作，由于對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作附屬工作來開展，缺乏積極性、主動性和創新性。同時，由于缺乏檔案管理和信息化的專業知識，無法進行重點環節和關鍵領域的深遠認知和積極謀劃，檔案信息化建設水平因此嚴重滯后。

三、事業單位檔案信息化建設的創新路徑

新時期事業單位檔案信息化建設，應適應新時代、新形勢、新任務的要求，主動融入社會治理、公共服務和本單位事業躍升的大格局，在制度建設、依法管理、技術創新、隊伍建設等方面做細做實，才能將檔案信息化建設的成果，切實轉化為推進檔案工作現代化的新動力。

1.建章立制，加強制度建設。在國家法層面，根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，根據國家治理現代化的發展趨勢和事業單位的工作實際，從檔案的收集歸檔、保管利用、鑒定收錄等方面入手，應進一步完善分級分類分領域的事業單位檔案管理制度。在本單位所開展的工作領域層面，針對事業單位檔案管理特點和具體工作內容，制定標準化制度和評估考核體系，為事業單位有的放矢地開展檔案管理和信息化建設提供制度約束和保障。在信息安全層面，檔案信息化建設過程中，相關信息傳播速度快、路徑多，必須針對檔案信息整理、儲存和傳遞過程建立專門的保密法規，完善信息數據安全制度。在約束性法規層面，針對事業單位檔案信息化運行、使用和管理過程中可能出現的危害行為進行約束和處罰，明確處罰措施。

2.技術對接，實現資源整合。制定包括事業單位在內的企事業單位電子檔案管理和分類標準，“對不同性質、不同層次、不同水平的事業單位施行不同的檔案信息化管理標準，為檔案管理、信息化建設及事業發展助力”[4]。在標準框架下，“事業單位采用先進的信息管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案管理與其他系統內信息化管理的對接和兼容”[5]，實現不同信息化資源系統之間建設更新、信息化管理和信息化成果利用的同步，確保檔案資源信息能夠及時、有效地接收與傳遞，實現系統內大數據資源共享。信息化建設系統可以高度精確地追蹤工作流程，將信息化管理責任落實到個人，有效避免職責混亂，提升工作效能。

3.加大投入，強化基礎保障。信息化建設和檔案科學管理運用是事業單位管理水平的重要指征，在這方面事業單位應該加大對檔案信息化建設的基礎投入?；A設施是檔案信息化建設必不可少的物質條件，事業單位檔案信息化建設的硬件設施就包括檔案數據的儲存、開發和利用的硬件，如計算機、網絡設施、大容量加密儲存器、數碼照相機、攝像機及圖文掃描儀等設備，還有與之相配套的存儲、檢索、展示等場地館所。除了基礎設施硬件，專業的檔案信息化建設與管理隊伍是提升與推進這項工作必不可少的“軟件”，檔案信息化管理工作要求從業人員不僅要掌握傳統的檔案管理知識技能，還要能熟練運用計算機、網絡進行數據錄入，應用大數據技術構建檔案數據庫，運用現代傳媒技術制作圖文并茂的“電子檔案”，運用相關領域的專業知識去做好信息化系統的維護與更新等。針對當前較多事業單位缺乏高素質專職檔案管理人員的現狀，除了重視引進檔案管理和計算機專業的高層次人才，還要定期對這支從業隊伍進行培訓，包括專業知識、實踐技能和保密方面的教育與提升，建立良性的人才發展與晉升機制，不斷為新時代事業單位檔案信息化建設注入源頭活水，激發創新活力。

注釋及參考文獻

[1]張鴻艷.大數據背景下人事檔案信息資源建設的現狀與進路研究——基于檔案數據管理視角[J].山西檔案，2019（9）.

[2]鄒晏秋，劉杰操.經濟信息新時代下的事業單位檔案管理與培養志愿服務者關系的探討[J].現代營銷（信息版），2019（9）：24-25.

[3]佘曉芬.事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討[J].科技風，2019（9）：34-36.

[4]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟南市高職院校為例[D].山東大學，2014.

[5]湯男楠.企業檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽：安徽大學，2017.