加強事業單位檔案管理工作的若干思考

范運英

【摘 要】 在新時期，傳統的檔案管理工作方式已經不能滿足事業單位的需求，也不利于促進事業單位穩定發展。因此，為了可以實現事業單位的可持續發展，必須要重視每個管理環節，尤其是檔案管理，這樣才可以提高事業單位的整體管理水平。本文就事業單位檔案管理工作中存在的一些問題進行了闡述，并就加強事業單位檔案管理工作的有效對策進行了分析。

【關鍵詞】 事業單位 檔案管理 問題及對策

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理方法缺乏創新。想要提升事業單位的檔案管理工作效率，必須要不斷改變現有的檔案管理工作方式。隨著社會的日益發展和進步，事業單位的檔案管理工作壓力不斷加大，而且檔案管理方式也是多樣化的。然而許多事業單位還是采用傳統的方式進行檔案管理，使事業單位的檔案管理工作無法更新。并且有些事業單位的檔案管理部門尚未結合自身的實際需求，不斷創新檔案管理制度，也沒有迅速整理重要的檔案信息，更加沒有將檔案的歸檔以及裝訂工作真正落實到位。由于受到檔案管理條件帶來的影響，并沒有實現檔案管理工作的現代化。并且有些事業單位在檔案管理工作中仍舊采用手工管理方式，導致一些寶貴的檔案資源不能合理運用，這樣就很難充分發揮出檔案資源的重要價值。

2、個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。

3、多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。事業單位處利一室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。

二、加強事業單位檔案管理工作的有效對策

1、創新檔案管理方法，提高現代化水平。在新時期檔案管理工作創新的重要環節是檔案管理方法的創新，信息化檔案管理已經逐漸成為檔案管理的主要發展。伴隨著電子信息技術的迅速發展，出現越來越多的檔案管理軟件，網絡技術高速發展，計算機知識的廣泛普及，這些在一定程度上都為實現信息化的事業單位檔案管理數據資源打下良好的基礎。在這個過程中，作為事業單位的檔案管理者，必須要在軟件上構建與本單位相符的系統，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對將來的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對紙質檔案進行留存，還要運用軟件系統做好電子版存檔，將其在預定的系統內保存，也可以將其上傳在云端上。同時，必須要引起注意的是，事業單位必須要結合自身的檔案性質，選擇適合的軟件系統，在整理以及上傳保密材料時，必須要設置有關的保密環節，不能泄露信息。在檔案管理中運用現代化信息技術，這是事業單位檔案管理創新的主流發展趨勢，而且是新時期事業單位檔案管理創新工作的重點。

2、加強事業單位對檔案管理的意識。隨著現代科技的日益發展，社會各個領域都在不斷創新，在檔案管理工作中運用新的技術，領導必須要高度重視檔案管理，積極宣傳檔案管理的重要意義。并且檔案管理部門工作人員在實際工作中必須要對自己提出較高的要求，具有較強的工作責任感，有效完成檔案管理工作。同時，必須要多鼓勵員工不斷創新，提高自身的專業素質，在工作中如果有好的創意，必須要大膽表達出來。盡可能為員工建立表達自身想法的平臺，使每個員工都可以積極主動參與到檔案管理工作中。

3、不斷完善和優化人事檔案管理制度。首先，要結合實際情況確立相應的管理制度，使管理者能夠對人事檔案進行更有針對性的管理，對信息檔案進行收集、整理、移交、利用等通過操作更有章可循，有條不紊。其次，對相關制度進行進一步健全和完善，同時，定期或不定期的對檔案管理者進行考核，針對其業務能力和職業素養進行綜合性的檢驗和考核。最后，貫徹落實獎懲責任制度，不定期的對管理工作者的實際工作進行嚴格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等，對工作失誤者給予責任追究處理。

4、提高人事檔案管理人員的素質。一是根據人事檔案管理工作任務和要求，選好配足檔案管理人員。這樣既可以保證人事檔案管理工作的長效性，又能促進人事檔案管理工作管理上水平。二是要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，強化對人事檔案管理人員的業務技能培訓，以適應新時期事業單位對人事檔案管理者的新要求。三是要進一步加強人事檔案管理人員的政治思想和品德素質教育。通過開展“兩學一做”系列活動，使他們成為堅持原則、嚴守紀律、保守秘密、嚴謹認真、敢于擔當、忠于職守的模范。

三、結語

總之，事業單位在人事檔案管理工作的推進過程中，盡管面臨一系列的問題，但經過相關人員的有效處理，并提出更科學合理的對策建議，一定能夠使事業單位人事檔案管理工作實現良性發展。

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