淺議房屋管理數字檔案室的建設

文/王侃

近年來得益于信息技術的進步，網絡化、無紙化辦公已成為新的辦事模式。政府部門大力發展電子政務服務，企業在市場中大力推廣電子商務，既方便了政府、企業與市民百姓的日常工作、學習和生活，又極大地提高了全社會的辦事效率，提升了城市精細化管理的水平，隨之也產生了大量的數字文件。為應對這一新情況，2016年，經市委、市政府同意，《上海市檔案事業發展“十三五”規劃》正式印發，明確到2020年底上海40%的市級機關檔案室建成數字檔案室，50%的市級機關向市檔案館移交電子檔案或檔案數字副本，同時要求全市各單位加強數字檔案室建設的組織領導，積極創造資金、技術等有利條件，切實完成“十三五”數字檔案室的創建任務，提升上海檔案信息化建設的發展水平。由此可見，完善數字檔案的建設、管理與利用，已經是包括房屋管理檔案部門在內的所有檔案管理者必須正視的挑戰。

一、我國數字檔案室的建設與特點

自2004年青島市檔案局出臺《青島市機關數字檔案室建設標準》以后，全國部分地區、部分部門也先后進行了有益的數字檔案室建設的探索與實踐。2013年，上海市檔案局提出了全市數字化檔案室建設的目標：以先進的信息化技術為手段，以“文檔一體化管理”為原則，以電子文件歸檔管理為重點，兼顧傳統載體，開發和應用符合實際的規范的檔案管理信息系統，逐步實現檔案資源數字化、檔案管理自動化、信息傳遞網絡化。2014年國家檔案局制定的《數字檔案室建設指南》明確了數字化檔案室的定義和建設的原則，在基礎設施、應用系統、數字檔案資源以及保障體系等四個方面，對全國數字檔案室的建設提出了極為詳細的要求。

相較傳統的檔案部門，數字檔案室具有以下三大鮮明的特性：

1.檔案資源數字化。檔案部門對在電子政務和電子商務活動中產生的新增電子文件，包括文本文件、圖像文件、視頻文件等，運用統一的數字形式加以收集、整理、加工、存儲，既規范了電子檔案保存的技術標準，又壓縮了存儲空間。同時，通過對經數字化加工過的紙質、照片、音像等傳統載體的檔案進行一并管理和規范，使傳統檔案的元數據以數字化形式得到更完整的保存，起到豐富數字檔案資源及完好保存檔案實體的作用。

2.信息傳遞網絡化。數字檔案室因網而產生，因網而發展。依托網絡信息技術，檔案部門與管理部門等機構的數字檔案可以更便捷的收集、管理和移交，可提高檔案部門的工作效率。同時，查詢與利用檔案的用戶，也能通過網絡快速地獲取自己需要的檔案信息，從而加快檔案信息交流與反饋的速度，提高檔案的利用效率。

3.檔案利用知識化。借助數字信息技術的應用，可以打破檔案信息原有載體之間的物理隔離，將分散于文書檔案、照片檔案、音像檔案中的信息有機組織起來，形成特定的知識集合，實現由檔案查詢向知識提供的轉變，促進檔案的利用。

二、房屋管理檔案部門的數字化實踐

房屋管理檔案，是政府行業管理部門在參與房屋管理各類活動中產生的具有法律憑證價值和參考價值的各種原始記錄，涉及房屋建設、交易、登記、抵押、使用、維修、征收等各個過程，其中房屋交易、住房保障和房屋征收等相關信息是極為重要的民生檔案。適應時代發展的需要，管理好各類房屋管理檔案，使之更好地服務于社會、服務于民生，提高房屋管理檔案的整體利用效率，也是房屋管理檔案部門孜孜以求的目標。

2010年，上海房屋檔案的管理部門為制定全市房屋管理檔案的發展規劃，曾對全市市區兩級房管系統實體檔案的狀態作過一次較為全面的調研。據統計，截至2010年底，全市房管系統專業實體檔案(含征收檔案、房產登記檔案、物業管理檔案、保障性住房檔案)總量約為1200萬卷。

上海市住房保障和房屋管理部門在制定《上海市房管系統檔案事業發展“十二五”規劃》時提出，“十二五”期間，全市房屋管理檔案部門要以“統一標準，規范管理，共享資源，深化利用”為核心目標，穩步推進檔案資源數字化、信息建設標準化、信息服務網絡化，實現上海市房管檔案信息資源的高度共享和利用。從上海市進一步減化政府部門辦事流程、優化營商環境、開啟辦事只跑一次的“一網通辦”模式以來，電子政務服務得到了大面積的推廣與應用，全市房屋管理部門也為之出臺了諸多有針對性的便民辦事政策，大量的事務性工作可以通過網絡迅速解決。

由于這種無紙化辦公的發展趨勢，實現檔案數字化管理已迫在眉睫。目前，市房屋管理檔案部門的檔案管理系統，與國家檔案局和上海市檔案局最新出臺的關于數字檔案室和電子檔案管理系統的建設標準存在不小的差距。對照國家及上海市對于數字檔案室在基礎設施、系統功能、數據標準、檔案管理、安全保護等方面的要求，現有檔案管理系統存在明顯不足。另外，檔案系統還沒有形成與在線文件實現自動轉換的運行機制，檔案歸檔工作仍以手工錄入為主。為適應大數據電子政務的需要，近兩三年來上海市區兩級房屋管理機構的檔案部門也在不斷探索數字檔案室的建設，如長寧、崇明等區房屋管理檔案部門在樣板檔案室的創建過程中成功地開展了數字檔案室建設的實踐。市住建委也在積極申報上海市示范數字檔案室建設的試點，借以推動上海市住房和城鄉建設管理委員會數字檔案室的建設走向規范化、信息化、數字化。

三、房屋管理數字檔案室建設的建議

筆者認為，房屋管理部門開展數字檔案室的建設，應當按照國家檔案局提出的“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，從既要適應將來房屋管理數字檔案的發展又要兼顧滿足實際需求的角度出發，統籌規劃，分步實施。

1.爭取資金保障。房屋管理數字檔案室的建設,是項著眼現在面向未來的重大工程。前期的開發建設涉及大量的人力、物力和財力，其中資金的保證與持續，是建成房屋管理數字檔案室的關鍵。這就亟須在各級主管部門的積極支持下，在建設房屋管理數字檔案室之前，做好調研工作，掌握建設需求，科學地測算建設資金和項目建成后維持房屋管理數字檔案室所需的費用，做到適度超前，滿足房屋管理數字檔案室的建設與運行維護的需要，使房屋管理數字檔案室的建設與運行真正體現實效，不流于形式，充分發揮其功能與作用。

2.規范建設技術標準。數字檔案室的建設，對于房屋管理行業來說是全新的事物。建設和運行過程中難免會遇到些意想不到的情況與問題，需要制定執行統一的技術標準與規范。2019年，上海市就“一網通辦”政務服務中的電子文件歸檔管理出臺了管理技術規范，對歸檔流程、數據組織、歸檔格式和歸檔接口提出了明確的要求。從統籌房屋管理數字檔案的管理、方便政府與社會查詢利用出發，借鑒國家與地方出臺的相關標準，充分研究房屋管理的特性，制定統一的房屋管理數字檔案室技術標準。以此為基礎，規范房屋管理系統數字檔案室的建設與今后的維護。

3.開發優化應用系統。房屋管理檔案部門，應當利用現有的各項優勢條件，充分參考數字檔案文件的特點，將數字檔案室的建設積極融入管理部門的信息系統中，實現電子公文信息與數字檔案的有效轉化，涵蓋檔案接收、檔案整理、檔案保管、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、檔案移交與銷毀、檔案備份與遷移、系統管理等技術內容。這樣既能方便快捷地保存歸檔，又能實現從文件到檔案的全程一體化信息管理。對于目前暫時沒有條件實現文檔一體化的房屋管理部門，檔案部門可以在保證電子文件真實性、完整性、可用性和安全性的前提下，通過開發具有檔案歸檔功能的嵌入模塊，實現與數字檔案室系統的對接。

4.建立健全檔案信息資源。房屋管理數字檔案室的出現，為房屋管理專業檔案的管理提供了一個新的高效平臺。數字檔案室的出現，可以使檔案的整理工作更加細化，從而使檔案信息形成特定主題的知識匯集，大大方便檔案的查詢利用。此外，房屋管理電子檔案室的建設，還有可能整合分布于不同單位與部門的數字檔案資源，在將來形成檔案管理的數字化平臺。這樣，一方面可以有效緩解現在大量產生的增量檔案與有限庫房之間的矛盾，緩解庫房容量的壓力，另一方面便于搭建區域電子檔案信息共享平臺，實現房屋管理檔案資源的共享，極大地縮短使用者搜索檔案的時間，從而使檔案利用更加高效便捷。

5.提供個性化檔案服務。政府機關、企事業單位以及市民百姓對于檔案的需求不盡相同，個性化特征鮮明。數字檔案室的出現，可以使房屋管理檔案部門借助數字檔案室查詢平臺，對不同類型的檔案利用者行為進行長期不間斷的跟蹤，記錄其查看的內容、搜索的關鍵詞，從而通過后臺數據分析，掌握不同用戶利用檔案的習慣與偏好，使檔案工作改變傳統的服務模式，變被動服務為主動服務，圍繞特定用戶的需求，在法律法規允許的范圍內，主動提供他們希望得到的檔案信息，發揮房屋管理檔案部門的社會作用。

6.完善安全保障體系。數字檔案室的優勢雖然明顯，但是其檔案信息的安全性也是極為重要的，尤其在網絡時代下。為此，首先要通過合理的規范要求來保證數字檔案元數據的完整，其次要通過網絡的安全來保證數字檔案數據的真實性，最后要運用可靠的數字檔案管理系統作有效防范，并適時實行重要檔案異地異質備份保存，落實數據備份，全方位無死角地保證檔案信息的真正安全。

7.培養引進新型人才。數字檔案室的出現，是檔案管理工作順應時代發展的必然，但在實踐過程中，各檔案管理部門在機構設置、人員配備、設備設施上存在差異，尤其是人員的儲備。以房屋管理檔案部門為例，具有檔案專業知識的管理人員數量已經很少了，既有檔案專業背景又懂計算機信息技術的優秀人才更是缺乏，若想要適應檔案信息化的需要，就必須采取“兩條腿走路”的方式，一方面積極引進熟悉房屋管理業務、懂檔案管理、精通信息技術的優秀人才，另一方面要加強現有檔案員工的技能培訓，優化檔案從業人員的知識結構和運用信息技術的技能，積極應對，改變現有檔案人員知識結構較為薄弱的狀況，補足管理數字檔案能力的短板，以適應未來房屋管理行業中開展數字檔案室建設的需求。

得益于當代信息技術的普及與運用，在各級政府減化辦事流程、優化營商環境的大背景之下，勢必會產生大量電子文件，需要有與之相應的數字檔案室對其加以數字化管理。當然，為確保數字檔案真實完整、安全可靠、長期可用，以適應在大數據時代檔案管理工作的要求，房屋管理數字檔案室的建設還有許多路要走，房屋管理檔案部門應以此為契機，推動房屋管理系統數字檔案室的建設逐步走向規范化、信息化、數字化。