淺議專業檔案實體分類及其在檔號編制中的運用

朱明亮

摘 要：專業檔案門類較多，實體分類因門類不同方法有所不同。分析專業檔案的實體分類及類的層級劃分，研究分類結果在檔號編制中的運用，規范專業檔案管理和便捷利用。

關鍵詞：專業檔案;分類;檔號;運用

檔案實體分類是以檔案實體為對象所進行的分類，分類應按照檔案的形成規律，保持歸檔文件之間的有機聯系。分類的結果是確定檔案排列順序、編制檔號的重要依據?！稓w檔文件整理規則》規定了作為文書檔案保存的歸檔文件的分類整理原則和方法，《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定了科學技術檔案的分類整理組卷原則和方法。目前，在專業檔案整理方法上，沒有統一的整理原則和方法。在檔案工作實踐中，專業檔案種類較多，不同種類的實體分類方法各異，分類層級比較復雜。專業檔案對類的層級正確劃分，直接影響專業檔案的整理排列和檔號編制的準確性。本文試圖對專業檔案的實體分類、層級劃分以及在檔號編制工作如何運用進行探討。

一、專業檔案的形成和管理

專業檔案是立檔單位在某些專業領域的職能活動中形成的，按照其專門辦法進行收集、整理、歸檔的文件材料?！稒n案工作基本術語》將專業檔案解釋為：反映專門領域活動的檔案。

1.專業檔案的構成條件

形成專業檔案有一定的條件，其構成條件有以下幾個方面：第一，檔案形成的單位或部門不具有普遍性，有些專業檔案是特定的單位在履行特定職能活動中形成的，有些專業檔案是單位內特定的部門在專門工作中形成的。第二，形成專業檔案的歸檔文件，在內容、形式、處理程序和管理方法上與其他文件相比較，具有特殊性。第三，構成專業檔案的歸檔文件自成體系，來源穩定，數量較多，需要單獨保存。第四，構成專業檔案的歸檔文件與其他文件界限清楚，容易劃分。從專業檔案構成的四個方面條件來看，它們之間是相互聯系的，同時具備或至少滿足第一、第二兩個條件，就構成了一個門類的專業檔案。

2.專業檔案的種類

專業檔案的范圍涵蓋了國家行政、法制、經濟、文化、民生等眾多領域，種類繁多。國家檔案局印發了兩批國家基本專業檔案目錄，按照人事、民生、政務、經濟、文化等五大類，共100種專業檔案。各地方檔案行政管理部門也相繼印發了專業檔案目錄，但沒有突破國家檔案局印發的種類范圍。隨著社會的發展，各領域形成的檔案種類越來越多，有些專門活動中形成的檔案雖然不在國家檔案局印發的兩批專業檔案目錄當中，但立檔單位已經作為專業檔案進行收集、整理、歸檔，按照專門管理辦法進行管理，這些檔案根據其特殊性和單一性的特點，應當歸屬為專業檔案。比如，機關檔案當中的行政許可檔案。

3.專業檔案管理

專業檔案因其特殊性須使用特別的管理辦法。首先，專業檔案在檔案全宗內應作為一個門類獨立管理。專業檔案是全宗單位在專門職能活動中形成的檔案，雖然有其特殊性，但仍是全宗檔案不可分割的一部分，反映全宗單位職能活動全貌，如果片面強調專業檔案獨特性，使一個全宗單位檔案的整體性被人為割裂，反而不利于專業檔案的管理利用，所以專業檔案不能脫離原全宗，應納入全宗檔案集中統一管理。然而，專業檔案的特殊性，其特別的管理方法，不能與文書檔案、科技檔案等其他門類檔案相混淆，應單獨組卷排列存放，便于保管和利用。其次，各專業檔案門類不同，專業的工作程序不同，形成的檔案分類辦法必然不同，應制定符合其專業檔案門類實際的分類方案，以適應專業檔案管理和利用。再次，專業檔案在對外利用時，有特定的查閱利用對象，根據專業活動的不同，有的專業檔案有限定的查閱利用范圍。因此，在制定分類管理時，需要考慮到查閱利用對象和范圍。

二、專業檔案的實體分類

類，是指代表一組在性質上相同或相似的事物。分類，就是將不同性質的事物區分開來，將相同或相似性質的事物歸到同一類別，使無規律的事物變得有規律，進行針對性地管理。檔案分類的意義也在于此，把不同特性的檔案相應歸類，做到規范管理和便捷利用。檔案分類時，應遵循以下幾個方面原則：一是科學合理，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系;二是嚴謹細致，明確區分開不同價值的檔案，便于檔案保管和利用;三是規范縝密，保證紙質文件與電子文件管理的協調統一;四是應具有前瞻性，符合文檔一體化和檔案信息化要求，便于檔案的計算機管理、網絡化管理。

1.專業檔案的分類

根據現行的有關標準規范，文書檔案按照“年度”“機構（問題）”“保管期限”，進行“三級分類”或者“二級分類”?？萍紮n案包括科研課題、產品、建設項目、設備儀器等方面的歸檔文件，按照項目、結構、階段或臺（套）等進行分類組卷。專業檔案不同于文書檔案和科技檔案，其實體分類沒有固定的模式，不同門類的專業檔案分類方法不同。有的專業檔案專一性比較強，分類層次較少，不存在屬類和子類，僅有一個類別，在總類下無須再進行劃分，如行政復議檔案，根據行業不同，有的在專業門類下分為復議、應訴、監督、裁決等屬類;有的僅有復議一項，歸檔文件按照“一事一案、一案一卷”進行組卷，總類下就不再劃分屬類，如果歸檔文件一事組成兩卷以上，總類下可以進行分項目。有的門類專業檔案的分類，根據其專業的特殊性，按其自然形成特點、時間、內容和形式上不同，分成若干層次和類別，每個總類下設屬類或子類，可以分為一級類目、二級類目，甚至三級類目、四級類目。筆者所管理的測繪檔案就是如此，首先根據檔案的形成特點和內容，劃分出大地測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量等9個一級類目，再根據一級類目內檔案的其它特性逐級往下劃分。以一級類目“大地測量”為例，可分為天文測量、重力測量、長度測量、水準測量等6個二級類目。同樣道理，二級類目“天文測量”又可分為技術設計、觀測記錄、計算資料等6個三級類目，三級類目“觀測記錄”還可往下劃分為緯度觀測記錄、經度觀測記錄、方位角觀測記錄等6個四級類目。

2.專業檔案類的層級劃分

專業檔案實體分類和分類層級劃分應遵循類的實際運用性、科學系統性、相對穩定性和類目的保證性的原則，大類不能相互交叉，屬類、子類也不能相互交叉，要體現一個“?！弊?。如前文所述，有些專業檔案，在一級類目下必須分設不同的二級類目，在二級類目下也許還要進行劃分。從大類看，如行政許可檔案和行政復議檔案，雖都是政務性質，但是履行不同的行政職能，應是兩個不同的大類。從屬類或子類看，如衛健部門的行政許可檔案，在專業門類下設“醫療機構設置許可”“醫護人員執業注冊”“健康產品衛生許可”等等若干個大類;再以“醫療機構設置許可”大類為例，其下設“醫療機構設置審批”“醫療機構執業許可”等相關子類，達到兩個層次類別?？傊?，專業檔案實體類的層級劃分，既要分到不可再分，又要做到無須再分。

三、專業檔案實體分類在檔號編制中的運用

檔案的實體分類是檔案規范管理的一種工具，使檔案立卷、編目、排列和編制檔號有所遵循。

1.檔號在檔案管理中的作用

檔號能夠較好的反映檔案類別屬性和排列順序，固定檔案在全宗中的位置，為檔案調閱利用提供精準指示，是檔案檢索的重要工具。在計算機管理中，電子檔案以檔號進行命名，能夠精確查找定位，檔號是電子檔案存貯層次和存貯結構的重要依據。在檔案管理工作中，檔號的地位越來越重要，檔號編制的規范性要求越來越高。

2.專業檔案與其他門類檔案在檔號結構上的區別

《檔號編制規則》對檔號的結構列出了三種形式，起到宏觀指導作用，具體門類檔案的檔號編制還是要根據實際進行規定?！稓w檔文件整理規則》對文書檔案的檔號編制作出了具體規定。專業檔案門類較多，且各門類都具有鮮明的特點，有的門類的專業檔案分類層級較多，參照文書檔案和科技檔案的檔號編制規則，都有局限性，所以非常有必要對專業檔案的檔號編制規則進行研究，以適應專業檔案管理工作的需要。

文書檔案的檔號結構（以“年度-機構-保管期限”分類法為例）：全宗號-檔案門類代碼·年度-機構代碼-保管期限-件號。分類方案涉及到“年度”“機構”“保管期限”三個要素，文書（WS）檔案作為門類，并不涉及到檔案門類中的具體分類問題?？萍紮n案的檔案結構由全宗號、分類號（項目號或目錄號）、案卷號組成，以設備儀器檔案為例，分類方案涉及到設備儀器型號，可以不考慮年度和保管期限，與文書檔案的檔號結構有所不同。

專業檔案與文書檔案、科技檔案的檔號結構都有所不同。專業檔案分類方案要考慮到在不同種類的專業檔案中有所不同，有的專業檔案不僅要按類別進行分類，還要按年度和保管期限進行分類，在檔號結構中涉及到 “全宗號”“檔案門類”“類別”“年度”“保管期限”等要素。如果參照文書檔案的檔號結構，將不同層級的專業檔案類別連接在一起作為檔案門類，顯然與檔案門類的概念相混淆;如果參照科技檔案的檔案結構，又不能反映出“年度”和“保管期限”。

3.專業檔案的分類在檔號結構上的體現

專業檔案的檔號結構與文書檔案、科技檔案的檔號結構的區別，主要集中體現在分類的層級以及上位類與下位類的劃分上。如，衛健部門的行政許可檔案，“行政許可”是專業檔案門類，是總類，是上位類，下設一級類目“醫療機構設置許可”“醫護人員執業注冊”“健康產品衛生許可”，是屬類，是下位類;一級類目“醫療機構設置許可”下設 “醫療機構設置審批”“醫療機構執業許可”等二級類目，在這兩級類目中，一級類目“醫療機構設置許可”就是上位類，二級類目“醫療機構設置審批”“醫療機構執業許可”相對于一級類目來說是屬類，就是下位類。那么，如何使專業檔案實體分類在檔號編制中體現“合理性、簡單性”的原則，就要對專業檔案類的“總”與“分”的連節點作一個劃分，這個“連節點”就要清晰地指出專業檔案類的“總”“分”之間的相互關系，既要保持“總”“分”之間的相互聯系，又要能夠明確區分。我們知道“行政許可”是國家行政機關的行政職能，不同的行政許可職能由不同的行政機關履行，可以看出“行政許可檔案”是專業檔案的一個門類。不同行政機關的“行政許可”有各自的特殊性，同一機關的“行政許可”事項之間具有相互關聯性。在此，我們可以做個結論，專業檔案類的“總”與“分”之間可以劃分一個“節點”，這個“節點”就在“門類”與“一級類目”之間。

這種分類層級的劃分在檔案編制中運用，按年度組卷的專業檔案的檔號結構可以為：全宗號-專業檔案門類代碼·年度-類別號-保管期限-案卷號。專業檔案門類代碼與年度之間用“圓點”相隔，“專業檔案門類代碼·年度”作為上位代碼，類別代碼作為下位代碼，用“短橫”分開。不同級位的類別之間用“圓點”相隔，不產生誤解時，省略間隔符。

檔號結構即：

如果省略一級門類代碼“ZY（專業）”，檔號結構即：

四、結束語

專業檔案實體分類應遵循專業檔案自然形成規律，保持各專業活動中形成的文件來源、時間、內容等之間的歷史聯系，從而較好地指導制定專業檔案的檔號編制規則，使檔號結構更加適合專業檔案管理和利用檢索?！稒C關檔案管理規定》將文書（WS）、科技（KJ）、專業（ZY）檔案設置為一級門類，使用拼音首位字母作為一級門類代碼，這是過去將檔案分為“文書檔案”“科技檔案”“專門（專業）檔案”“三分法”在機關檔案分類上的應用?！叭址ā钡目茖W性、邏輯性值得探討。文書檔案是公務活動中文書（文件）歸檔后形成的檔案，按檔案的形成方式來劃分的?？萍紮n案包括了科研、基建、產品、設備等檔案，顯然不是按形成方式來劃分，而是按內容來劃分的。專門（專業）檔案種類眾多，是按職能來劃分的?？梢钥闯?，文書檔案、科技檔案、專門（專業）檔案之間沒有遵循邏輯性的劃分原則。因此，專業（ZY）檔案用拼音首位字母標識，在檔號結構中作為一級門類代碼，并不具有不可或缺的必要性。按照檔號編制的合理性、簡單性原則，專業檔案實體分類、層級劃分及在檔號編制工作中運用，應力求檔號結構與檔案實體分類體系相適應、簡短明了、提高效率。

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[9]國家檔案局.《機關檔案管理規定》，2018

（作者單位：安徽省測繪檔案資料館）