大數據下文書檔案管理及其信息化應用探討

周磊

摘? ? 要：信息時代下，文書檔案管理的數據化進程在不斷加快，信息化管理方式也在逐漸取代傳統的人工管理，大數據下的文書檔案管理無論是質量還是效率，都有顯著提升。隨著計算機技術的發展，文書檔案管理信息化成為了主要趨勢，共享也更為方便。本文分析了大數據前提下文書檔案管理的新模式和文書檔案管理的常見問題，并提出了文書檔案管理創新策略，旨在優化文書檔案管理信息化。

關鍵詞：大數據時代;文書檔案管理;信息化應用

文書檔案，是第一手的文書記錄資料，它是單位在管理過程中形成的有參考意義的重要載體，它的存在支持著單位的有序、穩定發展。在大數據時代，大數據技術可以將文書檔案管理中的信息高效歸納總結，提煉出有效信息，保證資源的合理安排，優化單位資源配置，在信息科技和計算機技術的快速發展下，大數據技術給文書檔案提供了數據化、高效跨越式的優化平臺，對單位發展更有力。

一、什么是大數據

隨著計算機技術的不斷發展和網絡的更新迭代及國家政策的影響，大數據的應用已經越來越普及。大數據，又稱巨量資料，大數據形容的是有價值的多樣化的信息資產，這些信息資產由新型的信息技術處理后更利于決策、洞察，并具有與之對應的流程優化能力。而在大數據環境下，大部分用戶操作數據的方式比較簡單，查詢和文件檢索是多數用戶采取的操作方式，而這樣的操作相對比較繁瑣，不利于數據后續管理。與此同時，隨著信息化進度的加快，信息的載體、形式日趨多樣化，復雜的信息構成加大了信息獲取和篩選的難度。大數據技術的存在，優化數據源獲取，提升了信息的利用率，發掘信息的潛在價值。而隨著網絡用戶的增長，大數據的應用會更加專業和高效。

二、大數據背景下文書檔案的信息化管理的基本要求

（一）安全化

文書檔案是單位發展和計劃制定的基礎，大數據背景下，單位的文書檔案采用多媒體數據的儲存形式，易于儲存、共享，相比傳統的文書檔案，損壞更少，信息儲存年限也更長。但是大數據系統在帶來便利的同時，也增加了信息泄露的風險，信息安全問題一直是大數據時代的常見弊端。因此，在進行數據操作時，一定要結合具體情況具體分析，靈活優化管理方式，加強安全技術創新，積極引入新技術，優化管理信息系統，規范信息安全體系，最大限度減少人為因素造成的損失，保證信息安全。

（二）數字化

在傳統辦公環境下，文書檔案主要的載體是紙質，紙質的文書檔案記錄了較多信息，因此，需要信息錄入員耐心錄入，因此對檔案管理人員的耐心和責任感提出了考驗，與此同時，人工錄入出錯的現象難以避免，在需要錄入的信息量加大的同時，錄入出錯的概率就會更高，這樣直接增加了工作難度。隨著信息技術的發展，目前大部分單位都開始了無紙化辦公、信息化辦公，減少了人工錄入的工作量，降低了工作難度，保證了檔案信息的準確度，數字化辦公形成信息化時代的辦公新潮。

（三）網絡化

信息技術不斷發展，網絡越來越普及，數字化檔案基本取代紙質檔案，為了更好地管理電子檔案，可以借助互聯網技術隨時辦公的靈活特點，保證電子檔案的便攜性和合理性，體現新時代辦公的高效性和便攜性，同時，需要注意增加文書檔案的實際易操作性和應用性，便于用戶辦公。

三、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）管理制度不完善

管理制度不完善是我國文書檔案的常見問題，文書檔案在我國管理中缺乏統一量化的標準，導致文書檔案登記、轉移時，出現由于版本過多，錄入過慢的現象，最終使得文書檔案的作用沒有發揮出來。

（二）管理人員對文書檔案工作的重視度不夠

文書檔案是一個綜合性的工作，不僅是管理部門，其他部門也有幫助歸納整理的義務，因為文書檔案是單位參考和決策的基礎資料，這些信息資產的重要性不言而喻，所以各部門領導一定要重視文書檔案的管理工作，各部門互相配合，專業人士主動解答難題，保證文檔整理的速度。

（三）信息技術的作用未能完全發揮

目前雖然是大數據時代，但是文書檔案歸納整理的信息化的程度仍然沒有全面普及，半數字化和半紙質化的檔案管理方式仍然占絕大部分，部分單位目前仍然是紙質辦公。此外，紙質資料因為經歷的年代較遠，原件侵蝕損壞，也是阻礙文書檔案信息化的原因之一。

（四）管理人員的職業素養不足

大數據時代，新技術層出不窮，這就對管理人員的操作經驗和上手能力提出了相應的要求，而我國目前文書檔案的管理人員年齡偏大，接受新事物的能力相對較弱，學習技術速度相對較慢，此外，部分管理人員是兼職，在管理時往往力不從心，這也是造成文書檔案管理信息化普及不到位的原因。

四、大數據時代文書檔案信息化管理的新策略

（一）建立完善文書檔案獎懲機制

為了保證管理人員的專業性，單位可以定期對文書檔案管理人員進行技術考核，并設立具體的考核類目，考核內容需要包含新型信息技術應用，檔案管理基礎操作、檔案整理進階操作等，設立考核分數評判規則，獎勵得分高的管理人員，帶動管理人員提升自身的積極性。同時，各部門可以建立獎懲機制，提升不同部門的積極性和配合度。

（二）建立完善信息化文書檔案管理模式

信息化管理環境下，需要探索完善檔案信息化管理制度，創新管理模式，清華工作人員的責任心和安全意識，積極應對信息化管理中的不同問題?？梢越⒁幌盗械囊幏读鞒?，確保用戶在查詢、下載、借閱資料時都遵循固定的模式，并設置相應的限制條件和使用人群，使用的許可等，在確保檔案得到有效利用的同時，保證檔案的安全性和保密性。

五、結束語

綜上所述，大數據背景下，信息化進程加快，對文書檔案管理也提出了相應的要求，各單位都應當高度重視文書檔案的重要性，優化管理模式，加強人員培訓，建立相應的獎懲制度，保證文書檔案的信息化管理，充分發揮檔案在單位發展中的重要作用。

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