規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用

陳艷娟

摘 要：隨著社會時代的發展以及經濟水平的不斷提高，在人們日常生活與工業生產中，對電力能源的需求量也不斷增加，因此近年來我國電力基建工程數量及規模均呈現出明顯提升趨勢。而在電力基建工程建設中，檔案管理工作不容忽視，作為為工程建設提供數據支持與經驗輔助的關鍵工作，一定要認真審視當前工作中存在的不足，并且積極采取規范化與標準化管理模式，助力電力企業的基建工程檔案管理工作朝著規范、合理、科學方向發展。

關鍵詞：電力基建工程;檔案管理;規范化與標準化

一、前言

電力基建檔案作為電力基建工程建設中所有資料的匯總，是整個工程的全貌縮影，能夠直接反映出電力基建工程的施工過程。對于基建檔案管理的主要工作內容為資料形成、歸檔、積累、管理與利用等，并且在基建工程竣工之后需要以文字形式來呈現。然而從實際情況來看，電力基建工程檔案管理工作中涉及部門及人員眾多，管理內容也錯綜復雜，倘若管理不規范或不合理，勢必會影響管理效果?；诖?，本文將結合筆者工作經驗，對規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用展開分析，希望能夠有效助力電力基建工程檔案管理工作水平的提高。

二、現階段電力基建工程檔案管理中存在的不足

對檔案管理的規范化與標準化管理模式進行探討，首先需要對現階段電力基建工程檔案管理工作現狀進行分析，找出其中存在的不足，具體來講體現在以下幾點。

（一）管理規范性不足

當前許多電力基建工程部門的檔案管理工作存在內容不完整、不真實、不準確等規范性缺失的情況。例如，項目施工中簽訂的各類合同并未詳細注明日期、規格等重要參數，或是出現前后矛盾;施工單位來函編號缺失或是存在重復編號情況等。

（二）管理缺乏統一標準

現階段電力基建工程的檔案管理較為混亂，原因就在于缺乏統一標準，主要表現在業主、施工、監理各個方面，而且即便是同一個項目，但是在設計變更單、技術交底文件、工程聯系單等各類表格中還存在格式差異問題，許多人員工作責任心不強導致大量不健全的簽字蓋章文件出現，甚至許多文件毫無依據且缺乏真實性。

（三）資料不完整

電力基建工程檔案管理工作中常常會發生資料丟失、遺漏、受損等情況，這些資料包括各種條件清單、施工設計圖紙、設計變更簽證等，原因就在于檔案管理工作制度存在不完善之處，導致專職人員工作責任心不強，很多時候為了方便就懶得溯源，所以出現各類檔案資料不完整的情況。

三、規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略

通過上述對現階段電力基建工程檔案管理中存在的不足進行分析可知，要想提高基建工程中檔案管理工作水平，一定要保證其規范性、合理性與科學性，才能契合電力基建工程的建設需求。所以，可嘗試應用規范化與標準化管理模式，認識到該檔案管理工作模式是未來電力基建工程的發展趨勢。具體來講，規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理工作中的應用體現主要集中在以下幾方面。

（一）項目前期文件檔案

電力基建工程項目的施工建設前期文件非常關鍵，這部分檔案資料主要是證明該工程項目的合法性，作為證據性文件，在收集與管理過程中有著一定的難度，所以應當采取規范化與標準化的管理模式予以管理，同時要配備專職人員進行檔案收集，對電力基建工程的調研、申報、審批的前期全過程資料進行匯總。項目前期文件有著時間周期長、經手人員多等特點，作為檔案管理專職人員一定要保證各類資料的完整性，做到完整收集、及時歸檔。與此同時，檔案管理人員還需要對基建工程項目的實時進展充分了解，對各階段生成的各類文件資料進行保管，同時在歸檔過程中要按照一定標準進行劃分，比如按照時間、部門等去分檔。待前期工作完全結束中，要立足全局按照標準劃分歸檔，發現問題要趕在正式開工前糾正，保證項目前期文件檔案的規范化與標準化。

（二）招投標文件檔案

電力基建工程項目招投標工作牽涉到大量企業且需要開展復雜、系統的工作，所以該階段的檔案管理也需要高度重視，確保規范與標準。電力基建工程招投標階段需要歸檔的文件資料種類繁多，主要由招標文件、投標文件、澄清文件、評分文件、中標文件等，倘若檔案管理工作人員沒有按照標準對文件資料進行合理類別劃分，則很有可能造成簽字不規范、資料收集不完整等情況，進而直接影響后續電力基建工程的開展。所以，在電力基建工程招投標階段便要做好檔案保存與管理。作為檔案管理專職人員，要全程參與項目招投標工作，對具體基建工程項目情況深入了解，一切與該項目相關的資料要做到心里有底，特別是招投標中的細節部分，如文件簽字、功能表等，更要有序管理，并且要格外關注簽字、功能表等操作規范。倘若檔案管理工作人員因為特殊原因而無法全程參與招投標，則需要在招投標結束后第一時間與相關部門取得聯系，去獲取第一手文件資料，及時做好登記、分類與歸檔工作。

（三）施工設備文件資料

電力基建工程項目施工中需要用到大量設備，對于這部分設備的文件資料同樣需要檔案管理工作者加強管理。首先，專職人員需要與施工設備廠商保持密切溝通，對于工程項目采用的相關設備參數、規格、使用注意事項等信息充分了解，編制出規范化的設備采購臺賬，并且對機械設備訂購合同妥善保管;其次，電力基建工程施工設備進場之前要先進行檢測，此時檔案管理人員也要全程參與，將進場前的設備檢測信息進行收集，隨后對文件資料進行類別、等級的劃分，及時歸檔。如此一來，保證施工設備在采購與進場施工檢測中生成的各類文件資料實現規范化與標準化的管理。

（四）施工材料合同文件

在電力基建工程項目中，施工材料會對施工質量形成直接影響，所以檔案管理人員在收集與保管相關文件資料時，還要與材料采購部門做好溝通，對施工所用材料的采購、運輸、現場檢測等相關信息全面掌握，主要收集的文件資料有材料采購合同、運輸物流清單、檢驗報告文件等，對這些文件進行細致核對與分類。同時，在收集過程中還要對所有合同文件中的簽字蓋章做好確認，驗證蓋章是否與規范相符以及合同內容中是否存在紕漏、錯誤信息，發現問題要第一時間進行修正。唯有加強對施工材料合同文件檔案的規范化與標準化管理，才能全面提高電力基建工程項目的施工質量，實現施工成本的縮減，助力項目經濟效益與社會效益的提升。

（五）項目施工與安裝文件

為保證電力基建工程在竣工之后能夠順利交接，一定要對項目施工過程與各種設備安裝文件資料妥善保管，對于這部分文件資料同樣需要采取規范化與標準化管理模式，保證分檔合理性與完整性，做好日常檔案資料積累工作。在檔案收集、記錄等工作開展中，專職人員需要與相關部門協調配合，共同制定科學合理的管理制度。此外，檔案管理工作人員還需要在項目施工與設備安裝中扮演監理角色，發揮監管職能，對施工材料管理、質量管控等環節做好監督，一旦察覺有質量不過關的情況要及時要求整改，保證所有施工檔案文件信息的規范化與標準化。

（六）竣工文件檔案

電力基建工程的竣工文件檔案同樣需要做好規范化與標準化管理，嚴格管理檔案的歸檔與移交上級工作，確保與電力基建工程項目進展保持同步，如此才能確保項目施工中所收集的資料檔案的完整性，避免出現檔案受損、遺失等情況，保證所有檔案資料齊全。待項目竣工之后，檔案管理人員還要協助相關單位一同編制竣工資料，以標準化的檔案資料為手續移交、監理審查提供助力。

四、結語

綜上所述，在電力基建工程建設過程中，檔案管理工作質量與效率會對工程質量形成一定的影響，所以在具體檔案管理中需要想辦法提高其規范性、合理性與科學性。因此，筆者建議嘗試在項目施工前期、招投標、設備材料采購、合同管理、竣工文件管理等各個階段推行規范化與標準化管理模式，以此去提高檔案管理工作水平，保證電力基建工程項目圓滿竣工。筆者相信在規范化與標準化管理模式的加持下，不管是基建工程檔案管理工作水平還是電力企業的整體管理能力，均能實現跨越式提升，從而為人們帶來更優質的電力服務。

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