信息化環境下高校電子文件管理制度建設分析

金子妮

（中國民用航空飛行學院綿陽分院 四川 綿陽 621000）

1 引言

高校電子文件管理相關的應用被信息化環境不斷拓展開來，使得高校的電子文件數量越來越多。相對于傳統的紙質文件來說，電子文件具備較為獨特的特點，給高校電子文件管理帶來了一定的要求，信息化的環境給高校電子文件管理上帶來了制度、方法、機構和組織等方面的全新挑戰和要求。這種現象要求高校電子文件管理人員不得不結合高校電子文件管理的實際情況和管理需求做出創新和改革，轉變高校電子文件管理現狀，最大程度上促進高校電子文件管理水平和管理質量的提升。

2 現階段高校電子文件管理中存在的問題和不足之處

現階段的高效電子文件管理過程中由于各種因素的影響存在著較多的問題，這些問題的出現嚴重影響高校電子文件管理質量和水平的提高。主要的問題表現為以下幾個方面：（1）當前高校電子文件管理規劃上存在漏洞：現階段的高校檔案信息化的構建中，高校電子文件管理未能很好地納入高校校務的規劃過程中，使得高校電子文件管理的統籌規劃系統較為不完善，有時候高校管理部門管理人員在面臨這些電子文件時總顯得能力不足。（2）高校電子文件管理職責劃分不清晰、機構不完善：現階段大部分高校未能很好地形成獨立的機構負責專門的高校電子文件管理工作，使得高校電子文件管理存在分散、不統一的問題，多數電子文件相關業務也未能按照明確的分工系統進行管理，使得大部分電子文件依舊停留在以往的業務系統內，如較為常見的財務系統、人事系統和教學系統等，給現階段的高校電子文件管理帶來了一定的風險和挑戰，一旦出現問題后也經常存在各個部門推卸責任的現象，不利于高校電子文件整體管理水平的提高[1]。（3）管理過程中的法制標準較為缺乏：現階段雖然我國結合當前形勢出臺了幾個相關的文件如較為熟悉的《電子文件歸檔與管理規范》，但文件管理過程中缺乏明確的制度、規范及標準，影響了高校電子文件管理質量的提升。

3 信息化環境下高校電子文件管理制度的建設途徑

3.1 為信息化環境下高校電子文件管理構建一批專業性的人才

在信息化的環境下，對于高校電子文件的管理為了最大程度上強化管理質量、規劃管理制度，高校應將建設重點放在電子文件管理人員的招聘、培訓與學習層面。選擇一些專業對口或具備豐富電子文件管理經驗、信息化專業技術的人才后結合高校電子文件管理的實際情況開展定期的培訓學習，從整體上提高高校電子文件管理人員的業務水平和職業素養[2]?，F階段各高校電子文件管理人員的綜合素養及專業水平均較低，大多數都缺乏相應的系統學習能力和管理技能，這就要求高校致力于對電子文件管理人員的培訓和管理方面，通過外派學習、定期培訓、定期考核及國外研修等途徑提升管理人員的職業素養和專業水平，為高校電子文件管理提供專業的人才。

3.2 重視建設信息化環境下高校電子文件管理的制度和規范

在信息化環境下高校電子文件管理的過程中應不斷建設和發展高校電子文件管理的制度，制度可以反映出一個管理系統中相互聯系、不可或缺的關系，在構建高校電子文件的管理過程中建立高校電子文件的管理制度能很好地保障高校電子文件管理工作的順利開展與實施，結合高校電子文件管理中存在的問題制定和學習電子文件管理的統籌規劃、相關制度，使得高校電子文件的管理更有保障，進一步制定詳細具體的規章制度和管理手段，促使各個部門的管理工作更好地銜接和協調處理，有效地提升管理成效，讓高校更好地開展各項電子文件的管理業務與服務[3]。

3.3 明確落實好高校電子文件管理機構人員的職責范圍

在信息化的環境下，為了更好地落實高校電子文件管理制度和措施，相關部門應明確高校電子文件管理機構的設置，對相關部門管理職責的分配進行明確，為高校電子文件管理工作的開展提供基礎和前提，促進高校電子文件管理制度的規范建設與發展。在電子文件管理職責的劃分過程中應明確地對電子文件管理中涉及的各個業務范圍進行分配和落實，并將責任落實到個人身上，強化電子文件管理過程中人員的責任意識及工作積極性，減少問題及問題出現后相互推卸責任行為的出現，提高高校電子文件管理水平和管理質量，更好地保障信息化環境下高校電子文件管理工作的順利開展[4]。

4 結語

信息化環境的發展雖然給高校電子文件管理帶來了一定的挑戰，但同時也是一個很好的機遇。高校電子文件管理制度的建設過程中應結合高校的實際情況、電子文件管理過程中存在的問題等通過開展為信息化環境下高校電子文件管理構建一批專業性的人才、重視建設信息化環境下高校電子文件管理的制度和規范及明確地落實好高校電子文件管理機構人員的職責范圍等多元化的建設制度措施，更好地落實高校電子文件管理工作，為高校培養一批專業的電子文件管理人才，有效地落實相應的管理制度與規范，促進高校電子文件管理質量和水平的提高。