新形勢下加強工程建設檔案管理探析

陸心怡

（上海迅源人力資源咨詢有限公司，上海 200072）

在工程建設中，規范有效的檔案管理工作有助于相關各方了解工程項目，順利開展各項工作。工程建設檔案管理在近年來日益受到重視，相關單位和部門紛紛加大管理力度，然而工程建設參與方的檔案管理職責不清晰以及檔案管理過程不夠規范、信息化建設滯后、人員素質水平低等的問題的存在凸顯新形勢下工程建設檔案管理的弊端，急需改進和強化。

1 新形勢下的工程建設檔案管理簡述

工程建設檔案包含工程建設項目的立項、審批、勘察、設計、施工和驗收等環節產生的文字、圖表、聲像等資料，是工程建設過程的直接記錄，是再現工程建設面貌的真實文獻，擁有重要的憑證屬性。而且工程建設檔案要在參與各方的協作下形成、完善，來源較多，制作、收集、表現和管理的方式也多種多樣，對很多重要工序、隱蔽工程等都可以全面如實記錄，是具備一定法律效力的工程質量證明文件，對工程建成后的使用、維護、改擴建等都有非常重要的參考意義，加強工程建設檔案管理至關重要。

針對工程建設項目管理而言，其互動性產生反饋與管理的作用，和檔案管理相互促進，表明檔案管理是涉及眾多專業的、持續周期長的、紛繁復雜的項目體系，需要根據工程建設項目管理理論和方式進行專業的工程建設檔案管理。例如按照工程建設進度計劃編制收集和整理檔案的計劃、通過質量控制隨機檢查工程文件和檔案材料等，以此滿足新形勢下的檔案管理創新要求。同時，工程建設檔案源自工程建設的各相關專業和環節，加強檔案管理能夠助力工程建設項目的進度與質量管理，為圓滿完成工程建設任務提供進度、質量等保障[1]。由此可見，檔案就像流程的驅動器，數據管理則是流程監督員，在工程建設管理流程中要以工程建設業務為中心，想辦法通過文件控制業務流程和規范，保證滿足業務需求，在加強業務管理的同時加強文件管理，發揮好檔案管理的服務功能。

2 新形勢下加強工程建設檔案管理的有效措施

2.1 培育檔案意識，嚴格履行檔案管理職責

工程建設往往涉及眾多單位和部門，其工作都和工程建設質量聯系密切，明確檔案管理職責是加強工程建設檔案管理的基本需求，需要各方培育更強的檔案意識，嚴格履職[2]。

當工程建設單位在辦理規劃許可、施工許可時，行政主管部門要和建設單位簽訂檔案責任書，詳細規定建設單位、施工單位、監理單位等在檔案管理上的責任、義務，監督其執行；在工程建設正式開工之前，建設單位和其他參與方要通過正式文件形式印發工程建設檔案管理工作的要求和標準，包括形成、積累、整理和歸檔等，方便檔案人員做好資料收集工作，做到各類文件材料應歸盡歸；在工程建設中明確檔案工作程序，包括收集、整理、保管和移交、歸檔等，具體由建設單位根據本地檔案管理部門的要求，與施工單位、監理單位進行協商后制定，確保檔案工作計劃與規程同時滿足工程建設進度要求、檔案管理要求；完成主體工程建設任務之后，參與各方完整收集所有工程文件和圖紙等資料，進行系統的整理，及時提交給建設單位歸檔，憑借強烈的檔案意識和高度責任感增進各方聯系，保證檔案完整、準確，提升工程建設檔案管理工作效率。

2.2 加強過程控制，規范開展檔案管理工作

工程建設檔案管理的過程控制以大文件概念為基礎，統籌兼顧從工程文件的形成到被長期保存或銷毀的全生命周期的所有管理要素、管理活動，重視管理內容與要求的對接、整合，提高總體效應。工程建設過程質量控制通常分為事前、事中、事后三個環節，分析工程建設檔案管理過程，事前管理就是在開工之前建立檔案管理機制，事中管理就是管理整個建設施工過程的檔案資料，事后管理強調在竣工驗收以后收集、整理工程建設過程的全部檔案材料，并向檔案部門移交。

在形成工程建設檔案以前要完善檔案管理機制，前置檔案管理控制起點，使檔案管理有章可循，為順利開展工程建設檔案管理工作提供制度保障。在建設施工環節要同步檢查正在形成的工程建設檔案資料，進行過程追蹤管理與控制[3]。例如按照前期制定好的檔案管理機制，對參與方形成檔案材料的過程提供監督和指導，確認工程建設檔案的收集與整理有沒有漏項、缺項、不及時等問題。從工程竣工驗收以后到向檔案部門移交檔案的這段時間里要同步檢查檔案管理情況，整理形成于工程建設全過程的檔案資料，做好組卷工作，并對完成組卷的檔案分冊編碼、裝訂，建立移交清單目錄，及時移交，最后由工程建設檔案接收方審查檔案，確認合格以后頒發合格證。通過專業檔案人員的隨時監督和指導，保證工程建設檔案的完整性和系統性，提高檔案管理質量。

2.3 強化技術應用，推進檔案管理的信息化

首先，有效采集原始數據并歸檔。在工程建設檔案管理工作的信息化構建中，采集檔案數據并存檔是非常重要的環節，要強化檔案的收集與管理[4]。在收集檔案數據信息時要多渠道進行，利用電腦掃描導入對應檔案數據，歸檔工程建設項目的設計圖紙和進度、其他文件資料，利用計算機技術存儲工程建設數據，預防發生檔案信息丟失或損壞等問題；做好檔案存檔工作以后要分類處理檔案，方便后續查詢檔案資料；為參與方的溝通和交流提供信息平臺，加強檔案管理監督。利用這些技術手段提高檔案工作效率，保證工程建設的各個環節都有對應數據和信息，促使各單位順利完成工程建設任務。另外，加強數據庫建設、數據挖掘等技術的應用，提升工程建設檔案信息化管理水平，依托數據挖掘技術在海量工程建設檔案數據中將有價值的信息篩選出來，去掉冗余數據，提升檔案數據分析效率、采集效率，發揮信息化的優勢。

其次，完善工程建設檔案信息體系。為了深化工程建設檔案管理的數字信息化建設，在工程建設施工環節應強化BIM技術應用，使檔案信息數據BIM化。BIM技術在工程建設中的應用越來越多，針對工程建設檔案管理可以依托BIM技術建立工程單元和施工文件的關系，在驗收及審核工程建設項目時按照這種關系提升檔案信息的全面性。相關人員利用客戶端在BIM系統平臺查找工程單元對應數據庫里面的數據和信息，根據這些數據信息對照工程建設施工現場情況，在系統中錄入文字或者數據，完成數字簽名，完善信息鏈。

長此以往，BIM系統包含工程建設的詳細資料，在工程建設檔案的提交中只需提交完整的BIM模型，直接由檔案人員將其導入系統，系統自動判斷檔案材料的完整性，做好入庫處理，大大節省工程建設檔案整理入庫時間，減少檔案人員工作量。與此同時，利用BIM技術管理工程建設檔案，避免利用檔案時翻閱大量紙質材料，提高檔案信息利用率；通過工程建設檔案信息的BIM化，緩解檔案庫房緊張的問題，因為一個BIM模型的大小為數百MB到數GB之間，用一個硬盤就能存儲數以萬計的工程BIM模型，比傳統紙質檔案工作模式體現了巨大的優勢，在節省存放紙質檔案的費用的同時預防紙質檔案磨損、被環境侵蝕和破壞等風險；本地實時備份、云備份等信息化功能保證工程建設檔案信息的BIM管理萬無一失，即便檔案庫房受到巨大破壞，在重建之后也可以恢復幾乎所有檔案資料，并且隨著時間的推移，今后可以按照工程建設檔案信息BIM化的可視功能掌握工程建設信息，看到工程的歷史面貌。

再次，培養檔案人員的信息安全意識。隨著新形勢下計算機和網絡信息技術在各行各業的廣泛深入應用，開發利用檔案信息資源時涉及信息傳輸，檔案信息安全問題越來越突出，注重防范是工程建設檔案管理工作者的責任，要持續提升信息安全意識，避免任何可能的損失，最大限度發揮工程建設檔案信息資源的價值。如今大多數工程建設檔案管理單位在檔案信息化管理中都提高對安全性與保密性的重視程度，減少檔案信息安全隱患。面臨這樣的趨勢，在工程建設檔案信息化工作中要結合檔案工作內容及檔案的保密性質加大安全防護力度。例如在檔案管理信息系統的構建中加強安全系統設置，利用防火墻、加密等技術保護檔案數據信息安全，提升檔案管理工作質量。同時積累工程建設檔案管理信息化建設經驗，借助信息化管理的技術優勢優化檔案信息安全管理，推動工程建設事業平穩發展。

2.4 注重人員培訓，提供檔案管理人才保障

人的因素處于第一位，新形勢下的知識經濟發展將科技知識、人才培養作為支撐工程建設檔案管理發展的支柱，掌握現代化知識與科技的高素質人才就成為加強工程建設檔案管理的關鍵性保障。如今工程建設檔案工作者，尤其是施工單位和監理單位的檔案人員存在兼職人員多、流動性大、經驗不足等問題，限制工程建設檔案管理的深入和優化，也很難確保工程文件材料的形成質量、整理質量。所以在工程建設中必須有計劃地培訓檔案管理人員，使其掌握工程檔案管理辦法、工程質量驗收標準等，了解各參與方統一的檔案整理標準，規范收集各類原始資料。檔案人員在施工環節加強監督和檢查，形成真實的、完整的工程建設檔案[5]。而且新形勢下的檔案管理信息化與現代化建設對工程建設檔案管理工作者提出更高的技能與素質要求，檔案管理信息系統應用好壞也由人員素質決定，應積極開展在職檔案人員的信息化建設培訓和電腦、網絡、大數據等信息技術新知識、新技能的再教育，打造復合型檔案管理人才隊伍，為工程建設檔案管理增添新的活力，極大地提升綜合管理水平，保證及時發現工程建設檔案管理問題，妥善解決，維護檔案管理信息系統的正常運行。

3 結束語

工程建設檔案是形成于工程建設和生產環節的重要記錄，是鑒定工程質量、核算工程成本的重要依據，在工程建設中通過持續加強檔案管理工作的落實，既嚴格履職，規范了檔案管理工作，又加快了檔案管理信息化建設進程，使檔案人員的專業技能與素質不斷提升，發揮檔案管理的作用和價值。工程建設檔案管理屬于系統性、長期性的工作，未來要更貼合經濟社會發展新形勢深化工程建設檔案管理改革，為發展工程建設事業奠定堅實基礎。