基于會計電算化檔案管理研究分析

李玉芝（山東財經大學 燕山學院）

■ 引言

會計人員需辯證的看待電算化會計檔案管理工作，能理性和客觀的審視當前工作的特點和不足。管理應體現先進性和科學性，既要在工作思維上與時俱進，還需在模式和程序等方面進行創新和改革。工作人員應根據會計電算化檔案管理的工作特點，有針對性和計劃性的細化工作內容，并結合大環境的技術變革與應用的態勢，有選擇性地對檔案管理程序進行簡化，并主動的優化工作環境。通過合理的制度創新和技術引進，為會計電算化檔案管理效能的提升帶來更多可能性和優越性。

■ 會計電算化檔案管理的工作特點

（一）歸檔范疇擴大化

電算化檔案中的信息呈現形式是多樣的，會以不同的介質為載體進行存儲和傳輸。檔案管理人員利用硬盤、云端、光盤等媒介，對會計信息數據進行存儲、傳播、共享的過程中，無形當中會催生新的歸檔行為。從這個層面來看，會計電算化檔案管理的歸檔范疇被不斷地擴大，不僅對工作信息的處理帶來一定難度，而且對工作人員的信息素養和媒介素養有著較高要求。即檔案管理人員需對會計數據庫、電子表格、網絡系統的操作方式進行區分，安全和有效的對各式檔案進行歸檔。

（二）管理效率高效化

會計電算化，將會計管理和軟件系統進行密切的聯結，軟件系統與物理設備的有機結合，大大優化工作程序和流程。會計人員可基于電算化系統自動生成主題明確的報表，利用專門的財務軟件分析財務數據，使得管理效率展現出明顯的高效化特點。而對會計工作進程中的所有數據信息進行管理的過程中，工作人員可利用網絡平臺實現快速的打印、傳輸和共享信息。在既定的時間和空間內，具有工作關聯性的人員可在線上平臺進行溝通與交流。電算化的會計檔案管理，可助力企業逐步實現降本增效。

（三）存儲條件高要求化

基于會計電算化的檔案管理，相較傳統的紙質檔案存儲條件要求更高。必須充分保證計算機系統的安全性和穩定性，否則會給檔案管理工作帶來較大的安全隱患，甚至會對企業的經營和投資產生一定的消極影響。因此，在具體開展電算化會計檔案管理活動過程中，注重提高工作效率的同時，必須動態的優化工作平臺和軟件系統。檔案管理人員需正確處理歸檔的載體，應將其放置干燥和安全的地方，必須丟失和損壞。

■ 會計電算化檔案管理的注意事項

（一）注意檔案管理模式的創新

電算化會計檔案種類較多，既包含傳統的紙質檔案，還包括網絡中多樣的數據格式。面對復雜多樣的會計檔案，管理人員需注意科學的創新管理模式。根據會計檔案的類型和存儲的格式等，采取不同的方式方法進行管理和共享。無論是依托計算機系統開展檔案管理工作，還是脫網脫機的進行信息的錄入與備份，都必須保證滿足檔案管理的基本要求和標準。對具體的工作模式進行豐富和拓展的過程中，必須秉承“信息安全”的原則，利用多樣化的管理模式對不同類型的檔案進行管理。

（二）檔案管理屬性需進行擴展

會計電算化，主要是依托計算機設備和專門的軟件開展的管理活動，可自動化的存儲和生成會計報表。而工作模式和會計信息的呈現方式發生變化時，必須進一步拓展檔案管理的屬性，即從傳統的制度管理升級為多維管理。既要發揮制度屬性的作用，還需賦予檔案管理技術屬性。即應加強檔案管理的信息化建設，利用技術手段優化管理流程，以及創新管理模式。對打印出的會計憑證、會計數據等逐步實現數字化和信息化管理，大大提升檔案管理的可靠性和高效性。

（三）注重技術和制度的協同改革

技術是豐富檔案管理形式的重要工具，更是會計電算化管理的關注要點。而制度是檔案管理質量提升的必要保障，需根據實際的工作環境和要求，及時地進行制度的創新與改革?；跁嬰娝慊瘷n案管理模式的創新，需注意在技術和制度層面進行雙重的改革，二者能相互配合和彼此支撐，充分發揮其協同效益，以達到最大程度的優化工作流程和提高服務質量的目的。管理人員應將技術手段和制度創新進行科學的融合，依托現代信息技術優化工作環境的同時，及時生成相匹配的管理制度。

■ 基于會計電算化環境的檔案管理改革和創新的措施

（一）開發信息化電算化會計檔案管理系統

基于會計電算化環境下，檔案管理應逐步實現信息化。管理人員應利用先進的科學技術，聯合專門的機構開發信息化電算化會計檔案管理系統。利用安全性高、功能完善的會計電算化軟件處理復雜的會計數據，利用信息技術快速的集成、分析和處理大量的電子化的會計檔案。管理人員既要將現代信息技術科學的應用到檔案管理中，還需不斷地加強物理防護。即從管理視域出發，設計和開發有登錄和操作權限的檔案管理系統，避免造成重要檔案信息泄露和丟失等問題。有條件的企業應盡量實現“專人專機”，并為工作人員分發專門的登錄賬號。同時，軟件開發人員需深入到會計工作和檔案管理工作中，全面了解他們的工作內容和工作流程，確保所研發的檔案管理系統具有高度的實用性。如人機交互頁面既要清晰展現主要的工作模塊，還需高度保證檔案信息管理的安全性和高密性?？稍谫~號登錄和權限設置方面進行多層考慮，系統應根據賬號的數字組合或位數，自動地識別或授權信息訪問權限。這樣，可大大優化檔案管理的流程和程序，既要保證系統運行的安全性，還應體現信息化檔案管理系統的優越性，從而全面提高管理效能。

（二）以問題為導向創新和優化檔案管理制度

制度化管理，是檔案管理工作有序推進和順利完成基礎?；跁嬰娝慊瘜n案管理模式進行升級與創新的過程中，應著重以問題為導向進行制度的改革和創新。如針對電子檔案的更新、修正和存儲等，應制定嚴格的操作流程和規則。合理的設置系統登錄的權限，應制定科學的制度和規范，禁止不符合要求的人員私自進入系統中進行操作。無論是完善檔案信息，還是刪除無用的數據，都必須基于系統化的審批流程和操作規則。財務部門應經理或主管為主導，督促檔案管理人員優化檔案信息，除此之外不允許任何人下載和更新會計資料。管理人員需針對會計電算化的檔案管理內容進行細化，根據工作內容的重要程度，分別制定具有匹配性的管理制度。同時，對于極為關鍵和機密的會計檔案，應要求經理以上級別的人有權利和權限進行信息處理，且制定電子化和紙質檔案雙重管理和備份的規定。要求檔案管理人員定期備份所有的電子檔案，并與紙質檔案的歸檔編號進行統一。這樣，根據日常工作當中的實際存在的問題，及時的優化與完善檔案管理制度，為會計管理與信息更新提供良好的制度支持。

（三）動態優化計算機安全網絡管理體系

基于會計電算化優化檔案管理模式的過程中，應注重及時的改善操作系統的運行環境。支撐會計電算化管理的計算機系統，在工作和運行中的穩定性安全性，會對最終的檔案管理質量和效果產生關鍵的影響。若系統和平臺出現安全隱患，將會導致會計檔案丟失和損壞的問題。因此，管理人員需根據檔案信息存儲更新情況，積極的優化計算機安全網絡管理系統，以保證構建安全的工作環境。管理人員要結合實際的工作量，以及計算機系統的運行情況，對電算化系統進行科學的升級和優化。如會計應利用安全性高的殺毒軟件定期的清理系統，不斷加強防火墻的防御功能，盡量避免因非法操作和病毒侵入而泄露財務重要數據的問題。管理人員需認識到數據、文字、音頻、視頻、網頁鏈接等，作為會計電算化檔案管理的重要構成要素，在存儲和應用的過程中，會對計算機系統的安全性和穩定性有一定的要求。因此，管理人員需動態的優化計算機安全網絡管理體系，生成具體的工作要求、標準和程序，將工作職責和責任落實到個人。安排專人負責財務部門計算機設備和系統的安全維護和管理，為檔案管理和共享提供健康的操作平臺，進而全面提高管理質量和效率。

■ 結語

總之，信息化時代下，會計人員需對檔案管理建立新的認識。利用會計電算化系統處理工作的過程中，應利用技術手段實現檔案的高效管理，并根據實際管理成效，積極地進行制度的創新與改革?；跁嬰娝慊臋n案管理，需注重構建安全的工作系統和平臺，既要保證會計數據的安全存儲和共享，還需切實發揮檔案管理的功能與作用，為各個崗位或部門做好信息服務工作。同時，管理人員應加強計算機系統和信息化檔案管理系統的升級和管理，為有序、順利、順暢的開展檔案管理工作提供有利的條件和空間。