高校二級學院綜合管理辦公室效能優化及工作人員素質提升的措施研究

蘇 琴

（重慶交通大學河海學院 重慶 400074）

隨著高校改革的深入發展，我國高等學校普遍實行校、院兩級管理體制，院級組織是學校的基層教學管理單位，二級學院的綜合管理辦公室（以下簡稱“綜合辦”）則是二級學院綜合管理的核心機構，兼具承上啟下、協調左右、溝通內外的職能職責。它在與學校、社會、企業、師生、校友的溝通和聯系中發揮著不可替代的作用。工作體量龐大、工作項目繁雜、工作任務急迫是這個部門的幾大特點。作為“窗口”形象部門，綜合管理辦公室工作人員的綜合素質代表了整個二級學院管理服務的工作水平，對二級學院綜合辦工作人員的要求也越來越高，以應對新形勢下高校管理服務的需求。因此，對綜合辦公室工作效能優化及工作人員綜合素質提升的措施研究勢在必行。

國內眾多學者開展了對高校二級學院綜合管理辦公室工作及人員綜合素質的研究。陸一[1]探索了新形勢下二級學院辦公室人員的綜合素質和能力發展新要求；曲斌[2]分析了新形勢下黨政辦的工作現狀，明確了精細化管理的思路，提出有效解決目前工作現狀的精細化管理途徑；盧遠[3]使用熵與耗散結構理論的新視角，結合辦公室管理的問題和困境，分析辦公室實現良好管理的前提、發展的動力與機制，提出行之有效的對策；王靜[4]提出為二級學院的發展提供支撐，創新型高校應著重培養行政人員的組織協調能力、溝通表達能力和信息應用能力等；代海風[5]分析了辦公室職能定位和現存問題，提出了現存的顯性矛盾，探討了提升辦公室綜合管理效能、服務質量和水平的措施。上述研究可為高校二級學院綜合管理辦公室工作及人員綜合素質研究提供借鑒，但是不夠系統。為此，本文開展了對高校二級學院綜合管理辦公室工作效能優化及工作人員綜合素質提升的措施研究。

一、高校二級學院綜合管理辦公室的職能職責

（一）綜合管理

二級學院綜合辦是學院的綜合辦事機構，相比教學管理辦公室、學生管理辦公室、科研管理辦公室等，它就像一個“大總管”，負責整個二級學院的綜合事務管理服務。主要包括人才引進、職稱（職級）晉升、公文運轉、制度編撰、會議組織、新聞報道、資產管理、財務報銷、工資發放、來賓接待、印章管理等各項具體事務。事務繁雜、頭緒眾多。

（二）參謀職能

綜合辦在落實學校、學院的各項措施中參與決策全過程，發揮著重要作用。首先，做好文件、信息的整理收集調查工作，準確地為領導提供決策依據。其次，結合各種實際情況和影響因素，向領導提出合理性建議；最后，又要監督決策實施效果，并對產生的效果進行及時的分析、評價，及時反饋給學院領導層，以便不斷完善和改進，為今后的工作開展積累經驗教訓。

（三）服務職能

綜合辦不僅要進行行政管理，更重要的是為師生提供服務。二級學院教職員工從人才引進、到崗位報道、再到退休辦理直接接觸的都是綜合辦，其中信息通知、辦公物資領取、工資發放、職稱（職級）晉升等等事務都是由綜合辦來完成服務。學生從入學到畢業，其中競賽、獎勵、考研、留學、就業等等也需要綜合辦在各部門中協調，各種材料也需要在綜合辦蓋章報送。綜合辦還要為校外來訪人員、校友等提供服務。

（四）溝通協調職能

綜合辦像一座橋梁，對外聯系學校各職能部門、兄弟院系、社會企業，對內聯系學院領導、系部科室、師生員工，發揮中樞紐帶的作用。只有綜合辦及時上情下達、下情反饋；牽頭協調學校、學院、科室、系部，凝心聚力、緩和矛盾沖突；明確各部門之間的責任分工，有效配合，整個二級學院的各項工作才能順利開展，這座立體高架橋才能高速運轉、暢通無阻。

二、高校二級學院綜合辦工作中存在的問題

（一）工作任務重，人員配置不合理

二級學院綜合辦對應全校各個職能部門、社會企業、兄弟院校，校外來訪人員，學院內部所有系部、科室和全體師生員工的管理、服務，事務繁雜、工作量大。而高校為了提高專任教師師生比，不斷減少行政管理人員數量，加上高校為了適應國家、社會、行業的不斷發展變革和新的要求，使得綜合辦的日常事務越來越多，質量要求越來越高，造成綜合辦工作人員一崗多責現象嚴重。以重慶交通大學為例，綜合辦一般有只有2～3名工作人員，雖然實行新進教師“助管”制度，有助于緩解部分管理崗工作壓力大的矛盾；有利于幫助新進教師熟悉各職能管理部門的工作，互相學習、相互理解。但是在師資緊缺的條件下，還是以教學任務為重，新進教師既要兼顧完成教學任務，又要服從行政管理崗“坐班”制度，本身就有沖突矛盾，不好把握，工作可持續性較弱，造成工作效率低下的后果。而且大學院和小學院在人員配比上沒有明顯優勢，同等崗位下大學院和小學院相比綜合辦工作人員的工作量要大得多。

（二）職能職責不清，制度不夠完善

綜合辦因為具有綜合管理服務的職能職責，所以不像學生工作管理辦公室、科研管理辦公室、教學管理辦公室等職能職責相對單一明了?！吧厦媲l線、下面一根針”，事無巨細都要通過綜合辦去協調溝通處理。如果制度不完善，職能職責劃分不清，就容易造成互相推諉，工作效率低下。例如重慶交通大學各二級學院規模大小、歷史沿革、發展速度等各不相同，雖然都設有綜合辦，但各學院的綜合辦具體管理服務的范圍和內容還是差異較大。

（三）信息化建設滯后，工作重復率高

高校信息化建設程度不一，各個職能部門之間使用的是獨立的信息管理平臺系統，很多信息不能共享和及時更新，造成二級學院綜合辦在處理事務時經常要不斷切換管理系統，而且常常由于信息不能及時更新，造成數據錯誤，增加工作量。例如重慶交通大學OA系統、人事管理系統、教務系統、財務系統、資產管理系統、科研管理系統、新聞報道系統都是獨立的管理系統，使用獨立的用戶名和密碼，不能實現一點切入的模式，同步數據信息。而教師、學生的數據信息又是實時變動的。就需要重復統計，大大消耗綜合辦工作人員的時間、精力。

（四）人員結構復雜，后期學習機制沒有保障

二級學院綜合辦管理崗不像專任教師崗、科研崗、專業技術崗那樣嚴格要求專業、學歷。工作人員專業、學歷結構復雜，且很多年齡大的工作人員學歷偏低。而學校對其培訓的范圍、力度、深度要小很多。例如重慶交通大學針對綜合辦公室工作人員的培訓，主要針對專業性較強的工作如財務管理、資產管理、新聞宣傳、公文寫作等等，通常只是一兩次簡單的培訓，缺乏對教育管理、行政管理、心理學等長期系統深入的學習，不能很好地提升其綜合素質和能力。

（五）工作地位和待遇低，晉升空間不足

二級學院綜合辦在工作任務不斷增加，工作要求不斷提高的同時，相應的工作地位和工作待遇卻沒有及時提高?？冃И剟钇啬艹龀晒目蒲?、教學，而對行政管理人員更多的是呼吁默默奉獻，獎勵機制相對欠缺。加上晉升空間不足，職員晉級競爭非常激烈。例如重慶交通大學共開展了四次職員晉級申報評審，但是每次間隔的時間非常漫長，能夠滿足晉升條件的人員數量相對名額指標數量少差額大，如果沒有相對透明、公開、公正的評價體系、制度保障，不能以評促學、以評促建、以評促管，反倒會消除工作人員的工作積極性和創造性，最終影響學院、學校的管理服務水平。

三、高校二級學院綜合辦工作效能優化及工作人員綜合素質提升的措施

（一）提高崗位準入標準，合理配備人員數量

基于二級學院綜合辦工作的性質和特點，在挑選崗位人選時，就要對其綜合素質和能力提出高于一般管理工作人員的要求。挑選政治覺悟高、心理素質好、業務能力強、綜合素質高的人員擔任。為打開二級學院的“門面”“窗口”奠定基礎。學校在崗位數量編制上要充分考慮不同學院規模大小、人數多少、工作任務難易程度等因素，增加二級學院綜合辦工作人員的數量。

（二）加強制度建設，優化激勵機制

制定詳細的職能職責和工作規范，明確辦公室科干和科員的分工和權責。構建合理的考核評價和激勵機制，保障評價機制的透明度和制度本生的合理性?？冃Э己思瓤紤]計劃工作量的多少和完成度，又要考慮實際付出的增量和管理服務質量。例如重慶交通大學的職員晉級制度，定期修訂申報評審的相關文件，制定更詳盡細致可操作的制度條款，縮短評聘周期，將評審的重心向二級學院、師生傾斜，增加基層單位師生員工對其管理、服務能力的考評，更真實有效地體現其管理服務水平。

（三）加快信息化建設的步伐，掃清數字化辦公的“路障”

推動全校信息化建設，精簡整合管理平臺系統，推動校、院、系（室）、個人四級聯動，發揮各個環節的主動性和能動性，信息互通共享。讓數字化辦公系統的快捷、便利真正得以發揮高效。

（四）加強培訓學習，助力“三全育人”

隨著國家教育改革的發展，中共中央、國務院在2017年2月發布的《關于加強和改進新形勢下高校思想政治工作的意見》中提出了“三全育人”的工作要求，即堅持全員育人、全過程育人、全方位育人。作為二級學院管理服務的“大總管”，綜合辦工作人員既直接對學生進行全程的管理服務，又對為學生進行教育管理的教職員工進行管理服務，其對“三全育人”的理解程度和執行力度，直接影響“三全育人”的實施效果。因此，綜合辦管理人員更應該接受系統、科學的培訓學習，與時俱進、創新思維，認識和把握新時代高校思想政治工作的定位，自覺把立德樹人和促進學生成才成長作為一切工作的出發點和落腳點，把思想政治工作融入日常管理服務工程的全過程，落實到職責規范的全領域[6]。

（五）加強思想建設和心理建設，緩解短期內現實與預期差異大的矛盾

在完善管理制度、優化激勵機制的同時，還是可能存在短期內工作地位低、待遇不高與預計期望現實差異大的矛盾，就需要加強思想建設和心理建設，通過黨的建設、工會引領來緩和矛盾，引導工作人員持續保持積極向上的思想和心態，激發工作人員提高自身綜合素質的主觀愿望和客觀能動性。

四、結束語

全方位、多角度、與時俱進地探索、研究、實踐，一定能找到提升二級學院綜合辦工作人員綜合素質的通行辦法，加以特色化、人性化、個性化的設計，便能在不同的二級學院綜合管理辦公室管理服務工作中發揮最大的效能。