新形勢下事業單位檔案管理工作的革新思路探究

楊黎言

摘要：檔案管理工作是通過對檔案資源歸檔、儲存，為人民群眾提供檔案服務。檔案信息量大、覆蓋范圍廣，導致檔案管理工作難度比較大?；ヂ摼W信息技術的普及使得信息化管理、數字化管理成為主流趨勢，數字化管理模式逐步應用于各行業之中。在互聯網環境下，傳統檔案管理工作已經不能滿足單位發展需要，事業單位有必要探索一種新的檔案管理方法。本文對新形勢下事業單位檔案管理工作展開分析，并提出一些針對性優化策略，以期為推動檔案管理快速、平穩發展提供一些有效思路。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作思路

城鄉檔案館的檔案管理工作是一項非營利性的工作，涉及的檔案信息范圍廣，且具有重要的社會價值。而信息技術的發展推動了檔案管理工作的發展，使得檔案管理工作更加快捷高效。當前，如何提高檔案管理效率，提升檔案管理工作的價值，也是城鄉檔案館需要考慮的重要問題。

一、投入數字化檔案管理設備

檔案信息化發展有效提高了檔案管理工作的效率。因此，事業單位有必要發展信息化檔案建設工作。首先，調研單位內部的檔案管理情況，并組織相關專家及檔案管理工作人員討論檔案信息化建設檔案。事業單位要投入充足的資金，做好信息化檔案設備引進、系統與檔案管理工作的匹配、檔案管理人員培養等工作，為檔案管理信息化發展奠定基礎。數字化設備在運行時的安全性、穩定性、可靠性必須得到保障。城鄉檔案館的數字化檔案管理系統的建設過程大致為以下幾個步驟：調研檔案管理工作需求、設置檔案信息化建設方案、申請資金、開發系統、運行實施、后期維護保養等，保障信息化檔案管理系統和本單位的檔案管理現實情況相符合。

二、構建檔案共享體系

當前，各檔案館的“信息孤島”問題較為突出，檔案館之間的檔案信息共享機制不暢通，相互之間缺乏溝通，沒有建立起系統化的檔案資源共享平臺和共享制度。這就導致各個檔案館的檔案信息分散并重復保管，在檔案存儲過程中出現誤差，重復性的工作增加了檔案管理工作人員的負擔，也降低了檔案管理質量，同時也導致檔案信息的查詢和利用工作存在諸多不便。因此，建設檔案共享體系成為事業單位檔案管理工作改革的突破口之一。

構建檔案共享系統，首先需要在檔案管理硬件設施上做好標準化接口，在技術層面上保證各個檔案館可以共享和傳遞檔案信息;其次，檔案管理部門要強化檔案共享意識，積極打造檔案共享體系，破解“信息孤島”問題，提高檔案信息使用率，同時也可以幫助檔案館實現工作效率的提升，更好地為人民群眾提供高質量服務。

三、增強數據分析服務

數字化檔案管理系統可以對信息數據進行分析，挖掘數據背后的價值。因為城鄉檔案館所涉及的數據信息覆蓋面比較寬，因此檔案管理工作比較繁雜，應用大數據分析技術對檔案信息進行分析，挖掘檔案信息需求，深挖檔案背后的信息和價值，增加檔案的價值，并發現城鄉檔案館目前在檔案管理工作中存在的問題，及時制定改進措施。

基于此，城鄉檔案館應該加強對檔案數字化分析能力的培養工作，使工作人員掌握相關的數據分析方法，提高工作的附加值。同時，城鄉檔案館還要重視人才挖掘工作，挖掘更多高素質的檔案管理人員，以高素質的檔案管理人才推動檔案管理工作不斷發展。在大數據檔案分析系統中，妥善利用數據分析功能、云計算功能，都能使得檔案資源發揮更大價值，進一步滿足人民群眾對檔案信息的需求。

四、樹立檔案數字化管理意識

城鄉檔案館要推動檔案工作的改革，必須轉變檔案工作觀念，樹立數字化管理意識。檔案管理工作人員要通過自主學習新知識，提高數字化管理技能。工作理念是影響工作思路的內在因素，必須改變管理理念，使檔案數字化成為可能。此外，要把檔案利用機制、工作機制、安全機制、保密機制等都納入檔案管理體系中去。

事業單位要做好員工培訓。當前，隨著檔案管理工作向信息化、數字化轉型，檔案管理人員原有的工作方法、理念已經無法滿足檔案管理工作需求，不少檔案管理工作人員無法適應新的檔案管理工作。因此，事業單位要做好培訓，組織檔案管理工作人員學習信息化檔案系統的使用方法，轉變檔案管理意識，熟練使用現代信息化設備，推進檔案數字化管理，從繁雜的信息中提取出有價值的信息，進而有效提高檔案管理效率。

五、結語

城鄉檔案館要圍繞國家檔案法規與本校檔案工作實際，制定可施行的具體細則做好檔案，實現檔案資源充分共享，高效便捷服務人民群眾，開創檔案信息化和智能化管理與服務的美好前景?？傊?，隨著新時期信息技術的廣泛應用，城鄉檔案館的檔案管理工作要改革與創新，在檔案管理工作改革過程中還將涌現出許多問題。面 對新出現的問題與困境，檔案管理者不應畏縮退卻，應牢記檔案管理工作服務于人民群眾的宗旨，想方設法探索破解之道。

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