水利工程建設項目檔案管理存在問題及對策探討

陳萬霞

(四川省水利人才資源開發與檔案中心,成都 610041)

水利工程項目檔案是指水利工程建設項目在工程建設及管理過程中,經過鑒定、整理、歸檔后形成的具有保存價值的文字、圖表、電子、音像、實物等的歷史記錄[1-2]。但是,由于水利工程建設時間跨度長、參建單位多、檔案形成范圍廣、檔案管理涉及的規章制度多、參建單位相關人員對檔案重要性認識不夠等原因,當前,水利工程項目檔案管理還存在認識、制度、人員、管理等方面的問題。

1 水利工程項目檔案管理存在的問題

1.1 缺乏對檔案重要性的正確認識

水利工程項目檔案是整個水利工程建設的憑證和依據,是項目建設和管理的真實記錄,同時,也為各類監管、驗收、稽查、審計等提供不可或缺的檔案保障,重要性不言而喻[2-3]。但是,有的項目法人單位對檔案重要性的認識不夠,重建設、輕檔案,沒有發揮好對項目檔案負總責的作用,沒有同步制定項目文件管理和檔案管理相關制度,沒有把項目文件管理要求納入合同制管理;沒有及時對項目文件的形成收集、整理與歸檔等情況進行考核;沒有同步建立相應的檔案管理機構,人員配備、職責分工、經費保障和設備配備都落實不到位。

1.2 缺乏全面規范的制度保障

有的項目法人在工程建設前期和實施階段沒有制定項目文件管理和檔案管理相關制度,待工程竣工驗收前,為應付檔案驗收,才倉促應付制定相關制度;有的雖然建立了相應的項目檔案管理制度,但沒有結合項目實際,制定的管理制度不健全、不規范、可行性不強,沒有嚴格合理的考核辦法,未形成有效的項目檔案監督管理機制,檔案管理工作流于形式;有的對項目檔案分類原則沒有交代,導致分類標準前后不一致;有的保管期限與現行標準不符,2006 年12 月18 日正式發布施行的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》已將保管期限從永久、長期、短期改為了永久、定期兩種, 定期又實行“標時法”, 分為30 年、10 年兩種年限,但有些2010年后的水利工程建設項目,制定的保管期限仍舊為永久、長期、短期。

1.3 缺乏穩定的專業檔案人員

水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程建設的各個階段,政策性、專業性和技術性強,從事水利工程項目檔案管理的人員需要具備較好的水利和檔案相關專業素質,并需要在該項目上長期工作才能全面了解和勝任工作。但是,水利工程大多遠離城市,位置偏遠,條件較為艱苦,人員不穩定,更換頻繁,絕大多數參建單位沒有專職檔案管理人員。從事兼職檔案管理工作的人員大多是水利工程專業技術出身,懂工程建設管理業務知識,但是沒學過檔案業務知識,不能規范完成水利工程檔案的收集、整理、整編,不知道項目文件如何分類,如何歸檔,如何規范簽章。有些工程建設項目配備了檔案專業的技術人員,但缺乏水利工程建設管理專業知識,難以發現歸檔文件資料存在的問題。例如,某工程建設過程中出現重大變更,竣工圖未根據變更做更改,但檔案專業出身的工作人員看不出問題所在,未提出更改要求就予以歸檔。甚至因為有些工作人員檔案意識淡薄,工作隨意性大,不注重原始檔案資料的收集,部分檔案不能及時存檔,到了檔案驗收的時候,有些重要的水利工程項目原始資料還散存在個人手中。

1.4 缺乏系統規范的管理意識

水利工程項目文件形成直至歸檔過程中,應該規范操作,規范管理。但在一些水利工程實施前期,負責項目可研、申報等臨時成立的機構,后期和項目法人單位未進行全面交接,導致前期合規性文件缺失,例如地方政府主管部門關于同意前期工作的通知、項目選址意見書及報批文件、可行性研究報告、環境影響評價報告及批復、水土保持方案報告及批復等重要文件缺失,且無從查找補充收集歸檔。有些工程項目未在項目開工之初,將檔案工作的有關要求納人項目建設的合同之中;在對項目實施全過程控制管理的同時,未將項目檔案工作要求列入相關控制管理內容,參建單位只重視工程建設進度和質量,忽視檔案資料的收集、整理,導致施工資料歸檔不及時,出現大量資料缺失,大部分建設項目的音像文件歸檔不規范,缺少實物檔案,未實現檔案數字化。有些項目已歸檔文件內容不全,只有正文,沒有附件,只有請示,沒有批復或只有批復沒有請示;有些項目文件復印件多,且未規范備注提供復印件單位、原件保存地址,未加蓋公章;有些項目檔案準確性不夠,施工過程進行了變更,但竣工圖未進行修改,導致圖物不符。

2 水利工程項目檔案管理問題對策

2.1 強化水利工程檔案重要性認識,建立健全檔案管理制度

水利部、國家檔案局高度重視水利工程建設項目檔案管理及驗收工作,2021年4月,水利部印發了《水利工程建設項目檔案管理規定》[1],2023年4月水利部、國家檔案局印發了《水利工程建設項目檔案驗收辦法》[4],這給建立健全水利工程建設項目檔案制度提供了根本遵循。

各級水利工程建設管理部門、項目業主和勘測、設計、施工、監理單位要提高檔案管理重要性的認識,認真組織對國家制定的水利工程檔案相關制度和法規進行研究學習,明確水利工程檔案質量的好與壞直接影響著工程質量和工程使用。要在工程項目實施前期就應結合工程項目實際,建立符合本部門、單位實際的水利工程檔案管理制度,并不斷完善和實施。特別是項目法人單位,要在項目開工之初,就檔案工作制定嚴格合理的考核辦法,把項目檔案工作的有關要求列入控制管理內容,形成有效的項目檔案監督管理機制,并將檔案工作的有關要求納人項目建設的合同之中,對項目檔案實行合同化管理。同時,各參建單位要嚴格按照水利部、國家檔案局規定要求,明確任務和職責,做好職責范圍內的水利工程建設項目檔案的收集、整理、歸檔、保管,特別要從日常文件的收集工作做起,確保原始文件材料不缺、不漏、不少,保證檔案的全面完整和真實性,使水利檔案管理系統、規范、標準[5]。

2.2 強化檔案管理人才隊伍建設,提升水利工程檔案工作效能

相對于文書檔案工作人員,從事水利工程檔案工作的人員需要具備的專業技能更高,既要懂文書檔案、科技檔案相關專業知識,還要了解水利工程相關的專業知識[6]。要加強對水利檔案工作人員的培養和培訓,打造一支政治素質高、業務素質精、能力素質強、長期穩定從事檔案工作的檔案管理人才隊伍。

首先,各級水利工程建設管理部門、項目業主和勘測、設計、施工、監理單位要明確負責檔案工作的機構或部門,并嚴格準入制度,選拔專業能力強、職業素質高、甘愿從事檔案管理工作的人進入檔案管理隊伍。其次,要加強對檔案管理人員的培訓。兼職的水利工程專業的檔案管理人員,要從學理論、學規定、學制度、學實際操作入手,讓這部分人員熟悉黨和國家有關檔案工作的法律法規、方針政策、規定要求及單位關于檔案的規章制度,知道如何入手如何抓檔案工作。要常態化、經?；嘤?使其具備收集、整理、整編等檔案管理的基本業務技能,把現代信息技術熟練運用于檔案管理工作;檔案專業出身的管理人員,要加強水利工程建設專業知識的培訓和學習,讓這部分人員多深入工程勘測、施工現場,多掌握工程建設業務知識,不斷擴展知識面,適應檔案管理工作能力要求[7]。最后,要提升檔案管理人員的職業認同感。加大對檔案管理工作的經費投入,改善檔案人員的辦公條件、配備現代化的檔案管理工作設備,落實崗位責任制,建立內部管理激勵機制,在職稱晉級、工資待遇等政策上予以適當傾斜,激發檔案管理人員的工作積極性和熱情。

2.3 建立系統工作機制,促進水利工程建設檔案規范化管理

水利工程建設檔案要做到規范化管理,需要項目法人、勘察設計、施工、監理等單位和主管部門共同協作、加強配合、明確任務、履行職責,建立好系統工作機制。

項目法人承擔著工程建設組織重任,工程建設過程中管理文件材料最后都要歸口到項目法人匯總。項目法人單位要強化管理意識,承擔起集中統一管理的職責,協調好關系,促進形成項目檔案“形成高質化、流程科學化、整理規范化、移交完整化”規范、系統的工作體系。

各參建單位嚴格按照要求,成立相應工程檔案工作領導小組,積極配合項目法人單位做好原始文件的收集整理歸檔工作,完善信息化管理手段,按照規范體系開展水利工程項目文件材料的原始積累,做到完整收集、準確審核、規范整理、規范歸檔、最后能高質量移交,形成“橫向到邊,縱向到底”的檔案管理工作網絡。

相關工作人員要切實樹牢檔案重要性認識,負起責任,注重日常原始資料的收集保存,加大水利工程文件資料的收集渠道,確保原始資料不丟失、不遺漏,盡量拒絕復印件存檔,特別要注重照片、音頻、視頻和實物資料的收集整理,保證檔案的完整性、準確性、全面性。

上級主管部門要切實嚴格管理,不定期組織開展工程檔案專項督查檢查,通過查問題、促交流,查缺補漏,提高相關單位對檔案重要性的認識,提升人員業務能力水平。同時,嚴格驗收要求,凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程不得通過檔案專項驗收;未進行檔案驗收或檔案專項驗收不合格的,不得進行或通過工程的竣工驗收[1,4]。

3 結語

隨著水利部、國家檔案局對水利工程項目檔案工作的重視和嚴格要求,水利工程項目檔案在工程建設和管理中的作用不斷凸顯,各參建單位對項目檔案重要性的認識將進一步加強,也必然會促進形成完整、準確、系統、規范、安全的水利工程項目檔案,為提升水利工程質量、確保工程安全提供有力保障。