創新驅動 數智賦能檔案治理“蝶變”躍升

嘉善縣檔案局 嘉善縣檔案館

嘉善縣檔案工作堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹落實習近平總書記“三個走向”重要論述和“四個好”“兩個服務”重要批示精神，自覺融入全省“四張清單一張網”、“最多跑一次”、政府數字化轉型和數字化改革，主動服務嘉善“雙示范”國家戰略，全面構建區域數字檔案治理體系，創新驅動檔案治理與數字技術融合轉型，數字檔案發展駛入快車道，為檔案事業高質量發展和檔案治理現代化注入了強勁動力。

1 打造一體化檔案區域平臺，構建數字治理新格局

堅持平臺系統性、整體性、協同性建設，注重集聚各類主體、資源和要素，推動形成區域“一網布局、條抓塊統、多跨協同”的數字檔案治理新路徑。其發展經歷了兩個主要階段。第一階段：從實體檔案館到數字檔案館成功轉型，塑造了檔案業務與技術融合的“三網隔離”數字治理模式。從2012年起，重點實施“縣數字檔案館建設工程”（700萬元）和“館藏檔案數字化轉換工程”（800萬元），構建了“三網隔離”數字檔案館網絡，2018年縣數字檔案館創成全國示范數字檔案館（全省縣級首家）。主要建有三個系統，一是縣室藏檔案一體化綜合管理系統（2014年），實行“統一領導、分級管理、三級聯動”，在一體化平臺上縣鎮村三級虛擬檔案室各自接收數字檔案，可實現資源共享、業務協同和上下管理指導；二是縣館藏系統（2016年），縣檔案館實現數字檔案“收、管、存、用”基本功能和輔助功能，能效明顯提高；三是縣公共數據和電子文件統一歸檔管理平臺（2018年），實現了政務服務網辦事項電子文件和協同辦公系統電子公文歸檔，單套制電子檔案實現突破。第二階段：從數字檔案館到區域數字檔案管理服務一體化平臺的迭代躍升，重塑了檔案管理、業務與技術融合的區域一體數字治理模式。近年來，以智改數轉為牽引，推動一體化平臺對區域治理的體制機制、組織架構、方式流程、手段工具進行全方位、系統性重塑，迭代形成了區域一體數字檔案空間治理新格局。主要表現在：一是區域主體一體化，面向省市縣鎮村五級（縱向可達）、縣域各部門單位（橫向可跨）、示范區青浦、吳江與嘉善（內外可聯）和服務對象（前后可辦），構建了“四位一體”數字空間治理構架，數據要素在數字空間多跨規范高效流動；二是業務治理一體化，以數據流改造業務流、決策流、執行流，用數據說話、用數據決策、用數據管理、用數據創新，推動了系統集成、流程重塑、數據匯集、立體交互、指標監管和量化閉環；三是智能監管一體化，按照“管理指數化、業務流程化、流程數據化、數據資源化、資源指標化”的核心理念進行業務、監管雙閉環運行，建立了電子檔案全生命鏈、評價指標庫、業務指數庫、全息畫像等系統，通過數據“一網感知”實現監管“一貫到底”。

2 建設一體化檔案數據資源，發展數字普惠新形態

堅持資源為王和服務為要相統一，統籌實體和數字檔案建設，聚力數智賦能檔案資源綜合利用。夯實資源之基。建設以電子檔案為主導的數字檔案資源體系，常態化考核推進館室藏重要檔案數字化和數據化，做大做強數字檔案、電子檔案數據庫資源庫。目前，館藏系統檔案數據容量15.5TB，紙質檔案數字化率98.32%；建有婚姻、建房等專題數據庫30種以上。室藏一體化系統用戶343家，檔案數據容量6.52TB；電子文件預歸檔數據包2061944個，容量976.37GB；電子公文、不動產抵押登記等單套制電子檔案85937個，352.45GB。賦能服務之本。堅持內外并舉，發揮檔案數據資源作用，努力提升共建共享和便民服務水平。一方面，一體化平臺開通“機關查檔直通車”，暢通了體制內“多跨協同”、檔案資源共享服務。另一方面，借助國家和省市查檔服務平臺，深化窗口查檔、自助查檔、掌上查檔、異地查檔等系列便民服務；同時，落實長三角地區跨省跨館民生檔案查檔服務、“長三角示范區（法院）執行在線”等遠程查檔服務。2022年，縣檔案館窗口查檔5336人次，調檔5871卷、175611件，出具證明12113份；遠程辦理484例，其中省平臺432例；因疫情，兩度閉館開館，做好不見面查檔服務，3月至5月辦理117批次查檔、出證2301份。

3 破解一體化檔案治理難題，探索數字應用新途徑

近年來，以數字化改革為牽引，注重數字技術應用，堅持先行先試，摸索了一些改革破題、提質增效的方法手段。突破單套歸檔。2021年，通過電子文件單套歸檔省級試點驗收（長三角地區首個），以電子公文、不動產抵押登記“小切口+多領域”為主攻方向，探索解決傳統紙質檔案、電子檔案“雙套”管理逐步轉向電子檔案“單套”管理的硬核問題，推進電子檔案法定化先行，取得實質性進展。同時，與示范區青浦區、吳江區共享先行做法，共同制定“三年行動方案”和4個配套制度。根植基層治理。2021年，通過檔案工作服務農村基層社會治理整縣省級試點，認真貫徹新修訂《檔案法》，大力推進鄉村檔案體系化治理、規范化達標、數字化提升，加強村級檔案規范化建設提標達標實地檢查認定，村級均建立獨立檔案室、設施普遍標準化、業務基礎普遍提升，存量重要檔案（按件歸檔）數字化率達到99%，為數字鄉村及數字檔案建設奠定扎實基礎。破解傳統難題。由于多種原因，傳統紙質查檔較難取締。2020年，縣檔案館服務大廳專設自助查檔區，進行查檔流程再造、服務方式重塑，規范實施線上自助查檔，經村志編纂、建黨百年等大量實踐，批量自助查檔走向成熟，做到紙質檔案不出庫，結束了以往頻繁查閱紙質檔案的歷史，不僅滿足了查檔單位來人會查、多人能查、大批量可查、全程留痕等綜合需求，而且最大程度保護了實體檔案安全，也為創新檔案庫房管理創造了有利條件，取得了一舉多得效果。另外，在數字賦能機房環境安全、虛擬庫房管理、檔案技術保護消毒試點等方面也取得明顯成效。

4 創設一體化檔案規則制度，塑造數字生態新方式

數字技術深刻地影響著傳統檔案治理方式，建設以規則為基礎的數字生態成為必然。我們堅持數字賦能應用、應用促進治理，積極構建數字檔案治理制度體系，努力提升檔案治理能力現代化水平。堅持依法治理。高度重視檔案數智化過程中法規政策梳理和研究先行，認真貫徹執行《檔案法》以及有關規范和標準，作為規則創設的基礎和前提；正確處理規則治理與數字技術手段工具的雙向影響與賦能，推進檔案管理體制機制與數字技術應用的深度融合，把實踐中行之有效的治理方法固化下來，作為規則創新重要動力源。著力頂層設計。堅持數字平臺立體構架、各類主體一體納入，正確處理好縱向、橫向、內外、前后“四位一體”關系，建設數字“善治”生態環境，先后形成“檔案資源建設指數評價指標體系”“檔案業務高質量發展指數”“檔案數據資源歸集共享”“示范區合作協作”等制度機制，保障一體化平臺多跨協同體系正常運轉。著力源頭治理。加強系統管理員、數據管理員、安全審計員“三員”監督制衡，形成了安全管理員基本職責及軟件、硬件、數據、網絡、系統、信息安全審計等具體制度。針對檔案數字化管理，加強檔案服務外包和檔案中介服務工作，制訂了檔案數字化外包安全管理、館藏檔案數字化加工外包項目驗收管理、紙質檔案數字化實施細則、館藏檔案數字化加工著錄規則等制度。突破電子文件單套管理，建立了電子公文、不動產抵押登記等若干制度和操作規程。著力安全基礎。堅持安全發展，制訂了以機房為對象的機房及其設備管理、操作和運維等制度，以平臺系統為對象的信息安全、網絡安全、計算機病毒防范、系統賬戶管理與使用、管理系統安全審計、電子文件登記備份等制度，以數據為對象的數字化成果接收、檢測和整理、存儲、備份、管理維護等制度，以突發事件為對象的突發事件應急預案、網絡與信息安全應急預案。

檔案數字治理是檔案治理現代化的重要支撐，也是一項艱巨的任務。我們將在數字治理的新發展階段，以高質量發展為主題，以數據要素為驅動力，努力推動技術創新與治理創新相互促進、不斷完善，努力構建開放創新和協同治理的共享、共治和智治的新范式，努力建設與中國式現代化相適應的縣域檔案治理現代化。