世界互聯網大會檔案工作的實踐與探索

桐鄉市檔案館

世界互聯網大會是中國舉辦的規模最大、層次最高的互聯網大會，也是世界互聯網領域盛況空前的高峰會議。征收好、保管好大會的檔案資料意義重大，這是新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史中濃墨重彩的一章；開放好、利用好大會的檔案資料功在當下，利在千秋，是更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾的生動體現，亦是不斷推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的積極探索。作為大會檔案的責任單位，桐鄉市檔案館履職盡責、大膽探索、積極作為，8次世界互聯網大會所涉及的檔案均已按期接收進館，涵蓋文書12703件，照片7102張，實物444件，光盤24張，音視頻1833GB。大會檔案門類齊全，內容豐富，其中不乏重量級的檔案，例如國信辦、省委網信辦、省經信委（廳）等部門的發文；還有一些有紀念意義的實物檔案，譬如2014年世界互聯網大會期間收錄的24張植樹留念銘牌等。

1 實踐探索

世界互聯網大會是桐鄉市檔案館有史以來遇到過規格最高的重大活動，其檔案接收管理難度之大，任務之重可想而知。

1.1 下好“先手棋”，明確集中收管要求。舉一綱而萬目張，解決好“收什么、怎么收”這一關鍵問題才能理順檔案接收管理流程。為此，2014年10月初，桐鄉市檔案局（館）制訂出臺《桐鄉市世界互聯網大會檔案工作整體預案》，明確了大會檔案工作的整體目標、工作內容和職責，成立了以檔案局局長為組長的世界互聯網大會檔案工作領導小組。10月下旬，再次出臺《首屆世界互聯網大會檔案材料收集范圍和收集要求》，進一步明確了檔案材料收集內容、各類檔案載體的收集要求和檔案移交入館的時間。為細化管理，有效推動工作，2015年，《桐鄉市世界互聯網大會承辦工作委員會檔案管理辦法》問世，對檔案分類方案、檔案管理規章制度、檔案材料歸檔范圍和保管期限等做了詳細說明。此后，在此基礎上，結合歷次大會檔案工作實際，不斷優化檔案接收管理制度，確保檔案接收管理更加規范化、標準化、精細化。

1.2 打好“主動仗”，建立專職收管隊伍。培養塑造一支高素質的檔案人才隊伍是推動大會檔案收管工作健康發展的長久之計。為確保從源頭提高檔案質量，順利完成大會檔案的接收管理工作，市檔案館參照普通檔案分層收集管理的模式，以大會籌備組設置的各個工作小組為支點，建立起涵蓋各領域的大會檔案收集管理隊伍。同時，明確要求每個工作小組及涉事部門（單位）指定一名同志負責本組檔案收集和報送，實現了檔案收集管理的有序化。千錘百煉方能玉汝于成，為使大會檔案收管隊伍更加高效運作，市檔案館還在世界互聯網大會召開前夕，充分利用多種媒介手段，積極為各條線聯絡員提供全方位培訓，使每一位聯絡員對大會檔案的具體要求和規范了然于胸。

1.3 爭當“排頭兵”，發揮數字收管優勢。隨著“數字中國”“數字浙江”建設的深入推進，各領域都開展了大刀闊斧的數字化改革，檔案的數字化也隨之應運而生，這為世界互聯網大會檔案的數字化收管打下了堅實的基礎。早在2014年舉辦世界互聯網大會時，桐鄉市檔案局（館）已成功搭建FTP平臺，實現了電子文件與紙質文件的同步歸檔。為確保大量珍貴實物檔案的有效管理、科學存放，2016年，桐鄉市檔案局（館）成功引入庫房RFID電子標簽檔案管理系統，通過為實物檔案標注“電子標簽”，實現實體檔案“物聯網”管理模式。2017年5月，全市室藏檔案綜合管理系統正式上線運行，覆蓋全市機關、企事業單位檔案，依托該系統，開啟了大會檔案電子數據的在線接收工作。2021年，在原有的室藏檔案管理系統基礎上進行改造升級，正式啟用館室一體化檔案管理系統6.0版本，同時升級完善了館藏管理系統，大大提高了對世界互聯網大會檔案的接收管理水平。

2 經驗體會

時光不語，鐫刻不凡。從毫無頭緒到得心應手，回顧辦會9年的檔案接收管理過程，面對多重疊加的困難挑戰，桐鄉市檔案館頂住壓力、逆勢勇進，解決了收管標準模糊不清、專業隊伍欠缺、聯系協調困難、工作啟動滯后、整理難度較大等問題，交出了一份難中求成、殊為不易的亮麗答卷。

2.1 堅持強化領導，凝聚思想謀共識。桐鄉市檔案局（館）始終將檔案接收管理工作擺在突出位置，時刻緊繃高質量收管這根弦，堅持逢會必講，逢事必講，在全系統營造濃厚的檔案接收管理學習氛圍。館領導班子帶頭嚴格落實重大活動檔案接收管理制度，定期召開世界互聯網大會檔案接收管理工作例會，聽取涉事單位（部門）的工作匯報，及時解決工作推進過程中遇到的困難?！耙话咽帧庇H自主持制定世界互聯網大會檔案接收管理隱患排查清單，確保隱患治理親力親為、一抓到底。注重對檔案人才的培養，通過開展上門指導、檔案法知識競賽、檔案業務技能競賽等方式，為世界互聯網大會檔案的收集管理積蓄力量。

2.2 堅持通力合作，道正聲遠聚合力?！皢螛屍ヱR”抵不上“團隊作戰”，如何高效推動檔案接收工作，獲得“第一手資料”，離不開多方合作聯動。在桐鄉市檔案局（館）的長期堅持下，在桐鄉世界互聯網大會承辦委員會等部門（單位）協調溝通下，大會檔案完整性得到進一步提升，自第四次世界互聯網大會起，省級及以上大會檔案資料“就地歸檔”明顯增多。重大活動中，照片、音頻、視屏等特殊載體檔案往往是最難保存、最容易丟失的部分。為實現生動紀錄大會全過程，市局（館）工作人員多方奔走，順利與大會攝影師團隊對接，并建立起共享機制，實現了2014年、2015年大會特殊載體檔案資料的隨時收集、及時歸檔。自2016年世界互聯網大會起，為再次提升特殊載體檔案收集水平，強化與市互承委合作，抽調市攝影家協會成員組成拍攝小分隊，前往各個重要場所拍攝。

2.3 堅持指導檢查，聚焦主業促提升。為進一步提高檔案的收集質量，每年在大會召開前夕，市檔案館均會派人上門指導，為各工作小組及涉事部門（單位）聯絡員答疑解惑。2014年和2015大會召開期間，市檔案館曾選派一名檔案工作業務骨干直接進駐大會籌備組，參與大會全過程。秉持“隨辦隨歸”的工作要求，老檔案工作者積極發揮“傳幫帶”作用，在紙質檔案、特殊載體檔案整理及數字化處理方面給予年輕人更多指導，幫助他們快速成長成才，高質量完成了世界互聯網大會檔案的收集工作。每年大會閉幕后，由市檔案局牽頭，運用“互聯網+監管”模式，開展“雙隨機”執法檢查，系統做好大會檔案的歸檔整理和查漏補缺，確保所有進館檔案的質量。

3 今后打算

資政育人，責重若山，行勝于言，實干為要。為黨委政府和普通大眾提供優質服務是檔案“三個走向”題中應有之義。接下來，桐鄉市檔案館將立足實際，狠抓落實，在開放利用上持續發力，不斷增強世界互聯網大會檔案的吸引力和影響力。

3.1 致力于講好“蘭臺編研”的品牌故事。加強與高校合作，開展世界互聯網大會檔案專題研究，通過提供線上線下查檔服務，為高質量學術論文、學術著作的誕生厚植沃土。繼續鼓勵市互承委做好內刊編研，推出《桐鄉互聯網大會·烏鎮峰會 桐鄉這十年》，系統回顧十年辦會經歷，總結經驗教訓。抓住世界互聯網大會特殊載體檔案的優勢，充分利用其直觀性、生動性等特點，提高世界互聯網大會照片檔案的曝光率。不到十年的時間，已累計整理相關照片檔案近百冊，含照片8000余張，資料之豐富，為編印創作奠定了扎實基礎。下階段，市檔案館將精心篩選部分照片，謀劃出版互聯網大會檔案圖片集。

3.2 致力于打造“重要窗口”的宣傳陣地。依托桐鄉市檔案館豐富的大會檔案資料和展覽展陳場地，在原有的愛國主義教育基地基礎上探索建立“互聯網+產學研”教育基地，為青少年提供更多關于世界互聯網大會檔案學習實踐的機會。充分發揮“桐鄉檔案”微信公眾號的推廣作用，嘗試開設“互聯網大會檔案展覽展示”專欄，通過定期推送相關宣傳信息，不斷提升大眾的參與率、知曉率、滿意率，同時也使其成為常態化對外推介桐鄉的重要媒介。強化與各級融媒體的交流合作，圍繞世界互聯網大會檔案的深度利用，開展多種形式的創作，例如拍攝微視頻、舉辦演講比賽、開展網絡評選、撰寫經驗文章等等。

3.3 致力于擦亮“風雅桐鄉”的亮麗名片。世界互聯網大會檔案的開放利用既需要立說立行立竿見影的近效，也需要綿綿發力久久為功的遠效。自2015年桐鄉市檔案局牽頭出臺的《桐鄉市世界互聯網大會承辦工作委員會檔案管理辦法》成為全省乃至全國重大活動檔案管理的模板以來，多個省市檔案館慕名前來學習取經，為“風雅桐鄉”注入了新的生機活力。為抓住這一有利局面，承接好世界互聯網大會紅利，市檔案館讓大會檔案“開口說話”，用真實案例生動述說重大活動檔案管理的好辦法好舉措，同時通過交流互動，也讓桐鄉成為更多新思想、新理論的誕生地和集聚地。今年，是“八八戰略”20周年、桐鄉撤縣設市30周年，市檔案館將繼續服務大局、服務中心，聚焦重大關鍵節點，舉辦“‘峰會10年看變化’世界互聯網大會珍貴檔案展”，為大眾系統展示世界互聯網大會的發展歷程和精彩瞬間，持續提高“風雅桐鄉”的能見度。

十年磨劍，方知其艱，方顯其能，方明其心。路漫漫初心不改，更好地保存好、記錄好世界互聯網大會檔案，讓檔案發揮存史、資政、育人的長久功效是桐鄉檔案人的堅守和追求。接下來，市檔案館將繼續守好“責任田”，創新運用新理論新技術，扎實做好世界互聯網大會檔案的接收管理工作，慎思篤行，深耕細作出精品、樹品牌，在“走出去”與“引進來”的良性互動中，為世界互聯網大會檔案的開放利用構筑更開闊的舞臺。