高校辦公室收文辦理及歸檔工作芻議

文/江蘇理工學院黨辦、校辦 胡??；江蘇理工學院圖書館、檔案館 陸韡

詔書可看作是中國古代的“中央文件”[1]。中國的傳統政府是“文書政府”，以文書治天下，文書推動建構了政府價值、政府制度和政府組織?！拔募弊鳛檎畔⒌妮d體。在現代政府運行中，文件扮演著重要角色[2]。同樣，文件對于高校治理體系和治理能力的現代化有著重要的推動價值，對于高校各項事業的發展具有重要的指導作用。落實文件精神，需要依靠收文辦理。收文辦理是高校辦公室的一項重要工作，對收文人員的業務水平、責任心和溝通協調能力有較高的要求。收文辦理起到承上啟下，上傳下達的作用[3]，應提高收文辦理工作的質量和效率，增強執行力，提高管理效率[4]?，F階段，高校收文流轉主要通過OA（辦公室自動化）系統來實現?，F代信息化技術的應用，極大地提高了收文辦理的效率[5-6]。

檔案無論是對于個人還是單位都發揮著至關重要的作用[7]。收文和收文處理單體現著學校各方面的發展情況，承載著學校的發展歷程、治理理念和辦學水平。在大力倡導數字校園和智慧校園建設的背景下，高校歸檔工作需要適應新的更高要求。

本文主要結合高校辦公室工作實踐，探討非涉密公文收文辦理與歸檔工作，其中有三個中間環節需要收文人員流轉操作，常規流程示意圖如圖1所示。因此，收文人員對收文辦理的時效性發揮著重要作用。

圖1 江蘇理工學院辦公室收文及歸檔流程示意圖

一、收文辦理及歸檔工作存在的問題

（一）收文辦理存在的問題。與高校其他部門的工作相比，辦公室工作量大面廣，具有復雜性與瑣碎性[8]，但是各級各類校外來文需要及時、高效地辦理，收文人員可能因忙于其他事務性工作而未及時收文、流轉，而承辦部門也可能出現未及時閱辦的情況。文件從簽收、登記、審核、擬辦、批辦再到承辦部門，耗時較長，甚至在某一個環節長時間處于停滯狀態，有些承辦部門得知兄弟院校收到文件或業務的消息提醒后而反過來催促辦公室收文、流轉工作的現象亦是屢見不鮮。有的超出來文規定的辦理截止時間，承辦部門仍未辦理，對學校事業發展造成不利影響；尤其是特提、特急、加急等急件，對時間要求更高?？傮w來說，收文辦理環節存在批轉效率較低的問題。

（二）歸檔存在的問題?！稒n案學詞典》認為，歸檔是指“文書、業務部門將工作活動中處理完畢，將有保存價值的文件材料，按規定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程，是文書處理工作的最后環節”?，F階段，高校辦公室收文歸檔工作主要存在以下四個問題：1.重視文件的記述情況、傳達意圖、聯系工作、處理事務等功能，而忽視其檔案功能，重視收文辦理，而忽視歸檔工作，檔案意識薄弱[9]，收文歸檔往往是應付式工作狀態。2.雖然有歸檔但整理不規范。高校辦公室缺乏專職檔案人員，兼職檔案員較多，由于缺乏專業知識、人員變動等因素，使文件整理、歸檔問題愈發嚴重[10]。3.收來的文件分為有歸檔價值和無歸檔價值兩類，鑒別是否有歸檔價值尤為重要。因沒有鑒別機制，鑒別上投入的精力和時間較少，有的單位歸檔價值鑒別缺乏審核與會商機制。對于上級的紅頭文件，存在有文就歸的現象，即紅頭文件中無保存歸檔價值的文件也歸檔了。此外，歸檔價值鑒別中存在以文件處理單上內容的多少為依據的誤區，即內容多的就歸檔，內容少的就認為不重要從而不歸檔，常常出現有歸檔價值的未歸檔和無歸檔價值卻歸檔的問題。4.高校辦公室需要歸檔的文件數量較多，依靠手工方式分揀、核驗、整理等，工作量大，操作效率低，并且時效性差。需將OA系統中有歸檔價值的來文分別下載后，再手動錄入、上傳到南大之星檔案管理系統，在日常運行管理中表現出成本較高、效率較低、信息化水平低等問題，存在重復勞動現象，不符合數字校園和智慧校園的建設要求。

二、收文辦理及歸檔工作對策

（一）踐行“四及時”，提升收文辦理效率。1.及時收文。高校辦公室收文有多個渠道，主要分為線上和線下兩類。江蘇理工學院辦公室線上收文平臺主要有江蘇教育電子公文收發系統、常州市政府智能辦公平臺、常州市教育局協同辦公平臺等；線下收文平臺主要接受校外各級單位的EMS、掛號信等紙質來文。電子公文平臺需要每天上午和下午各進行一次線上收文，同時留意平臺的短信收文提醒，收到短信提醒后迅速收文。對于紙質來文，需要與學校郵件收發室及時對接，將紙質郵件來文進行掃描，轉換為電子文本，上傳至OA系統。在OA系統的文件處理單中，準確登記線上線下來文的標題、發文單位、緊急程度等。2.及時流轉。高校每年需要處理的校外來文種類多、數量大。2020年、2021年和2022年，江蘇理工學院辦公室累計收到校外來文分別為1213份、1279份和1153份，來文種類包括通知、意見、通報、決定和函等，急件與非急件并存。收文后，應及時流轉給辦公室主任填寫擬辦意見，擬辦意見是否準確、規范，直接關系到公文能否順暢流轉[11]。擬辦后及時流轉給校領導批辦；校領導填寫批辦意見后，及時流轉給承辦部門。根據校領導批辦意見或工作需要及時流轉，將來文盡早地送達承辦部門。3.及時提醒。及時提醒主要針對的是加急類公文。加急類公文的緊急程度處于特急和平急之間。2020年、2021年和2022年，江蘇理工學院辦公室累計收到校外加急來文分別為157份、192份和194份。收文人員在了解加急文件內容的同時，在OA系統已辦事項列表中查看文件的實時動態，了解辦理進程，對于未及時操作的加急來文，如果是閱知性來文，督促承辦部門應盡快閱文；如果是批辦性來文，應催承辦部門按期辦結。4.及時轉發。及時轉發主要針對的是特急、特提來文。例如：會議通知、評先評優、項目申報等來文。2020年、2021年、2022年，江蘇理工學院辦公室累計收到校外特提、特急來文分別為137份、205份和172份。對于這些來文，需要第一時間在OA系統內轉發至與文件業務緊密的部門閱辦，做到文件要求辦理的事項與承辦部門的職能高度契合，在擬辦、批辦前“先一步”轉發承辦。及時轉發后，仍需關注擬辦、批辦環節進展情況，驗證轉發的準確性，同時將文件及時流轉到協辦部門。對于評先評優、項目申報等來文，通常因涉及校內動員、評審和不少于5個工作日的公示，及時轉發能確保在文件規定的時間內辦結。

（二）規范化開展收文歸檔工作。在文件歸檔管理上，我國目前執行的是雙套制，即文件歸檔后電子文件和紙質文件共存的歸檔制度。電子文件主要是為了實現文件的參考價值，紙質文件主要為了實現文件作為檔案的憑證價值。雙套歸檔可使同一份收文的電子版和紙質版共同處于存儲與可利用狀態。1.提升對歸檔價值的認識。線上與線下歸檔對于收文全流程閉環來講是不可或缺的一環，高校需要充分認識收文管理中歸檔工作的重要價值。檔案行業標準《歸檔文件整理規則》中對歸檔文件的定義是“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料”。高校的收文登記、擬辦、批辦等辦理過程都被完整地記錄、保留在文件處理單中，文件處理單是學校收文辦理過程直接形成的原始記錄，能反映學校文件辦理工作思路、過程和結果，收文和收文處理單共同組成一份完整的檔案，二者密不可分，缺一不可，文件處理單與其對應的收文具有同等的保存價值[12]。大數據時代，公文本質上是數據文本，存檔后的公文作為一種“開放存取”的數據庫，里面的數據資源信息經檢索、提取、分析、匯總后，可提供給管理層作為決策的參考和依據，尤其是政策公文的內容是各級管理者思想的結晶。在檔案系統內進行文件信息的歸檔，要發揮公文電子檔案計算機信息化快速存取和高效利用的優點，充分實現公文檔案的憑證和參考作用。歸檔后的價值主要體現在兩方面：一是對檔案形成者的利用價值；二是對社會的利用價值。2.加大對兼職檔案員的培訓力度。檔案工作是一項專業性和技術性較強的工作，對從業人員的工作細心程度、責任心有較高的要求，同時它也是一項實踐性、操作性較強的工作。定期邀請檔案館資深專業人員對兼職檔案員開展歸檔業務培訓，有針對性地結合新修訂的《中華人民共和國檔案法》和檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，對立卷歸檔的具體要求和方法等進行講解，更好地掌握歸檔業務新規范、新要求。同時將以往歸檔中出現的問題作為案例進行分析。通過培訓，將檔案工作需要的知識、技能、經驗等傳授給兼職檔案員，提升其專業素養和專業能力，使辦公室歸檔工作能夠規范化開展。3.建立鑒別是否有歸檔價值的工作機制?！稒n案工作基本術語》對檔案的定義描述為：“國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！庇袃r值成為是否歸檔的重要先決條件，而是否有價值需通過鑒別來完成。正確地鑒別來文的價值，是保證歸檔文件整理質量的重要因素。建立來文歸檔價值的審核與會商工作機制，需要由辦公室組織本部門領導形成會商機制，共同鑒別。由收文科室先提出鑒別的初步意見，所有收文材料經科室與辦公室分管和主管領導會商，共同分析、研判是否有查考利用價值，不是“有文必檔”，確實沒有參考利用價值的收文材料要予以剔除。4.建立OA數據庫與檔案系統接口。建立南大之星檔案管理系統與OA系統數據接口，實現檔案系統與OA數據間的互聯互通，建立收文歸檔的信息化、電子化管理模式。OA系統需要通過接口連接到檔案系統中的收文數據主要有兩部分：文件目錄數據、附件（文件處理單及文件）。在掌握OA系統與檔案系統間底層協議及接口標準的基礎上，依托規范、專用的網絡接口技術，開發連接兩個系統的數據訪問通道，按照規范化收文歸檔的要求，通過接口程序代碼，將電子收文數據批量傳輸至高校檔案管理系統中，架起數據接口OA系統與檔案系統間的橋梁，建立信息化的“電子檔案平臺”，實現智能化保管和使用，確保電子檔案的安全存儲和利用，對電子檔案的采集、整理、保管、利用和銷毀全流程進行管理和監控，降低學校管理成本，提升歸檔工作效率，也契合我國新修訂并于2021年1月1日起施行的《檔案法》中關于“檔案信息化建設”專章的要求。

三、結語

大數據時代，公文本質上是“數據文本”，很多內容都是管理者思想智慧的結晶，存檔后的公文作為一種“開放存取”的數據資源庫，可作為管理層決策的參考依據。在收文辦理中做到“四及時”，同時規范化開展收文歸檔工作。建立檔案系統與OA數據庫間接口，能夠大幅提高檔案工作效率，也符合新時代數字校園和智慧校園建設的要求。