高校人事電子檔案在線歸檔的協同管理模式

文/陜西藝術職業學院 張靜茹

一、高校人事電子檔案在線歸檔的意義

（一）有助于提高工作效率。電子檔案不僅可以提高高校人事檔案管理工作效率，還能實現檔案的信息化管理。在傳統的紙質檔案管理中，主要是通過人工方式完成對紙質檔案的歸檔，這不僅耗費了大量的人力、物力，而且工作效率低。而高校在采用電子檔案在線歸檔后，節省了大量的人力、物力，提高了工作效率。具體來說，高校人事電子檔案在線歸檔是利用計算機網絡技術和數據庫技術來實現對高校人事電子檔案信息資源的收集、整理、存儲和傳輸的一種管理方式。通過采用這種方式，高校對人事電子檔案進行電子化管理。利用計算機網絡技術和數據庫技術將員工個人信息、個人業績、個人獎懲等各種信息以電子文件形式儲存在計算機網絡中，通過計算機網絡將這些數據信息傳遞到相關部門，各部門再利用計算機網絡技術和數據庫技術將這些信息進行整合和存儲，形成電子文件夾。這種方式不僅可以有效地避免紙質檔案在管理過程中出現的遺漏、丟失、重復等問題，還可以節約大量的人力和物力，從而提高工作效率。此外，高校對人事電子檔案進行在線歸檔，人事檔案管理人員就不必花費大量的時間和精力來進行紙質檔案的整理、歸類和裝訂等工作。電子文檔形成過程見圖1。

圖1 電子文檔形成過程

（二）有利于提升高校形象。在信息化時代，高校形象對高校的發展至關重要。為更好地提升高校形象，高校需要在市場競爭中脫穎而出，增強高校的核心競爭力。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，電子檔案技術在不斷發展和完善，并逐漸融入人們的生活。高校通過在線歸檔能夠有效地提升形象。例如，當員工提出離職申請時，可以通過電子檔案在線歸檔系統快速地找到對應的電子檔案，并將其直接移交給人力資源部門。人事檔案在線歸檔系統不僅提高人力資源管理效率，而且為高校發展提供了更多的便利和支持。例如，當員工需要使用電子檔案時，可以直接通過搜索關鍵字查找相關的電子檔案。在員工手動輸入數據時，可以直接從后臺進行數據的導出和保存，不僅能方便員工，而且能夠讓他們感受到高校的人文關懷。

（三）有助于減少人力成本。檔案的電子化管理有助于高校減少人力成本。在高校發展的過程中，許多工作人員都要參與到檔案管理過程中，如果將紙質檔案轉換為電子檔案，可以節省大量的人力成本。同時，高校還可以通過網絡在線查詢電子檔案實現無紙化辦公。這樣不僅可以節省大量的紙張和打印設備等費用，還可以有效地減少紙質檔案管理人員數量，降低人力成本。

二、高校人事電子檔案在線歸檔的協同管理模式

（一）建設目標。高校人事電子檔案在線歸檔協同管理模式的主要目標是以數字檔案信息為基礎，利用現代信息技術手段和電子技術對高校人事電子檔案進行集中存儲、統一管理，構建數字檔案信息服務平臺，為高校提供高效、便捷、安全的電子檔案資源服務。同時通過建立完善的高校人事電子檔案管理系統，實現對高校人事電子檔案的集中存儲、統一管理和有效利用。在系統建設過程中，要充分考慮系統的安全性與穩定性，實現對高校人事電子檔案的有效存儲、安全管理與合理利用。

以高校人事電子檔案為核心，采用成熟可靠的技術手段進行全面數字化建設。在數字檔案信息服務平臺中建立完善的數字檔案信息資源體系，實現對高校人事電子檔案的有效管理和高效利用。通過建設數字檔案信息服務平臺，為高校人事電子檔案提供檢索、閱覽、下載等基本功能，同時為員工提供檔案信息查詢服務和電子文件在線歸檔服務。數字檔案信息服務平臺是高校人事電子檔案數字化管理工作的核心和基礎，同時也是高校人事電子檔案管理工作信息化發展的重要方向。

（二）建設原則。1.前瞻性原則?；陔娮訖n案管理系統建設的項目，必須充分考慮系統上線后的服務能力，因此，在項目設計之初就要規劃好未來業務發展所需的各項能力。（1）業務架構規劃：將高校日常業務操作和電子檔案管理相結合，將各業務系統中的信息按照重要性進行分類，保證信息的有序存儲；（2）功能架構規劃：以業務需求為導向，將系統功能劃分為不同模塊，如：權限管理、檔案管理、用戶管理等；（3）數據架構規劃：按照“集中存儲”的原則，將歸檔后的數據存放到不同的數據庫中，保證數據在查詢、檢索等操作時能快速找到所需數據；（4）技術架構規劃：采用成熟度較高的技術方案。2.全過程管理原則。高校電子檔案的歸檔應根據檔案工作的特點，從歸檔前準備、歸檔過程控制、歸檔后管理等環節進行全過程管理。在歸檔前階段，檔案部門要通過對歸檔文件的收集、整理，明確歸檔范圍，為后續的檔案實體管理提供基礎；在歸檔過程中，要通過制定管理制度，建立規范、嚴謹的管理流程和審批機制；在歸檔后階段，要對檔案實體進行規范化的整理和編目，建立高效、完善的保管利用體系?？傊?，檔案部門要對電子檔案進行全過程管理，確保電子檔案符合有關要求并真實完整地記錄高校歷史活動，為高校各項工作提供真實可靠的歷史參考。3.整體性原則。作為一種信息資源，電子檔案具有數據性、資源性、歷史性的特點，因此，電子檔案的管理過程就是對電子檔案進行整合，形成一個完整的數據體系。在檔案管理過程中，對于同一類、同一性質的數據應該進行集中管理。人事檔案是高校人才資源管理工作中最重要的一部分，其電子檔案系統建設對高校發展、人才培養等方面有著重要作用。高?？梢酝ㄟ^應用“一次采集，多方利用”的數據收集方式，實現對高校人才資源管理工作的整體把控，提高人員管理水平和工作效率。針對人事電子檔案數據的特點，歸檔時還應該堅持整體性原則。4.安全保障原則?！靶畔踩笔菣n案管理的永恒話題，直接關系到檔案工作的健康發展和高校的生存?！靶畔踩本唧w包括三個方面：第一，從技術上保證電子檔案的真實性、可靠性、安全性；第二，從法律上保證電子檔案的合法性、有效性；第三，從管理上保證電子檔案的安全性。其中，最重要的是對電子檔案管理的安全保障，高校人事電子檔案的安全保障要做到以下幾點：第一，加強對人事電子檔案管理系統安全的管理；第二，加強對人事電子檔案平臺終端安全的管理；第三，加強對存儲介質及文件數據的安全保護；第四，加強對紙質材料收集、歸檔等環節中形成數據信息的保護。5.經濟性原則。采用協同歸檔模式，除滿足安全需求之外，還應充分考慮高校人力資源電子檔案的成本問題。首先，協同歸檔模式不需購置昂貴的服務器和網絡設備，所需的軟件也不需要昂貴的專用服務器及網絡設備；其次，高校電子檔案屬于長期積累下來的珍貴的檔案資料，需要長久保存，在人員配備、辦公場地等方面也是一筆不小的開支，采用協同歸檔模式可以在不增加硬件和人員投入的情況下實現檔案資料的長期保存[1]。從高校人力資源電子檔案管理成本來說，協同歸檔模式是目前成本較低的一種方式，且能夠為高校節省大量人力成本，提高工作效率。

（三）建設思路。通過對檔案數字化轉型的理解和分析，結合高?，F有檔案管理體系，構建基于“互聯網+技術”的高校人事電子檔案在線歸檔協同管理模式，其建設思路主要有以下幾點：1.建立一個以標準為核心的檔案數據資源體系，在此基礎上建立高校人事電子檔案數據庫。由于高校人事電子檔案數據具有多樣性、復雜性等特點，為提高高校人事電子檔案數據資源的開發利用水平，有必要對高校人事電子檔案數據庫進行分類管理。2.建立一套完善的高校人事電子檔案數字化歸檔流程。由于高校人事電子檔案的特殊性，要實現高效的歸檔，必須建立一套完整的歸檔流程，包括文件資料收集、整理、分類、編目、移交保管、檢索利用等環節，保證歸檔后的高校人事電子檔案能夠準確、完整地記錄個人的工作經歷，方便日后查閱和利用。3.在建立完善歸檔流程的基礎上，必須建立一套完善的管理系統。在建立歸檔流程之后，要對相關人員進行培訓，保證其掌握正確的歸檔方法和操作步驟。在此基礎上，必須建立一套完善的系統平臺和數據庫，為高校人事電子檔案在線歸檔協同管理模式提供強有力的支撐。4.建設一個以管理為中心的高校人事電子檔案共享平臺。通過建立一套完善的高校人事電子檔案共享平臺，不僅能夠實現對高校人事電子檔案數據資源體系的統一管理和共享利用，而且能夠方便、快捷地為相關人員提供查詢、檢索、統計等服務。

（四）數據采集。檔案數字化協同管理系統數據采集是指利用多種技術手段對高校人事電子檔案信息進行采集，完成信息數據的登記、整理、分類、編碼、編目和歸檔。高校人事電子檔案數字化協同管理系統數據采集主要包括：第一，高校人事電子檔案的基本信息，包括人員信息、合同信息、入職信息和離職信息等；第二，高校人事電子檔案的業務信息，包括員工入職申請、轉正定級申請、離職申請等；第三，高校人事電子檔案的鑒定信息，包括員工工作經歷的時間節點、離職原因、檔案保管期限等；第四，高校人事電子檔案的利用信息，包括員工調動情況、工資調整情況等；第五，高校人事電子檔案的統計分析信息，包括員工入職情況統計、工資發放統計等；第六，高校人事電子檔案的外部接口數據。采用多種數據采集方式，保證采集的數據完整、準確、一致和可用，確保數據采集準確性和及時性。同時，可以通過對采集數據進行分析，形成有效的數據報表，為檔案數字化協同管理提供參考。

（五）系統安全。1.采用身份認證技術，確保系統數據和用戶的安全性。在傳統的檔案管理模式下，用戶的身份認證主要依賴于管理員對系統中每一個用戶進行身份認證，然而管理員不可能隨時隨地對系統中的所有用戶進行身份認證，并且由于管理員的權限和職責劃分不明確，管理過程中存在較大的安全隱患。采用身份認證技術可以有效地解決這一問題。當用戶在登錄系統時，系統會自動對其進行身份認證。在使用過程中，如果用戶的操作行為發生變化，系統會自動識別并將其標記為不屬于此操作的用戶，身份認證技術使得管理員對檔案管理中的每一個用戶管理起來更加方便、快捷[2]。2.采用數據加密技術，確保電子檔案的機密性和完整性。在傳統的檔案管理模式下，電子檔案在歸檔過程中需要對數據進行加密，并使用加密算法對其進行加密處理。然而由于傳統的加密算法缺乏靈活性和通用性，導致系統無法適應不同類型的電子檔案管理系統。采用數據加密技術，確保檔案數據不被篡改。由于電子檔案數據存儲在存儲設備，一旦存儲設備出現故障或損壞，將導致數據丟失或泄露，因此，對電子檔案進行數據加密處理顯得尤為重要。采用數據備份技術，確保電子檔案的可用性。3.采用數據備份技術，確保電子檔案的可用性。電子檔案數據的備份可以采用多種技術，包括磁帶備份、磁盤備份、光盤備份等。其中磁帶備份是最常用的一種，通過使用磁帶，可以在需要時恢復丟失的數據。采用系統日志和日志分析技術，確保系統運行安全。在傳統的檔案管理模式下，由于沒有完整的日志記錄功能，管理員無法對系統運行情況進行監控。而系統日志分析技術則可以實現對電子檔案數據的監控、對服務器行為的記錄和查詢等功能，可以為管理員提供準確、完整的日志信息，為管理者提供決策支持。4.采用授權機制，確保系統權限控制。在傳統的檔案管理模式下，由于缺乏相應的權限控制，管理員只能根據自己的意愿來管理用戶，這容易出現管理員濫用權限、誤操作等現象，從而導致用戶數據泄露或丟失。采用授權機制，確保用戶的使用安全。在傳統的檔案管理模式下，管理員只能對系統中的每一個用戶進行訪問控制，而在檔案協同管理模式下，用戶可以對系統中每一個用戶進行授權操作，從而大大提高了系統中用戶的使用安全。

綜上所述，在檔案協同管理模式下，檔案管理者可以根據不同類型電子檔案的特點來設計系統的功能模塊和操作流程，從而實現對檔案數據的全面、安全管理。

三、結語

隨著檔案信息化工作的深入推進，傳統的紙質檔案管理方式已經難以滿足高校的發展需求，尤其是在數字化時代下，高校對人事電子檔案的應用需求越來越高。人事電子檔案在線歸檔協同管理模式便捷、高效、易用的特點可有效提高高校對人事電子檔案的應用程度，為高校人力資源數字化管理奠定基礎。