網絡化背景下檔案管理中數字化技術分析

魏立國

摘要：網絡化背景下檔案管理中數字化技術的應用可以降低管理成本、提高管理效率、保證管理安全性。在網絡化背景下應用數字化技術為檔案管理提供服務，需要對檔案管理中信息數據的特點進行研究，綜合分析檔案管理的需求，更好地發揮數字化技術的作用。應該做好檔案管理中檔案數字化業務模型建立、系統架構設計，合理地應用數據庫技術、數據共享技術、網絡安全技術為檔案管理提供保障，提升其管理效率。

關鍵詞：網絡化；檔案管理；數字化技術

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.03.025

中圖分類號：F 299.23，G 270.7? ? ? ? ? ?文獻標志碼：A? ? ? ? ? ?文章編碼：1672-7274（2024）03-00-03

在信息技術不斷發展的條件下，現代生活與工作的網絡化水平不斷提高，連接性、去中心化等網絡環境的特點也為各行業發展帶來了新的挑戰。檔案管理工作在這一背景下也需要關注新技術的應用，在網絡化背景下科學地應用數字化技術提高檔案管理數字化水平尤為重要。在檔案管理中應用數字化技術，不僅可以幫助工作人員更高效地完成檔案的管理，而且還可以提高對檔案的利用率，有利于發揮檔案的作用與價值，改善檔案管理工作質量。在應用數字化技術時，需要對目前檔案管理數字化中常見困難與問題進行分析，尋求解決問題的方法，不斷提升檔案管理數字化水平。

1? ?網絡化背景下的數字化技術

1.1 數字化技術概述

數字化技術是在計算機全面應用背景下衍生的新技術，能夠將各類數據數字化，用虛擬化的載體進行高效率儲存。數字化技術具有應用領域廣泛、推廣價值較高等特點，對于各行業的發展都具有重要意義。網絡化背景下產生了各類復雜的數據信息，數字化技術能夠對數據進行加工、傳輸、儲存，便于發揮數據的作用與價值。通過虛擬化的數字技術能夠將大量綜合性數據儲存至相應存儲器中，便于分享、查閱，并且可以利用特定的處理軟件或系統對數據進行處理，進而從數據中提取出有效信息，為后續工作提供良好的指導[1]。

1.2 網絡化背景下檔案數字化技術

網絡化背景下檔案管理數字化是用數字形態取代傳統紙質檔案的過程，能夠將紙質檔案資料通過掃描、錄入等方式儲存至計算機數據庫中。檔案數字化能夠將海量數據儲存到數據庫中，具有需要儲存空間小、維護方便、安全性高、備份簡單等特點。借助數據庫的檢索查詢功能，可以方便快捷地完成檔案信息的檢索，從而進行檔案資料利用。數字化是信息時代背景下檔案管理的重要趨勢，在進行檔案管理數字化時，需要結合檔案的實際特點，合理選擇管理系統，應用優質的檔案管理軟件，實現對檔案的高效率儲存與應用，從而更好地完成檔案保存。檔案管理數字化不僅可以節約儲存空間，提高經濟效益，也有利于提高檔案管理辦公效率，對檔案管理發展具有重要意義[2]。

2? ?檔案管理中數字化技術的應用價值

2.1 降低管理成本

檔案管理中數字化技術的應用能夠減少儲存空間、提高辦事效率，有利于降低管理成本。傳統的檔案管理工作需要消耗大量人力物力資源，依靠大量的檔案管理人員進行檔案登記、分類儲存以及定期維護，實體的紙質檔案資料需要占用較大的存儲空間，儲存成本較高。而數字化技術能夠將紙質檔案資料轉化為數字化資料，用虛擬化技術將檔案內容錄入到計算機數據庫中，可以用較少的空間儲存大量的檔案資料。檔案管理的數字化可以減少對檔案管理中人員的需求，能夠節約檔案管理的人力成本；數字化極大地降低了儲存空間的需求，減少儲存成本；數字化技術的應用能夠更快速、穩定地進行數據維護，降低維護成本。因此，應用數字化技術有利于提高檔案管理的經濟效益，降低管理成本。

2.2 提高管理效率

相較于傳統檔案管理而言，數字化技術支持下的檔案管理工作可以用更簡便、高效的方式完成各項任務，極大的提升了檔案管理的效率。數字化技術將傳統檔案管理中依靠人工分辨、錄入的管理內容，轉化為數字化的自動掃描、智能分析，檔案管理人員借助計算機、掃描儀等設備，可以完成檔案資料的錄入與分類，工作效率得到了提升。檔案管理工作中，數字化系統能夠為檔案資料的歸類與檢索提供更便捷的條件，工作人員借助檔案管理軟件系統可以在數據庫內快速搜索到所需信息，能夠高效、快捷的處理各項資料，在保證檔案管理安全與可靠的同時，也進一步提升了檔案管理工作的效率。

2.3 提升管理安全性

在檔案管理中應用數字化技術同樣有利于提升管理安全性。采用數字化管理方式，檔案資料的管理形式發生了變化，檔案資料以虛擬化數字化形式儲存至數據庫中。數字化儲存模式相較于傳統紙質儲存來說具有穩定安全的效果，更能抵御外界因素（如火災、水害、鼠害等）影響，能夠保證資料安全。另外，隨著信息安全技術的不斷發展，檔案管理數字化的信息安全水平也得以提升，工作人員可以通過構建防火墻、設置權限等方式對檔案資料進行安全防護，保證數據信息的安全與穩定。

3? ?網絡化背景下檔案管理面臨的問題

3.1 系統架構問題

網絡化背景下，數字化技術水平不斷提升，傳統的檔案管理已經無法適應當前工作要求，因此檔案管理需要引入更加專業的系統架構。目前很多單位的檔案管理數字化水平較低，檔案數字化系統的架構不夠合理，功能不夠完善，無法適應新時期網絡化發展的工作需求，檔案管理工作效率低下，需要引起重視。

3.2 信息儲存問題

信息儲存問題也是網絡化背景下檔案管理必須考慮的內容。目前檔案管理工作對儲存條件的要求在不斷提高，落后的存儲器與數據庫技術無法適應當前工作需求，很多檔案管理系統的數據庫錄入、查詢、儲存等功能滯后，無法高效率地進行數據存儲與調取，不利于檔案資料的有效應用，影響了檔案管理工作質量。

3.3 資料共享問題

網絡化背景下檔案資料管理應該重視資料共享要求，借助共享技術發揮檔案資料的價值。相當一部分單位的檔案管理工作并沒有建立完善的資料共享機制，檔案資料共享效率低下，數據共享中數據傳輸、接收與利用的安全性不足，難以滿足檔案管理的實際需求，不僅無法發揮檔案共享的作用，還可能增加檔案管理的風險。

3.4 信息安全問題

網絡化背景下信息安全問題是需重點關注的問題，檔案管理工作中更需要重視網絡安全風險。在進行檔案管理時，檔案管理人員的信息安全意識不足，檔案管理數字化系統的抗風險能力不夠等，都很容易造成檔案資料的信息安全問題，不利于檔案管理穩定發展。

4? ?數字化技術在檔案管理中應用

4.1 檔案數字化業務模型

在檔案管理中應用數字化技術，需要建立檔案數字化業務模型。檔案管理人員應該針對當前檔案管理的要求，對數字化管理系統的業務邏輯進行梳理，形成規范化、完整性的業務模型，保證檔案管理的可靠性。對檔案管理關鍵業務流程進行統計，包括提卷、查卷、編寫頁號、數據錄入、數據校對、文件掃描、圖像處理、裝訂、換卷等[3]。在檔案數字化進程中，對檔案管理業務流程內容進行分析和研究，圍繞實際情況制定相應的業務模型，保證管理的效率。檔案管理數字化業務模型能夠為后續的數字化管理工作提供系統指導，確保系統架構的科學性與適配度，使數字化技術應用能夠與檔案管理相適應，更好地滿足管理工作的要求，提升管理效率。

4.2 系統架構設計

網絡化背景下檔案管理數字化技術應用需要重視系統架構設計，根據檔案管理工作實際要求，劃分架構等級，確保檔案管理的合理性。檔案管理系統架構分為客戶價值層、服務體系層、專業體系層三個層級，在搭建系統架構時，管理人員應該根據檔案管理的要求，完成每個層級的細節設計[4]。比如服務體系層主要負責提供核心的服務功能，因此在設計該體系內容時，需要注意模塊的組成與檔案管理工作的適配度，管理人員可以在本層級設計服務行業模塊、檔案類型模塊、數字化加工模塊以及整理服務模塊等功能模塊，從而更好地完成檔案管理服務，讓檔案管理工作得以高效率開展。專業體系模塊主要負責檔案管理運營工作，在進行這一層級的模塊設計中，應該注意專業團隊、設備、系統以及管理的工作要求，通過運營模塊的設計幫助提升管理工作質量?？蛻魞r值層則一般用于對資料數據進行利用，因此在進行這一層級設計時，可以更多考慮檔案原件保護、數字化檔案的網絡化利用、內部數字化流水線等內容，確保檔案資料能夠得到有效利用，有效地發揮檔案的價值與作用。

4.3 數據庫技術

數據庫技術是進行數據儲存和應用的重要技術條件，在網絡化背景下，檔案管理數字化需要合理應用數據庫技術，保證檔案數據資料的可靠性。數據庫主要是對檔案數據信息進行組織、存儲、管理的系統，能夠對數據進行集中控制，保證數據的一致性。數據庫技術是檔案管理數字化中必不可少的技術條件，可以儲存至計算機內部，對數據集合進行增加、刪減、查詢、更改等操作，從而實現數據的有效管理。在檔案管理過程中，需要根據檔案管理需求選擇合適的數據庫技術，管理人員應該根據檔案管理業務的需求，對數據訪問、數據儲存等內容進行詳細分析，選擇關系型數據庫或非關系型數據庫進行檔案數據的儲存，并考慮到檔案管理的工作效率需求，對數據庫進行科學設計，避免過度冗余，節約資源。此外，在檔案管理中需要格外重視數據庫工作流程，設置嚴格的數據庫管理規章制度，確保檔案資料數字化管理的規范性，避免數據資源濫用。

4.4 數據共享技術

數據共享技術可以幫助檔案管理更好的利用數據資源，能夠提升檔案管理工作的質量，發揮檔案的價值與作用。網絡化背景下數據共享技術一般是依托統一的數據平臺實現的，通過對檔案數字化業務模型、系統架構、數據庫的有效建設，檔案管理得以構建起一個完整的數據中心，能夠儲存和管理各部門的檔案數據，而數據共享技術則可以建立高效的數據傳輸通道，利用合適的實時數據同步工具，幫助各部門人員利用檔案數據資料，從而提升檔案信息的利用率。隨著數字化技術的不斷進步，依托于FTP、API、數據庫同步等技術的檔案共享技術也在不斷發展，相關技術的進步能夠提升檔案數據加密傳輸質量，有利于保障檔案數據共享的安全性。在實際進行檔案管理時，管理人員可以利用數字化技術進行權限管理、數據監控以及數據備份，保證共享數據的安全，及時發現數據共享中的問題，并防止共享數據丟失或損壞。

4.5 網絡安全技術

網絡安全技術是網絡化背景下數字化技術應用的重要條件，在檔案管理中更需要關注檔案信息的安全性，做好信息安全防護。網絡安全技術與網絡安全風險相伴而生，在推進檔案管理數字化過程中，需要對現有的網絡安全問題進行研究，掌握網絡病毒、黑客攻擊等各類常見風險的特點，提升檔案管理數據庫系統的安全防護等級，保證管理效率。檔案管理人員可以應用安全漏洞掃描技術對檔案數字化系統進行掃描檢查，及時發現當前管理中的漏洞并進行修復，避免不法分子利用漏洞進行攻擊或竊取檔案資料。數據加密技術也是檔案管理中應格外重視的內容，在檔案管理時需要結合實際情況對關鍵檔案進行加密，利用重新編碼等方式隱藏信息內容，保證檔案安全性。訪問控制技術也可以提高檔案管理的安全性，在數字化技術應用中應該設置口令、入網限制等條件，配合CA認證、數字簽名等技術對訪問檔案人員的身份進行驗證和確認，保證檔案資料的安全性。

5? ?結束語

數字化技術的應用為檔案管理帶來了更多便利，在網絡化背景下發揮數字化技術的優勢不僅要考慮檔案數字化的技術要求，還要理性分析網絡發展所面臨的挑戰。檔案管理工作應該順應網絡化背景的要求，在數據高效儲存、檔案安全儲存、數據資源共享等方面進行優化，借助數字化技術的優勢搭建更加科學、高效率的管理系統，檔案管理人員幫助更好地完成檔案管理工作，加快檔案管理數字化進程。

參考文獻

[1] 汪海英．數字化技術背景下企業檔案管理創新路徑探討[J]．中國管理信息化，2021（24）：124-125.

[2] 賈江洚．數字化技術在檔案管理工作中的應用[J]．信息記錄材料，2021（9）：189-190.

[3] 劉迪．數字化技術在檔案管理工作中的運用研究[J]．信息記錄材料，2021（8）：193-195.

[4] 邵繼仁．數字化技術在檔案管理工作中的應用研究[J]．辦公室業務，2021（2）：189-190.