大數據背景下檔案數字化管理實踐策略分析

大數據技術的應用，使檔案數字化管理向信息化、智能化轉變，從而提高了檔案的存儲、檢索和利用效率，且有助于增強檔案數據的有效性，提高檔案管理的便捷性，提升檔案利用的共享性，符合檔案數字化發展的趨勢和要求。因此，通過合理利用大數據技術，可以提升檔案數字化管理水平，實現檔案信息的高效利用和價值最大化。但是檔案管理工作者要認識到，大數據背景下，檔案數字化管理在面臨機遇的同時，也面臨著一些挑戰?；诖?，本文從檔案數字化管理的價值體現入手，基于檔案數字化管理中存在的問題探討實踐策略，以期從理論層面促進數字檔案資源的有效整合與安全利用。

一、大數據背景下檔案數字化管理的價值體現

大數據背景下，檔案管理部門應主動適應時代發展，通過檔案數字化管理方式提升檔案管理效率和服務水平。大數據不僅為檔案數字化管理模式注入了新的生機，同時也推動了檔案管理的現代化進程。

（一）實現檔案管理流程的優化

傳統的檔案管理方式主要依靠人工進行檔案的收集、整理、歸檔、檢索和利用，工作效率較低，且容易出現檔案丟失、損壞等問題。而大數據背景下檔案數字化管理通過將檔案資料轉化為數字形式，實現檔案信息的電子化存儲、檢索和傳輸，大大提高了檔案管理效率。同時，檔案數字化管理還可以實現對檔案信息的全流程追蹤。通過建立檔案信息管理系統，對檔案的查閱、下載、打印等操作進行記錄，確保檔案信息的安全使用。同時，檔案數字化管理有助于提高檔案管理的規范性，防止檔案篡改、偽造等現象，確保檔案信息的真實性和完整性。

（二）提升檔案管理的便捷性

首先，檔案數字化管理模式為提升檔案管理便捷性提供了全新的范式。大數據背景下，海量的檔案數據分散在不同的業務系統和部門，如何高效地管理和利用這些信息成為擺在檔案工作者面前的挑戰。通過檔案數字化管理，可以將分散的檔案資源轉化為數字檔案信息，實現統一的數據入口和平臺管理。管理者和使用者只要通過簡潔的操作界面就可以輕松地獲取所需檔案信息，避免了煩瑣的信息檢索過程，極大地提高了檔案管理的便捷性。其次，大數據時代，人工智能、機器學習等先進技術的融合為檔案管理帶來了新的可能性。通過智能搜索、自動分類和預測性分析等功能，檔案數字化管理系統能夠為用戶提供精準的檔案推薦，使檔案管理變得更加靈活和智能，智能化檔案管理手段大幅縮短了管理流程，使檔案管理更加方便。

（三）提高檔案資源共享程度

傳統檔案管理模式下，檔案資源共享只能通過紙質方式。但隨著網絡信息技術不斷發展，數字化檔案的系統構建為資源共享創造了條件。檔案數字化管理有助于打破信息孤島，促進檔案資源的跨部門、跨系統共享。通過集中化管理，各個部門、系統生成的檔案信息被有機地整合到一個中心庫中，形成一個全面、統一的檔案資源池，為后續檔案資源共享創造條件。因此，大數據背景下，數字化檔案可以跨越地域、時間和部門界限，實現檔案資源的共享。

二、大數據背景下檔案數字化管理面臨的現實挑戰

大數據背景下，隨著互聯網技術的飛速發展，檔案數字化管理已成為提升檔案管理效率、實現檔案價值最大化的重要手段。然而，在這一進程中，檔案數字化管理也面臨著諸多問題。因此，檔案工作者要充分認識到這些現實挑戰對檔案數字化管理產生的不利影響，并思考應對策略。

（一）專業人才匱乏

檔案數字化管理對人才隊伍提出了較高要求，需要具備計算機技術、檔案管理、信息管理等專業知識的復合型人才。然而，目前我國檔案數字化管理人才隊伍建設還存在不足，難以滿足數字化檔案管理的工作要求。一方面，檔案數字化管理人才的培養體系不完善，難以滿足實際需求；另一方面，檔案數字化管理人才的流失問題嚴重，影響了檔案數字化管理工作的持續推進。

（二）數字化管理硬件設施配置滯后

在大數據背景下，檔案數字化管理面臨的一大問題是檔案部門在硬件設施方面配置不足。一方面，檔案數字化管理需要大量的存儲空間來保存海量檔案數據；隨著大數據規模的不斷增長，檔案信息的數字化管理還涉及存儲和處理的性能瓶頸。海量數據的集中管理需要龐大的存儲空間和高效的計算能力，以確保檔案信息的即時性和可用性。解決這一問題需要硬件設施的不斷升級，以適應大規模檔案信息的快速增長。另一方面，對檔案數據進行高效處理和分析也需要強大的計算能力，這對辦公設備等硬件設施都提出了較高的要求。目前情況下，即使是部分專門的檔案館在硬件方面也存在配置數量不足且設備落后的現象，而很多一般單位的檔案部門在這方面更為落后，甚至對檔案的管理依舊采用傳統方式。少量電子計算機的配置也僅僅能對紙質檔案的人工管理起輔助作用，無法滿足大數據時代檔案數字化管理的需求。

（三）檔案信息結構類型復雜

大數據背景下，檔案數字化管理模式面臨著檔案信息結構異構性等方面的挑戰。

首先，檔案信息的多樣性和異構性使數字化管理面臨巨大的挑戰。在大數據背景下，不同部門和業務系統產生的檔案信息涵蓋了多個方面的內容，且其存儲格式等方面存在巨大差異。這種異構性導致了數字化檔案信息的整合變得異常復雜，需要克服不同信息源之間的兼容性問題，以確保數據的一致性和準確性。其次，大數據背景下出現的新型數據類型，對檔案信息的集中化管理提出了更高的要求。傳統的文本數據管理已無法滿足多媒體數據的存儲和檢索需求，需要采用更為復雜的技術手段來處理這些新型數據，這為檔案數字化管理帶來了技術難題。

（四）檔案安全管理難度提升

大數據背景下檔案數字化管理模式所面臨的檔案安全管理難度大，不僅來自外部安全威脅，還包括內部權限控制和隱私合規性等多個層面的挑戰。

首先，檔案信息的大規模集中存儲引發了一定的安全風險。在大數據時代，隨著檔案信息的集中化，其規模呈幾何級增長，使信息在傳輸、存儲、訪問的過程中更容易受到網絡攻擊、數據泄露等安全威脅。檔案管理人員不僅要防范外部惡意攻擊，還要面對內部數據濫用和非法訪問的潛在風險，安全風險大幅提升。其次，檔案數字化管理模式面臨著復雜權限控制和訪問監管的挑戰。大數據環境下，不同層級、不同部門的檔案管理人員、決策者等對檔案信息的訪問需求各異，且這些需求隨時發生變化。因此，如何靈活而精準地實施權限控制，確保合法訪問的同時防范非法訪問，成為檔案安全管理的一大困擾。最后，檔案信息的敏感性和隱私性要求較高，增加了安全管理的難度。隨著大數據中個人隱私和敏感信息的增多，需要檔案管理人員深入了解不同類型檔案信息的敏感程度，制訂相應的安全措施。同時，面對日益嚴格的標準，如何在檔案數字化管理模式下確保其合規性，也使檔案安全管理更為復雜。

三、大數據背景下檔案數字化管理實踐策略

大數據背景下檔案數字化管理模式要與時俱進。一方面，要推進現有的紙質檔案向數字化檔案信息轉變，從而提高管理效能。另一方面，要以智能化檔案信息平臺為支撐，實現對檔案信息的全面智能管理，提高檢索效率，提升服務質量，更好地滿足不同受眾的多元化檔案信息訴求。

（一）加強檔案數字化管理人才隊伍建設

專業人才隊伍是提升檔案數字化管理效率和服務質量的關鍵。為打造高素質的檔案數字化管理人才隊伍，檔案管理部門要重視人才培養和引進。

一方面，要加強對現有檔案管理人員的數字化培訓，提升他們的數字化技能和管理水平，使他們能夠適應數字化管理的需求。另一方面，要積極引進具備數字化背景和專業技能的人才，為檔案管理部門注入新的活力和創新思維。同時，檔案管理部門還應建立健全的激勵機制，激發檔案數字化管理人才的工作積極性和創造力。通過提供良好的工作環境、發展空間和福利待遇，吸引和留住優秀的數字化管理人才，為檔案數字化管理提供有力的人才保障?？傊?，檔案管理部門必須認識到，加強檔案數字化管理人才隊伍建設是推動檔案數字化管理發展的重要舉措。只有建立一支具備數字化知識和管理技能的專業人才隊伍，才能夠確保檔案數字化管理的順利進行，實現檔案信息的高效利用和價值最大化。

（二）加強檔案數字化基礎設施建設

完備的硬件設施是數字化管理的基礎和保障，只有具備完善的數字化基礎設施，才能夠確保檔案數字化管理的順利進行，實現檔案數字化管理的高效運行。為了實現檔案數字化管理的目標，相關部門應加大投入力度，確保檔案數字化基礎設施建設的順利進行。在辦公設備層面，檔案管理部門要購置高性能的計算機、掃描儀、打印機等辦公設備，以滿足檔案數字化管理的需求。在網絡設施層面，檔案部門要通過服務器的配置建立一個穩定、高效的網絡環境，確保數字檔案信息能夠高速傳輸和共享。此外，要根據本單位實際的檔案管理和存儲需要，合理配置存儲設備等，確保數字檔案信息的安全存儲。檔案管理部門要充分考慮實際需求和發展趨勢，合理規劃和布局。同時，還要注重設備的兼容性、可擴展性和可維護性，確?；A設施能夠隨著技術的發展而不斷升級和完善。

（三）提升檔案數字化管理與服務質量

檔案數字化管理的最終目的是提高檔案管理效率和服務質量，滿足用戶多樣化的利用需求。

首先，檔案管理部門要對數字化管理流程進行優化，簡化管理環節，提高工作效率。在這一過程中，要充分利用大數據對數字檔案信息進行數據挖掘、數據清洗和數據分析，提取有效檔案信息，清除冗雜的無用信息，以實現檔案信息的高效處理和利用。同時，還應加強與用戶的溝通和互動，了解用戶需求和反饋，從而不斷優化數字化管理流程。其次，檔案管理部門應注重提升數字化服務質量，為用戶提供更加便捷、高效的檔案利用體驗。例如，可以通過建立在線檔案查詢系統、提供數字化檔案復制服務等，方便用戶隨時隨地獲取所需檔案信息。最后，檔案管理部門應積極探索和創新檔案數字化管理服務模式，拓展檔案信息的利用價值和應用范圍，以滿足用戶多樣化的利用需求。同時，還可以與其他檔案機構合作，共同開展檔案數字化管理研討與交流，實現檔案信息的共享和互利共贏。

（四）加強數字檔案信息安全管理

首先，檔案部門要采用先進的技術手段對數字檔案信息進行保護，如加密技術、防火墻、入侵檢測系統等。這些技術可以有效防止非法訪問和篡改，確保檔案信息的完整性和安全性。其次，加強對檔案管理人員的安全意識培訓，提高他們對數字檔案信息安全的重視程度。培訓內容包括但不限于密碼管理、防病毒知識、網絡安全等。同時，檔案管理部門應建立健全數字檔案信息安全管理機制，明確檔案信息的訪問權限、使用范圍、存儲和傳輸要求等。最后，要注意對檔案信息存儲設備的日常維護和數字檔案信息的備份，防止因設備故障或環境因素導致存儲問題，進而對數字檔案信息造成損失。要從多角度以多種形式保護檔案信息，防止其被非法訪問、篡改。

（五）以智能檔案信息平臺支持檔案數字化管理

大數據時代，檔案數字化管理模式的創新至關重要，智能檔案管理平臺能夠為檔案數字化管理提供更全面的支持。

首先，建立智能檔案信息平臺，實現對數字檔案信息的全面智能管理。在大數據支持下，該平臺能夠自動識別、分類、索引和關聯檔案信息，提高檔案的檢索效率和準確性。其次，通過引入智能搜索和推薦機制，提升檔案檢索的智能化水平。智能搜索系統可以基于用戶的搜索歷史、行為模式以及檔案信息的實際內容，為用戶提供個性化、精準的搜索結果。同時，推薦機制通過分析用戶的興趣和需求，自動推送相關檔案信息，使用戶在智能檔案檢索中能夠更加高效地獲取所需信息。最后，構建開放型的檔案信息平臺，支持多渠道數據共享與交互。通過采用開放式的數據接口和標準化的數據格式，使不同系統、部門之間的檔案信息能夠無縫對接和共享。這種開放性的設計不僅實現了檔案信息的全面互通，也為其他信息管理系統的整合提供了參考。

四、結語

大數據的崛起對檔案數字化管理產生了深遠的影響，為其帶來了全新的發展機遇。大數據技術的引入使檔案數字化管理更加高效，推動了檔案數字化管理的信息化、智能化升級，為檔案信息管理領域注入新的活力。未來要進一步加強技術創新，解決異構數據整合難題，提升檔案管理智能化水平，以更好地適應大數據時代的挑戰，為檔案管理提供更全面、高效的解決方案。

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（作者簡介：李璟雯，女，本科，商水縣東城街道辦事處財稅所，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）