工程檔案與工程建設的同步管理

林燦燦

摘 要：《建設工程質量管理條例》規定，建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。在鐵路工程中，工程檔案不僅能夠反映鐵路工程建設情況，還能夠為建設單位的管理決策提供重要依據。因此，建設單位的檔案管理機構必須重視工程檔案管理工作，并同步進行工程檔案管理與工程建設管理，以確保工程檔案的真實性、完整性和準確性，進而提高工程管理水平和效率?；诖?，本文以鐵路工程為例，探討了工程檔案與工程建設同步管理的方法，以期為相關人員提供參考。

關鍵詞：鐵路工程；工程檔案；工程建設；同步管理

在鐵路工程建設過程中，檔案管理機構經常會遇到鐵路工程檔案管理與鐵路工程建設管理不同步的情況。其主要原因在于以下幾個方面：一是鐵路工程檔案編制進度和鐵路工程建設進度不一致，造成歸檔滯后；二是鐵路工程檔案管理經費不足，管理人員調動頻繁，導致檔案不完整；三是部分項目負責人往往只重視鐵路工程建設管理，而忽視檔案管理，導致檔案缺乏真實性。工程檔案管理與工程建設管理不同步，不僅會影響鐵路工程檔案的質量和可靠性，還會給后續的鐵路工程驗收、鐵路運維和管理工作帶來不便。因此，實現鐵路工程檔案與鐵路工程建設的同步管理至關重要。

一、鐵路工程檔案的主要內容與特點

（一）鐵路工程檔案的主要內容

（1）項目基本信息。項目基本信息包括項目名稱，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位的基本信息等。

（2）設計文件。設計文件包括項目設計說明書、施工圖、施工組織設計、工程量清單，以及設計變更、施工洽商文件等。

（3）施工過程中的監控資料。監控資料包括質量監督記錄、施工過程安全記錄、施工方案執行情況記錄，以及施工過程中的影像資料等。

（4）質量控制文件。該文件包括施工過程中的質量檢查、檢驗、試驗等記錄，以及工程質量評定、驗收文件等。

（5）工程進度與造價控制文件。該文件包括工程進度計劃，工程造價預算、結算文件等。

（6）設備及材料驗收文件。該文件包括設備及材料的采購、驗收、使用、維護等記錄，以及相關質量證明文件。

（7）竣工驗收文件。該文件包括竣工驗收報告、竣工圖紙、工程質量保修書等。

（8）工程質量事故處理文件。該文件包括質量事故報告、事故調查報告、事故處理報告等。

（9）其他相關文件。該文件包括項目合同、招投標文件、會議紀要、來往信函等。

（二）鐵路工程檔案的特點

（1）真實性、完整性和同步性。鐵路工程檔案應真實、準確、完整地記錄鐵路工程建設的全過程，檔案資料的收集應與鐵路工程建設同步進行。

（2）規范性和標準性。鐵路工程檔案應根據鐵路工程的實際情況、合同規定及國家相關規范要求進行編制。

（3）專業性。鐵路工程檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，并區分不同價值，以便于保管和利用。另外，鐵路工程檔案應逐卷或逐件編制檔號。檔號應指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應符合《檔號編制規則》（DA/T 13—2022）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）的要求，不同載體或形式的檔號編制方法應協調呼應，以便于檢索。

（4）實現檔案管理電子化。隨著信息技術的發展，工程檔案電子化管理已成為必然趨勢。在電子化管理過程中，歸檔電子文件的元數據應符合現行行業標準《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T 187—2012）的規定。同時，存儲或移交電子檔案的載體必須經過檢測，保證無病毒、無數據讀寫故障，以確保接收方能夠順利讀取數據。

二、鐵路工程檔案與鐵路工程建設同步管理的作用

（一）有利于提高檔案管理效率

同步管理能夠確保鐵路工程檔案得到及時編制和整理，使鐵路工程檔案編制進度與鐵路工程建設進度保持一致。這樣一來，在工程竣工后，建設單位就能夠快速獲得完整的工程檔案，減少后期的補檔工作，從而有效提高工程檔案管理效率。

（二）有利于確保檔案的真實性和完整性

通過同步管理，檔案管理機構可以及時收集鐵路工程建設過程中的關鍵文件，如鐵路工程技術文件、鐵路工程施工文件等，從而確保檔案的真實性和完整性。

（三）有利于后期維護和運營管理

同步管理能夠確保鐵路工程檔案真實、全面地記錄鐵路工程建設細節，從而為鐵路后期的維護和運營管理提供有力支持。例如，鐵路維護和運營管理人員可以從鐵路工程檔案中及時獲取相關資料與信息，從而更好地開展鐵路維護和運營管理工作。

三、鐵路工程檔案與鐵路工程建設同步管理的方法

（一）加強溝通與協作

檔案管理機構需要與建設單位、監理單位及相關政府單位加強溝通，明確他們對檔案信息的要求，并根據他們的要求來確定留存資料的內容和份數。另外，檔案管理機構需要加強與各部門、各單位之間的協作，以確保鐵路工程建設各階段檔案編制的有效銜接。

（二）加強兩個流程的融合

檔案管理機構需要根據鐵路工程建設的實際情況，優化鐵路工程檔案管理流程，并將優化后的流程與鐵路工程建設管理流程融合，以確保檔案管理工作與建設管理工作之間的協調和配合。例如，在工程竣工階段，各部門應準備相關竣工資料，以確?？⒐n案的編制及審核工作與工程竣工驗收同步進行。

（三）加強信息技術的應用

檔案管理機構需要應用現代信息技術，實現鐵路工程檔案與鐵路工程建設同步管理的信息化，以工程檔案與工程建設同步管理的效率和質量。例如，檔案管理機構可以搭建一個大型數據庫，整合鐵路工程檔案數據和鐵路工程建設數據，以便各部門、各單位共享和查詢相關信息。

（四）確保檔案編制進度與鐵路工程建設進度一致

檔案管理機構需要在鐵路工程建設過程中，開展工程資料的編制、收集、整理等工作，以確保鐵路工程檔案編制進度與鐵路工程建設進度保持一致，防止出現補檔的情況。

（五）分類組卷

分類組卷是指將若干互有聯系的資料文件編立成案卷的過程，其是實現鐵路工程檔案與鐵路工程建設同步管理的重要方法。因此，在鐵路工程項目文件歸檔前，各單位需要按照不同文件之間的內在聯系進行分類組卷，具體要求如下。

（1）鐵路工程建設單位。鐵路工程建設單位文件的組卷要求如下：立項審批階段文件應根據審批事項的內在聯系整理組卷；招投標和合同管理文件應分別按照招投標工作程序及合同類別、內容整理組卷；工程準備階段文件應按審批事項及相關手續辦理過程整理組卷；工程管理文件應按問題并結合時間進行整理組卷；與質量監督部門的往來文件應按時間組卷；工程初期運營及竣工驗收階段文件應按照檢測觀測記錄及報告、缺陷整改情況、各專項驗收和竣工驗收工作內容進行組卷；實物檔案應按件進行整理。

（2）鐵路工程勘察、設計單位。鐵路工程勘察、設計單位文件應按照不同階段和專業分別整理組卷。

（3）鐵路工程監理單位。鐵路工程監理單位文件的組卷要求如下：監理單位文件應以監理合同段為單位進行組卷；監理活動中產生的依據性文件、合同管理文件、工程質量控制文件、安全管理文件、計劃進度控制文件等文件分別整理組卷；平行試驗、原始數據記錄本、獨立抽檢的文件應按施工合同段分別進行組卷；監理旁站記錄、監理日志、計量支付報表、監理指令及監理指令處理結果等應按施工合同段整理組卷。

（4）鐵路工程施工單位。鐵路工程施工單位文件的組卷要求如下：施工單位文件應以施工合同段為單位進行組卷；施工管理文件應按問題結合時間進行組卷；原材料質量保證文件、試驗檢測文件應按進場材料種類、批次進行分類組卷；單位、分部和分項工程質量評定表（或分項工程質量評定匯總表）應組專卷；原始施工記錄應以單位、分部和分項工程整理組卷；原始數據記錄本原則上應按單位、分部和分項工程進行組卷；設備文件應按專業及用途分別整理組卷；竣工圖原則上應按原施工圖分類整理組卷；計劃進度報表應按時間整理組卷；工程變更文件應按變更最終審批文件編號整理組卷。

（六）加大資金投入和人才培養力度

一方面，檔案管理機構需要加大資金投入力度，為鐵路工程檔案與鐵路工程建設的同步管理提供充足的經費，并配備相應的管理設施設備，以滿足檔案管理人員的工作需要。

另一方面，檔案管理機構需要加強人才培養，打造一支既具備工程檔案管理能力又具備工程建設管理能力的人才隊伍，為實現鐵路工程檔案與鐵路工程建設的同步管理提供人才支持。

（七）提高重視程度

如果只重視鐵路工程建設管理，而忽視鐵路工程檔案管理，就會導致工程信息不完整，無法及時查詢和利用，進而影響工程質量和安全。因此，檔案管理機構需要提高對工程檔案與工程建設同步管理的重視程度，全面履行工程檔案與工程建設同步管理的責任，并采取有針對性的措施來解決工程檔案與工程建設同步管理過程中存在的問題。同時，檔案管理機構需要加強鐵路工程施工現場管理人員與鐵路工程檔案管理人員的協同，以提高鐵路工程檔案與鐵路工程建設同步管理的水平和效率。

四、結語

綜上所述，作為鐵路工程建設結果的重要體現，鐵路工程檔案記錄了鐵路工程建設全過程，包括項目管理、施工方案、質量控制、安全生產、環境保護等各方面信息。同時，鐵路工程檔案與鐵路工程建設同步管理能夠有效確保鐵路工程檔案的準確性和完整性，為鐵路工程施工和管理提供重要依據。因此，檔案管理機構需要同步進行鐵路工程檔案管理與鐵路工程建設管理，以保證檔案質量，為鐵路工程的順利完工和鐵路運營提供有力支持。

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（作者單位：中鐵二十二局集團第二工程有限公司）