檔案信息化建設在職業院校檔案管理中的應用路徑

劉軼

摘 要：檔案管理是我國職業院校管理工作的重要內容。進入信息化時代，隨著信息技術的蓬勃發展和廣泛應用，對職業院校檔案管理工作產生了重要的影響。通過信息化轉型以及信息化平臺的建立，職業院校正通過信息技術逐步取代傳統的檔案管理方式，以提高檔案管理工作的質量，助力教學、科研等方面的持續、健康、穩定發展。

關鍵詞：職業院校；信息化建設；檔案管理；應用路徑

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A

引言

檔案管理工作是我國職業院校管理工作重要內容之一，其全面記錄了職業院校從無到有，從建立之初到逐步擴大發展的點點滴滴，是職業院校方方面面建設發展的綜合翔實的記錄。進入信息化時代，檔案管理信息化建設是學校降低管理成本的必然舉措，也是時代發展的必然趨勢，為提高職業院校的管理工作效率起到了積極的促進作用。

一、加強職業院校檔案管理工作的重要性

檔案是組織、個人、機構在社會中活動所產生的具有保存價值和應用價值的文字、音像、圖表等記錄，并以紙質、電子、實物等多種形式保存。職業院校肩負著為社會各行各業培養實用型高素質人才的重任。職業院校的檔案記錄了學校發展的歷史，也詳細記錄了學校內部人事變動、基礎設施建設等內容，對學校穩定發展和進步有著重要意義。

1.加強職業院校檔案管理工作創新是新時代的要求

隨著我國經濟的快速發展，社會對專業化、技能化的高素質人才需求量越來越大，作為培養專業技能型人才的重要基地，職業院校的工作強度也日益增強，管理工作復雜，尤其是隨著在校學生和在職員工的人數增加，檔案管理工作復雜程度越來越高。因此，檔案管理工作的網絡化、信息化以及多樣化趨勢已成為當代職業院校管理工作的必然出路。信息技術在各行各業中的廣泛應用已成為流行趨勢，職業院校檔案管理工作要緊跟時代潮流，與時俱進，不斷加強創新探索，才能滿足新時代對職業院校發展的要求。

2.加強職業院校檔案管理工作，是學校管理工作整體進步的要求

我國職業院校檔案管理工作在學校管理中占據著重要地位，其管理、保存的各類檔案信息為職業院校在發展規劃、人才選用等方面提供了翔實的資料信息，為學校的健康發展保駕護航。在信息化時代，職業院校要緊隨時代發展的腳步，充分運用各種成熟的信息技術，應用于學校各項管理工作中。作為學校管理中的重要環節，檔案管理信息化建設勢在必行。

3.加強檔案管理工作，是職業院校內在發展規律的必然選擇

職業院校秉承“以人為本”的教學理念，為社會培養實用型技術人才，要求學校管理工作要進一步規范化、科學化，檔案管理工作作為重要的管理內容，開展信息化建設是職業院校內在發展的必然選擇。

二、信息化建設在職業院校檔案管理工作中的重要作用

傳統的檔案管理主要是對紙質文檔的分類、歸檔、保存等工作。由于職業院校的人員、設備設施以及各類基礎建設等活動較多，會產生大量的紙質檔案，這些檔案的歸類、儲存需要投入大量的人員、資金。紙質檔案由于材質原因，隨著保存時間不斷增加，會出現紙質變形、脆化等問題，容易出現破損。此外，紙質化檔案的存儲也較容易受到自然條件的影響，一旦存儲環境欠佳，極容易在刮風下雨的天氣出現受潮、損壞等問題。近年來，隨著我國社會發展的需要，職業院校肩負的培養實用型技能人才的責任越發重大，學校只有通過不斷擴大在校學生和教師員工人數、增加基礎培訓設施等來滿足社會需求，帶來的數據、圖表、影像等資料數量龐大，單純依靠傳統檔案管理模式已經無法滿足職業院校檔案管理工作的需求，檔案管理信息化建設勢在必行。

相較于傳統紙質檔案管理，職業院校檔案信息化管理模式有著存儲量大、歸類分檔明確、讀取調檔便捷等諸多優點。通過計算機、網絡等信息化手段，檔案管理效率大幅提高，節省了大量的人力、物力，有效降低了檔案管理、維護的成本。紙質檔案轉化為電子檔案后，經過計算機加密、設置訪問權限以及設立防火墻等方式，可以確保檔案信息的安全，避免了紙質檔案因人為原因導致的丟失、破損以及被盜取等。因此，信息化建設在職業院校檔案管理工作中起著重要作用，應受到學校管理層面的高度重視。

三、職業院校檔案信息化建設的必要性

1.信息化建設是職業院校檔案資源擴充的必然要求

改革開放以來，我國社會主義市場經濟蓬勃發展，社會各界對實用型技能人才的需求日益增加。職業院校為了滿足社會各行各業的人才需求，不斷擴大招生規模，以彌補人才缺口。隨著學生人數的不斷增加，相應的管理的檔案數量也在與日俱增。傳統紙質、人工處理的檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，檔案管理信息化建設已成為必然選擇。

2.信息化建設是職業院校加強整體管理的必然要求

信息技術的廣泛應用，是信息化時代的標志。職業院校在開展各項管理工作及教學中，采用了各種成熟的信息技術，搭建院校內部網絡平臺，以便于各部門之間的及時溝通。作為院校管理工作的重要組成部分，檔案管理要緊跟學校整體管理的步伐，開展檔案信息化建設是加強職業院校整體管理的必然要求。

3.信息化建設是職業院校檔案價值體現的必然要求

隨著人們對檔案的重視，越來越多的檔案價值得到體現。職業院校的檔案不僅包括人事檔案、基礎設施建設檔案，還有大量的教學、研究及實際應用的檔案，這些檔案具有極高的使用價值、利用價值和參考價值。在傳統紙質檔案管理中，不論是查找還是借閱檔案，手續煩瑣、時間漫長，嚴重影響了檔案各種價值的體現。進入信息化時代，盡管我國職業院校不斷提高對檔案管理工作重要性的認知，并努力開展相關的信息化建設，但由于多種原因，在檔案管理信息化建設中依然存在著諸多問題。

四、職業院校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.管理制度不完善，信息化程度不高

長期以來，職業院校檔案管理受到傳統管理方式的制約，在管理上以手工管理形式為主，缺少信息化管理措施，未能建立信息化管理系統，缺少專用軟硬件配置，使學校檔案管理工作大打折扣。目前，隨著信息技術的發展，檔案管理工作也加大了信息化建設進程，但學校檔案信息仍未能完全錄入數據庫當中，導致檔案管理信息化程度不夠，自動化管理程度不高，影響了檔案的調用與查詢效率。

2.檔案管理人才隊伍建設滯后，缺乏足夠的信息化建設能力

職業院校檔案管理缺乏高素質的復合型管理人才，亟須檔案專業能力強、精通管理工作、精通計算機操作的復合型人才。我國職業院校檔案管理人員大多由人事或辦公室等部門人員兼任，對檔案的管理業務不熟，缺乏專業的計算機理論知識與操作能力，缺乏檔案管理專業技能以及數字化管理技術，導致檔案數字化管理不足。并且，學習數字化技術、檔案管理能力以及網絡技術等，不是一朝一夕就能夠完成，而是需要一個長期的積累過程，制約著職業院校檔案管理人員能力的提高。

3.檔案利用率不足

檔案利用率不足是檔案管理工作中最常見的問題之一。檔案價值的發揮，在于檔案的利用。由于對檔案信息掌握不全面，使得學校檔案信息查詢利用受到限制，并對后期的信息化管理造成影響，導致檔案信息不能被充分開發應用。并且，職業院校檔案管理部門在檔案留存或管理上存在部分檔案內容不全、資料收集不足，導致檔案的完整性受到影響，限制了職業院校檔案資源的合理開發利用。

4.職業院校檔案管理信息化建設未設立統一標準，信息安全問題亟須解決

目前，雖然職業院校已經認識到檔案管理信息化建設的重要性，并開始實施，但鑒于各院校的實際情況有差異，檔案管理信息化建設的進程也是參差不齊。由于職業院校檔案管理信息化還處于初級摸索階段，沒有形成統一的標準，導致各學校信息化建設的目標不統一，構成的功能模塊各有不同。隨著信息技術的快速發展，各種新型技術層出不窮，這些技術的不斷更新也給職業院校檔案信息化建設帶來了新的問題和挑戰。

此外，在信息化時代，如何有效保障信息安全，已成為社會各行各業要面對的問題。職業院校應對信息安全問題加以重視。在檔案管理信息化建設過程中，如何確保檔案管理工作人員不出現操作失誤而導致的數據丟失、破損等情況，如何避免外部人員，尤其是網絡黑客通過植入病毒、惡意入侵盜取、篡改數據等問題，都是職業院校檔案管理信息化建設中亟須重視并解決的問題。

五、信息化建設在職業院校檔案應用管理中的發展路徑

職業院校檔案管理部門作為責任主體，要在檔案信息化建設中，尤其是紙質檔案向電子檔案轉化、分類儲存、轉出以及利用等過程中，既要保證對檔案管理實施有效監督，又要確保檔案的私密性和安全性，并要兼顧檔案的有效利用。

第一，完善管理制度，確保檔案管理工作規范開展。制度建設是治本之策，制度執行是關鍵所在。學校應結合單位實際，以豐富完善檔案內容、加強檔案日常管理為重點，圍繞檔案材料收集整理、歸檔、查（借）閱、保密、轉遞以及保管等方面，明確工作原則、細化工作標準、創新工作方式、嚴肅工作紀律和規范工作程序，使檔案工作做到有法可依，有章可循，持續推進檔案管理工作科學化、制度化及規范化開展，更好地服務廣大教職工。

第二，加強檔案管理人員崗位培訓，提升管理人員專業知識及職業素養，建設一支素質優良、業務精湛、敬業奉獻、嚴格自律的檔案管理員隊伍。檔案管理人員作為檔案管理工作的核心，在檔案管理工作中發揮著不可替代的作用。檔案工作者的專業知識及職業素養直接影響著檔案管理工作水平。首先，針對檔案管理工作頭緒繁雜、瑣碎、枯燥的特點，要加強檔案管理人員樹立正面積極的職業心態和職業價值觀，堅定職業理想信念；其次，針對檔案管理工作由手工傳統模式逐步轉換為信息化管理模式的特點，要加強管理人員對新技術、新管理手段的學習及培訓，特別是計算機辦公軟件的培訓，以滿足工作需要；最后，要加強管理人員對業務知識的學習及培訓，將業務能力和專業化水平提升一個高度，尤其是信息化檔案管理模式下，應通過多調研、多學習、多實地考察的方式，將政策規定及文件精神有效融入常規的實踐工作中，更好地提高業務水平。

第三，加大專項經費投入力度，從硬件和軟件方面增強基礎設施建設，為構建信息化檔案管理體系奠定堅實基礎。長期以來，各院校對檔案管理工作重要性認識不足，領導對檔案工作重視程度不夠，造成檔案管理工作基礎設施建設薄弱，距離信息化檔案管理要求還有一定距離。為此，各職業院校在檔案信息化管理過程中，應加強領導的重視程度和專項經費的投入力度，增強基礎設施建設。一是改善辦公場所和辦公條件，設置獨立的庫房區、閱覽區以及辦公區；二是配備信息化檔案所必需的計算機、掃描儀、照相機以及硬盤等重要硬件設備設施，并按要求配置相應的應用軟件和操作系統，為檔案數據庫運行提供重要的技術支持；三是加強網絡設施建設和優化網絡服務質量，更好地滿足職業院校檔案管理信息化需要；四是加強對信息化檔案管理工作所用的辦公設備設施及軟件的維護，定期或不定期安排專人對辦公設備設施及軟件系統實施日常維護及檢修，并加強對網絡平臺的安全管理，確保檔案信息的安全。

第四，提高檔案服務功能，更好地服務學校教育教學發展。信息化時代，促進了各職業院校檔案管理工作的開展。檔案的重要價值在于利用，職業院校檔案管理部門應運用信息化手段，適應新時代的發展要求，完善檔案管理信息化建設工作。此外，可以借鑒其他單位完善的檔案管理制度、檔案管理規范等，借鑒兄弟單位先進的檔案管理經驗，應用先進的信息技術，提高對檔案的收集、整理、編輯的能力，確保檔案內容的真實、全面與完整，有效提升檔案的服務功能與利用價值。

六、結束語

綜上所述，我國職業院校檔案管理工作還存在著管理制度不完善、缺乏統一管理標準和規范、檔案管理專業人才匱乏以及對檔案利用不足等諸多問題，嚴重影響和制約了檔案管理信息化建設的進程。檔案管理信息化是檔案管理發展的大勢所趨，是不可逆轉的時代潮流，通過信息技術可以有效提高檔案管理效率，降低管理成本。職業院校管理層要充分認識檔案管理信息化建設對學校整體管理工作的重要性，結合學校的實際情況，建立健全檔案管理制度，加大專項經費投入，加強硬件和軟件的基礎建設以及檔案管理人員崗位培訓，提升管理人員專業知識及職業素養，提高檔案利用率，增強檔案服務功能，科學、合理地構建信息化檔案管理體系，從而高效推進檔案管理信息化建設進程，為職業院校健康穩定發展做出貢獻。

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作者單位：山東省煙臺護士學校