推動公立醫院檔案管理工作現代化發展的實施路徑

朱立香

摘 要：文章結合公立醫院檔案管理工作現狀，運用魚骨圖法歸納、分析了阻礙公立醫院檔案管理工作現代化發展的主要因素，探究推動公立醫院檔案管理工作現代化發展的實施路徑，以期提高公立醫院檔案管理工作治理水平和檔案服務能力，推動衛生健康檔案事業現代化發展。

關鍵詞：醫院檔案管理；檔案工作現代化；實施路徑

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A

引言

在信息技術高速發展的時代，檔案工作現代化也在中國式現代化發展的基礎上飛速發展，檔案工作者不僅要用正確、全面發展的理念重視技術，還要提升認知和避免純粹理性主義，回歸檔案工作本質，全面融入中國式現代化發展的歷程，真正做到提升人民的幸福感和獲得感，促使檔案利用工作更加方便快捷。堅持黨的領導，貫徹落實黨的二十大精神，落實“十四五”全國檔案事業發展規劃和山東省“十四五”檔案發展規劃各項重點任務，探究公立醫院檔案工作現代化發展的實施路徑，提高檔案工作治理水平和履職能力，落實公立醫院檔案管理工作現代化的目標和任務，推動檔案事業現代化的發展。依據公立醫院檔案事業現代化發展的需要，探究公立醫院檔案管理工作現代化發展路徑，構建公立醫院檔案管理工作模式，提高醫院檔案管理工作治理能力措施具有重要的意義。

一、公立醫院檔案管理工作開展現狀

1.總結現狀

根據公立醫院檔案管理工作實際開展情況，結合萬方、知網等數據庫檢索到的相關文獻，發現目前檔案學者對檔案管理工作的現代化研究主要集中于解析“十四五”檔案發展規劃的重點任務和目標、黨的二十大對檔案工作現代化發展的指示和批示以及檔案管理工作現代化發展的重要意義等理論方面，對公立醫院檔案管理工作現代化發展研究還非常少。目前，大多數公立醫院檔案管理工作還處于由“雙套制”管理模式向電子文件和電子檔案單套制管理模式發展，存在電子檔案長期保存局限、資源局限和技術手段局限等問題，這也是醫院檔案管理部門和檔案管理工作者要努力的方向。

2.提取指標

根據目前公立醫院檔案管理工作中實際出現的問題，阻礙公立醫院檔案管理工作現代化發展主要表現在以下幾個方面，如圖1所示。

二、阻礙公立醫院檔案管理工作現代化發展的主要因素分析

1.檔案信息資源匱乏，收集不規范

隨著公立醫院向智慧醫院建設發展以及無紙化辦公的盛行，醫院電子文件海量增長且多源異構，僅以單位文書檔案而言，近幾年已由1000多件增長到3000余件電子文件，電子文件在線歸檔時，易出現元數據丟失、軟件版本不兼容、無法讀取以及文件附件格式多樣等問題，造成電子文件在線歸檔效率低下，加大了電子文件四性檢測難度。由于醫院電子文件內容的特殊性，在檔案鑒定和檔案分類方案方面，還存在專業性不足，尤其是科技檔案存在分類不清晰，檔號復雜等問題。在電子文件和電子檔案單套制歸檔趨勢下，醫院也正在探索單套制歸檔模式，但由于技術和資金的缺乏，目前公立醫院還未配備能夠保證電子檔案長期存儲的服務器和備份機制。另外，對于檔案“一網通辦”業務的推進，大多數公立醫院僅能完成本單位內部線上檔案查閱和共享功能，還不能實現系統內部機構加入全?。ㄊ校┫到y協同查閱的共享功能，這也是檔案工作者后期要持續創新和努力要解決的問題。

2.檔案信息化建設不足

信息技術發展迅速，信息技術也由信息化、數字化、數據化向智能化發展。相對社會信息化建設而言，公立醫院檔案信息化建設方面仍存在缺乏高質量的檔案工作一體化平臺，現有的檔案工作一體化平臺僅能完成電子文件在線歸檔、線上檔案查閱等工作。其中，關于電子文件四性檢測問題，檔案管理部門和信息部門存在職責交叉，同時用戶、檔案用戶以及系統管理員等權限設置不合理或出現高級功能設置錯誤，造成檔案信息被泄露和信息安全風險等。尤其是信息技術的不斷革新，公立醫院信息手段落后，先進的區塊鏈、人工智能等技術還不能與檔案管理工作完美結合，阻礙了醫院檔案管理工作數字化轉型?？梢?，檔案信息化建設不足是阻礙公立醫院檔案管理工作現代化發展的重要原因。

3.缺乏復合型人才檔案隊伍

人才隊伍的素質和意識或多或少會影響檔案收集鑒定能力、檔案編研能力以及檔案服務質量。目前，公立醫院檔案管理人員主要是由臨近退休人員、轉崗人員、單一計算機人才以及其他專業技術人員組建，存在學科背景與認知局限。同時，醫院檔案工作的屬性相比公立醫院其他科室容易被領導忽視，缺乏專業的適合檔案管理工作的相關績效考核評價機制，在晉升、績效改革或者評先樹優等方面也不被重視，只有需要查檔的時候才意識到檔案管理部門的重要性，導致檔案專業技術人員工作積極性不高，從而缺乏創新能力，降低了檔案工作的服務質量，阻礙醫院檔案管理工作現代化開展。

4.檔案安全存在風險

檔案安全是醫院檔案管理工作現代化發展的重要保障。目前，醫院檔案安全風險主要表現在檔案實體安全風險、檔案信息安全風險、檔案備份問題和安全監管薄弱等。檔案實體安全風險主要表現在檔案流轉利用過程易丟失和損壞、前端控制未做到除菌滅菌等方面。檔案信息安全風險主要存在信息和數據容易被泄露、篡改、系統不兼容等。檔案備份問題在電子文件和電子檔案單套制管理模式下顯得更加突出和重要。同時，檔案安全監管方面存在監管人員單一、流程簡單、手段落后和缺乏執行力度等問題，是阻礙公立醫院檔案管理工作現代化開展的主要原因，也是后續推進檔案工作需要重點解決的問題。

5.檔案管理工作流程復雜

目前，檔案管理工作流程主要存在檔案移交質量不高、檔案編研成果匱乏、檔案在線歸檔不及時和檔案線上查閱流程煩瑣等問題。檔案管理工作流程不管是檔案接收流程、歸檔流程還是檔案查借閱流程，隨著電子檔案單套制歸檔的發展，三個流程都需要為適應發展而革新。檔案查借閱的本質就是在保證檔案實體安全和信息安全的前提下，努力提高檔案查準率，更快更高質量地為用戶提供所需檔案，而目前線上檔案查閱還不能實現共享功能，這也是檔案管理工作者亟待解決的問題。檔案歸檔的本質就是在保證檔案真實性、可用性、完整性和安全性的基礎上，即時歸檔和實時歸檔，為醫院做到記錄歷史和服務未來。

6.檔案管理工作制度不健全

堅定黨的正確領導、堅持“統一領導，分級管理”的檔案管理原則，是推動醫院檔案管理工作現代化開展的重要基礎。目前，公立醫院檔案管理工作存在政策挖掘解析不到位、檔案工作制度不健全和檔案工作行政執法力度不足等問題。部分醫院檔案室下設在辦公室機構，對檔案專業政策和法律法規把握不準，精力也不夠，檔案工作業務能力也會受到負面影響。醫院雖然把檔案工作計劃列入單位年度計劃，但在人員和資金方面的支持還是不到位，著重放在購買醫療設備上，認為能夠提升醫院醫療質量才是最好的，這也是阻礙公立醫院檔案管理工作現代化開展的主要原因。

三、公立醫院檔案管理工作現代化開展的實施路徑

1.檔案資源體系建設路徑

建立覆蓋人民群眾和醫院各部門的檔案資源體系，包括上級機關下發的文件以及醫院內部產生的文書檔案、科技檔案、實物檔案、電子病歷檔案以及人事檔案等。做好檔案基礎工作，為醫院檔案利用服務工作做好輔助，提高醫院檔案服務質量，不管是面向病患還是面向醫院內部職工，通過建立檔案資源體系，豐富醫院檔案資源類型和數量，高質量服務好檔案用戶。隨著電子檔案的盛行，應修改檔案歸檔范圍，最大限度地保證檔案資源不被遺漏，做到應收盡收、應歸盡歸，提高醫院檔案收集覆蓋面，推進檔案資源線上共享。另外，加強醫院疫情防控檔案和醫院重大活動檔案等特色檔案的收集，根據國家法律法規和相關政策，結合醫院實際情況，制定適合衛生健康系統的檔案收集、歸檔范圍和保管期限，推動醫院檔案事業現代化開展。

2.檔案信息技術建設路徑

搭建檔案業務系統與無紙化辦公系統集成一體化平臺，運用先進的信息技術，推動公立醫院檔案管理工作現代化開展，主要是利用去中心化的區塊鏈技術，保證檔案信息長期存儲安全和保密安全，運用大數據技術挖掘和提煉檔案信息內容，提高醫院檔案編研能力，為領導決策提供具有參考意義的檔案信息，發揮醫院檔案的憑證價值和社會價值。運用人工智能技術，簡化電子文件在線歸檔的流程，在保證檔案安全的基礎上，設置檔案用戶權限，加裝業務系統接口，做到醫院各相關部門檔案在一個系統平臺上實施和運用，幫助病患能遠程查閱電子病歷檔案，實現“一網通辦”，提高醫院檔案工作治理能力，助推醫院高質量可持續發展。

3.檔案人才隊伍建設路徑

創建一支復合型檔案人才隊伍是推進公立醫院檔案管理工作現代化開展的核心。引進高素質、專業化檔案人才和計算機人才，研究完善檔案工作人才考核評價指標和機制，提升檔案管理工作者的使命感和責任感，堅持理論聯系實際，堅持中心服務大局思想，加強檔案教育學習，展現新時代檔案工作者守正創新、艱苦奮斗的決心，為檔案工作數字化轉型貢獻自己的力量，為檔案事業現代化發展而努力。同時，檔案工作者應轉變思想觀念，加大館藏資源的開發利用，建設醫院院史館、編研醫院紅色檔案、撰寫醫院年鑒等，提高檔案原生價值、憑證價值和社會價值，更好地宣傳醫院紅色文化，弘揚“團結、博愛、求是、創新”的醫院紅色精神，為醫院發展和領導決策提供參考。

4.組織領導與制度建設路徑

堅定黨的正確領導，全面推進醫院檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限“三合一”制度，研究制定適合醫院電子檔案管理的辦法，多源協同各相關職能部門構建一個系統完整的檔案管理工作網絡，起到上傳下達的作用，內部推進醫院檔案數字化轉型，提高醫院檔案管理能力，實現醫院檔案事業現代化發展。同時，還應編撰好醫院大事記工作，組織好檔案繼續教育培訓工作，提高檔案工作人員的信息素養，提升檔案工作者的創新能力。另外，深入學習“十四五”檔案發展規劃、《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案監督檢查工作辦法》以及《檔案管理違法違紀行為處理規定》，挖掘和落實檔案工作重點任務，加強衛生醫療機構檔案法制宣傳教育，夯實檔案法律法規剛性約束底線，提高檔案管理工作者法治履職能力。

5.檔案安全保障路徑

隨著數字時代的發展，現存檔案分為實體檔案和電子檔案，數字化實體檔案基本上不再增加，未來電子檔案增量發展是必然的，可見保證檔案實體和信息安全對推進公立醫院檔案管理工作現代化開展是非常重要的。完善檔案工作突發事件應急預案，優化檔案庫房內智能密集架、加濕器、除濕機以及紫外線空氣消毒機等基礎設施建設，選擇適合檔案載體的檔案裝具，嚴格執行檔案和人員出入庫登記、定期記錄檔案庫房溫濕度和開展常態化檔案安全風險排查及整治，構建人防、物防、技防“三位一體”安全防范體系，保證檔案實體安全。對于檔案信息安全，保證數據安全顯得尤為重要，利用人工智能、大數據和區塊鏈技術等先進的信息技術手段，統籌異地異質備份，強化檔案信息網絡安全，改善檔案保存環境、檢測手段和讀取方式，提高檔案數字資源安全水平，推動檔案安全保護向智能化、智慧化方向發展。

四、結論

通過對公立醫院檔案管理工作現代化的研究，發現醫院檔案工作不僅是一項具有特殊性質的檔案業務工作，還是一項系統性、協同性的工作，是需要協調各相關部門共同完成的工作。在中國式現代化的發展下，檔案工作者也要準備好迎接現代化帶來的挑戰，主動關注新技術發展、擁抱新技術，積極響應黨的二十大精神和政策，積極落實“十四五”全國檔案事業發展規劃，按照統一領導，分層管理的原則，從組織領導與制度建設路徑、檔案信息化建設路徑、檔案資源體系建設路徑以及檔案人才隊伍建設路徑等方面，共同推進檔案事業現代化的開展。新時代，檔案工作者應始終圍繞檔案服務中心工作，堅持不忘初心、牢記使命，堅持守正創新、真抓實干，奮力書寫檔案事業現代化和高質量發展的新篇章。

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作者單位：臨沂市中心醫院