關于加強企業財務檔案管理的研究

楊穎川，王超宇

（中國航發南方工業有限公司，湖南株洲 412002）

1 引言

企業財務檔案是企業經營和資金活動的客觀憑證，全面有效地反映了企業的財務運行狀況。企業財務檔案管理是一項審慎程度高、專業性強的工作，開展關于加強企業財務檔案管理的研究，是企業發展的題中之義。

2 企業財務檔案的內涵

企業財務檔案是指企業會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料等財務核算專業資料，是記錄和反映企業經濟業務發生情況的重要證據和史料，屬于企業的重要經濟檔案，是檢查企業過去經濟活動的重要依據，具有重要價值。

《會計檔案管理辦法》規定，財務檔案包括以下具體內容：一是會計憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；二是會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿；三是財務會計報告類，包括月度、季度、年度財務報告，即會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告；四是其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他具有保存價值的會計資料。

3 企業財務檔案的特點

3.1 專業性

所謂“隔行如隔山”，企業財務檔案是由會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料構成的單獨而封閉的財務系統，是財務專業領域的檔案集合，具有專業性，與企業其他檔案大有不同。例如，會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料由財務管理部門的財務會計人員產生或經手，移交給檔案管理部門的財務檔案管理員處；會計憑證則由企業各單位的財務報銷人員產生，由財務會計人員經手，歸檔至檔案管理員處。

3.2 慎重性

常言道“失之毫厘，謬以千里”，企業財務檔案是在財務工作中逐級審批產生的，審慎程度高，即使一個小數點的微小錯誤，也可能造成極大的經濟損失。而且，財務檔案中的會計憑證要經歷粘貼票據、財務報銷、裝訂成冊等環節，在此過程中不能丟失一份票據，如果遺失將橫生枝節。這樣一來，財務檔案管理的每一步都要慎之又慎，不容許出現一點紕漏。

3.3 真實性

企業財務檔案的內容都是企業在運轉過程中真實產生的財務數據，客觀、真實地反映了企業的經濟情況，具有真實性，不能偽造。在企業中，財務報銷人員、財務會計人員和檔案管理人員都不能違反財務檔案的真實性原則，如果違反，將受到嚴厲的懲罰。例如，企業對違反財務報銷管理規定、通過偽造票據獲取不法利益等行為進行處分，有時甚至要追究法律責任。

3.4 有效性

在企業的財務審計工作中，經常要調取企業一年內或者幾年內的會計憑證、會計賬簿等財務檔案，因為財務檔案自產生以來，就是永久有效的。企業財務檔案中的會計憑證，作為財務報銷人員報賬的唯一憑證，直接決定了銀行付款、銀行收款、銀行轉賬等報賬形式，也決定了報賬金額的大小。這樣一來，財務檔案與企業資金的流水方向和數目大小息息相關，這也充分體現了財務檔案的有效性。

4 企業財務檔案管理的重要意義

4.1 財務檔案管理是國家意志的深刻體現

《中華人民共和國檔案法實施條例》于2023 年12 月29日國務院第22 次常務會議通過，由國務院總理李強簽署第772 號國務院令公布全文?！吨腥A人民共和國會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管?！庇纱丝梢?，檔案管理已經在國家層面得到重視，財務檔案管理納入了國家法律法規體系，是國家意志的深刻體現，企業加強財務檔案管理是響應國家號召的具體體現。在國家意志的指引下實行財務檔案管理，具有重要意義。

4.2 財務檔案管理是企業發展的內在需求

企業財務檔案是企業財務運轉情況的全面記錄，全面、系統的財務檔案管理能夠有效幫助企業領導深入了解、分析企業財務狀況，為企業各項工作部署提供財務支持，從而促進企業各項工作有序開展，提高企業發展水平。例如，財務會計報告通常包括財務報表、獨立注冊會計師審計報告等內容，為企業領導提供充分的決策依據，因此，財務檔案管理是企業發展的內在需求。

4.3 財務檔案管理是檔案服務的前提條件

檔案服務是企業財務檔案管理的根本落腳點，那么，如何通過財務檔案管理提供便利化的檔案服務，是企業要解決的問題。在日新月異的時代，信息化技術已經滲透到企業發展的各個方面，也為企業財務檔案管理提供了新契機，結合信息化技術構建財務檔案服務信息系統，有利于企業發揮財務檔案的作用，提供全方位的檔案服務，也有利于企業的長遠發展。

5 企業財務檔案管理存在的問題

5.1 財務檔案資料收集不全面

企業的會計憑證、會計賬簿一般由財務管理部門的財務會計人員移交給檔案管理部門的財務檔案管理員保管，財務會計報告和其他會計資料則移交給文書檔案管理員保管，因此，財務檔案管理牽涉財務檔案管理和文書檔案管理兩個領域，在實際操作過程中難免有遺漏，可能造成歸檔資料不全的情況。

5.2 財務檔案歸檔周期不規律

企業財務檔案由財務管理部門負責歸檔給檔案管理部門，一些企業對財務檔案管理足夠重視，其財務檔案歸檔周期為一年，然而，還有一些企業沒有意識到財務檔案管理的重要性，沒有給予足夠的重視，其歸檔周期為兩年或者更長的時間，這類歸檔不夠及時的情況，不僅不利于財務檔案的利用，而且十分容易導致財務檔案的遺失。

5.3 財務檔案接觸人員不專業

財務檔案管理是一項專業性很強的工作，企業中接觸財務檔案的人員一般是財務報銷人員、財務會計人員以及財務檔案管理員，這些人員的專業與否直接決定了企業財務檔案管理水平的高低。然而，財務報銷人員中往往混雜不按規定開具發票的人員，財務會計人員和財務檔案管理員中也不乏非專業人員。

5.4 財務檔案信息服務不普遍

大部分企業的財務檔案管理還停留在紙質化階段，未將檔案利用與信息化技術結合起來，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。特別是會計憑證的查閱與借閱，往往通過登記查閱登記本，再來查找紙質會計憑證，或者持所辦理的紙質借閱審批單來借閱紙質會計憑證，不利于信息化財務檔案服務的開展。

6 加強企業財務檔案管理的有效路徑

6.1 構建信息化的財務檔案管理機制

第一，將報銷流程與信息系統掛鉤。大部分企業傳統的財務報銷流程是由財務報銷人員將所有票據貼到紙質票據粘貼單上，再逐級審批簽字，最后到財務會計人員處進行報賬。隨著信息化技術的發展，如果將報銷流程與信息系統掛鉤，實現財務報銷審批的電子化，則財務報銷人員只需通過財務報賬信息系統提交審批，就可以逐級完成電子化審批流程，最后由財務會計人員在財務報賬信息系統中輸出憑證號，并結合銀行付款、銀行收款或銀行轉賬等處理方式，完成報銷流程。

第二，將紙質檔案與電子檔案銜接。如果企業建立的財務報賬系統，在財務報銷人員的報賬過程中，能夠提供紙質票據電子化處理通道，由財務報銷人員上傳相關電子票據，就能夠將紙質檔案與電子檔案有效銜接，有利于后期的財務檔案管理。當需要對票據進行檢查、調閱等操作時，會計人員可以在財務報賬系統中查找原始紙質票據的電子版；當需要查看原始紙質票據時，則可以根據電子檔案的憑證號，由財務檔案管理員找出相應的紙質票據。

第三，將檔案利用與電子流程結合。企業財務檔案管理，只有發揮好檔案利用的作用，才能真正實現財務檔案的價值。企業可以針對檔案利用建立標準化的電子流程，使得每一份財務檔案的查閱或借閱都有章可循。這樣一來，無需通過檔案查閱登記本和檔案借閱登記本來統計財務檔案利用數目，而是由信息系統自動計算財務檔案利用數目，更加方便快捷，也不容易遺漏。同時，電子流程可以自動識別超出借閱期限、久借不還的檔案借閱人員，由系統發出歸還檔案的提示，催促檔案借閱人員及時歸還財務檔案。

6.2 形成科學化的財務檔案管理模式

第一，規范化管理。企業財務檔案管理不僅包含財務檔案的整理、編號、入庫、查閱及借閱等工作內容，還涉及財務檔案整理前每個環節的工作內容，例如，企業需要針對財務報銷、賬簿整理、財務會計報告擬寫等財務檔案管理前置環節，制定《財務報銷管理辦法》《財務報告管理辦法》《重大財務和經濟事項報告規定》等相關規章制度，從前置環節入手規范流程，從源頭確保財務檔案管理的規范化。

第二，精細化管理。企業財務檔案的種類甚多，牽涉范圍甚廣，因此，在實踐過程中，需要分門別類地進行歸檔、管理。例如，以銀行付款憑證、銀行收款憑證、銀行轉賬憑證等為代表的會計憑證，分別單獨放置于檔案管理部門庫房的幾個財務檔案固定區域，并按照時間順序逐年進行排列；會計賬簿單獨放置于一個財務檔案區域，逐年排列；財務會計報告和其他會計資料則納入文書檔案管理范疇。

第三，安全性管理。企業財務檔案管理要把安全保密工作放在首位，納入財務報銷人員、財務會計人員和財務檔案管理員的行為準則，促使人人重視財務檔案安全保密工作。要提高財務檔案管理員的安全防范意識，財務檔案經過審批才能外借，謹防偷撕或涂改。杜絕火災隱患，常備手提式滅火器，并定期更換。要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀工作，確保財務檔案信息的安全完整。

6.3 提供現代化的財務檔案利用服務

第一，遵循及時性原則。及時性是企業提供財務檔案利用服務的前提。只有及時將財務檔案歸檔，才有可能提供檔案利用服務。只有在企業員工需要利用財務檔案時，及時找到相關財務檔案，才能實現財務檔案的真正價值。因此，企業需要及時歸檔上一年度財務檔案，并且針對每種財務檔案，按照時間順序各編一個流水號，便于以后開展財務檔案查閱與借閱等檔案利用服務。

第二，遵循制度性原則。企業財務檔案具有重要價值，例如，財務報銷產生的會計憑證，包含差旅車票、住宿發票等具有唯一性的票據，一旦丟失，很難補開相應票據，甚是麻煩。因此，對于財務檔案的利用要十分慎重，需要從制度層面規定財務檔案的利用要求，將財務檔案利用的制度規范納入企業檔案利用管理制度。例如，只有按照制度所規定的要求進行審批，才能借閱財務檔案。

第三，遵循主動性原則。企業需要經常接待財務審計人員，部分情況下審計所需財務檔案的時間跨度長達數年，牽涉大量會計憑證或會計賬簿等財務檔案，這就需要企業檔案管理員強化主動服務意識，積極配合財務管理部門的審計接待工作。通常，財務管理部門的財務會計人員因工作需要，經常需要查閱或借閱財務檔案，這需要財務檔案管理員發揮主動性，做好工作銜接。

6.4 打造高素質的財務檔案管理隊伍

第一，培養扎實的業務能力。隨著企業持續發展，財務檔案的體量不斷增加，財務檔案管理的工作量也不斷增多，對財務檔案管理員的能力要求也逐漸提高。因此，檔案管理部門的專職財務檔案管理員需要具備扎實的業務能力，同時，要避免非專職財務檔案管理員變動較大或非專業性的問題[1]，杜絕財務檔案管理隊伍業務能力不強、質量不高的情況。

第二，實施嚴格的人才引進?！叭瞬艔娖蟆笔侨藗兊墓沧R，加強企業財務檔案管理工作，離不開高素質復合型人才的引進。企業需要針對財務檔案管理，制定嚴格的人才聘用標準，選拔既精通財務檔案管理業務，又具有良好信息化素養的復合型人才[2]，并充實到各單位的財務報銷人員、財務管理部門的財務會計人員和檔案管理部門的財務檔案管理員隊伍中。

第三，做好人才的選拔培訓。企業因考慮到成本、用工等實際情況，僅靠人才引進并不能完全滿足財務檔案管理工作的需要，因此，需要對已有的財務報銷人員、財務會計人員和財務檔案管理員進行有效選拔和知識技能培訓。例如，針對財務報銷人員培訓企業財務報銷管理規定等規章制度，選拔基層單位財務會計人員充實財務管理部門的財務會計人員隊伍，針對財務檔案管理員培訓業務知識和信息化課程。

7 結語

企業加強財務檔案管理不是一蹴而就的，需要持續發力、久久為功，深刻認識到企業財務檔案管理的內涵、特點與重要意義，解決財務檔案資料收集不全面、歸檔周期不規律、接觸人員不專業、信息服務不普遍等問題，構建信息化的財務檔案管理機制，形成科學化的財務檔案管理模式，提供現代化的財務檔案利用服務，打造高素質的財務檔案管理隊伍，從而更好地為企業的高質量發展添磚加瓦。