企業如何提升全面預算編制效率

李巖

企業編制全面預算的流程與存在的薄弱點

企業一般從當年第四季度開始編制次年的全面預算，期間，財務部門會通知各業務部門提交次年的預算基礎數據，以供搭建預算編制體系，并編制形成全面預算初稿。全面預算編制工作由財務部門及各業務部門共同參與完成，但重心還是放在財務人員身上。財務人員會結合當前的經營形勢，對預算初稿數據進行對比分析，初步判斷其合理性，然后再與業務部門進行反復溝通并不斷修正，最終形成次年的全面預算。

企業編制全面預算的溝通成本、修訂成本較高。從企業的角度來看，財務部門編制預算需要與業務部門進行高效的溝通，以便提高修訂效率。編制全面預算的過程，往往也是財務部門與業務部門雙方“博弈”的過程，例如，財務部門認為某項原材料的單耗指標比當年實際的單耗指標高，就會覺得還有降低的空間，業務人員則認為次年還會有變化的可能，就會“拍腦袋”給出次年的原材料預算指標。在財務人員與業務人員的反復“博弈”中，大量的時間被消耗，導致預算編制工作效率不高。

財務部門在與業務部門反復溝通的過程中，也會不斷修訂預算內容，這直接增加了工作量。另外，因為企業的業務范圍較為廣泛，為避免編制預算時使用的數據錯誤，財務人員則需要花費大量時間去檢查、校正數據，因而花費在管理上的時間就會減少，也就不能提出高質量的管理意見及措施。

缺乏對預算執行過程的管理控制。在全面預算執行過程中，企業通常會將工作重心放在解決預算執行出現的問題上，對于后期的工作缺乏管控，不能對影響預算執行準確度的因素進行跟蹤管理。造成以上結果的原因可以從兩個角度去看，一是財務人員在數據加工方面耗費了大量的時間，沒有著眼于全局開展工作，二是企業沒有科學量化業務部門的執行措施，導致無法對其開展績效考核。

全面預算管理編制與實際情況脫節。企業在預算編制之前并不一定充分了解實際的生產經營需求，很多預算往往是依據歷史數據和市場大環境制定的，與現實情況并不適配，這樣就顯得預算計劃缺乏針對性。

合理配置現有資源，提高資源使用率

不斷提高企業對全面預算管理的認知，保證全員有效參與。企業編制全面預算，需要各個業務部門參與其中。這要求員工們要齊心協力，才能實現共同的目標。企業開展全面預算管理，不僅有助于實現戰略目標，還能合理配置現有資源，提高資源的使用率。

全員參與是編制全面預算的基礎。企業要樹立有關全面預算的理念和文化，充分發揮全面預算的作用，讓每一名員工、每一個部門都參與到企業編制全面預算的過程中，借此把戰略規劃通過預算管理落實，形成“全員、全過程、全方位”的全面預算管理格局。

企業領導層也要明確全面預算的目標，宣傳“全員參與”的理念，讓各業務部門都能形成共同實現全年預算目標的意識。同時，企業也要采取一定的激勵措施，這樣才能使員工們能夠積極參與全面預算管理。

提升全面預算編制與管理的信息化程度。隨著信息化時代的到來，全面預算編制及其管理在信息化方面尚有較大的發展與提升空間。對于企業來說，如果已經具備了較為完善、成熟的全面預算管理體系，就可以酌情進行信息化改造，搭建適合自身發展狀況的全面預算編制及管理系統，從而使預算管理能夠更加高效。

我們以成本預算為例，來梳理預算管理信息化體系搭建的思路。

在全面預算編制信息化的過程中，需要對全面預算的要素進行細致的分解。傳統的全面預算核算方法，通常是以歷史數據為依據，在考慮特殊經營形勢的前提下才做出的概算。應用信息化方法后，企業可以極大程度地減少人力資源投入并提高工作效率。例如，企業制定人工預算，可以先設定好每條生產線的標準人員數量、不同崗位的薪酬發放標準，這樣就能自動計算出人工成本，再結合生產計劃調配人力資源，就可以在滿足企業需求的同時給出最優的人員配置方案。在調動人員的過程中，全面預算編制的信息化有利于合理配置資源。

企業推進全面預算編制信息化的益處

全面預算編制信息化，可以幫助企業進行精準的成本預測。以生產甲產品用到的原材料A的成本為例，原材料A的消耗數量會受季節溫度變化的影響，引入信息化手段可以將單耗數據細化到每個季度、每個月，甚至是每天，再結合總產量數據，就可以預測出生產甲產品所需原材料A的總成本。全面預算編制的信息化可以提升財務人員編制全面預算的效率以及正確率，并且便于開展對比分析工作。財務人員在每一次預算指標發生變動后，都會由各業務板塊重新錄入指標。借助信息化手段，系統可以自動生成新的全面預算報告，并可以直接抓取數據，以作橫向、縱向對比之用，這樣企業就可以找出提升的空間。

全面預算編制信息化，可以幫助企業更好地進行預算的動態管理。企業通過財務核算軟件抓取相關數據，可以分析預算的執行情況。如果本月未達成預算目標，次月就可以及時調整方案和應對措施，旨在能夠完成全年預算目標。同時，企業也可以設定更明確的獎勵措施或考核方案，激勵全員編制好預算、執行好預算。

全面預算編制的信息化，可以通過考察預算的實際執行情況以及與預算目標的偏離程度，給出管理者一些經營建議。企業借助信息化系統搜集市場中一些同行業的案例、數據以供參考，也可以使預算編制更加高效。

如果企業管理層對全面預算的認知有所提升，以及全員參與此項工作的積極性也有所提升，企業此時再引入信息化手段，就會帶動全面預算編制工作更上一層樓，并在發展過程中不斷取得新的突破。