論系統論在高校后勤管理中的應用

【摘要】系統論適應現代社會化大生產的特點,為我們提供了一個認識世界和改造世界的新思路、新方法。將這種新思路和新方法應用于高校后勤管理,調整后勤部門結構、后勤各部門的關系、后勤部門與整個學校的關系,將有利于整個后勤管理的優化和績效的提升。高校后勤管理應用系統論主要應從建立后勤管理信息系統、實行科學的部門分工、建立協調機制、完善控制機制和加強與學校其他部門的信息交流與協調等幾個方面做出努力。

【關鍵詞】系統論;高校;后勤管理

1.系統論的含義及高校后勤管理應用系統論的必要性

1.1 系統論的含義

世界是一個統一的運轉的系統。系統論的基本思想方法,就是把所研究和處理的對象,當作一個系統,分析系統的結構和功能,研究系統、要素、環境三者的相互關系和變動的規律性,并優化系統觀點看問題,世界上任何事物都可以看成是一個系統,系統是普遍存在的。大至渺茫的宇宙,小至微觀的原子,一粒種子、一群蜜蜂、一臺機器、一個工廠、一所學校、學校里的后勤集團……都是系統,整個世界就是一個系統的集合。[1]

1.2 高校后勤管理應用系統論的必要性

高校后勤服務工作擔負著保障學校教學、科研、行政正常運轉的重要使命,涉及面廣,千頭萬緒,異常復雜。后勤工作者工作辛苦,但往往吃力不討好。通常,高校中常常出現問題的是后勤部門,令教職工和學生不滿意的是后勤部門,受到領導較多批評的也是后勤部門。面對這種現狀,抱怨是不管用的,必須深入探究其中的原因,從而找出解決問題的辦法。

高校的后勤管理工作的最大特點,如前所述,是涉及面廣,千頭萬緒,異常復雜。因此,必須把工作分解成若干部分,由不同的部門去完成。這種分解雖然是必要的,但是,由此帶來的問題是,各部門的著眼點在自己的局部,忽視整個后勤管理的整體性,不能反映后勤各部門之間的聯系和相互作用。其結果是某些局部的工作做好了,但整體的效果并不令人滿意。

系統論反映了現代社會化大生產的特點,反映了現代社會生活的復雜性,為現代復雜問題提供了有效的思維方式。也就是說,系統論為我們提供了一個認識世界和改造世界的新思路、新方法。將這種新思路和新方法應用于高校后勤管理,調整后勤部門結構、后勤各部門的關系、后勤部門是整個學校的關系,將有利于整個后勤管理的優化和績效的提升。

2.高校后勤管理引入系統論的具體做法

2.1 建立后勤管理信息系統

系統論的首要觀點是整體性觀點,整體不是部分的簡單相加,而是部分的有機統一。要實行有機統一,信息的交流與溝通是必要的前提?，F有高校辦學規模都較大,很多高校還有幾個校區,這樣,管理的信息量很大,依靠傳統的信息處理方式,易于造成信息的遲延、阻塞。為適應現代化高校管理的需要,后勤工作也應實現管理信息的電子網絡化現代化。將各項管理信息用電子計算機來儲存、處理、控制、規劃,并作為整個校園網的子網,形成完整的管理網絡。[2]

建立后勤管理信息系統有助于先進管理模式的引入和后勤隊伍專業素質的培養以及企業形象的提升;有助于強化后勤服務安全管理;有助于反腐倡廉,建設節約型后勤。高校后勤“信息化建設”與“社會化改革”、“產業化發展”、“標準化管理”和“思想文化建設”五個方面的工作被列為中國高校后勤改革發展進程中的五大任務和五大課題進行系統研究,建立后勤實體(集團)與其下屬各個中心(職能部門)的溝通管道,也就是針對后勤辦公室管理系統,讓下屬單位在第一時間上傳、審批、匯報日常辦公文件和相關信息,以提高整體管理效率,其次是搭建各中心(職能部門)的業務管理系統,規范每個崗位的責、權、利管理,并附以崗位考核和績效評估制度,使每個職能部門和崗位職責清晰,目標明確;此外,要整合已有的后勤正在使用的成熟的信息化管理系統,如一卡通系統、水電記費系統、門禁和監控系統等,將其全部納入后勤整體信息平臺,這樣就可做到使后勤的管理者無論身在何處均可以通過系統網絡在第一時間得到集團各種運行數據,做出決策,發出指令。目前全國高校后勤管理信息化建設還不完備,全國高校后勤系統在信息化技術的應用上,基本是各自為陣。很多高校只是根據自身工作需要組織力量,自主研發,自己使用的管理軟件系統,其特點一是僅適用于本校的管理特點和需要,缺少可復制性,不適宜推廣;二是不完整性,只適用某一方面的管理,公寓管理在信息化建設相對起步較快,較多學校應用了公寓管理系統軟件,實現了學生公寓的房態、人員、床上用品、公寓設備、服務等的信息化管理,但還沒有實行網絡在線管理,在飲食管理上也普遍僅限于應用一卡通售飯系統。很少有綜合性并能覆蓋整個后勤管理各方面的系統軟件,能真正實現在線網絡管理,在異地通過互聯網在線辦公,處理后勤日常事務,網上發出指令的后勤管理信息系統,完整的后勤管理信息系統應當包括:信息的采集與輸入、信息的處理、信息的輸出和信息的反饋四個部分。應當將后勤管理信息系統融入到整個后勤的日常管理工作中,與相關的規章制度聯系起來。[3]如采集哪些信息、誰來采集、信息處理的分工、處理的規則……,等等,都有明確的規章制度,并且實際得到執行。目前來說,絕大多數高校的后勤部門都有自己的網頁和內部網絡,但這并不表明他們都形成了后勤信息管理系統。很多領導還習慣傳統的信息交流模式,缺乏應用和處理電子信息的能力,是現代化的電子信息網絡沒有得到充分的運用,這是令人遺憾的。

2.2 實行科學的部門分工

任何系統都有層次性,更何況高校后勤工作涉及面很廣,包括人力資源、財務、飲食、物業、公寓、水電、商貿、接待、交通運輸、校園綠化等。這要求后勤管理系統應包含餐飲管理系統、公寓管理系統、綠化管理系統、日常辦公管理系統、人力資源管理系統、固定資產管理系統、物業管理系統、對外接待管理系統、車隊管理系統、教學樓管理系統、節能管理系統、質監管理系統等一系列的系統理論和具體方案。將系統整體的優化,首先要求構成系統各因子的優化。后勤服務與管理工作依靠各個具體部門去完成,只有每個部門工作完成得好,整個后勤工作才可能完成得好。后勤系統根據學校的總體目標,將整個工作計劃劃分到職能子系統,由各職能組長將任務分配到人,做到人人心中有計劃,人人手中有任務,人人明確自己的職責和義務。例如,學校維修建立“限時服務制”,除完成日常維修,發現問題馬上處理外,還要定期檢查,及時發現隱患,并在規定的時間內完成,不能完成的主動說明情況。另外根據季節變化,安排好季節性檢修工作。并且要求水電每周安全檢查一次,校產校舍每月安全檢查一次。同時要制訂校舍大、中修計劃,桌椅等物資訂購計劃,便于學校在經費預算時合理分配。并建立值班記錄管理:記錄設備運行(包括高低壓設備記錄、設備維修記錄、設備報修記錄的添加、查詢、修改和刪除)與操作表的添加、查詢和刪除、值班記錄的添加、查詢等;建立對水、電、曖工程維修登記制度,登記工程預算(包括預算登記、查詢和刪除)、工程合同(包括合同的登記、查詢、修改和刪除)、工程施工工期(包括工程進度的登記、查詢和刪除)、工作日志(包括工作日登記、查詢和刪除)、工程結算功能模塊。

但是,后勤是一個相互聯系的整體,整體并不等于部分之和。部門之間協調得好,就可能產生整體大于部分之和的效果;反之,如果協調不好,也可能出現整體小于部分之和的狀況。這里的關鍵要素有二:一是科學的部門劃分,部門職責不清,互相推諉或者互相爭利,產生內耗;二是部門之間的溝通與協調機制,各個部門各干各的,相互不通氣、不配合,既是個別部門的工作干好了,整體的效果也不會好。這兩個方面的問題,是多數高校后勤工作受到詬病的重要原因。必須使后勤的各個部門都明白,每個部門的工作都是后勤工作不可缺少的組成部分,每個部門的工作都需要其他部門的配合,沒有一個部門可以在沒有其他部門配合的情況下把工作干好。要使各個部門都養成與其他部門互相配合的良好習慣。

2.3 建立協調機制

相互配合有兩種促成方式:一是上級部門的協調;二是部門之間的自覺協調。部門之間有相互配合的需要,因此,他們相互之間有自覺協調的動力,在有些時候,他們會自覺的相互協調。但是,各個部門都有各自的目標、任務和利益訴求,在很多時候,期待他們自覺協調時不現實的,這就需要上級部門的協調。后勤系統內部,必須建立部門之間協調的規則以及上級部門協調下屬部門的規則。只有這樣,系統才可能優化,后勤工作才可能取得優于各部門工作之和的良好績效。

2.4 完善控制機制

管理是通過被管對象的作用,來控制這個組織系統,完成計劃,實現目標的。因此,控制是管理的主要功能,管理系統就是一個控制系統,管理的過程就是一個控制的過程,管理的成敗主要取決于能否進行有效的控制。后勤系統的被管對象是學校的財和物,使這些被管對象在現有的條件下,發揮更大的作用,為學校的教學和科研服務,為老師和同學服務。根據系統論的觀點,控制分為事前控制、事中控制和事后控制。[4]

2.5 加強與學校其他部門的信息交流與協調

后勤管理系統是一個獨立的系統,但又是構成學校這個大系統的一個子系統。作為學校這個大系統的一個組成部分,必須服從這個大系統的需要,必須與學校其他部門進行信息交流與工作協調。這種信息交流與工作協調的必要性也體現在兩個方面:其一,只有與其他部門多交流、多溝通,才能準確了解學校需要后勤系統提供怎樣的服務;其二,后勤管理工作需要學校其他部門的支持與配合,離開其他部門的配合,離開全校廣大師生的配合與支持,后勤工作不可能取得良好的績效。

3.結語

后勤管理也是一門科學,我們只有了解它并且掌握它的規律,才能更好地駕馭它。系統論是現代社會化條件下管理復雜工作的重要方法,系統論在高校后勤管理中大有作為。系統論的思想和觀念已經自覺不自覺地在高校后勤管理中得到應用,但從總體情況來看,應用得還非常不夠。本文所論,有些是筆者對高校后勤管理中應用系統論方法的點滴體悟,更系統、更深入地闡述這一問題需要高校后勤同仁繼續做出理論研究和實踐回應。

參考文獻

[1]黃春麟.高職教育與學習化社會構建的系統論研究[J].職業技術教育,2003,(4).

[2]林建平.高校能源消耗管理信息系統的設計與實現[J].遼寧科技大學學報,2008,(1)

[3]趙群.高校信息數據標準化與一體化[J].中國科技財富,2008,(12).

[4]孫群智.對加強高校后勤實體“內部控制”的思考[J].重慶工學院學報,2006,(12).

作者簡介:任群英(1967—),湖南邵陽人,福建師范大學后勤服務集團接待服務中心主任,主要研究方向:后勤管理與服務。