論高校經濟責任審計檔案的作用及其管理制度

譚 萍 毛 劍

（1湖南廣播電視大學 紀委監審部；2湖南網絡工程職業學院 教務處，湖南 長沙 410004）

從根本上說，任何一種審計都是經濟責任審計，也就是說，廣義的經濟責任審計包括一切審計。而狹義的經濟責任審計，則是特指我國在近些年來出現的旨在明確國家機關和國有企業事業單位領導人的經營管理責任而進行的一種審計活動，這也就是通常所說的任期經濟責任審計或者離任審計。近年來，隨著我國高校經濟活動的日益頻繁，高校經濟責任審計工作已逐步成為高校內部審計工作的重點，成為健全高校內部管理體制的一個重要環節。而在此過程中，建立高校經濟責任審計檔案具有十分重要的作用。我們必須提高對高校經濟責任審計檔案作用與功能的認識，并建立和健全相關的管理制度。

一、高校經濟責任審計檔案的作用

首先，高校經濟責任審計的作用不同于常規審計。

常規審計的主要作用是維護財經法紀，改善高校的日常經營管理，提高經濟效益，其出發點是被審計單位和國家的經濟秩序。而高校經濟責任審計的主要作用則是分清經濟責任人任職期間在本部門、本單位經濟活動中應當負有的責任，為組織人事部門、紀檢監察機關和其他有關部門考核、使用干部提供參考依據。一般來說，高校經濟責任審計對象包括學校黨政領導、學校各職能部門（財務、基本建設、后勤、教務、學生、人事部門）機關處室行政負責人、二級部門或單位（分院、系、所、館、部）負責人、校辦企業領導人等經濟責任人和這些部門或單位的經濟活動及其反映的經濟責任。

通過對領導干部進行定期的經濟責任審計，為高校每一位黨政領導干部建立經濟責任審計檔案，不僅能夠全面、客觀地反映領導干部在任職期間所承擔的經濟責任和工作實績，及時、準確地掌握被審計單位的資金流向和基本情況，而且可以作為領導干部調任、選拔、調整、聘任、免職的重要參考依據，有利于加強對干部的管理和監督，也便于上級領導隨時掌握高校領導干部的執政信息，分析其合法性、合理性和效益性，并對照檢查其內控制度和執行財經紀律情況，強化經濟責任審計動態管理。

其次，高校經濟責任審計檔案是解決事后審計向事前和事中審計轉移的有效方式，有利于緩解高校黨政領導干部因換屆造成的審計時段長、時間緊、任務重的矛盾，是提高高校審計質量的有效途徑。

目前，國內高校經濟責任審計大多是在領導干部換屆換崗的時候進行的，往往都是先離任，后審計。組織部門在考核任用干部時，難以將任期經濟責任審計評價結果作為干部任用的依據，造成用人與審計脫節。即使以后該干部被查出了問題，也往往因為人已經離任而不了了之。這種審計評價結果使用的滯后現象，削弱了經濟責任審計對領導干部的監督職能。

此外，由于高校經濟責任人任職期一般比較長，如果進行全面審計，涉及的審計范圍時間跨度很長，審計工作量很大，且其任職期間的國家經濟政策、財務管理制度、上級考核要求及單位內部管理機制也會發生一定的變化，客觀上要求對財務狀況進行可比性調整分析，這也增加了審計的難度和工作量。因此，高校在進行常規財務收支審計、專項審計、效益審計等審計項目時，應將涉及到領導干部經濟責任與個人廉潔自律的資料存入其個人的經濟責任審計檔案，以備經濟責任審計時利用，從而減少重復審計，節約審計資源，也可較好地解決經濟責任審計任務重與審計力量不足的矛盾。

最后，高校經濟責任審計檔案是高校審計工作發展的原始記錄，是研究高校審計工作的真實史料。

總結高校審計工作的歷史經驗，探索高校審計事業發展的客觀規律，都離不開真實的檔案史料。因此，建立高校經濟責任審計檔案既可為現實工作提供信息，又可為后人提供借鑒，從而推動高校審計工作的發展。

二、高校經濟責任審計檔案的管理制度

根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《縣級以下黨政領導干部任期經濟責任審計暫行規定》（中辦發〔1999〕20號）和中央紀委、中央組織部、國家監察部、人事部、審計署印發的《關于將黨政領導干部經濟責任審計范圍擴大到地廳級的意見》（審經責發〔2004〕65號）精神，國家教育部先后印發了 《關于切實做好經濟責任審計工作的通知》（教財 〔2000〕21號）、《教育部關于做好領導干部經濟責任審計報告交接工作的通知》（教財 〔2007〕2號），對教育系統經濟責任審計工作提出了明確要求。2007年7月教育部又印發了 《關于進一步加強省屬高校領導干部經濟責任審計工作的意見》的通知。高校審計部門和檔案部門應按照國家的相關法律和規定，結合各高校的具體情況，制定適合本單位的經濟責任審計檔案的管理制度。

首先，建立和健全高校經濟責任審計檔案的立卷、歸檔制度，統一立卷歸檔的范圍標準和要求，保證經濟責任審計檔案的完整性和安全性。

高校經濟責任審計檔案保存的主要內容有：被審計單位的機構設置、業務范圍、職責分工等相關資料；被審計領導干部的基本情況、任職時間、離任時間及原因；被審計領導干部主持或參與進行的高校重大經濟決策的相關材料及會議記錄；被審計領導干部廉潔自律情況；被審計單位國有資產保值增值及資產、負債、所有者權益變化情況；被審計單位領導辦公會議及黨組會議的記錄；審計部門對被審計領導干部任期經濟責任履行情況的民主測評與調查情況；審計組作出的對被審計單位或單位領導干部的處理、處罰決定，等等。

各高校還應建立經濟責任審計檔案數據資料庫。關于數據的搜集，可以通過不同的途徑完成：充分利用年度財政、財務收支審計和專項審計的結果；通過審計調查來搜集；開展任期內的定期審計；借用社會審計組織和內部審計機構的審計結果，等等。

其次，建立和健全高校經濟責任審計檔案的移交保管和借閱的相關制度，嚴格規定高校經濟責任審計檔案保管和借閱的程序和方法，防止檔案的毀壞、遺失和泄密。

經濟責任審計檔案不僅反映了審計部門的審計監督活動，而且記錄了被審計人員執行國家政策、法律、法規的情況，有的涉及被審計對象的部分保密材料，有的還記錄了被審計人員違反財經政策與犯罪的事實和證據。因此，經濟責任審計檔案保密性強，必須按照有關規定分門別類確定密級、排序、裝訂成冊，做好檔案的分類、編目、登記和保管工作，并編制移交目錄，經保管人、部門領導審核簽字后，送有關領導審批移交學校檔案部門保管。

經濟責任審計檔案由于保管期限已到需銷毀的，應由審計處編制銷毀清冊，經校長審批后，由審計處、紀委、檔案管理部門按銷毀清冊共同清點核實，進行銷毀。

經濟責任審計檔案不得借出。如有特殊需要，經單位負責人批準，可以在審計部門或檔案部門查閱或復制，并辦理登記手續。嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。高校內部人員查閱有關經濟責任審計檔案，需經分管領導同意，檔案管理人員詳細登記查閱檔案時間、名稱及歸還時間，并由查閱人員簽字。外部人員前來查閱、復印或借閱的審計檔案需經分管校領導簽字審批后，方可辦理有關查閱手續。

最后，建立和健全高校經濟責任審計檔案負責人和審計檔案員的責任制度，保證有領導直接分管審計檔案的管理工作。

由于歷史的原因，許多高校沒有設專職的內審檔案管理人員，很多重要的審計工作資料沒有統一歸檔保存，只是審計部門留存?？上攵?，隨著時間的推移和人員的變動，勢必會造成許多重要的經濟責任審計檔案資料的散失。有的高校雖有專門的審計檔案人員，但沒有經過專門的培訓，業務不熟悉，對經濟責任審計檔案的分類歸檔范圍和標準不清楚，工作隨意性較大，很多應該歸檔的資料沒有及時收集起來。因此，高校應制定專門的經濟責任審計檔案員責任制度，明確檔案員的職責和權限，促進高校經濟責任審計檔案管理的制度化、規范化、科學化。

總而言之，面對高等教育發展的新形勢新要求，我們應進一步理清思路，以求真務實的態度，努力探索和把握高校經濟責任審計檔案工作的內在規律和特點，通過建立和健全高校經濟責任審計檔案制度，不斷促進和加強高校管理和監督工作。

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