ERP系統實施前期準備工作研究

吳俊生

摘 要：ERP系統實施準備工作是否充分是ERP項目實施成功的關鍵因素之一，也是上線后ERP系統順暢運行的關鍵因素之一，文章從ERP系統實施準備工作的內容和次序進行論證，闡述了ERP系統實施準備工作的主要內容和工作方法。

關鍵詞：ERP系統 準備工作 內容 方法

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-232-02

進入21世紀以來，各個領域的信息化趨勢越來越明顯，不論是國家、企業還是百姓的日常生活，都越來越明顯的感覺到信息化技術和產品帶來的變革。企業是信息化的最大受益者和推動者，企業管理要不要信息化的爭論不多了，這使得ERP系統在我國的企業逐漸普及，企業逐步認識到實施ERP系統可實現科技與管理兩條腿走路齊頭并進，使企業的管理水平和經濟效益得到提高。然而，目前企業在ERP應用過程中仍存在各種共性和普遍性的問題，在很大程度上與企業沒有認真做好ERP項目前期準備工作有著必然的關系，特別是在明知準備不充分的情況下實施ERP系統效果更差。

一、統一企業高管層思想和意見，集體決策

企業高管層決策是否需要實施ERP系統，一般有來自外界和自身發展需要兩種：

1.來自外界的需要，企業必須實施ERP系統。例如國家法律法規的要求或者企業是集團公司的下屬單位，集團公司已經決定在集團范圍內實施ERP系統，這種情況下企業管理層決策的重點是如何組織開展好ERP系統的實施。如果是國家法律法規要求企業實現生產經營管理信息化，企業高管層要決策滿足國家法律法規的要求是實施ERP的唯一目標，還是在滿足法律法規要求的前提下通過實施ERP系統提升企業的管理水平。如果企業是集團公司的下屬單位，企業不要坐等集團公司推廣到本單位才開始行動，企業要積極同集團總部聯系，除了滿足集團公司實施ERP系統的各種要求外，還要積極把本單位將來實施ERP系統的骨干推薦到集團公司項目組，或派到正在實施ERP系統的兄弟單位參加ERP系統的實施，更深入地理解集團公司的實施理念和要求，了解兄弟單位在實施ERP系統過程中可能遇到的問題和處理辦法，為本企業實施ERP系統積累經驗。

2.企業自身發展的需要。這種情況企業是否需要實施ERP系統要認真進行分析研究，要根據企業的實際需要出發，而且要徹底拋棄“上ERP系統是找死，不上ERP系統是等死”的觀念，很多優秀的企業并沒有先進的信息系統，管理水平同樣很高，同樣有很強的核心競爭力，能用成本最低的方式和最簡潔的方式實現企業經營目標，有時候更能為企業創造效益。企業高管層要充分討論是否需要實施ERP系統并集體決策，發出清晰一致的決策意見，一旦企業的最終決策意見發布，高管層要向全體職工表明一致的態度并且只能有一種聲音，嚴禁私下議論、表達個人意見。企業一旦決定實施ERP系統，這是ERP系統實施成功的前提和保證。

二、明確ERP系統實施的目標

1.明確實施ERP系統的管理需求。企業一旦決定要實施ERP系統，一定要弄清楚為什么要實施ERP系統，給出具體需求，不能只給出提高企業管理水平的宏觀概念，企業要深入分析本單位所處的行業、規模、管理基礎等基本現狀，在此基礎上深入研究企業發展戰略，探索企業實現戰略目標的瓶頸。

2.ERP系統實施要以信息規劃為依據，符合公司總體信息化目標。企業的信息規劃是企業業務戰略的支撐，信息規劃是企業信息化工作的指導性文件，每年應滾動更新保持信息化規劃的可操作性。信息規劃為企業信息化建設工作指明了方向，或者說信息化建設的路線圖，ERP系統的實施要嚴格按信息化規劃進行，需要的信息化基礎具備了再開始實施ERP系統，切不可盲目實施ERP系統。

如果企業沒有信息化規劃，要先制定信息化規劃再實施ERP系統；或者要認真分析企業的信息化基礎條件，主要從信息系統應用情況和各部門業務管理的計算機化水平分析。分析企業的信息應用已經覆蓋的業務范圍和應用情況，能否方便的同其他系統接口和數據導入導出，信息系統的開發商是否繼續同企業保持密切合作并提供支持；分析企業核心業務如財務、采購、銷售、生產、物料與倉儲管理等是否有良好計算機應用基礎，基礎數據管理是否實現了計算機化，能否快速得到準確真實的數據，業務流程是否規范等。進行全面評估后向企業管理層提出是否實施ERP系統的建議。

3.有明確的項目范圍和項目目標。ERP系統實施的功能范圍和項目組織范圍一定要明確，企業要思考好自己實施ERP系統的哪些模塊，解決什么問題，并不是越多越好；實施的組織范圍也要確定，保證實施計劃的嚴肅性和可執行性。項目實施要有策略和方法論，可以從理論上指導ERP系統的實施，特別是對集團企業的ERP系統實施更有意義，可保證集團的下屬單位實施思想和集團總部保持一致，特別是在制定具體的ERP項目目標時，能保證對ERP系統有一個合理的期望值和具體明確目標，企業就會對ERP系統有一個正確的認識，既不依賴ERP解決所有的管理問題，也不會認為ERP系統只是數據統計工作或是存儲器，廣大基層員工更容易接受具體的目標從而有的放矢，知道如何配合ERP系統項目的實施工作，對ERP的了解也就沒有了恐懼心理，配合公司的宣傳與培訓，企業實現全員參與ERP系統的實施，就能為成功實施ERP系統打下良好的基礎。

三、成立ERP系統實施組織機構，全面管理ERP系統實施工作

1.成立ERP系統實施項目組織機構。ERP系統是一項技術性和綜合性比較強的工作，一般實施ERP系統應成立決策機構、管理機構和執行機構三個層次的組織機構。項目組團隊成員的組建一定要與ERP系統的運行維護結合起來考慮，ERP系統上線運行后具體操作在各業務部門，所以業務部門最好有人員參加項目組，將來推動ERP系統在本業務部門的應用，如企業計劃將來成立專門的信息化機構來支持維護ERP系統，那就提前考慮人員參加項目組，并在項目組承擔主要工作，項目結束后，該團隊馬上就能投入到支持維護工作中。

2.制定ERP實施項目考核標準。項目組要根據ERP系統實施的目標制定項目的考核標準，主要包括項目實施過程的考核與管理及項目上線后效果的考核。項目實施過程的考核與管理主要包括項目的管理策略和階段質量驗收標準、項目結束的標準和驗收方案，以及項目要求的交付品，項目的過程考核要重視階段驗收、嚴格把關，協調好與項目進度之間的關系。項目上線后效果的考核要結合實際和項目的主要目標，不必過于繁瑣和細致，因為管理上的提升是需要時間檢驗，而企業只有加大利用ERP系統和開發ERP系統的功能，才能逐漸體會到ERP系統帶來的提升。

3.提前考慮ERP實施項目的后勤保障。項目的后勤保障也是不容忽視的環節，后勤保障做的好可以大大提高工作效率，避免不必要的麻煩，提高工作人員的士氣。后勤保障主要包括辦公環境、辦公設備、辦公用品、網絡等基礎條件的準備，同時還要考慮交通、團隊建設和預算的來源等問題。

四、提前預測ERP系統實施的重點和難點

企業要結合自身實際和購買ERP系統的特點預測系統實施的重點和難點工作，提前做好準備，給予人力、物力、財力和領導決策的支持。

1.數據工作。數據是信息系統的血液，強大的統計、分析、計算功能是信息系統的主要特點之一，通過加工數據滿足客戶的各種需求也是信息系統的主要應用之一，ERP系統也不例外。在系統開始實施前就要仔細研究并制定數據管理策略，ERP系統的每個模塊的數據都有其特點，有其業務特性，靜態數據和動態數據的工作量和難度也不一樣。由于數據質量非常重要，要針對企業所處的行業、選購的ERP系統的特點統一考慮數據工作，而且針對數據工作量制定上線步驟，不一定非要在ERP系統實施期間把所有數據都導入系統，但要有一個整體策略，最好在項目實施期間有一個專門的數據小組，統一管理數據工作，確保數據工作的質量和進度，能按要求及時導入系統。

2.報表。報表是ERP系統上線后帶來的直接效益和應用，報表開發要制定長期策略，報表不是ERP系統的強項，因此有必要購買或開發專門的報表軟件或平臺，分析利用ERP系統中數據寶藏為企業服務。

3.ERP系統的知識轉移。ERP系統實施階段的知識轉移非常重要，關系到ERP系統上線后能否持續順暢運行和對管理的支持力度。ERP系統實施咨詢服務公司是知識的擁有者、是企業的老師，比用戶更懂ERP產品，更懂得企業所處行業對ERP應用的需求和一般規律，企業要尊重咨詢服務公司不能以甲方自居，但企業又更加了解自己，知道需要優化的問題和企業發展的瓶頸之所在，只有雙方互相進行知識轉移，用戶掌握了ERP系統的知識、咨詢服務商掌握了企業的知識，才能在雙方的交流中形成有效的知識誘發和協同知識共創。要達到這樣的效果就需要雙方以平等、互信、合作的要求形成一個團隊和一個共同的目標。

4.變革管理。ERP系統既是一套軟件，又是一套管理思想和管理理論，它的實施必然帶來企業的變革，在實施前做好變革計劃和管理策略尤為必要，甚至有時是項目成敗的關鍵因素。ERP系統實施一定是一把手工程，變革團隊更應是強勢團隊或與項目實施團隊合二為一。一定要在公司內廣泛宣傳、培訓ERP知識，使大家認識ERP、了解ERP，盡量把對ERP的恐懼感轉化為危機感，在公司內形成實施ERP系統是公司發展的必經之路，在公司高層和全體員工中形成實施ERP系統的共識。

變革管理要與考核與激勵結合起來，針對ERP系統實施帶來的工作和行為轉變提前制定預案，實施ERP系統肯定有人反對或不支持、肯定發生內部沖突或摩擦、肯定要放棄一些短期利益，要針對這些困難制定應對措施。在ERP實施過程中，初始階段工作量加大是必然的，有的單位ERP系統和舊系統要并行以相互教研，工作量就更成倍數增加了。ERP系統上線后對人員素質提出了更高的要求，引起部分人的崗位危機；ERP系統上線還會掃除一些灰色地帶，會觸犯一部分人的既得利益。在這種情況下，只有持續變革、堅持長期變革管理才能鞏固成果，否則很快就恢復原狀。

五、評估ERP系統實施風險，做好應對措施

ERP系統實施后既改變企業的管理方式也改變企業員工的工作方式，變革幾乎涉及企業的方方面面，實施前要充分評估ERP系統實施的風險，重點應考慮幾方面：ERP系統的軟件與企業特點的適應程度；ERP實施的深度與企業信息化發展水平的適應程度；ERP系統實施范圍目標與企業資源投入的適應程度；ERP實施團隊人員素質的要求與實際人員素質適應程度；ERP系統實施與業務部門的結合程度等等?？梢岳枚喾N風險識別和評估方法，去發現評估風險，提前做好應對措施。

六、結論

ERP系統實施前期準備要細致，要從多角度考慮實施需具備的條件，要考慮ERP系統實施前期準備、ERP系統實施期、上線支持期和正常運行期各階段的需求和需要；把這些需求和需要進行整理分析，在準備期間就提出應對方案，盡可能把工作考慮周詳。

參考文獻：

1.張同健.我國企業ERP實施成功因素經驗性解析[J].中國管理信息化，2009（10）

2.盧智斌.企業ERP實施成敗關鍵[J].電腦知識與技術，2009（12）

3.黃梯云.管理信息系統[M].北京：高等教育出版社，2006

（作者單位：中海石油煉化與銷售事業部 北京 100029）（責編：賈偉）