教育綜合改革背景下的高校辦公室管理創新研究

劉 冰

(中國石油大學 東營校區綜合辦公室,山東 東營 257000)

教育綜合改革背景下的高校辦公室管理創新研究

劉 冰

(中國石油大學 東營校區綜合辦公室,山東 東營 257000)

在十八屆三中全會若干教育領域的改革部署中,與高校辦公室管理創新具有密切聯系的主要包括加快現代職業教育體系建設、創新高校人才培養機制和提高辦學自主權三個方面。為實現這些目標,需要分別從學術基本思路和具體實踐操作兩個方面探尋高校辦公室管理的應有之義。高校辦公室以統籌化和功能化為特征,其管理要義定位為“專業”和“對接”,與行政辦公室和企業辦公室有巨大不同。高校辦公室管理研究內容應當根據教育模式和人才供應的不同,進一步細分為學術型高校辦公室管理和職業型高校辦公室管理。學術型高校辦公室管理要求具有精細的業務分類、精干的工作人員和精準的無縫對接;職業型高校辦公室管理要求具有標準化的培養機制、規范化的工作機制和程序化的反饋機制。

高校辦公室;現代職業教育;高校管理;學術型高校;職業型高校

一、十八屆三中全會背景下高校辦公室管理創新的題中之義

眾所周知,2013年底,十八屆三中全會《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》(以下簡稱《決定》)提出了有關社會、政治、經濟各個領域深化改革的全面部署。這其中,深化教育領域綜合改革被作為“推進社會事業改革創新”的首要目標得以強調?！稕Q定》部署了有關改進體育和美育教學、促進教育公平、加快現代職業教育體系建設、創新高校人才培養機制、推進考試招生制度改革、提高辦學自主權等多方面的內容?？梢灶A見,在此系統化的改革部署下,我國的教育體制將迎來整體性的革新。

在若干教育領域改革部署中,與高校辦公室管理具有密切聯系的主要包括加快現代職業教育體系建設、創新高校人才培養機制和提高辦學自主權三個方面,其他幾個方面則主要與基礎教育有關。首先,現代職業教育體系建設聚焦于我國高等教育人才結構與社會實踐需求不相符的現狀,通過職業教育彌補普通教育人才結構單一化及與市場實際需求的偏離;其次,創新高校人才培養機制則針對我國近年來高等教育績效的若干不足,通過人才機制的革新提高學術與科研水平;最后,提高辦學自主權則將視野放在目前飽受爭議的自上而下式的教育體制,通過提高各高校辦學自主權的方式來釋放高等教育的活力。由此表明,探尋高校辦公室管理創新的基本方略,將很大程度上圍繞上述三個方面的內容展開。

二、理論框架:高校辦公室管理的類型化譜系

高校辦公室管理的創新,其依托的理論體系是管理學中的辦公室管理分支,作為管理學理論和實踐中長期關注的一個話題,我們有必要對辦公室管理進行深入研究,從而作為高校辦公室管理創新的重要理論基礎。

(一)傳統辦公室管理“二分法”的缺陷

在辦公室管理中,存在一個較為常見的理論體系建模,即根據辦公室工作性質的不同將辦公室管理類型化為企業辦公室管理與行政辦公室管理，二者在管理過程中所遵循的邏輯和技術是全然不同的。企業辦公室管理是一種效率化和目標化的管理體制,企業對營利孜孜不倦的追求決定了這一典型特征。行政辦公室管理則是一種標準化和程序化的管理體制,由于所處理的辦公事務與公共決策和納稅人權利密切相關,所以規范和嚴謹成為其最顯見的特征。

但是,這種簡單的“二分法”使得“行政”與“企業”辦公室管理中的兩個典型語境變成了唯一語境,從而忽略了二者之間的過渡狀態或者除二者之外的非典型狀態,如高校辦公室便是典例。高校顯然是與企業完全不同的社會實體,盡管在工作上曾經長期比照行政機關的工作模式,但高校與行政機關屬于不同類型,亦無需贅言,更何況高校的去行政化問題已經成為十八屆三中全會所確認的未來改革方向之一。因此,這便決定了高校辦公室管理工作既不可能遵循行政辦公室以標準化和程序化為理念的唯形式理性論,又不可能遵循企業辦公室以目標和效率為標準的唯實質理性論,而現有的管理學研究卻又陷入了“二分法”的理論陷阱,導致高校辦公室管理工作無任何既有理論可循,由此造成了高校辦公室管理創新的現實桎梏。

(二)高校辦公室管理是辦公室管理精密類型化的產物

前述分析表明,必須在理論上突破辦公室管理“二分法”的理論局限,為高校辦公室管理贏得研究語境上的“一席之地”,才能真正為高校辦公室管理創新提供理論基礎。無論是行政辦公室還是企業辦公室,都無法全面包含高校辦公室管理研究和實踐的內涵,只有對辦公室管理類型進行精密化改革,實現從“二分法”到“三分法”的變革,使高校辦公室成為與行政辦公室和企業辦公室并列的類型,才能真正實現高校辦公室管理創新研究的突破。

具體來說,高校辦公室管理具有如下典型特征:其一,服務目標的二重性。高等學校具有推行行政管理和服務學術研究極強的二重性特征,在高校辦公室的日常工作中,“高校管理層決策的參謀者”“高校各項任務的具體執行者”“高校工作有序進行的協調者”和“高校工作落實的督查者”四種典型的管理身份和內涵[1],其實與行政機關具有很強的相似性。中國多年來在高校工作體制上面臨的批判,即是源于這種對行政屬性的過分偏重,而忽視了高校辦公室管理在服務學術研究上的作用。后者強烈的社會公益性決定了其不能照搬行政辦公室管理的方式進行?！案咝Ｈバ姓潜仨毜陌l展方向,回歸大學的學術理想和大學精神,是大學煥發活力的前提。去行政化是一項系統的工程,既需要教育界的努力,更需要相應的社會環境支撐,理念需要相應的具體措施支持,相應的制度、法律建設非常重要?！盵2]其二,管理屬性的對接性。高校辦公室管理具有行政與學術的二重性,而二者工作所遵循的邏輯卻有一定程度的矛盾,因此,有必要在管理程序中設置一道“防火墻”,既要防止行政工作對學術工作獨立性的干擾,又要防止學術工作對行政工作標準化的妨礙;但不可否認的是,高校兩種性質工作的界限并非涇渭分明,很多情況下,二者呈現出一種交叉乃至交融的狀態。因此,又有必要在“防火墻”機制下做好具體工作制度的無縫對接,從而實現整體工作效益的最大化。其三,工作人員的專業性。服務目標的二重性和管理屬性的對接性決定了參與高校辦公室管理的人員必須具有充分的專業性。這種專業性不論是純粹從事企業管理還是純粹從事行政管理的人員都無法完全勝任,由此造成了當前在高校辦公室管理上人才供給的匱乏,嚴重遏制了高校辦公室管理創新的活力。

綜上所述,如果分別以“工作特征”和“管理要義”兩個方面來為企業辦公室、行政辦公室和高校辦公室管理進行區分,那么企業辦公室管理以效率化、目標化為特征,以營利和高效為管理要義;行政辦公室管理以標準化、程序化為特征,以規范和嚴謹為管理要義;而高校辦公室則以統籌化和功能化為特征,管理要義則定位為“專業”和“對接”。

(三)高等教育類型下的高校辦公室管理創新

十八屆三中全會以后,進一步深化教育領域綜合改革被提上日程,與此一并發生變革的,是高校辦公室管理再次面臨的理論重塑。由于我國近幾十年來在教育體制上存在的若干問題,現行的高校結構與人才供應均無法滿足市場的正常需求,學術型人才存在供大于求的情況,而技術型人才則供不應求,由此造成了人才價值梯度在一定程度上的扭曲。這方面的一個典型表現即為大學本科人才在畢業后卻大批回爐技校進行深造的現象①?！按笈鷳獙卯厴I生回爐技校的第一個警示,就是我們的教育結構設置不合理。我們應該讓多少人接受高等教育,多少人接受中職教育后直接就業,應該設置多少普通高校和專業,又設置多少職業院校和專業,都需要根據社會發展和市場需求,進行科學的研究和測算,并不是大學越多越好、平均學歷越高越好?！盵3]

正是在這種背景下,《決定》提出了一攬子深化教育領域綜合改革的方案。為更好地進行高校辦公室管理研究,應當根據教育模式和人才供應的不同,進一步將高校辦公室管理細分為學術型高校辦公室管理和職業型高校辦公室管理。過去的教育政策和管理資源主要向學術型高校辦公室管理傾斜的狀況應該得到改變,從而適應當前國家提出的加快現代職業教育體系建設和創新高校人才培養機制的要求。另外,在學術型和職業型教育存在差異的管理體制下,十八屆三中全會提出的“提高辦學自主權”,主要將視野放在學術型教育,這是打破學術型高校辦公室管理過于行政化的又一重要舉措,而職業型高校辦公室管理則由于其與技術人才需求的對接性,更多地會被施以規范化和標準化要求。換句話說,在職業型高校辦公室管理中,由于高校的教育對象更多地以服務市場人才需求為目的,其工作過程中體現出的學術與行政的“二重性”色彩不夠濃郁,這便使其更多地貼近行政辦公室管理的色彩,從而表現出無論是在理論基礎還是實踐操作上與學術型高校的不同特點。但是,鑒于現在綜合性高校在全國范圍內的普及,同時以服務學術和塑造職業為目的的綜合型高校辦公室管理也不是少數,這也決定了重視對職業型人才的培養已是多數學校都無法回避的緊迫話題,我們必須共同面對。

三、制度框架:高校辦公室管理創新的改進方案

(一)依托《決定》深化教育綜合改革的目標,確定創新方案的基本原則

在當前背景下,高校辦公室管理創新的具體改進方案,應依托于基本創新原則的厘定,而這應當建立在對《決定》深化教育綜合改革目標深入分析的基礎之上。

《決定》對高校辦公室管理創新提出的三個目標:加快現代職業教育體系建設、創新高校人才培養機制和提高辦學自主權。這三點并不能按照完全平行的概念關系去理解,有著明顯的層級性。在這三個目標中,“創新高校人才培養機制”是最高或是終極目標,而“加快現代職業教育體系建設”和“提高辦學自主權”則是分別立足于職業型高校辦公室和學術型高校辦公室所提出來的要求,即在當前高校教育人才供應與社會實際需求不匹配的背景下,以創新高校人才培養機制的原則去解決問題。在此前提上,職業型高校推行加快現代職業教育體系建設,學術型高校推行提高辦學自主權變革,由此實現高校辦公室管理“一體兩面”式的創新。很顯然,如果不能精準地認識到三個目標之間層級性的區別,則很有可能出現不區分高校種類所造成的“削足適履”之失誤。

(二)學術型高校辦公室管理創新方案

學術型高校辦公室管理最為集中地體現了高校辦公室管理的經典模型,即應當以統籌化和功能化為特征,以專業和對接為最根本的管理創新要義。我們認為學術型高校辦公室管理要實現工作過程中對學術與行政兩種性質工作的中和與協調,從而“探尋學術與行政的和諧之道”,其基本創新要求包括精細的業務分類、精干的工作人員和精準的無縫對接三個方面[4]。

1.精細的業務分類

“作為高校管理的基層部門首先應當明確院(系)辦公室的具體業務內容,明確指定各辦公室人員的職責,科學制定工作計劃,形成辦公室管理目標體系?！盵5]顯而易見,這種業務分類在學術型高校中顯得尤為重要,其要義在于通過業務的類型化將學術型高校的純行政性工作、純學術服務性工作和二者兼而有之的工作進行區分,從而匹配不同知識結構的工作人員,在工作過程中也能因此施加不同的職業要求和目標規劃。

2.精干的工作人員

現今從事管理工作的人員基本上是按照企業辦公室和行政辦公室的傳統“二元化”結構培養的,即缺乏專門服務于高校辦公室管理、符合新時代深化教育體制綜合改革要求的專門人才,由此構成了我們學術型高校辦公室管理創新的一個重要障礙。因此,必須在管理學體系安排上進行學科重構,建議建立單獨的適合高校辦公室管理的獨立學科性人才培養體系,按照學術型高校辦公室管理創新的基本要義對其進行理論體系和實踐基礎上的培養。

3.精準的無縫對接

所謂“精準的無縫對接”主要體現在三個方面:其一,在綜合性高校中,即使是以學術型為主干,也必然面臨一定程度的職業型高校辦公室管理問題,因此要處理好兩種不同類型的高校辦公室管理制度的無縫對接;其二,在辦公室工作中,為了正確地處理做好行政工作和學術服務兩種目標的工作,要做好學術與行政性事物的無縫對接;其三,在各項具體的辦公室工作業務中,做好整體流程的無縫對接,從而實現管理過程的精密化和無瑕疵。

(三)職業型高校辦公室管理創新方案

“管理理念和管理過程的創新是高校辦公室管理創新的核心,既涉及管理者的素質,又涉及辦公室人員的能力?！盵6]在職業型高校辦公室管理中,由于其更多地以加強學生職業教育、確定未來就業的可預期性、解決社會整體人才供求結構的失衡等系統性問題,因此,職業型教育以標準化為優先，對這一類型的高校辦公室管理創新方案主要體現在標準化的培養機制、規范化的工作機制和程序化的反饋機制等三個方面。

1.標準化的培養機制

改革開放三十余年來,高等教育培養的人才在勞動力市場上的價值回報率不斷下降,個中原因,除了高等教育普及所帶來的人才供應量提高,從而影響人才價格的原因外,職業教育缺乏標準化的培養機制導致人才質量預期不夠也是很重要的原因。由于非標準化培養機制造就的人才在勞動力市場上的表現浮動過大,造成雇用單位產生了對高等教育人才價值的質疑,進而縮小對人才價格支付的愿意,這影響了高等教育人才的就業率以及就業質量。因此,在職業型高校的辦公室管理中建立起標準化的人才培養機制,為勞動力樹立起標準化樣本迫在眉睫。

2.規范化的工作機制

標準化的培養機制所必然需求的是工作機制中的規范化,即通過工作流程、工作平臺和工作質量的規范化來對人才培養的標準化實現助推。工作流程的規范化是指高校辦公室對服務教育、促進人才價值實現的工作流程性機制;工作平臺的規范化是指以標準模式塑造辦公室工作平臺,實現與人才培養的良性互動;工作質量的規范化是指以既定的規范標準考察辦公室工作質量,實現實時糾錯和改進。

3.程序化的反饋機制

所謂程序化的反饋機制,是指當職業型高校辦公室管理在完成輸送人才至市場的工作后,形成具有固定程序化的人才培養績效反饋機制。高校辦公室應當與畢業生就業單位形成信息溝通制度,對相應人才在用工單位的績效表現形成完善的評估結果,這些評估結果可作為對今后職業型高校辦公室管理實施標準化培養機制和規范化工作機制進行調整的重要依據,從而進一步促進整體工作效果的改善。

四、結 語

在深化教育領域綜合改革的背景下,高校辦公室管理創新是一個深入且具有現實緊迫性的問題。它的全面啟動和改革絕非一日之功,需要管理實踐人士在宏觀視野上的引導和持之以恒的努力。目前我國高校教育體制一直面臨著過分行政化和學術活力不夠充分的拷問,而高等教育人才在勞動力市場上窘迫的現狀,甚至直接關系到我們的社會穩定問題?；谖⒂^層面的高校辦公室管理創新,雖不能直接帶動這類問題的完全解決,但毫無疑問地能產生一個正面的推動力,起到教育體制改革“減壓閥”作用。我們目前為促進深化教育領域綜合改革所做的那些基礎性的“思考”與“發現”,它們表面看起來零散、辛苦而又沉悶,卻是深植于我們這片教育土地的靈魂,值得我們去發掘和探討,值得我們高校辦公室實踐人員去終生領悟和體會。

[注釋]

① 蔣雪林.廣西大批本科畢業生回爐技校培訓考證[EB/OL].[2014-12-20].http://news.k618.cn/happy/201405/t20140525_5253235_1.html.

[1] 林健平.高等學校辦公室管理創新對策研究——論辦公室的“四心法則”[J].內蒙古農業大學學報:社會科學版,2009(3):152.

[2] 冉亞輝.高校行政化與去行政化論析[J].現代大學教育,2010(5):14.

[3] 李清.大批應屆畢業生回爐技校的警示[N].燕通都市報,2014-05-26(02).

[4] 劉冰.探尋學術與行政的和諧之道——高校辦公室管理研究的邏輯與思路[J].辦公室業務,2014(5):12-13.

[5] 陳薇.高校院系辦公室管理面臨的挑戰與對策內[J].武漢科技學院學報,2005(10):96.

[6] 蘇秀章.論高校辦公室管理創新的內涵及其特征[J].山東省青年管理干部學院學報,2005(7):90.

[責任編輯] 梁敬升

2015-07-16

劉 冰(1981—),男,山東無棣人,中國石油大學東營校區綜合辦公室講師,碩士,主要從事高校行政管理研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.03.016

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1673-5935(2015)03- 0055- 04