淺談學校檔案與文獻信息化管理系統

張玉華　羅芳

摘 要：隨著信息技術的普及應用，我國中高等院校的檔案與文獻管理體系，正大范圍地從傳統的人工管理過渡到信息化系統的管理。與傳統的紙質檔案與文獻資料相比，電子文檔在查詢與借閱方面有很大的優勢，也有利于紙質原本的保存。要做好檔案信息化管理，必須依靠一套完善的管理系統，并且配合必要的措施，才能將一些常出現的問題妥善解決。本文從檔案管理保存與文獻管理的角度進行簡要闡述，針對常見問題，提出了一些對策，希冀能夠提供一定的參考。

關鍵詞：學校；檔案與文獻；信息化管理；問題

引言

檔案的法律定義是“過去、現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家與社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的記錄”，而學校是集中保存大量檔案與文獻的一個場所。隨著教育建設投入的加大，有條件的中高等學校都興建了較大規模的圖書館，并在其中保存檔案與文獻。圖書館中文獻資料的借閱與使用十分頻繁，對于一些珍貴卻很有價值的文獻，又不能完全封閉保存。這些都促使著學校檔案與文獻的管理迅速地向著數字化與信息化方向發展。

1 學校檔案與文獻管理的特點

1.1 學生信息檔案數量巨大

學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2 檔案及文獻的重要程度高

規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3 重要文獻資料使用頻繁易破損

學校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規模往往很大，老牌院校還保存著一部分數十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學以下的學校圖書館基本是完全開架，學生們能夠隨意借閱，不過多數都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權限分級的方式。不過，紙質的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。

1.4 檔案與文獻查閱不便

由于檔案與文獻的數量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。

2 檔案與文獻信息化管理系統概述

國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內容：

2.1 檔案及檔案信息數字化

將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質檔案進行數字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業學生的學歷、學位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎教育書籍、專業書籍、科研資料、科研成果、論文等。數字化的形式有多種，常利用掃描技術、計算機圖形文字處理技術等將紙質檔案轉化為電子檔案存儲。檔案資料進行數字化后，還必須將檔案資料的信息進行數字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。

2.2 檔案文獻管理的自動化

主要的方式是建立檔案數據庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲?，F在已經建立較完善信息化檔案管理系統的學校，一般是利用數字圖書館與檔案數據庫的形式進行自動化管理實現查詢、借閱的自助化。數字圖書館一般只在校內可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術，實現快速查詢，利用VPN通道等實現安全下載與上傳，配置專門的服務器進行數據的存儲。

3 當前學校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策

3.1 管理制度落后

當前，有不少學校，即使已經引入了信息化管理系統，仍然采用陳舊的管理系統，多數情況下還采取傳統模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質登記與電子記錄并存，常常發生兩者不符的現象。因此，應該在管理制度上，將能夠信息化的手續實現信息化的管理。

3.2 管理人員計算機技術水平較低

利用信息化系統進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統維護方面的專業技能。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數學校數字化圖書館與檔案數據庫依舊是原來管理傳統檔案的人員進行管理，計算機數據庫技能上普遍偏低，難以發揮信息化系統管理上的優勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3 缺少通用性較強的數據庫系統軟件

目前，有能力的學校大都使用自行開發或者獨立購買的檔案管理系統。對于單獨一個學校，資金限制，購買的系統往往只具備基礎的查詢等簡單功能。在精確化檢索、傳輸、統計方面的功能上有所欠缺。同時，各校之間以及與社會圖書館等單位之間，沒有一個較好的檔案信息對接方式，缺少一個通用的檔案信息數據庫，國家也缺少這方面的管理標準。

針對這種現狀，筆者認為，教育行政管理部門應鼓勵學校之間聯合開發或購買統一的信息化管理系統。必要時建立通用的服務網站并共享服務器數據。這一點，完全可以先從個別地區開始試行，然后逐步全面推廣。如高校之間通用的知網、萬方等數據庫就是非常好的范例。

結語

學校是保存大量檔案與文獻的設施，不僅如此，還是擔負著提供學生們教育資源、信息保護的職責。當前我國較大規模的中等高等學校的檔案信息數量巨大，且十分重要。除了要妥善保存之外，還要滿足必要時的調用。此外，學校中雖然有大量圖書，但是借閱的頻率仍然十分頻繁，實物借出容易破損，并且流通受到紙質圖書套數的限制。因此，數字圖書館事實上將教育資源的共享性提高了數個數量級。綜上所述，學校檔案與文獻的信息化是大勢所趨，不僅要推廣，更要做好。

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（作者單位：仙桃職業學院）