如何開展高校設備管理內部控制審計

唐茹濤

[摘要]本文簡要介紹了高校設備管理的業務流程以及設備管理內部控制審計的內容、程序和方法，并從合規性、真實性和效益性三方面評價高校設備管理內部控制體系的健全性和有效性。

[關鍵詞]高校 設備管理 內部控制審計 合規性

高校教學科研設備是開展教學和研究不可或缺

的物質基礎，也是國有資產的重要組成部分。隨著教育綜合改革的不斷深入，高校將大量財政資金用于教學科研儀器設備購置的同時，卻忽略了其日常管理的必要性，或多或少存在管理流程不科學不規范、產權意識淡薄、使用效率低下等問題，所以，加強高校設備管理內部控制審計顯得尤為必要。

一、高校設備管理主要業務環節

（一）取得與驗收

高校設備的取得是指高校依法取得設備的所有權或使用權，包括但不限于采購、接受贈予、自建或調撥等。大型、貴重儀器設備的采購應進行可行性論證，組織相關學科專家和有關人員進行綜合論證，并報相關部門審批或評審，符合招標范圍的應按規定程序進行招、投標選擇供應商。購置國外設備時，按有關規定通過國家有關部門的進口批準，并按規定進行招標采購。采購免稅設備要按規定進行免稅申報，需檢驗檢疫的設備應向國家相關機構報驗。

驗收小組驗收設備時要根據采購合同進行驗收，如技術性很強的設備，驗收小組中應包含相關技術專家。驗收結束后出具驗收單或結果報告，作為采購發票的必要附件交由財務部門進行賬務處理。

（二）日常管理

高校設備管理一般實行學校、二級學院或部門、系實驗室等三級管理。日常管理工作由設備管理部門統一管理。

設備管理部門主要負責設備管理的制度建設、方案實施；年度采購計劃的審核；設備的采購；設備的驗收入庫、調撥、處置；設備的登記、建卡、信息管理和報表統計；設備的租借使用；設備的日常盤點和清查核實；設備的維修保養工作等。

二級學院或部門對其保管和使用的設備負有管理責任，須指定二級設備管理員負責具體資產管理工作。二級學院或部門負責人為第一責任人。系實驗室專門配備儀器設備三級管理人員，以確保貴重儀器設備的正常運行并充分發揮效益。

（三）處置

高校設備處置指對其占有、使用的設備進行產權轉讓或注銷的行為。包括出售、轉讓、無償調撥、對外捐贈、報廢、注銷等。范圍包括達到或超過規定使用年限且無法正常使用的設備；未達到規定的使用年限但經鑒定確實無法繼續使用或者維修成本過高的設備；不符合國家、行業、地方標準和要求的設施設備，且不能改裝利用的；盤虧及非正常損失的設備等。

處置的流程包括：使用或管理人提出處置申請；二級學院或部門審核后報設備管理部門審核；申請報損、盤虧的，二級學院或部門需向設備管理部門提交能夠證明盤虧、毀損以及非正常損失資產價值的有效證明材料；設備管理部門對二級學院或部門提交的設備進行核驗審查；設備管理部門匯總二級學院或部門設備處置申請，報學校校長辦公會議審批；聘請評估公司對擬處置的設備進行評估并出具評估報告；需報上級主管部門審批的，由設備管理部門負責報批；設備管理部門憑教委或地方財政局批準文件對設備進行處置或產權注銷。對于出售、出讓、轉讓資產數量較多或價值較高的，應通過招標、競爭性談判、拍賣、比價等市場競價方式公開處置。

二、高校設備管理內部控制審計的主要內容、程序及方法

中國內部審計協會發布的《內部審計實務指南第4號—高校內部審計》明確指出：“設備管理內部控制審計是指內部審計機構為保證學校設備信息的真實可靠、資產安全完整、設備資源得到合理有效配置、降低單位設備管理風險、保證學校遵守設備管理相關法律法規，而對單位設備管理內部控制體系的健全性和有效性進行的分析、測試和評價活動”。如何確保高校設備管理內部審計的有效性，以下三個方面是需要強化的環節，即審什么、如何審、怎么審。

（一）設備管理內部控制審計的主要內容

1.設備管理的控制環境。設備建設發展規劃或目標是否清晰；設備管理制度是否健全；是否制定完整的業務流程并廣而告之；設備管理部門崗位設置是否合理、職責是否明確，與相關部門職責邊界是否清晰，是否制定設備管理人員職業道德規范等。

2.設備管理的風險評估。設備風險管理目標是否明確；是否建立識別設備管理風險的適當機制；是否建立有效的設備管理風險評估機制和控制機制等。

3.設備管理的控制活動。（1）購置、招投標、采購、捐贈、自建及調撥的設備是否有相應方案和手續等，如大型、貴重設備的可行性論證；進口設備的分級論證和競爭性談判等。（2）是否成立驗收小組并按采購合同對設備進行驗收，驗收小組成員組成是否合理；是否出具驗收結果報告及有無責任人簽名；含放射性源的儀器設備是否向學校環境保護辦公室備案等。（3）是否定期或不定期對設備進行盤點，是否按明確盤點計劃和程序進行、有無盤點報告并上報相關管理部門；設備報廢、報損、處置是否按相關規定執行等。

4.設備管理的信息與溝通。與設備管理相關的重大決策是否完整地形成會議記錄；是否建立設備管理信息系統，系統數據是否真實、完整并及時更新，是否定期與財務部門核對數據，系統管理員是否經過授權，是否及時、準確上報各類系統統計數據；是否為設備建立技術檔案，注明設備使用、維修等情況。

5.設備管理的監督。設備管理部門和二級學院或部門、系實驗室是否對設備的使用情況進行定期自我評估；評估的目標是否著眼于內部控制體系的健全、有效；評估的內容是否全面、充分并突出重點；是否根據評估結果進行相應改進，形成良性循環機制。

（二）設備管理內部控制審計的程序

1.編制審計方案。在開展設備管理內部控制審計前，要求設備管理部門提交最近的內部控制自我評估報告。根據報告內容，確定審計的主要內容及重點，編制設備管理內部控制審計實施方案。

2.組成審計組。成立設備管理內部控制審計組，確定審計組長。審計組除內審機構審計人員外，適當吸收熟悉設備管理的業務人員參加。

3.實施現場審查。審計人員通過研讀設備管理制度，了解設備管理流程，審閱設備檔案，審查相關的會計資料，觀察設備驗收入庫等現場作業情況，實地抽樣查驗，詢問相關人員，對設備管理流程進行穿行測試，進行問卷調查等，充分收集設備管理內部控制設計和運行是否有效的證據。審計人員在編制審計工作底稿時，應詳細記錄實施內部控制審計的內容、主要風險點、采取的控制措施和有關證據資料及內部控制缺陷認定結果等。

4.認定控制缺陷。審計人員應當根據設備管理內部控制審計結果，結合設備管理部門的自我評估，綜合分析后提出設備管理內部控制缺陷認定意見，并按規定的權限和程序審核后認定。按其性質和影響程度分為重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。

5.匯總審計結果。審計人員應編制設備管理內部控制缺陷認定匯總表，對內部控制缺陷及其成因、表現形式和影響程度進行全面復核和綜合分析，提出設備管理內部控制認定意見，并以適當的形式向學校管理層報告。

6.編制審計報告。設備管理內部控制審計報告應包括審計目標、依據、范圍、程序與方法、內部控制缺陷認定及整改情況以及關于內部控制設計和運行是否健全、有效的審計評價和相關建議。

（三）設備管理內部控制審計的方法

1.問卷調查。審計人員通過調查問卷了解不同層級設備管理人員、設備使用人員、各相關部門人員等對設備管理內控情況的看法和意見，將統計分析結果作為評價學校層面設備管理控制的依據之一。

2.實地查驗。審計人員主要采用實地驗證的方法，盤點設備真實性、安全完整性等。

3.穿行測試。審計人員依據設備管理業務流程，抽取一定數量的業務，從設備請購、招投標采購、購銷合同、驗收入庫、使用保管、維修、處置等各環節進行穿行測試。對于重要或風險較大的業務，需增加穿行測試的數量。

4.抽樣。審計人員對設備信息的真實性、小型貴重設備的管理流程等，采取隨機抽樣與判斷抽樣相結合的方式進行，低于重要性標準的進行隨機抽樣，對超過重要性標準的樣本要全部檢查。對發現問題的控制點，要適當增加檢查樣本量，將問題查深、查透。

5.個別訪談。審計人員通過與相關人員溝通、訪談，了解學校設備管理內控環境及相關方面的信息與情況。

三、高校設備管理內部控制審計的重點

高校設備管理內部控制審計應堅持以風險評估為導向，緊抓設備管理內部控制審計的三方面重點，包括“對不對”，即遵守設備管理相關法律法規的合規性；“在不在”，即設備信息的真實可靠性、資產的安全完整性；“好不好”，即設備資源配置效益性方面存在的管理風險。

（一）審查遵守設備管理相關法律法規及制度建設情況

一方面，關注設備管理遵守相關法律法規及制度的情況。審查遵守《高等學校儀器設備管理辦法》《事業單位國有資產管理暫行辦法》及相關國有資產管理辦法、內部規章制度等情況；審查按照規范業務流程進行設備管理活動的情況；審查按規定制定設備購置方案的情況；審查按規范程序進行論證、采購、驗收、調撥、處置等情況；審查按規定進行的定期或不定期盤點情況；審查是否按規定對“三重一大”事項進行集體決策且有無會議記錄等。

另一方面，關注設備管理內部控制制度建設方面的情況。審查是否制定設備管理相關制度；是否制定規范的業務流程；是否建立設備使用登記制度；是否制定設備盤點制度；是否制定設備維護保養制度；是否實行設備維修經費預算制度；制度內容是否全面，重點是否突出等。

此外，不僅要遵守相關法律、法規及內部規章，更要根據形勢變化，不斷修訂完善設備管理內部控制制度，要從思想上高度重視，從認識上與時俱進。

（二）審查設備信息是否真實可靠、資產是否安全完整

在設備信息的真實、完整方面，重點關注是否建立識別設備管理風險的適當機制；是否及時進行風險管理，如對重大設備投保，追究責任事故等；審查設備驗收入庫、調撥、處置等情況；審查按規定及時建賬建卡、辦理相關手續的記錄；審查按照合同和相關規定驗收的記錄；審查對設備進行使用、借用登記手續記錄；審查定期或不定期盤點記錄，對盤盈盤虧及時處理情況記錄；審查按規定對設備進行維修保養記錄；審驗設備技術檔案；審驗設備管理信息系統數據的真實性、完整性，數據是否及時更新，并對系統數據檢查分析匯總記錄；審查定期進行自我評估情況，有無根據評估結果加以改進，形成良性循環機制。

（三）重點關注設備資源合理有效配置情況

審查大型、貴重儀器設備使用記錄，對投入和產出情況進行分析；審查大型設備開放測試情況，開放的范圍是否經過審批；審查是否存在閑置浪費、公物私化情況；審查多余或積壓的儀器設備是否按程序及時處理等。

設備管理部門通常在資源合理配置方面缺乏主動權。高校二級學院或部門對所使用資產的管理多局限于部門內部，一些利用效率不高或閑置的資產難以進行跨部門調劑。尤其是較為貴重、精密儀器設備的管理方面，部門內部管理人員在管理、維護方面存在一定的局限性，導致存量資產難以跨部門協作共享，因而工程重復建設、專業化設備重復購置現象屢見不鮮。同時，由于決策不夠合理，以致一些設備購置后更新滯后甚至無法使用，造成資產的嚴重浪費。

（作者單位：上海體育學院，郵政編碼：200438，電子郵箱：tangt277@163.com）