四種思路審計科研院所差旅費

李宇希 丁雋

[摘要]本文就如何通過有限的審計資源投入，準確快速找出差旅費中存在的問題，提出了數據分析、地點關聯、出差地—時間甘特圖以及費用相關性四種審計思路。

[關鍵詞]差旅費 數據分析 地點關聯 甘特圖 審計資源

一、科研院所差旅費現狀

科研院所多實行學科組長負責制，科研經費由科研單元自行管理，項目成員出差由科研單元自行決定。在差旅費管理上，往往缺乏對差旅行為的實質性審批管理，并且科研方向、內容、方法途徑和各科研單元差旅目的地的差異性，使差旅費報銷的票據呈現多樣化。此外，部分科研項目涉及野外科考，具有科考時間長、目的地條件艱苦的特點，有部分“白條”、定額發票存在，使得費用支出管理存在復雜性。

按照科研項目出差目的來分類，可歸為科研業務交流（開會、合作等）、駐點臺站、野外科考三類。其中科研業務交流差旅費的特點是單次出差時間較短、出差頻率較高、目的地分散，單次差旅費支出金額低，沒有規律性可尋。而野外科考、駐點臺站的特點是單次出差時間長、支出金額大，費用發生多在條件艱苦的村鎮，甚至荒郊。駐點臺站的差旅費特點是差旅目的地相對固定，大多不存在住宿費支出。野外科考相比駐點臺站，目的地相對靈活，但鑒于科研任務的周期性，野外科考路線相對固定，差旅目的地相對穩定。

二、差旅費審計發現問題

差旅費之所以審計問題多發，一是因為費用發生在非常駐地，費用發生的合理性難以管控，二是差旅費涵蓋的費用報銷類別繁雜，費用發生的準確性難以把握。

差旅費審計實務中存在以下幾類常見問題：一是虛構差旅報銷費用，通過虛假行程虛報差旅費；二是報銷領取的出差補助不符合實際出差行程時間，存在領取出差補助時間多于實際出差時間的情況；三是夾帶報銷不符合要求的票據，如報銷非出差期間的外地市內交通費、市內停車票、非出差目的地的住宿費等；四是通過套取差旅費私設小金庫。

三、差旅費審計思路

查找差旅費用中存在的問題，審計抽樣很重要。另外，結合費用發生的特點，即差旅費發生地點、時間以及票據特性，找出疑點憑證，開展實質性審計，如對費用發生人進行質詢、對票據佐證材料進行檢查等，證實審計問題。

（一）數據分析查找差旅費支出的“拐點”

分析性復核是風險導向審計中的一種實質性程序，是對審計對象重要財務比率或趨勢進行的分析，以發現其中的不合理因素，并以此確定審計重點。分析性復核這一審計程序，要求能夠提前獲取足夠的財務數據作為支撐，通過計算機輔助技術，如EXCEL、TABLEAU等常用的數據處理及分析軟件，較為快速地建立起數據趨勢模型以及關鍵財務指標比較的方法。

對差旅費的專項審計，通過分析性復核程序，初步分析費用的支出趨勢，確定支出的“拐點”，從而劃定差旅費審計的重點學科組以及重點關注期間。以某科研院所為例，審計人員提前從財務軟件中獲取第一年下半年、第二年及第三年全年，共兩年半時間的差旅費財務數據，通過數據處理分析，按年度分學科組繪制形成如圖1所示的趨勢圖。

由圖1可以看出，第一年的半年數據可以作為一個均值線，在均值線附近的數據可以暫不劃定為重點審計期間，明顯偏離均值線以及與往年的支出趨勢存在不一致的數據點可劃定為“拐點”，初步定為審計重點。如數據點2與點4，第三年的支出費用顯著高于往年水平；數據點1與點3，第三年的費用支出呈現上升的趨勢，與第二年的下降趨勢不一致。因而，可以通過數據分析，將C、E、F、I課題組第三年的差旅費支出作為審計重點。

（二）地點關聯核實差旅費支出真實性

駐點臺站、野外科考的差旅費，由于長期多次往返考察與觀測同一個出差目的地，發生的費用往往具有相似性，按目的地費用歸集，往往容易發現問題。在實際操作層面，一方面，財務報銷系統大多完善了出差目的地信息；另一方面，報銷人往往在報銷的事由摘要中，詳細完善了出差地信息。因此，可通過利用憑證摘要等信息，將差旅費用按照出差目的地進行歸集。在實際操作層面，可利用TABLEAU軟件的數據展示功能，利用摘要的地點關鍵字將同一出差目的地的費用進行歸類，便于抽出重要費用憑證。以某科研院所差旅費為例，對出差地關聯匯總，重點審查支出經費大的八大公山、藏、云、鄂及鄂西北等地的差旅費，如圖2所示。

在TABLEAU軟件分析圖中，對重點審查的領域可直接查詢到財務憑證號碼，實施檢查、詢問等程序則更容易發現審計問題。例如，在對某科研院所的審計中，對重點關注的某課題組差旅費進行地點歸集，并與課題組成員訪談溝通后，注意到存在兩處相對固定的野外考察點，合計報銷的差旅費金額均超十萬余元。將其中出差地為AA的所有差旅費憑證進行檢查，發現課題秘書一次性報銷了該出差地所有人員半年的住宿費及伙食費，并附上詳細的人員食宿記錄，抽查的另外一張憑證卻顯示了某返聘人員報銷了此半年內AA出差地的往返路費及住宿費、伙食費，進而發現了重復報銷住宿費及伙食費的疑點。又如，對某課題組差旅費按地點歸集后，發現存在一處長期野外觀測點，該處的年度差旅費支出超十萬余元且報銷分散，由相應出差人自行報銷，經抽查該地費用支出憑證，發現存在超過出差天數的差旅補助。

（三）結合出差地點—時間甘特圖審查差旅費支出有效性

業務交流性質的差旅費特點是出差目的地零散，出差時間相對較短，單次差旅費不高，而出差的頻率較高，甚至存在間斷性的周度出差情況。因此，往返城市間旅費、市內交通費、出差補助往往容易出現問題。比較好的辦法是梳理差旅的時間軸（盡可能細化至往返城市間的交通時間），通過時間清單表或地點—時間甘特圖，可以清晰梳理出差的總體情況。在實際操作層面，項目管理軟件、Excel、TABLEAU等軟件均可實現甘特圖的功能。

比如，某課題組成員存在頻繁出差的情形，甚至一個月中的每個星期都會出差。同時，報銷大量的市內交通費。按照重要性原則，抽取出差頻率以及費用支出較高的月份，利用TABLEAU軟件的數據展示功能繪制出差地—時間甘特圖，如圖3所示。同時，選取報銷的當月差旅費憑證以及市內交通費憑證，對照甘特圖，發現存在出差人在外地或在往返城市間交通工具上，卻報銷市內交通費的疑點。細小、繁雜的市內交通費往往管控不嚴，累計月度或季度報銷，通過與頻繁的短期差旅費比對，則容易注意到不合理的情況，也可側面印證差旅費是否真實。

（四）相關性審查防范差旅費支出虛報風險

報銷費用的相關性一直是審計的思路，對差旅費審計而言，費用相關性同樣重要。差旅費中的往返城市間交通費、住宿費、伙食費、出差補助、市內交通費往往是相互呼應的。比如，在審計實例中，某次差旅費時間在國慶期間，僅僅報銷往返城市間交通費，未報銷住宿費，卻全額領取出差補助數千元。經過進一步調查，發現該出差人員實為住宿在父母家中卻報銷并全額領取了補助，存在因私報銷差旅費的疑點。

（作者單位：中國科學院武漢病毒研究所 中國科學院武漢巖土力學研究所，郵政編碼：430071，電子郵箱：liyuxi825@163.com）