小議檔案信息化建設的重要性

李艷娥

【摘要】隨著計算機技術和儲存技術的飛速發展，無紙化辦公成為今后的發展方向，檔案管理也隨著社會的發展而逐步進入信息化建設時期，檔案信息化建設在當今社會越來越重要，本文就檔案的信息化建設做了一些探討和研究，希望引起相關部門的重視。

【關鍵詞】檔案信息化;信息化建設;重要性;意義

著計算機技術和儲存技術的飛速發展，無紙化辦公成為今后的發展方向，檔案管理也隨著社會的發展而逐步進入信息化建設時期，檔案的作用也日益凸顯。要實現檔案信息化，其基礎工作就是實現檔案的計算機管理，充分發揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計算機的功能和作用;應用計算機技術管理館藏檔案;建立現代模式的檔案數據庫。

一、檔案信息化的內涵及信息化建設的必要性

什么是檔案信息化？《檔案信息化建設導論》一書把檔案的信息化定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。紙質檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時代發展的新舉措。電子文件實現了無紙化辦公，節省了文件周轉的流程，方便查閱。檔案數字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉變，為用戶提供高效，優質服務。

（一）檔案信息化建設中存在的問題

（1）缺乏統一標準和規范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視硬件系統的建設，忽視檔案信息資源標準規范化建設等軟件建設，具體表現在：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一;并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準;這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（2）檔案管理人員的專業素質跟不上時代的發展。老的檔案管理人員對紙質檔案的管理十分熟悉，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術;而年輕的檔案管理人員懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

（3）數據儲存、保護存在風險。目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

二、檔案信息化建設的重點

檔案信息化的本質就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉變，信息技術是其中的關鍵。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統建設及人才隊伍建設等。

（一）加強檔案工作標準規范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業務要規范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規范管理，按照電子文件管理規定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。

（二）加強檔案基礎設施建設。應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。

（三）建立檔案信息化系統。檔案信息的建設需要強大的，功能全面的檔案數據庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數據統計等功能，滿足檔案原文檢索，實現信息資源共享。將檔案信息化系統納入單位辦公，為用戶提供主動的、現代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。

（四）提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰，檔案工作者應積極應對，逐步掌握信息技術，掌握檔案利用規律，增強服務的針對性。不斷提高服務水平，順應時代發展的需要。

三、檔案信息化建設的意義

檔案信息化，可遠程服務，資源共享;提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發揮最大的作用。檔案管理的信息化、網絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。

（一）提高檔案利用效率，降低管理成本從企業管理角度看，檔案信息化建設將使企業現有的現代化設施、設備能發揮更大的作用，只需用少量的投入就可以獲得巨大的收益。

（二）檔案信息化管理是企業管理信息化的重要部分。檔案信息化的建設將為企業培養一大批適應信息化管理的科技人才、建設人才和管理人才，為企業積累依托信息化實現項目管理規范化的建設經驗，為企業建設多項目管理信息化平臺提供了理論和實踐指導，為企業在多項目之間復制成功的項目管理經驗提供了科學的實現手段。從而降低企業的項目成本，企業項目成本的有效控制將為企業創造新的利潤增長點。

（三）通過對各項生產流程和管理流程中所必需的各類報告、文檔和檔案進行電子化，有效節省了項目管理工作中的紙張購買、打印分發成本。長期看，檔案電子化管理，將大大減少紙質文檔的數量，可為企業節省庫房和文檔保管設備成本開支，也可節省因紙質檔案老化對其采取人工修復而產生的資金費用，從而大幅度減低紙質檔案的管理成本。據統計，檔案信息化建設的成功實施，檔案信息利用人員的查檔時間可以節省40%;文件重復存儲率降低70%;由公司管理引起的法律和審計費用潛在降低為原來1/4;檔案利用率將比傳統文檔和檔案管理的利用率提高5-10倍。

參考文獻：

[1]鄒守玲.淺談檔案工作信息化建設[J].陜西檔案.

[2]李穎.對檔案信息化建設的思考[J].科技檔案.