加快機關單位檔案數字化建設的措施分析

肖明彩

摘 要：人類進入21世紀，開啟了信息革命的新紀元。信息技術已經無孔不入地融入到每個人的生活中去，在給我們的生活帶來巨大的變化與便利的同時，也加快了我們的生活節奏和步伐。就辦公而言，以信息技術為主導的各種辦公軟件，使辦公效率大大提高?，F如今，辦公環境正朝著“無紙化辦公”方向發展。把數字化信息技術應用到機關單位檔案的管理建設上，一定會取得很好的效果。

關鍵詞：機關單位；檔案數字化建設；措施分析

1 機關檔案管理工作信息化的必要性

隨著社會和科技的不斷發展進步，機關檔案管理工作的信息化已經成為必然趨勢。具體來說，第一，機關檔案管理工作信息化是網絡化和信息數字化的必然要求。隨著信息時代的到來，機關檔案工作程序呈現無紙化的趨勢，并且信息傳播日益加速，因此，機關單位只有實行檔案管理工作信息化才能更好地適應時代發展。第二，機關檔案管理工作信息化是檔案管理現代化的必然要求。當前，如何開發利用檔案，為廣大用戶提供更加方便快捷的服務成為迫切需要解決的問題。而使用現代化技術，有利于充分挖掘檔案信息資源，實現資源的最大程度共享，使檔案信息的價值真正顯現出來。第三，機關檔案管理工作信息化是檔案管理規范化和專業化的必然要求。在信息化時代下，隨著檔案館藏數量的日益增加，需要電子檔案館進行檔案管理，在管理過程中會規范電子檔案的流程，對信息資源進行規范化和專業化管理。

2 信息化背景下機關檔案工作面臨的問題

2.1 機關單位檔案管理門類逐漸增多

社會主義制度的不斷完善，使得檔案管理制度也在進一步完善，檔案管理變得更加規范，因此，機關單位檔案管理的門類變得越來越多，有黨內的檔案、上級機關單位下發的相關文件、本單位機關處室的相關資料、財務部門的財務檔案、基建等部門的建設檔案、本機關單位組織活動的檔案、本機關單位各處室印章檔案等，這就導致了檔案庫存數量變得越來越多，現有的傳統檔案管理手段已經很難適應現如今的檔案管理了，但信息化檔案管理是一個新鮮事物，需要檔案管理人員去慢慢學習、適應。

2.2 機關單位檔案數字化任務非常重

現如今科學技術十分發達，因此，很多機關單位都已經開始實施檔案信息化管理，信息化管理檔案需要掃描紙質檔案，存儲成電子文檔備份到計算機硬盤中，這樣便于檔案的存放及查找，但機關單位的檔案很多都是涉密文件，不允許其他人知曉，因此，只能由本機關單位的檔案管理人員進行掃描、存儲，工作量非常大，這對于本就人數缺少的機關單位檔案室來說任務非常繁重，是一個非常迫切需要解決的問題。

2.3 檔案的利用發生改變

檔案在機關單位起著非常重要的作用，檔案的利用不僅僅是為了檔案室及時查閱紙質檔案，更多是為人們提供方便，通過電子檔案能夠快速查到相關信息。經過調查發現，機關單位每年查閱檔案的人數達到350多人/次，調卷超過一千卷，可見檔案的重要性。因此，在信息化背景下，如何更好地滿足檔案利用者的需求，更好地為機關單位服務成為檔案管理工作面臨的新的挑戰。

3 機關單位檔案信息化建設的具體措施

3.1 擴大宣傳，全民參與

目前，受公眾自身文化素質和互聯網普及度的影響，公民對機關單位檔案信息化建設還知之甚少，因此要擴大宣傳力度，讓公民積極參與到機關單位檔案信息化建設中，讓他們切實感受檔案信息化建設帶來的便利，為機關單位檔案的信息化建設建言獻策，使之更好地服務全體公民。就宣傳方式而言，也可以借助信息技術，建議機關單位建立自己的公眾號和網站，以此為宣傳渠道，擴大機關單位信息化建設在公眾之間的普及力度。

3.2 提高機關單位檔案管理人員的素質

機關單位檔案管理人員是否具備良好的素質來操作、維護電子信息系統，對機關單位信息化建設能否實現起著決定性的作用，因此在提高機關單位檔案管理人員的素質上，機關單位務必要高度重視、不可小覷。要加大對檔案管理人員的培訓力度，向當地檔案管理水平優秀的單位學習工作經驗，廣泛吸收相關專業的人才前來就職。

3.3 完善機關單位檔案信息化建設工作制度

在機關單位檔案信息化建設工作制度上，要重點完善。工作制度的制定一方面要立足于單位業務的開展現狀，另一方面則務必要遵守 《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》 等相關的國家法律法規。完善的機關單位檔案信息化建設制度是保障檔案信息化電子信息系統能夠平穩、健康運作的必要條件。要把機關單位檔案信息化建設與國家法律法規結合起來，使之在國家法律法規的庇護下更好地推廣、發展。

3.4 加強對機關單位檔案信息化建設的監督

機關單位業務涉及面廣，尤其是筆者所在部門產生的檔案，都和公眾的生活息息相關，在公民的日常生活中發揮著極其重要的作用。機關單位檔案信息化有時候可能會涉及公民的個人隱私或者國家機密。限于當前科學技術水平的發展現狀，我們還不能百分之百地保證錄入電子信息系統中的信息是絕對安全的。這就更加體現出加強對機關單位檔案信息化建設監督的必要性和重要意義。除此之外，電子系統本身也可能會遭到網絡黑勢力的惡意攻擊，一旦電子系統不能正常工作，將會導致整個機關單位業務運行的癱瘓與滯留，會給機關單位和公眾生活帶來極其惡劣的影響，對機關單位的信譽程度和民意滿意度也會帶來巨大的損失。因此，筆者在這里建議，機關單位檔案信息化的建設監督機制一定要和國家法律法規緊密結合在一起。對于那些惡意攻擊機關單位檔案管理電子信息系統的人或勢力，以及惡意盜取機關單位檔案管理電子信息系統公民信息的人或勢力，一經發現查實罪行后，必將受到法律制裁，絕不姑息，嚴懲不貸。把信息技術和機關單位檔案管理結合在一起，能夠極大地優化機關單位的辦公模式、改善機關單位檔案管理辦公環境、提高機關單位檔案管理工作效率，因而值得大力推廣和普及。在機關單位檔案管理信息化具體的建設和實施過程中，要提高民眾意識，強化檔案管理人員的專業技能，還要建立完善的機關單位檔案信息化工作制度和工作機制。機關單位檔案信息化建設目前還沒有完全落成，這其中也存在一些技術上的難題有待攻堅。當然，信息技術的發展永遠不會止步，隨著“大數據時代”和“人工智能時代”的到來，機關單位檔案信息化建設還會有更大的發展空間，更好、更高效地適應未來社會發展、服務于廣大民眾。

4 結語

為了更好地做好檔案管理工作，在信息化大背景下，需要在檔案管理工作各個環節實現計算機化，通過各學科和不同專業的知識，各個部門相互配合，然后采取有針對性的措施來提高機關檔案管理工作的質量。

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