高校行政處室管理工作創新

本文從高校行政處室管理工作中的實際問題出發，通過對行政處室工作中事務性工作繁雜、人員配置緊張、流程運轉要求高效率、工作過程要求零差錯等特點的分析，找出管理工作中存在的問題，結合心理學思想，最后提出悟清“管理目標”之道、明晰“管理職責”之勢、優化“有效管理”之術、育強“人崗匹配”之將、確立“管理制度”之法五點行政處室管理創新建議。

管理的本義是借助一定的流程與方法，將人力、物力等各類資源運用在組織發展的關鍵處，使得組織運行的效率最快、效果最佳。組織是處在不斷發展過程中的，因此組織的管理也是處于動態變化的過程中。教育機構與企業等盈利性機構的差異在于，管理的導向性、戰略目標不同，教育機構更側重于社會價值，而企業更側重于經濟價值。管理心理學的核心要義就是要使得教育更加可持續，釋放更大的公益價值，這與公益類教育組織的管理目標是相符的。

在此基礎上，管理心理學提出了悟道、明勢、優術、強將、立法五個通向更高效率管理的路徑，本文也將圍繞這五點，就學校行政管理部門運用管理心理學開展管理創新提幾點想法。

一、行政處室管理工作的特點

學校的行政處室主要是指各學院、各系服務學校管理層的行政辦公室。行政處室的主要工作職責是處理學校日常管理中涉及到的各類行政事務性工作，表現為組織協調、上傳下達、發文辦會等。行政處事工作是學校內組織運行的粘合劑，是信息溝通和決策指令下達的中轉站，一般來說行政處室的管理具有如下特點：

（一）事務性工作繁雜

行政處室的工作內容決定了其管理主要是以事務性工作為主，服務管理層、做好上下信息樞紐，是行政處室的關鍵。

事務性工作有很多內容，比如之前所列的組織協調、上傳下達、發文辦會，再比如與其他職能處室的對接，實施教學管理活動等等，所以我校行政處室在事務工作上是非常繁多的，這也導致了行政處室管理工作負擔較重。

（二）人員配置緊張

行政處室日常事務性工作較多，但處室的崗位設置數往往有限，人員流轉上周期比較短、頻率也比較高。

通常情況下，行政處室人員在工作一定年限，職級、職稱上升到一定階段后，不少人員主動申請到專任教師崗位進行任教或走上領導崗位，而人員補充上又需要一定的時間過程。人手配置不足的問題也是當前行政處室應對事務性工作難的主要原因之一。

（三）流程運轉要求高效率

行政處室對口各個業務職能部門，特別是學校行政處室還需要對口各個院系的教學管理與行政管理等工作，形成教學管理與行政管理兩條管理渠道。

同時，學校行政處室還要接受來自上級主管部門的工作安排，起到上傳下達的橋梁作用。這也從客觀上要求了行政處室辦理工作必須高效率，需要行政處室在日常管理中保持高速運轉。

（四）工作過程要求零差錯

行政處室的日常工作幾乎面向學校各個職能部門和院系，同時還需要將上級主管部門的工作要求完成及時、準確地反饋到管理層或者教學部門。

這一過程中，經常會出現多工作、多任務同時進行的情況，這時對于文字、活動、人員等方面的信息傳遞和收集要求做到差錯率最低，盡可能地保證信息傳遞過程中不受損失、不出差錯。

二、行政處室管理工作存在的問題

結合本校行政處室管理經驗，本文認為學校行政處室管理工作中存在如下幾個方面的問題：

（一）管理目標不夠清晰，容易亂成一鍋粥

目標與計劃是管理的起點，行政處室管理中，容易出現目標模糊的情況，一個一個具體的工作任務模糊了行政處室存在的戰略價值和意義，導致管理目標在根本上出現了偏差，沒有牢牢把握住以提升民航教育質量為目標的宗旨，使得日常管理中出現東一榔頭西一棒槌的情況。

（二）管理職責不夠明確，容易產生履職不暢問題

定責是管理的第二項內容，就是根據目標、計劃，分解任務，落實責任。

學院內行政處室的責任被定義的非常寬泛，總之除了教學活動不用參加以外，其他所有的工作都與之相關，但是卻很少有人能夠清晰表述行政處室的職能，這也導致了工作中有推諉扯皮的情況出現。

（三）管理措施不夠科學，容易導致管理效率低下

管理舉措是管理責任的具體落實，在內容上包括了領導、控制、組織、協調、激勵、考核等多項管理職能，但是與企業不同，學校的行政處室管理并非以盈利目標為導向的，而是以組織運行效率為導向的，因此在管理措施上與企業有所差別。

本院行政處室在管理舉措上設置不科學，比如多頭領導現象明顯，容易出現同一時間多個領導對于同一項工作有不同的意見，很難落實到位；在領導架構上，學校行政辦公室與各院系行政辦公室之間溝通不暢，一些具體的工作很難落實到位，等等。

（四）管理人員不夠勝任，管理藝術有待進一步提升

目前學校各行政處室的負責人往往更重視任務完成的時間節點，對于任務推進的過程，落實的質量等方面關注的不夠，在激勵下屬提高工作效率、提升工作主動性積極性方面，還缺乏靈活多變的管理藝術。

（五）管理制度不夠完善，流程運轉標準化水平不高

行政處室的管理制度目前還是比較粗線條的，對于崗位職責、辦事流程、獎懲制度等方面還不夠細化，屬于粗放式的制度架構，這也導致了在運行過程中，一項工作的開展缺少制度的規范，標準化程度不高。

三、管理心理學在行政處室管理工作創新中的應用思路

針對上述行政處室管理工作的特征和問題，筆者將從“悟道”“明勢”“優術”“強將”“立法”五個方面提出推進行政處室管理創新的方法和建議。

（一）悟清“管理目標 ”之道

管理目標是管理創新的方向，管理心理學中提出了悟道的思想，其根源來自老子《道德經》。從管理角度來看，所悟之道即是管理目標之道，也就是行政處室的價值何在，管理上要達到什么樣的目標。本文認為，行政處室的核心管理目標，就是提高行政辦公運轉效率，使得信息傳輸速度更快、決策指令下達更及時、組織協調更加順暢有序，增強學校各部門之間的協同性。

（二）明晰“管理職責”之勢

管理需要定責，定責目的是為了更好地履行職責。云非先生的本學思想中，對于明勢的解釋即明確管理之勢。法家思想中對于勢的解釋是權、位、威，通過以權樹威，建立決策落實的高效推進機制。從學校來看，行政處室管理創新，從外部看需要與各院系、各教學崗位、教師、學生等服務對象接觸，從內部看需要與各院系行政辦公室、辦公室內各崗位員工及各級行政負責人建立聯系。明勢就需要對各類行政處室的管理職責加以明確，各個崗位在與其他崗位的聯系中處于怎樣的位置，重要性和價值意義如何，進而明確應該承擔怎樣的責任。本文以為行政處室管理創新中，定責需要從部門開始，先定好學校行政辦公室的總體職責，再細化到各個院系行政班職責，進而細化到各個崗位和員工。

（三）優化“有效管理”之術

管理有效性是管理創新的一個重要方面。管理創新的一個重要內容就是要提高管理的效率、效果。本文認為，云非先生的本學思想中對于優術的界定，就是要各部門優化管理的措施，提高管理的效果。管理要講策略，管理也要分職能，在同一個管理目標下，行政處室需要以提升行政運轉效率為核心，將有力促進教學質量提升、建立獨有的文化體系和價值觀作為管理的主要內容，從人力資源管理、組織協調、領導控制等多個方面進行適應性變革。

（四）育強“人崗匹配”之將

沒有好的員工就沒有好的管理，也沒有好的組織。組織的績效與員工的崗位勝任力有密切關系。云非先生指出的強將理念，就是要配齊各部門的人員隊伍。本文認為，目前行政管理各處室的員工隊伍有年輕化趨勢，但是由于長期不涉足教學崗位，所以在服務教學方面缺乏經驗，對教師和學生的服務不夠人性化，因此，需要定期地進行交流學習，讓行政崗位工作人員通過旁聽、教學等方式，接觸教學崗位的實際，更加深入地了解我校培養人才的理念是什么，進而轉化為改進行政服務質量的措施和辦法。

（五）確立“管理制度”之法

制度是約束、是規范。管理視角下的制度更多的表現為組織內部管理章程，解決的問題是明確崗位職責、管理流程、獎罰體系等內容，是實現有效內部控制的關鍵。管理心理學思想中提出要立法，其核心要義即是建立完善內控制度。本文認為，行政處室的內控制度就是處室內各個崗位的職責架構、管理架構和管理流程，更為重要的是行政處室履行職責的工作標準。當前，最重要的就是要建立各崗位的工作標準，明確行政公文下發、傳達的時間節點、簽署方式，辦會的流程、責任人，部門協調中的管理溝通流程標準等等，這些內容決定了行政處室管理創新在效率層面所能獲得的改進。

（本文作者單位：重慶師范大學。作者簡介：施露，女，碩士研究生在讀，研究方向：工商管理。）