新辦企業籌建期物資采購與付款問題及對策研究
——以YY科技有限公司為例

■陳一巧

（浙江花園營養科技有限公司）

引 言

新辦企業通常沒有正式投入生產，因此往往沒有生產與銷售環節，建設期主要工作是廠房、設備的建設投入，企業面臨大量的物資采購與付款，把好物資采購與付款審核關，是新建企業財務管理工作的關鍵點之一。然而目前，由于新建企業各項規章制度尚未建立或健全，新入職員工較多但崗位職責尚未完全落實到位，相關經驗和資料積累不足等主客觀因素，導致目前新建企業物資采購與付款管理是企業財務管理的一大痛點。因此，新辦企業籌建期如何加強物資采購及付款審核是目前亟待解決的問題。本文就這一問題展開研究，目的是讓新辦企業有效地提高物資采購與付款審核水平，減少資金占用，提高資金使用效率，促進新辦企業的建設與發展。

1 新辦企業籌建期業務特點及物資采購與付款管理的目標

1.1 新辦企業籌建期業務特點分析

不同于一般企業，新辦企業籌建期物資采購與付款管理會面臨更大的困難，因為新辦企業有其獨特性，歸納起來主要有以下幾點。

第一，沒有生產與銷售，主要工作是項目建設，物資采購是項目建設的重要工作。通過物資采購，向項目建設提供必須的各類材料，包括工程支出、設備采購、其他材料采購。物資采購會形成大量的資金支出，往往能占據項目造價的大部分支出。因此，物資采購工作實際完成情況與付款情況必將影響整個項目的成本管理工作，一旦出現差錯，可能導致項目資金遭受損失，致使企業喪失現有的行業競爭優勢。

第二，制度未建立。包括物資采購制度、物資驗收流程、資金管理制度等未建立。在采購物資、驗收及付款時沒有制度可參考，全憑個人以前的工作經驗在操作。

第三，崗位、職責及其落實未到位，導致有些物資不能及時采購、或沒有及時付款導致物資沒有按時到位影響項目建設進度。

第四，相關經驗與積累不足。采購時一份合同中同品名同規格物資出現多個采購單價給付款帶來困擾，或付款時計算不準確多付款項占用企業資金或需要企業追討浪費公司人力物力，增加公司運營成本。

1.2 物資采購與付款管理目標

物資采購工作主要目的是為了滿足項目建設需求，確?；I建順利進行。但物資一旦采購進來，就會發生采購及合同管理成本、儲存成本及物資占用資金發生的機會成本。所以要對物資采購進行管理，在物資采購給企業帶來的收益與成本之間權衡，確定最佳采購量。企業采購物資款項支付有即付和賒購，即付在采購物資時資金正常流出企業，而賒購是先從賣方得到貨物而延期付款，賒購采用分期付款或延期付款方式購買商品，企業資金分期或延期支付，緩解企業資金壓力或給企業資金帶來利息收益。所以付款管理的目標是在收益與成本之間權衡，確定最佳付款時間。本文結合自身實際工作經驗，以YY科技有限公司為例，對物資采購與付款情況進行探討與分析。

2 案例公司簡介及籌建期物資采購入庫與付款管理存在的問題

2.1 案例公司簡介

YY科技有限公司2018年開始籌建，一期建設由13個子項目組成，目前尚有21個主生產車間、6個輔助車間及4個倉庫等廠房建設處于收尾階段。截至目前，整個項目建安工程、設備及其他費用投資累計190125萬元，累計已支付資金185263萬元。本文僅從YY科技有限公司物資采購與付款中發現的問題探討對策。

2.2 案例公司籌建期物資采購與付款管理存在的問題

2.2.1 物資采購未對采購時間點提前做好采購計劃

YY公司廠房未建好，設備卻大批量到貨，造成進場設備不能及時安裝到位，且因進場設備實在太多，倉庫不夠倉儲，很多設備只能露天擺放，日曬雨淋影響使用壽命。且設備進場要按合同約定支付到貨款，而設備不能及時投入使用，造成資金占用。

2.2.2 合同簽訂存在諸多問題

（1）合同簽訂不夠嚴謹。YY公司框架合同第二批、第三批及以后批次訂單中出現了框架合同中沒有列示的商品名稱、規格型號，或后續訂單中的單價高于框架合同，且后續批次訂單只有供應部提供的清單，無相關人員簽字確認、未加蓋雙方公章或合同專用章。

（2）合同內容自相矛盾。YY公司一份合同內同一品種同一規格型號貨物出現多種采購價格，因YY公司采購的貨物品種過多，一份合同中會達到數百種，合同中的采購清單沒有按貨物品種、規格型號列支，而是按使用車間分別列支，造成不同車間采購的同一品種、規格型號的貨物出現多種采購價格，直接可能讓公司多付采購款，增加采購支出。

2.2.3 事中付款遇到問題

首先，YY公司合同中約定設備與材料款、工程款專票稅率分別為16%、10%，但因國家稅改分別調整為13%、9%。企業在付款時若不仔細看清稅率，完全按照合同約定支付采購款，多付3%設備材料款或1%工程款，因對方公司不再按合同稅率開具專票，YY公司將直接損失稅款。

其次，很多合同規定了FAT驗收（到廠家進行現場初步驗收），在申請付款時未見FAT驗收報告，若YY公司因此不付提貨款，會讓物資進場時間延后，直接影響公司籌建進度，若直接付款也會帶來一些產品質量隱患，給付款審核帶來困擾。

再次，合同約定第N次付款前提供13%/9%/3%/1%專票，申請付款時未見發票。

2.2.4 驗收存在的問題

（1）到貨驗收未對數量作明確約定。YY公司生活區外墻瓷磚大批量到貨，數量遠遠超出合同約定，多份合同數量超30%以上，個別合同超出一倍。又如過磅類物質（鋼板、扁鋼、角鋼等管型材），到貨數量也常超出合同很多。因企業尚未建立物資驗收制度、未對物資驗收做明確數量約定，造成到貨量過大，尤其在大量采購物資情況下，過量采購將使企業資金出現周轉不靈或資金成本核算難度較大等問題，不僅增加企業倉儲成本，也降低了企業物資的利用率。

（2）驗收未嚴格按照合同約定的質量標準進行。物資驗收工作中，因受到諸多因素的影響和限制，物資驗收的專業程度偏低，導致沒有按照技術協議承諾的材質或品牌等核心要素進行驗收，會導致物資使用壽命、使用效率和功能受損。

2.3 案例公司籌建期物資采購與付款管理問題的成因分析

2.3.1 相關管理制度不健全

新辦企業各項規章制度從無到有、還不完善。如物資采購、物資驗收、付款流程等制度尚未建立或不健全。制度不健全，物資采購與付款業務無據可依，是造成上述各種問題的主要原因之一。

2.3.2 職責劃分與落實不到位

各部門各崗位之間的工作職責梳理不清，沒有很好地進行責任分解，責任不明確，對各項工作的完成情況也缺乏明確要求。且籌建期工作環境較差，工期緊張，物資采購大批量到貨，付款任務繁重，導致各部門人員流動較大，人員的空擋進一步加大在崗員工工作量，而新入職員工不熟悉公司流程及規章制度，一個環節操作不當就容易出錯。出現問題時部門之間、部門內部互相推諉，這也是籌建期物資采購與付款管理問題的主要原因之一。

2.3.3 相關人員專業水平與經驗不足

籌建期新入職員工較多，缺乏工作經驗，又因項目建設期工程量大，突發情況較多，新員工面對問題時比較急躁，缺少通盤考慮，工作不夠謹慎周密，工作方式方法有待進一步提升。因籌建期相關人員專業水平與經驗不足，面對問題時思路不夠清晰，工作開展起來較被動，工作開展中也缺少進取創新精神，協調溝通能力也有待進一步加強，這些也是造成上述各種問題的主要原因之一。

2.3.4 缺乏問責與獎勵機制

制度出臺后，執行走程序，沒有相應的監督或監督脆弱，方式方法流于形式，沒有建立和完善制度執行工作責任制，責任主體不明確、責任追究的具體內容不明確，執行時松時緊，缺乏問責與獎勵機制。先進與落后員工待遇相同，對先進沒有給予肯定，使得員工心理不平衡，打擊了他們的工作主動性與積極性，對消極落后員工沒有去了解詳細情況，導致消極員工不僅業績無法提升，消極怠工也為公司帶來其他更多影響，這也是籌建期物資采購與付款管理問題的主要原因之一。

3 完善新辦企業籌建期物資采購與付款管理的對策

3.1 物資采購應對采購時間點提前做好采購計劃

在實際采購過程中應重點把關申報環節，對材料采購項目做好預估統計，以防來貨過早使貨物積堆、資金占用。對倉庫物資定期進行庫齡分析，對存放時間較久且未使用的物資進行確認，對呆滯物資相關申報人進行處罰。

3.2 合同簽訂需嚴謹且內容不可矛盾

框架合同第二批、第三批及以后批次訂單簽訂時，商品名稱、規格型號、單價等重要內容必須跟框架合同一一核對，不可超出框架合同范圍，否則必須簽訂補充協議。且第二批、第三批及后續批次訂單須有公司相關人員簽字確認、須加蓋雙方公章或合同專用章。避免因合同簽訂不嚴謹、未簽字、未蓋章等原因給公司造成不必要損失。

合同中采購清單按貨物品種、規格型號列支，避免同一品種、規格型號的貨物在一份合同內出現多種采購價格。關于采購單價，企業應盡量采用招標采購，通過招標擇優選擇供應商，并獲取相對優惠采購價，且招標工作一定要采取公開方式，通過發布招標公告選擇中標人。但不適用招標的可詢價比價采購。

3.3 針對付款問題的相關對策

首先，因國家稅改引起的稅率調整，付款時應仔細審核合同，可按照不含稅價不變，含稅價從16%或10%自動降為13%或9%結算。因增值稅是流轉稅，供應商不會因此損失利潤，YY公司也不會因稅率變動額外增加采購成本，不需多付資金給企業增加負擔。

其次，合同規定FAT驗收的（到廠家進行現場初步驗收），須見到FAT驗收報告才給予付款，但也要根據實際情況靈活操作，比如遇特殊情況不便FAT的，公司可通過其他途徑了解供應商產品情況，比如讓供應商拍照發我方人員觀測，對方出具“提貨函、表明設備已生產可隨時提貨，實際驗收以設備到場后驗收為準”等書面資料，在申請付款時提供給財務人員進行審核后可先行付款。這樣YY公司不會因未見FAT驗收報告暫不付款造成物資延遲進場影響籌建進度，也不會發生因未見FAT驗收報告先行付款供應商在質量上扯皮事件。

再次，合同約定第N次付款前提供13%/9%/3%/1%專票，申請付款時嚴格按合同條款審核，未收到發票不付款。

3.4 對驗收問題的相關對策

3.4.1 物資驗收數量管理

首先，對于實際送貨量超出合同約定，特別是過磅類物質，公司可在進場物資驗收流程中規定“數量按合同約定，超出合同部分拒收（型材等過磅物資的重量誤差控制在8%以內，超出8%部分拒收）”。

其次，對于過磅物資供應商過磅數量與YY公司過磅數量有出入的，公司可參照熟低原則、入帳就低不就高。

再次，過磅或稱重時毛重減皮重后的凈重、再扣除包裝桶、包裝袋后的重量入庫，避免包裝桶、包裝袋重量以產品的價格支付對價。積少成多，節源開支。

3.4.2 物資驗收質量管控

（1）注重提高相關人員的專業水平和經驗積累。根據物資采購驗收需要，公司加強招聘相關專業技術人員，如電氣、設備類工程技術人員、工藝設備類工程技術人員、自控儀表類工程技術人員、土建材料工程技術人員、暖通消防工程技術人員等，并與其他部門相關人員，如采購員、倉管員、資料員、各車間及部門負責人，共同組成進場物資驗收小組，由驗收小組對進場物資進行驗收，提升驗收的專業性。

（2）建立進場物資驗收流程。首先，驗收人員（工程技術人員必須2人以上參與驗收，原則上組長或分管副組長必須到場）按照合同規定、招標技術要求、國家或行業標準、設備圖紙等進行質量驗收。辦公與生活用品、勞保與消防用品、實驗室耗材、設備專用配件，外修或外加工設備、電氣元件與工具、廣告牌、標識等其它物資走簡易驗收程序，減少驗收環節、減輕驗收壓力。特殊設備如電梯、DCS系統等待安裝調試完成后直接進入系統驗收。

其次，對于需要辦理特種許可證照的設備（如：鍋爐安全驗收、環境排放、危險品生產企業的許可等），企業應在此階段聘請第三方一起參與驗收，利用第三方在特種設備的鑒定、檢驗、檢測技能為本企業的驗收工作保駕護航。用專業的水準評價驗收工作可使驗收工作透明化，以避免“豆腐渣”工程。

再次，對于工程類驗收，特別是隱蔽工程或交鑰匙工程，要填寫工程材料進場確認單、工程進度結算單、工程決算驗收報告（需施工方、監理方、業主方三方驗收簽字），避免偷工減料、預防出現“豆腐渣”工程。

最后，為了防止質量問題給企業帶來損失，合同中可約定提留質量保證金，約定質保期，待質保期滿且經有關部門驗收合格無質量問題，再支付質保金。

4 結 語

本文以YY科技有限公司為例，研究了新辦企業籌建期物資采購與付款審核面臨的困難，針對困難分別提出一些對策。萬事開頭難，好的開始是成功的一半，企業創辦初期須兢兢業業、踏踏實實、把好數量、質量關，把好資金付款審核，最大限度為企業貢獻自己的力量。