增值稅發票電子化與企業會計檔案管理探討

左曉晴，鐘鳳英

（東北林業大學 經濟管理學院，黑龍江 哈爾濱 150040）

增值稅發票是在購銷商品，提供或接受服務以及從事其他經營活動中開具和收取的收付款憑證，一方面證明經濟業務和商事活動的發生，另一方面也是財務報賬和增值稅征收的重要憑證。增值稅發票分為增值稅普通發票和增值稅專用發票。為了促進我國社會主義經濟的發展和稅收現代化建設，國稅總局于2015年頒布《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》，自2016年1月1日起，在全國范圍內推行使用增值稅電子發票系統開具增值稅電子普通發票。在國家政策的支持下，具有開具便捷、保管便利、查驗及時、節約成本等諸多優點的增值稅電子普票受到了眾多納稅人的歡迎。2020年2月27日，《國家稅務總局關于開展2020年“便民辦稅春風行動”的意見》指出，增值稅電子專票的推廣確定了先試點、后推廣的工作方案，并決定于2020年9月1日啟動增值稅專用發票電子化試點工作。此后試點地區不斷擴大。截至目前，增值稅電子專票實施范圍已擴容至25個地區，增值稅發票全面實行電子化指日可待。

除了增值稅專票電子化政策的發布，財政部為了科學規劃、全面指導“十四五”期間會計信息化建設，于2021年12月30日印發《會計信息化發展規劃(2021-2025年)》(以下簡稱《規劃》)?！兑巹潯分赋隽恕笆奈濉睍r期我國會計信息化工作的總體目標，其中就包括：加快推進會計數字化轉型升級，會計數據價值得到有效發揮。在當前大數據、人工智能等電子技術快速發展時代背景下，增值稅發票電子化無疑是響應了當前政策。但是會計數字化轉型不能止步于此，如何利用數字技術推動會計信息化建設邁向更高水平，是十四五期間的主要任務。

2019年9月26日，“2019中國發票數字化發展白皮書發布會”在北京召開，會上發布的白皮書顯示，在電子發票替代紙質發票的大趨勢下，電子發票的滲透率和開具數量均已進入爆發式增長階段。據人民日報報道，2017年我國電子發票開具量達13.1億張，預計到2022年可能高達545.5億張，保持超過100%的年均增長速度。

一、增值稅紙質發票在企業內的管理流程

增值稅專票電子化后，企業對增值稅發票的管理流程發生了不少變化。實行增值稅紙質發票時，增值稅發票在企業內的流轉和管理如下：

(一)企業出具的發票

財務管理部門負責向稅務機關申請領購發票。業務部門核對好客戶的信息之后向財務部門申請開票，財務部門將開具的增值稅銷項發票傳遞給業務部門，業務部門簽收之后傳遞給客戶。企業開具的增值稅銷項發票的記賬聯要經過財務人員的手工匯總整理裝訂之后入賬。

(二)企業收到的發票

業務部門在收到增值稅進項發票之后填寫報銷單，將發票粘貼在報銷單上，經過上級領導審批后，由財務人員要對進行審核，防止虛假發票，重復報銷發票等不合規發票的入賬。不合規的發票要退回業務部門。合格的發票簽收后，要定期去主管稅務機關進行增值稅發票認證(如果企業也開展網上認證，可隨時在網上進行認證)。認證過的專用發票才能作為企業抵扣增值稅的依據。企業收到的增值稅進項發票的發票聯要由財務人員手工匯總整理入賬，抵扣聯應當妥善保存，作為報送主管稅務機關認證作為主管稅務留存備查的憑證。

企業每月月末要在開票系統進行抄報稅。抄報稅可以使稅務機關確保所有開具的銷項發票和所有抵扣的進項發票都進入稅務系統，就可以在系統內由系統進行自動進行比對，確保每一張抵扣的進項發票都有銷項發票與其對應，從而達到“以票控稅”的效果。抄報稅完成后，企業就可以進行本月增值稅的納稅申報，及時繳納稅款。

(三)紙質發票的后續管理

企業應當按照稅務機關的規定存放和保管發票，不得擅自損毀。已經開具的發票存根聯和發票登記簿，應當保存5年。因此，已經認證或當期交易、涉稅事項已經辦理完結的發票也不能棄置，要妥善保管。

二、增值稅電子發票在企業內的管理流程

增值稅發票電子化后，企業對增值稅繳納和發票管理的流程可以用更快捷，更便利，更經濟來概括。

(一)企業出具的發票

發票電子化后，企業不再需要向稅務機關申請領購紙質發票，降低了財務人員的工作負擔。當企業需要向客戶開具銷項發票時，不再需要打印。電子發票通過電子郵箱、二維碼等方式在企業各部門之間、企業與客戶之間的流轉。交付電子專票，與紙質專票現場交付、郵寄交付等方式相比，發票交付的速度更快。發票電子化提高了發票的流轉速率，降低了企業為發票傳遞發生的管理成本，可以有效提高資金回收周期。紙質發票獲取不及時，抵扣不及時的問題將被有效避免。

(二)企業收到的發票

發票電子化后，在接收到客戶發來的電子發票后，業務人員可以直接通過移動終端填寫報銷單，附上電子發票，直接提交上級審批。傳統報銷中需要手工填單貼票造成的報銷效率低下將被有效避免。業務人員發票丟失的風險大大降低，也不會因為粘貼問題被財務部打回，節省了大量時間，提高報銷速率。相關財務人員后續對發票審核會更加便捷。如果企業有大量紙質發票需要審核，對財務人員是一個大挑戰，但是電子化后財務人員可以通過全國增值稅發票查驗平臺下載增值稅電子發票版式文件閱讀器，查閱電子專票并驗證電子簽名有效性，降低接收假發票的風險。

(三)后續管理

后續管理中，電子化的發票存儲保管更經濟。紙質專票的后續保管不僅需要空間，而且需要相關人員的時間來對紙質發票檔案進行歸集整理，分類擺放。電子專票采用信息化存儲方式，不需要專門場所存放，也可以大幅降低后續人工管理的成本。

三、發票電子化對傳統會計檔案管理的影響

企業會計檔案管理工作長期以來是建立在紙質會計檔案管理基礎上的，發票電子化后，對電子發票的檔案管理一定會與紙質檔案管理有所區別。以下將從檔案采集、存儲、管理、利用四個方面分析電子發票對傳統檔案管理的影響。

(一)檔案采集

傳統會計檔案采集階段，除了會計憑證需要按月立卷之外，會計賬簿，會計報表與企業會計資料都是在會計年度末，將裝訂成冊的會計檔案整理立卷。這已成為傳統會計檔案的固有流程。電子發票出現后，會打破這個固有流程。當企業接收或向其他公司發出電子發票，這張發票的信息就由業務人員與檔案管理人員共享，檔案管理人員無需等到年末立卷歸檔，即可了解相關信息。發票由當期會計憑證變為會計檔案的時間界限被打破，這就需要制定相關電子發票歸檔要求。

(二)檔案存儲

傳統紙質會計檔案的存儲需要專門的檔案室，對空間的大小要求更大。紙質檔案的保管一般是將裝訂好的紙質檔案卷宗有序地排列在檔案架或者柜櫥里。當企業的業務量大，憑證、賬簿非常多時，企業就需要更大的空間來存放。但是電子發票作為一個無實體的存在，勢必會改變檔案存儲方式。電子發票的存儲所使用的載體一般都是計算機磁盤等設備，所以電子發票的存儲對空間大小的要求不大，但是保管室要保持良好的溫、濕度環境，防磁、避光、防水、防火。企業如果把電子發票作為電子檔案進行管理，就要專門建造一個符合保管條件的電子檔案儲藏室。

(三)檔案管理

紙質檔案的可選擇分類是單一的，選擇了按資料類型分類，就不能按專題分類，多種分類標準必然不能兼顧。但是企業交易中的電子發票可以按交易對象、時間、交易類型等多重標準進行分類管理。

紙質檔案存放在企業內部，只要公司內部不失竊，檔案不會有丟失的風險，但是電子發票就不一樣了。企業電子發票一般不僅存儲在硬盤里，還會同時儲存在云空間里，別有用心的黑客可能會竊取企業的發票信息，打探商業機密。所以相對紙質檔案來說，企業對發票的管理可能更要關注安全性。

(四)檔案利用

會計檔案是企業各種經濟核算資料的總結，對會計檔案的分析有助于企業對前期經濟活動進行分析總結，對經濟前景進行預測和經營決策。在查找紙質檔案時，只能依靠人工，效率低下，不能很好地發揮會計檔案的應有作用。但是存儲在云端的電子發票可以根據電子檢索功能，提高檔案利用的便捷性和高效性。

四、企業會計檔案電子化管理規劃

事實上，隨著近些年電子科技的發展，越來越多的原始憑證都在電子化，如銀行電子回單，電子繳稅單。增值稅電子普票和增值稅電子專票的陸續普及更是會計憑證全面電子化路程中的一塊里程碑。會計憑證電子化為企業會計檔案的電子化打下了堅實的基礎，而且，隨著電子科技發展，會計檔案電子化已經成為必然趨勢。

會計檔案的電子化要通過電子檔案管理系統實現。那么優秀的電子檔案管理系統應該做到什么呢？首先，它要能夠完成對企業會計檔案的全生命周期管理。通過檔案采集、檔案管理到檔案應用三個模塊實現對企業會計檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀的全過程管理。其次，它要確保整個系統的安全性，防止檔案丟失、被盜、被篡改等風險。

(一)檔案采集

檔案系統應提供多種系統集成方式，可以提供標準的接口與其他系統實現數據交互調用。在理想狀態下，企業的檔案管理系統應該可以從企業常用的ERP系統，OA系統，HR系統等系統中采集相關會計憑證和會計資料等，然后分條清晰列示。

(二)檔案管理

檔案管理員對從各個渠道接收來的數據進行檢查，要確保相關會計憑證、會計資料的完整性和準確性。有價值的檔案可以移交整理庫，隨后進行排序、編號、著錄等基礎操作。沒有價值歸檔的部分數據，可以移交資料庫定時存放。整理庫中的檔案以卷，件的形式由管理員管理，并按照規范進行必要的著錄等操作。整理好的會計檔案可以按照年份、類型、項目號等多種分類標準進行分類，方便日后查找。

整理好的會計檔案會進行相應備份，以防意外事件、黑客攻擊等各種潛在風險。檔案管理員根據《會計檔案管理辦法》規定的保管期限，給不同種類的檔案設置對應期限。會計檔案到期時，檔案管理系統會向管理員提示，由企業檔案管理機構牽頭對其鑒定和銷毀。

(三)檔案利用

在企業接受內外部檢查，需要調用會計檔案時，可以根據多種標準進行檢索，如根據會計資料類型檢索、專題檢索、關鍵字檢索、會計期間檢索等，最大化地發揮電子檔案系統的快速檢索能力。

在檔案借閱方面。企業內部不同職位的員工的借閱權限不同，即各員工所能借閱的會計檔案的范圍和內容不同以此來降低企業內部信息泄露的風險。員工們可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件，向檔案管理員發出借閱申請，經過借閱審批，即可閱讀。另外，員工也可以在借閱期間發出續借申請，延長借閱期限。同時，檔案管理員系統端可以進行會計檔案借閱的統計。

會計檔案是會計活動的產物，是記錄和反映經濟活動的重要史料和證據。通過對會計檔案的分析，企業可以發現生產管理方面的不足。為了發揮會計檔案的作用，組織內部可以在檔案管理系統中建立專題，對檔案庫中的檔案進行再利用，發掘檔案深度價值。如，組織成立相關小組，系統研究近年來產品成本資料，分析成本變化原因，更好的控制產品成本。

(四)系統安全性

企業要確保所建電子會計檔案系統的安全性。紙質檔案向電子檔案轉變的過程中，檔案承載介質由紙張變成電子數據。而電子數據具有數據高度集中的特點，非常容易泄密。因此，確保系統安全性時系統建設的重中之重。

系統可以采取多重措施來提高系統的安全性，如多重備份機制，日志管理機制，數據加密機制，認證機制等。將原件數據進行多重備份并存放在不同地點，可以防止數據因火災等意外災害丟失而造成的損失。日志管理可以將用戶訪問記錄、業務操作記錄、歸檔日志記錄等形成日志，方便在數據發生意外時追根溯源。數據加密可以有效保證數據的安全性。嚴格的認證制度，如口令認證、指紋認證等，可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統。

近年來電子科學技術的發展大大促進了會計工作的發展，從紙質發票演變為電子發票，從紙質會計檔案發展到電子會計檔案。在當前時代進步、技術更迭的大環境下，順應時代發展，緊跟時代步伐顯得尤為重要。發票電子化的實施正是企業會計檔案向電子化方向發展的一個強有力的信號。企業應重視電子會計檔案系統建設，加大資金投入，建設適合本公司的安全高效的電子檔案系統，充分利用電子技術對企業檔案實現高效便捷管理，促進企業發展。