檔案信息化管理風險和安全管理對策

張薔 杜琛驁 侯智洋

（國家海洋信息中心）

檔案管理工作的開展在不同的管理工作要求背景下存在非常嚴格的針對性要求。檔案管理工作在整體的工作量、工作要求、嚴謹性上也是相對更高的。因此，在落實檔案管理工作時，應當不斷提升管理工作力度，結合實際對信息化系統和管理平臺引入后可能產生的風險進行分析，并進一步通過技術維度的能力提升和管理思想意識的優化。促使信息化背景下的檔案管理工作在質量和成效上保持在更加穩定的狀態下。同時，這也有利于及時發現傳統的檔案管理模式中存在的問題和不足，促使檔案管理工作在未來的長期開展中獲得良好的成效。

一、信息化管理背景下的檔案管理特征分析

（一）大批量集中存儲

在現階段的檔案管理工作中，整體的檔案信息內容在密度上較高，信息化系統引入應用后所需要存儲的檔案整體數量和檔案內容結構的復雜性也呈現出逐步提高的狀態。因此，信息技術應用背景下的檔案管理可借助信息系統中的存儲空間和存儲路徑實現大批量的集中存儲。這不僅能夠促使不同類型檔案的存儲基于相應的數據庫進行針對性的保管，也有利于提升檔案管理工作的整體成效，規避人工管理背景下可能出現的人為誤差和問題[1]。除此之外，信息化的管理系統有一定的基礎保障和系統加密功能。因此，檔案信息資源的安全保障力度也會更進一步的提高，從而兼顧大批量信息存儲和存儲安全兩方面的工作要求。只要檔案管理人員面向信息化系統和平臺加強實踐應用中的認知和了解力度，就能夠充分利用此種先進平臺完成好檔案管理工作。

（二）信息結構復雜性高

信息結構的復雜性主要是指在網絡平臺和信息管理系統的應用背景下，檔案信息可應用多種不同的形式進行呈現和存儲。這與傳統情況下以紙質為載體的檔案信息內容相比更加全面而細致。另外，也能克服紙質基礎檔案信息在長期留存的過程中可能容易出現損壞的障礙和問題[2]。應用信息化管理系統后，檔案通過電子版的存儲模式設置，能夠實現多種不同格式之間的轉化。這不僅能夠為檔案信息實現應用中的需求滿足奠定基礎，而且復雜的信息內容也可基于不同的形式獲得最為全面清晰的保存和應用狀態，發揮出檔案信息在具體工作開展中應有的促進作用。另外，檔案信息化管理的背景下，信息化平臺的運行所依托的軟件也會引起信息內容的形式變動，這主要是為了保障信息系統運行中不同類型的檔案信息能夠在系統中實現兼容并存的狀態。因此，在具體的信息化管理系統中，檔案信息內容需要結合原始的需求和形式實現相對應的轉化和完善，從整體上來講，這會導致檔案信息在結構復雜性上進一步提升[3]。

（三）對系統的應用需求高

在信息化管理平臺應用的過程中，軟件系統和硬件系統是支持整個管理系統運行的重要前提條件。因此，信息化管理背景下的軟硬件系統建設和運行狀態都需要保持在相對更加穩定的情況下。且信息化檔案管理模式對于軟硬件系統本身的質量和功能發揮效果會產生較高的需求。一旦系統本身出現了技術問題，或運行穩定性的問題，就會直接影響到檔案管理工作的開展。關于具體的系統功能發揮效果，在信息化系統的背景下，先進的技術和管理功能模塊能夠促使信息化的檔案數據在識別存儲和調用上更加便捷，但對相應技術人員和檔案管理人員的操作能力以及技術能力提出了一定的要求，管理工作的思想觀念也需要同步實現更新[4]。

（四）管理工作開展的靈活性強

依托信息化系統實施的檔案管理工作在自由度和靈活性上也是相對更高的。這不僅與計算機系統和軟件運行平臺的基本性質緊密相關，也與信息系統不同的功能模塊、邏輯關系緊密相關。在信息管理系統的運行過程中，各個環節的工作可獨立實施，也可聯動發揮作用。管理工作的開展中對檔案信息的調用、檔案信息的分析以及檔案信息的修改都可獨立應用系統中的功能模塊來實現。同時，對于檔案信息的調取也可分為在線和離線兩種模式，這都有利于促使檔案管理工作更加具備實效性和便捷性，提升檔案管理工作的成效。

二、信息化管理背景下的檔案管理風險

（一）信息安全保障風險

安全保障方面的風險主要是指檔案信息化管理背景下的管理工作由于受到信息化系統的性質與特征的影響，在信息流通的過程中可能會存在泄露或缺失的安全風險。且從現階段的實際情況來看，檔案信息化管理在實踐中并未形成一個系統全面的管理規范和管理模式。因此，不同的檔案信息化管理背景下可能出現的安全問題和隱患也呈現出多樣性的特征。另外，隨著技術的發展，檔案信息管理系統在信息化技術的支持下，也更加強調效率和便捷性要求的滿足。因此，信息安全會在快速的信息流轉中受到影響。目前，檔案信息化管理工作中的信息管理持續性和安全維護針對性仍然存在一定的不足。通常情況下，檔案管理中的安全保障都是在信息已經出現泄漏或缺失的情況下采取應急方案進行處理。預警式的安全管理模式在實踐應用中缺乏針對性和有效性。另外。信息系統中的信息流通多元性和便捷性也會導致風險的類型更加復雜多樣。目前的檔案信息化管理中，對于多種不同類型安全隱患和問題的管理控制力度也有待進一步提升。安全問題得不到有效的保障和解決，檔案信息化管理工作的質量和成效就無法同步得到保障。

（二）信息化管理人才需求風險

信息化管理在具體實踐中對專業人員的能力水平提出了非常高的要求，信息化人才需求與檔案管理工作的實踐工作需求都處在相對較高的層次上。因此，現階段檔案信息化管理模式引入背景下的專業人才培養力度、專業人才儲備數量都存在一定程度的不足。從工作人員的能力水平要求上來講，檔案信息化管理背景下的人員能力需求主要集中在對信息技術大數據技術以及檔案信息管理中的功能模塊設置技術進行全方位的掌握。但從目前的實際情況來看，檔案信息化管理背景下的相關人員團隊建設和培訓工作開展力度存在一定的不足，即使部分檔案館能夠階段性地針對管理人員群體開展培訓教育。但由于先進技術和平臺的引入需要一定的成本支出支撐，因此，相關工作人員在檔案信息化人才培養的過程中也會遇到障礙和問題。

（三）信息內容保密工作風險

信息內容保密工作的風險主要是指在信息化系統中，由于系統運行模式以及系統運行的技術支持方面的因素影響，導致檔案管理在信息化系統中出現信息被篡改或信息被盜用的現象，這都會直接影響到電子版的檔案信息的作用發揮效果。同時，也會損傷到相關檔案信息涉及人員的隱私以及安全保障狀態。由于信息遭到篡改或出現盜用的現象與信息化系統運行中的技術要求以及運行管理功能設置問題緊密相關，因此，現階段檔案信息化管理背景下需要針對性地加強技術支持，盡可能提升整個運行系統的外部防御能力，避免信息內容遭到外部負面因素的侵擾和影響。

（四）信息調取應用與保密設置矛盾

信息調用與保密設置的矛盾主要是指為了保證信息內容的安全穩定狀態，在信息系統運行的過程中需要通過權限設置或保密級別設置的形式對部分檔案信息進行封鎖安全保障。但從檔案管理和檔案需求的滿足上來講，由于保密設置需要技術支持和權限分配維度的工作做輔助。因此，一旦設置了固定的保密級別，可能會對部分崗位工作人員調取檔案信息造成一定的障礙。若部分檔案信息在應用上的緊急性較強，則這種現象還會影響檔案信息作用的發揮效果。因此，在現階段融入信息化管理平臺后，解決檔案信息應用需求與保密設置層次方面的矛盾也是信息化檔案管理工作開展中所需要重視的關鍵問題。

三、檔案信息化管理中的安全管理針對性策略分析

（一）注重安全保障制度體系的構建

雖然信息化的技術和平臺在運行中的自由性和穩定性都能達到較高的水平層次。但檔案信息化管理工作中的制度制定仍然是保障安全狀態的重要途徑。只有結合信息化管理系統和平臺的運行需求運行特征制定與之對應的管理系統和管理制度，才能結合實際對信息化檔案管理背景下的管理工作進行長期的監督和控制，形成長效性的安全管理保障機制。在具體的制度建設過程中，一方面要結合不同的檔案管理側重點、檔案信息內容以及傳統的制度體系進行分析研究。另一方面，也應當結合信息化管理體系的運行特征和運行模式構建起與信息化系統運行相匹配的制度體系，提升安全管理和保障的有效性。例如，在專業性較強的海洋檔案管理中，管理工作的開展所涉及的內容信息具有針對性較強的特征。因此，匹配設置信息化檔案管理制度體系時，也應當結合海洋檔案管理的基本要求以及其本身的內容側重點，在制度體系的制定過程中注重匹配性設置針對性的管理制度。從海洋檔案的調取檔案信息的分類、檔案的應用等多個角度確定相應的制度化運行和執行流程，促使信息化背景下的檔案管理在系統而完善的先進制度的支撐下獲得更為突出的實際效果。除此之外，制度體系的構建還應當注重專項性。從實際出發來講，主要強調制度的制定應當結合常見的海洋檔案信息管理風險制定針對性的控制處理措施，以便在風險和問題發生后及時采取措施進行處理和解決。

（二）形成標準化的信息化管理流程

管理流程的形成，能夠為管理工作人員的具體工作開展提供針對性的指導和支持，標準化的管理流程是指結合檔案管理工作的基本性質以及信息技術與系統的特征，形成一套能夠匹配信息技術系統運行應用的檔案管理工作方法，從而促使檔案管理工作的落實開展，在先進技術和系統的支持下，獲得更加良好的實踐效果。標準化管理流程的構建主要是指在具體的管理工作開展中，應當結合信息化系統的基本特征以及電子化的檔案信息內容的基本結構，建立檔案信息日常管理調取應用以及分類等多角度工作的開展流程。并且結合海洋檔案信息管理的實際促使各個維度的管理運行流程逐步向標準化的方向推進落實。標準化模式的形成，具體可通過標準化的執行效果監督指標設置標準化的檔案管理工作流程設置以及標準化的檔案信息調取應用流程設置來完成。最終促使檔案信息管理和應用中的各個維度的工作都能夠基于標準化的管理流程有效地執行落實。有了標準化的體系結構，也能夠幫助相關管理人員結合傳統情況下管理工作的實際問題進行對照觀察，找到出現問題的原因，結合標準化的要求進行修正和完善，提升信息化管理背景下的檔案管理時效性和合理性。為了確保標準化的管理流程，在信息化系統中形成獨立的數據庫，在檔案管理信息系統中，還需要通過定制開發相應的功能模塊形成標準化的檔案管理執行工作日志，以便于管理人員定期查詢管理工作落實開展的效果，這也是減低檔案管理實踐中風險的有效路徑。

（三）提升工作人員能力素質水平

提升檔案管理人員素質水平主要是指從檔案管理的專業化要求角度，首先，面向信息化管理系統的具體執行人員進行專業性的理論知識培訓，進一步扎實起在檔案管理工作中的理論知識掌握程度和掌握有效性。其次，從檔案管理工作的實踐角度出發加強檔案管理人員的安全教育、職責履行教育工作、責任心教育。使其從思想上認識到檔案管理工作對于相關人員以及整個單位的運行發展所起的重要作用。從思想上重視個人的工作開展、提升工作開展的有效性。檔案管理人員只有樹立了正確的思想認知，才能在具體的工作開展中提升合理性和有效性，并積極按照標準化的流程要求執行落實檔案管理工作。有了思想意識做支撐，進一步的人員素質提升主要集中在其對于信息化管理系統和軟件的應用能力上。因此，單位內部還應當同步面向檔案管理人員進行信息技術能力的針對性培訓，或為檔案管理人員提供外出深造學習或參與講座、交流學習的機會，促使檔案管理人員對信息化管理模式下先進的技術、先進管理系統的應用模式進行充分的了解，并同步掌握其實踐應用方法。最終為其在工作執行落實中靈活應用信息化平臺和技術，落實好檔案管理工作提供重要的支持。

（四）加強檔案管理權限設置科學性

權限設置的科學性主要是指在檔案管理工作系統的運行和保障工作開展中，可結合檔案管理的實際需求以及不同檔案類型的保密級別進行前期的針對性分析和研究。確?；鶎庸芾砣藛T和檔案管理工作者能夠首先對檔案管理信息系統的運行原理以及各種不同類型檔案的保密級別設置原理進行充分的了解。在此基礎上，通過更加合理的權限設置，促使檔案管理工作基于不同的崗位和人員進行更加細化的劃分。只有檔案管理工作在程序性、層次性上得到針對性的提升，才能確保檔案管理背景下的權限設置在細致性和合理性上同步得到保障。為了確保權限設置更加科學合理，管理人員一方面要結合海洋檔案信息管理的實際需求初步對信息管理權限的設置范圍進行確定。另一方面，也要結合不同需求群體的檔案信息瀏覽和調用需求，從更加細的角度出發科學設置檔案管理權限，用更加清純的權限劃分，確保各崗位工作人員能夠結合受眾群體對象的需求，合理調取檔案信息，確保檔案信息順利有序的應用。最后，檔案信息管理中的權限設置還應當由專業的系統維護和管理人員提供相應的輔助指導，確保各崗位工作人員能夠通過賬號登錄和功能模塊靈活應用的方式調取相應的檔案信息。同時，技術人員的輔助支持也是為了在檔案信息權限需要擴充或縮減時，能夠及時依托專業技術人員解決相應的問題，完成權限范圍的調整和優化，最終為提升檔案管理工作的成效提供重要的支持。

四、結束語

通過本文的分析可知，檔案管理的信息化模式是現階段檔案管理經過創新完善后形成的新趨勢。為了確保檔案信息化管理在實踐中取得更好的效果，管理人員應當結合信息化管理的具體要求以及實際狀態對管理風險進行針對性的分析，并且從安全保障的角度提升管理工作力度，應用先進的技術系統提升檔案管理工作的成效，同步達到風險規避的目標。管理人員也需要結合本職工作的要求對信息化檔案管理系統的運行原理實際應用中的操作方法等多方面的內容進行充分的了解和把握，以便合理應用信息化的檔案管理平臺和系統完成好預期的檔案管理工作任務。